Cari Masa Untuk Bertemu Dalam Outlook: Panduan Terbaik (2022)

Dalam siaran ini, saya akan menyelami lebih mendalam tentang tawaran Cari Masa untuk mesyuarat dalam pandangan ini.

Jadi tanpa berlengah lagi, mari kita mulakan.

1 Apakah pandangan FindTime?

2 Bagaimana FindTime berfungsi?

3 Siapa yang boleh menggunakan pandangan FindTime?

4 Bagaimana untuk menggunakan pandangan FindTime?

5 Menggunakan pandangan FindTime

6 Mengapa syarikat anda memerlukan FindTime?

7 FindTime lwn Doodle

7.1 Apakah yang Doodle tawarkan?

7.2 Coretan 1: 1

7.3 Apl Doodle

Apakah pandangan FindTime?

• Tinjauan FindTime ialah tambahan percuma yang membantu pekerja mewujudkan konsensus untuk masa terbaik untuk mengadakan mesyuarat.
• Alat ini meninjau peserta mesyuarat yang berpotensi untuk menentukan pilihan mereka dan meletakkan kedudukan peluang pertemuan yang paling sesuai.
• Setelah konsensus terbentuk, FindTime boleh membuat mesyuarat bagi pihak anda dan akan menghantar jemputan secara automatik, menjimatkan masa dan kerumitan anda.
• Ciri ini amat berguna apabila cuba menjadualkan mesyuarat dengan orang di luar organisasi.

Bagaimana FindTime berfungsi?

• Jemputan untuk mengundi pada masa mesyuarat boleh dihantar ke pelbagai alamat e-mel. Ini termasuk Yahoo, Gmail dan pembekal lain.
• Dengan data yang disediakan oleh pengguna, FindTime boleh dengan cepat memikirkan hari dan masa yang paling sesuai.
• Program ini boleh mencari pembukaan dalam jadual setiap orang yang akan berfungsi untuk mesyuarat.
• Individu yang menghantar jemputan kemudiannya boleh mencadangkan beberapa kali terpilih untuk mesyuarat itu. Para hadirin yang telah menerima jemputan semua akan mengundi pada masa yang mereka mahu.
• Selepas masa mesyuarat dipilih, FindTime menghantar notis kepada setiap peserta.

Siapa yang boleh menggunakan pandangan FindTime?

• Untuk menggunakan FindTime, individu atau perniagaan yang menganjurkan mesyuarat perlu mempunyai Microsoft 365 Apps for Business.
• Ia juga boleh digunakan dengan akaun Perusahaan yang mempunyai Exchange Online .
• Adalah penting untuk mengetahui bahawa penerima mesyuarat yang dijadualkan menggunakan FindTime tidak perlu memasang alat tambah.
• Jika seseorang dihantar permintaan oleh seseorang yang mempunyai FindTime, orang ini masih boleh mengundi pada masa mesyuarat tanpa benar-benar mempunyai apl itu. Malah, mereka tidak memerlukan Microsoft 365 pun. Ia hanya perlu mempunyai e-mel untuk menjadi penerima.

Bagaimana untuk menggunakan pandangan FindTime?

Pemasangan adalah sangat mudah. Apa yang diperlukan oleh seseorang ialah Microsoft 365 Apps for Business. Ia juga boleh dipasang pada Exchange Online melalui akaun Perusahaan. Menurut  sokongan Microsoft , langkah berikut perlu diambil untuk memasang web pandangan FindTime.

Buka Outlook dan pilih " Dapatkan Add-in " daripada reben Laman Utama.

Cari atau cari “ FindTime ” dan klik Tambah . Apabila selesai tutup tetingkap Add-Ins.

Alat tambah FindTime kini dipasang. Daripada paparan Peti Masuk atau Kalendar anda, klik lebih banyak pilihan (…) dan anda akan melihat butang FindTime. Klik butang ini untuk bermula.

Untuk menggunakan balasan dengan tinjauan pendapat mesyuarat, pilih e-mel dan klik lebih banyak pilihan dan klik " Balas dengan tinjauan pendapat Mesyuarat "

Menggunakan pandangan FindTime

Anda boleh memilih pilihan FindTime apabila anda merangka mesej e-mel baharu ATAU apabila anda membalas pilihan e-mel sedia ada.

• Dalam e-mel baharu, klik lebih banyak pilihan (…) dan pilih  Tinjauan Mesyuarat Baharu  daripada bahagian FindTime dalam reben di bahagian atas sebelah kanan.

• Apabila Membalas e-mel sedia ada, klik lebih banyak pilihan dan klik " Balas dengan  Tinjauan Mesyuarat " daripada bahagian FindTime dalam reben di bahagian atas sebelah kanan.
• Apabila anda mengklik pada butang FindTime (“ Tinjauan Mesyuarat Baharu ” atau “ Balas dengan tinjauan pendapat mesyuarat ”) FindTime akan mencari kalendar anda dan mana-mana kalendar pekerja lain dan mencadangkan tarikh dan masa mesyuarat terbaik yang tersedia.

• Ikon orang menunjukkan sama ada jemputan diperlukan dan ketersediaan mereka

Maklumat tambahan:

• Mesyuarat dalam talian didayakan secara lalai, pilih kotak semak Mesyuarat Dalam Talian untuk melumpuhkannya.
• Apabila Mesyuarat Dalam Talian dipilih, FindTime akan menjadualkan mesyuarat Microsoft Teams .
• FindTime akan menggunakan mana-mana yang telah ditetapkan oleh organisasi anda sebagai saluran mesyuarat dalam talian lalai.
• Pilih Tetapan mesyuarat dan togol pilihan HIDUP/MATI.

Pilih  tetapan Undian  dan togol pilihan  HIDUP/MATI  .

Nota:  Anda masih boleh memadamkan masa mesyuarat yang dipilih pada ketika ini dengan memilih  X  dalam  senarai Masa yang  dipilih.

• Beritahu saya tentang kemas kini tinjauan pendapat: Anda akan menerima e-mel setiap kali peserta mengundi. Mesej tersebut termasuk status tinjauan pendapat semasa dan pilihan untuk menjadualkan.
• Jadualkan apabila peserta mencapai kata sepakat : Acara kalendar dijadualkan secara automatik jika semua peserta yang diperlukan telah mengundi memihak kepada pilihan masa tertentu. Jika berbilang pilihan tersedia, pilihan paling awal akan dijadualkan.
• Tahan masa yang dipilih pada kalendar saya : Acara tentatif diletakkan pada kalendar anda untuk setiap pilihan masa yang anda cadangkan. Semua penahanan dialih keluar apabila mesyuarat dijadualkan atau undian dibatalkan.
• Kunci tinjauan pendapat untuk hadirin : Peserta tidak akan dapat mencadangkan masa baharu atau mengedit peserta lain.
• Memerlukan hadirin untuk mengesahkan identiti mereka : Untuk membantu menghalang pengundian tanpa nama, peserta akan dikehendaki untuk mengesahkan sebelum mengundi.
• Pemberitahuan e-mel dalam bahasa FindTime : Bahasa yang anda gunakan dalam FindTime akan digunakan untuk menghantar pemberitahuan e-mel yang berkaitan. Jika tidak, pemberitahuan ini akan dihantar dalam bahasa Inggeris.

Sebaik sahaja anda menyemak pilihan dan tarikh/masa, klik " Tambahkan ke e-mel ".

Masa yang dicadangkan akan ditambahkan pada badan mesej anda. Anda kini boleh menghantar mesej.

Pemegang tempat mesyuarat tentatif akan dibuat pada kalendar anda untuk setiap cadangan yang anda buat. Setelah semua jawapan diterima dan anda memilih tarikh/masa akhir untuk mesyuarat itu, semua pemegang tempat lain akan dialih keluar secara automatik daripada kalendar anda.

FindTime akan mencipta acara kalendar sementara bertajuk " HOLD " diikuti dengan nama mesyuarat. Ini akan kekal sehingga semua peserta bersetuju pada satu masa. Selepas semua jemputan bersetuju pada satu masa, FindTime akan menghantar acara kalendar akhir dan mengalih keluar
semua acara dengan tajuk " TAHAN ".

Anda akan menerima pengesahan dan kemas kini e-mel apabila penerima menyerahkan undian mereka. Penerima akan menerima e-mel FindTime yang membolehkan mereka mengundi:

Anda sentiasa boleh menyemak status permintaan FindTime anda dengan mengklik pada "Lihat status/masa dikemas kini" pada mesyuarat.

FindTime akan menghantar e-mel kembali kepada anda e-mel pengesahan dengan kawalan butang untuk menyemak balasan. Sebaik sahaja anda mempunyai semua jawapan yang anda perlukan, anda boleh mengklik butang " Jadualkan " dalam e-mel untuk memuktamadkan mesyuarat dan menghantar jemputan.

Pilih Edit Pilihan untuk menukar tetapan mesyuarat, jika perlu.

Nota : Jika anda membuat perubahan dan memasukkan semula masa mesyuarat, anda perlu memadamkan jemputan asal secara manual.

Mengapa syarikat anda memerlukan FindTime?

FindTime mudah dilaksanakan dan boleh digunakan oleh mana-mana jenis pekerja. Menjimatkan masa dan memerah lebih produktiviti ke dalam 24 jam yang sama adalah sesuatu yang diperjuangkan oleh setiap organisasi. TechRepublic  menyatakan beberapa sebab yang baik mengapa syarikat ingin menggunakan FindTime.

• FindTime mudah digunakan.
• FindTime hanya diperlukan untuk individu yang menjadualkan mesyuarat.
• FindTime menamatkan kerumitan berulang-alik antara mereka yang cuba menjadualkan mesyuarat.
• FindTime menyediakan mesyuarat dan memaklumkan setiap orang yang dijemput.
• FindTime ialah sebahagian daripada Microsoft 365, yang sudah dimiliki oleh ramai orang.

Tinjauan FindTime ialah tambahan yang hampir semua jenis perniagaan, besar atau kecil, akan mendapati berguna. Menghabiskan lebih banyak masa cuba menjadualkan mesyuarat dan bukannya benar-benar menghadiri mesyuarat akan menjadi perkara yang lepas dengan FindTime.

FindTime lwn Doodle

• Berapa kerap anda mencari janji temu di mana beberapa orang mempunyai masa? Terasa seperti setiap hari, tidak kira sama ada mesyuarat, parti syarikat, makan malam atau lawatan peribadi ke pawagam bersama rakan-rakan.
• Memang sukar untuk mengumpulkan ramai orang, tetapi kami tahu cara membantu antara satu sama lain dan membiarkan alatan menyokong kami.
• Kebanyakan anda mungkin pernah mendengar tentang  Doodle  atau membuat tinjauan sendiri.

Apa yang Doodle tawarkan?

• Doodle ialah  perkhidmatan tinjauan percuma  yang mungkin digunakan oleh ramai di antara anda, termasuk saya sendiri. Tidak kira sama ada untuk membuat temujanji atau untuk tinjauan siapa yang ingin makan apa di barbeku.
• Tinjauan pendapat adalah cepat dan mudah dibuat. Selain janji temu, seperti yang dinyatakan, kandungan lain juga boleh ditanya.
• Malah pelbagai tetapan masih boleh dibuat, seperti "Jika perlu", iaitu, pilihan itu berfungsi untuk saya, tetapi tidak optimum atau hanya satu pilihan boleh dipilih bagi setiap peserta.
• Tinjauan tersembunyi juga praktikal supaya nama dan undian adalah sulit dan hanya pencipta yang dapat melihat hasilnya.
• Setelah tinjauan selesai, anda boleh menghantar pautan dan sesiapa sahaja yang mempunyai pautan boleh mengambil bahagian dalam tinjauan. Dan semuanya sebagai perkhidmatan percuma. Anda tidak memerlukan akaun Doodle pun – not bad kan?.

Pada pandangan pertama, versi percuma tidak boleh:

• Tetapkan tarikh akhir – Tentukan tarikh akhir untuk mengundi
• Dapatkan butiran hubungan – Minta orang mengisi e-mel, alamat atau nombor telefon mereka
• Aktiviti semua jemputan – Lihat siapa yang masih hilang atau siapa yang sudah menerima dan membuka jemputan
• Anda kemudian juga boleh menghantar peringatan
• Tiada pengiklanan
• Coretan 1: 1

Coretan 1: 1

Fungsi  Doodle 1: 1  disertakan dalam dua versi berbayar dan menawarkan anda pilihan untuk memaklumkan seseorang tentang janji temu percuma anda supaya mereka hanya perlu memilih yang paling sesuai dengan mereka. Sama ada dengan rakan sekerja, rakan kongsi luar atau pelanggan, mesyuarat boleh diaturkan dengan hanya beberapa klik.

Apl Doodle

Kami juga telah menguji  apl Doodle untuk anda dengan akaun percuma  dan sangat mudah untuk membuat tinjauan di sana juga. Dan ciri yang bagus terutamanya untuk kegunaan peribadi: Selepas membuat tinjauan, anda bukan sahaja boleh menghantar pautan tetapi juga menggunakan WhatsApp atau Facebook Messenger untuk mengedarkan tinjauan.

Untuk mendapatkan maklumat lanjut tentang Cari Masa untuk mesyuarat dalam pandangan, lawati tapak web Microsoft .

Sekarang saya ingin mendengar daripada anda:

Dapatan manakah daripada laporan hari ini yang anda rasa paling menarik? Atau mungkin anda mempunyai soalan tentang sesuatu yang saya bincangkan.

Walau apa pun, saya ingin mendengar daripada anda. Jadi teruskan dan tinggalkan komen di bawah.