Gunakan E-mel Arkib Pada Outlook Untuk Membebaskan Ruang (2022)

Hari ini, saya akan menunjukkan kepada anda tentang cara menggunakan e-mel arkib pada outlook untuk membersihkan peti mel anda (PANTAS)

Kita semua bergantung pada e-mel dengan satu cara atau yang lain, tetapi e-mel ini mengambil ruang apabila ia bertimbun, semuanya menjadi lebih perlahan, e-mel tidak sampai kepada anda dan suatu hari nanti anda membuka peti mel anda dan anda akan “PETI MEL PENUH Peti mel anda penuh , anda mungkin tidak dapat menghantar atau menerima item”. Apa yang awak buat? Bagaimanakah anda membersihkan peti mel yang melimpah, terutamanya selepas bertahun-tahun mengumpul mesej? Nasib baik, ia tidak sukar apabila anda mengetahui beberapa helah.

Tentukan Saiz Peti Mel

• Mari mulakan dengan mengetahui saiz peti mel semasa anda. Untuk melakukan itu, hanya klik pada fail di bahagian atas, ini akan membawa anda ke maklumat akaun. Di bawah tetapan peti mel, anda akan melihat saiz keseluruhan.

• Anda perlu klik kanan pada peti mel dan pilih sifat fail, kemudian klik pada saiz folder.

• Nombor yang menarik ialah jumlah saiz, termasuk sub folder.

• Ini ialah betapa besar peti mel anda pada masa ini. Jika melebihi 5 GB, anda harus mempertimbangkan untuk mengusahakannya.

Padamkan Mel Sampah

Bagaimanakah anda boleh mengurangkan saiz peti mel anda? Baiklah, mari kita lihat pilihannya. Pilihan satu ialah menggunakan pembersihan manual. Cara yang baik untuk bermula ialah sentiasa mengosongkan sampah anda. Cuma klik kanan pada item anda yang dipadamkan dan pilih folder kosong. Ia akan memadamkan item di sana secara kekal. Ini tidak boleh diterbalikkan jadi jelas pastikan anda tidak memerlukan item tersebut lagi. Dalam kes saya, saya pasti.

Bersihkan Barang Lama – Pengarkiban Manual

Langkah seterusnya ialah mengarkibkan mesej lama yang mungkin anda perlukan akses pada satu ketika. Selalunya anda perlu menyimpan item untuk beberapa tahun tertentu atas sebab cukai dan undang-undang supaya anda tidak mahu memadamkannya, tetapi anda juga tidak mahu item tersebut mengambil ruang dalam peti mel anda. Itu untuk mengarkib masuk. Mengarkib secara fizikal mengalih keluar item lama daripada peti mel pandangan anda untuk memisahkan fail data atau fail PST pada komputer setempat anda.

• Biar saya tunjukkan cara anda boleh melakukannya. Mari kembali ke fail di bahagian atas dan daripada menu lungsur Alat, mari pilih bersihkan item lama daripada kotak dialog .

• Kami akan memilih pilihan kedua untuk mengarkibkan folder ini dan semua sub folder. Anda boleh memilih folder individu seperti Peti Masuk atau item yang dihantar, tetapi saya biasanya hanya mengklik pada peti mel di atas, yang bermaksud ia akan melalui segala-galanya.
• Tetapan utama ialah tarikh tamat supaya semua item yang lebih lama daripada hari yang anda pilih akan dialihkan keluar dan ia akan dialihkan ke fail arkib.
• Anda boleh menukar lokasi dan nama fail dengan menyemak imbas. Saya hanya akan menggunakan lalai, kemudian tekan kekunci dan pengarkiban akan berfungsi.

• Sekarang, izinkan saya menunjukkan kepada anda tempat anda boleh mencari mesej arkib sekali lagi sekiranya anda memerlukannya. Anda akan melihat folder yang dipanggil Arkib.

• Semua folder tempat mesej sebelum ini akan tersedia supaya ia tidak membuang segala-galanya dalam satu folder besar. Sudah tentu, anda boleh menggunakan carian untuk mencari perkara yang anda perlukan. Dengan cara ini anda masih mempunyai akses kepada e-mel lama dalam pandangan dan ia tidak menggunakan ruang dalam peti mel anda. Tetapi perlu diingat, ia tidak akan tersedia dalam Outlook dalam talian atau mudah alih anda.

Cipta Folder Peribadi

Ada yang tidak menyukai idea untuk membiarkan Outlook memutuskan perkara yang hendak dialihkan. Jadi izinkan saya menunjukkan kepada anda satu lagi cara manual anda boleh memunggah item dari peti mel anda, dan itu dengan mencipta folder peribadi. Secara teknikal, ia sangat serupa dengan mengarkib kerana folder peribadi juga merupakan fail data pada komputer tempatan anda. Kecuali di sini, anda memindahkan item itu sendiri dan anda boleh mencipta struktur folder anda sendiri untuk mencipta folder peribadi.

• Pergi ke fail di bahagian atas dan kemudian dalam menu lungsur untuk tetapan akaun, pilih tetapan akaun.

• Mari pergi ke tab fail data dan klik pada Tambah.

• Anda boleh memberikan nama fail data atau menukar lokasi. Saya mengesyorkan menyimpan data dan fail arkib ini di lokasi yang sama. Saya akan memberitahu anda mengapa pada akhir siaran ini. Apabila anda selesai, klik pada OK dan itu sahaja.

• Sekarang anda mencipta folder peribadi anda sendiri. Kami akan melihat folder ini muncul dalam anak tetingkap folder.

• Anda boleh menstruktur folder ini mengikut kehendak anda. Saya hanya akan mencipta folder baharu yang dipanggil Kontrak dengan klik kanan folder peribadi dan pilih folder baharu.

• Kini, anda boleh memilih mesej atau keseluruhan folder dan mengalihkannya keluar dari peti mel anda ke dalam folder peribadi ini.
• Dengan cara ini anda mempunyai kawalan penuh ke atas perkara yang dialih keluar dan diarkibkan. Ini ialah pilihan pembersihan manual dalam Outlook. Ingatlah bahawa pengarkiban manual dan folder peribadi adalah berdasarkan fail tempatan dan komputer anda jadi apa sahaja yang anda pindahkan ke dalam fail ini tidak akan tersedia untuk anda pada komputer lain atau dalam talian.

Arkibkan Item Lama Secara Automatik

• Sekarang, mari kita lihat pilihan lain yang anda ada, iaitu mengarkib secara automatik. Perlu melakukan pendekatan manual ini berulang kali boleh menjadi agak menjengkelkan. Cara yang lebih cekap untuk menyelesaikan perkara ini dalam Outlook ialah menggunakan pengarkiban automatik.
• Ciri ini telah wujud selama-lamanya. Saya rasa ia telah diperkenalkan dalam Outlook 2003 berdasarkan tetapan yang anda tentukan.
• Ia berjalan di latar belakang dan ia melalui semua folder peti mel anda. Ia kemudiannya memindahkan e-mel lama secara fizikal daripada folder ini ke fail data atau fail PST yang berasingan pada komputer tempatan anda, sama seperti pengarkiban manual. Kecuali setelah ia disediakan, anda tidak perlu memikirkannya lagi.
• Cabaran dengan arkib auto ialah memahami tetapan, adalah penting untuk membetulkannya, tetapi malangnya, ia tidak begitu intuitif.

Namun, jangan risau, ikuti sahaja di sini dan kami akan menyediakan anda dan berjalan dalam masa yang singkat untuk mengakses tetapan arkib automatik.

• Pergi ke menu fail dan pilih pilihan dan kemudian pilih Lanjutan dan anda akan melihat AutoArkib.

• Sekiranya anda tidak melihatnya, anda berada dalam persekitaran korporat dan pentadbir anda telah melumpuhkan ciri ini atau anda mempunyai akaun pertukaran dan arkib dalam talian Microsoft 365 telah didayakan untuk anda. Dalam kes ini, Outlook akan mengarkibkan mengikut dasar korporat anda dan anda tidak boleh menggunakan arkib automatik sebaliknya.

Tetapan AutoArkib

• Anda akan melihat tetapan arkib automatik apabila anda mengklik. Dengan kotak pilihan pertama, anda menghidupkan arkib automatik dan anda boleh menentukan kekerapan anda perlu menjalankan jika anda ingin dimaklumkan sebelum ia mula memproses, pilih kotak semak gesaan sebelum arkib automatik. Dengan cara ini anda akan dapat membatalkannya jika anda perlu memadamkan item yang telah tamat tempoh hanya merujuk kepada e-mel yang mempunyai tarikh luput. Ini kadangkala digunakan untuk mesej sensitif masa.
• Anda mungkin mahu e-mel yang telah tamat tempoh hilang. Jika ya, tandai kotak tertera Padam item tamat tempoh (folder e-mel sahaja).
• Kami mahu mengarkibkan atau memadam item pastikan ia didayakan.
• Tunjukkan folder arkib dalam senarai folder hendaklah diperiksa. Arkib akan mudah diakses oleh anda dalam anak tetingkap folder.
• Anda boleh menentukan umur lalai di mana anda mahu item diarkibkan. Saya akan pergi dengan 12 bulan tetapi semak apa yang sesuai untuk anda. Kami mahu item kami dialihkan dan tidak dipadamkan secara kekal.
• Ia sudah mempunyai folder lalai, yang sesuai untuk saya. Jika anda ingin menggunakan folder lain, klik, semak imbas.
• Hanya semak padam kekal jika anda pasti anda benar-benar mahu menyingkirkan item ini kerana ia akan memintas folder item yang dipadamkan.
• Akhirnya kami mendapat pilihan untuk menggunakan tetapan lalai ini pada semua folder. Ini penting untuk difahami dengan mengklik butang ini. Tetapan lalai yang baru kami ubah ini akan digunakan pada semua folder anda. Dengan cara ini anda tidak perlu membuat perubahan untuk setiap folder secara individu. Jika anda mempunyai banyak folder yang ingin anda arkibkan dengan cara yang sama, ini mungkin pilihan yang tepat. Tetapi jika anda ingin mempunyai lebih kawalan ke atas proses tersebut, maka jangan gunakan butang ini.
• Sebagai contoh, katakan anda mempunyai beberapa folder yang anda ingin arkibkan selepas tiga bulan, yang lain mungkin selepas enam bulan, sesetengahnya tidak sama sekali. Bagi sesetengah orang, anda mungkin mahu kandungan itu dipadamkan selepas masa tertentu. Jika begitu, lebih baik gunakan tetapan pada peringkat folder.
• Jom buat macam tu. Saya tidak akan mengklik butang terpakai kepada semua, sebaliknya saya hanya akan menekan kekunci kepada tetapan keselamatan.

Tetapan AutoArkib Khusus Folder

• Katakan anda ingin menentukan pilihan pengarkiban khusus untuk item yang dihantar cuma klik kanan pada folder dan pilih sifat, kemudian pergi ke tab arkib automatik.
• Anda akan melihat tiga pilihan. Jangan mengarkibkan folder ini, arkibkan item mengikut tetapan lalai. Itu tetapan yang baru kami lihat. Apabila anda mengklik pada tetapan arkib lalai, ia akan membawa anda kembali ke tetingkap itu untuk tetapan khusus folder yang dipilih.
• Pilihan ketiga. Katakan kita mahu barang dihantar untuk dipindahkan selepas tiga bulan jadi saya akan menukar tempoh masa kepada tiga bulan. Folder arkib lalai adalah baik untuk saya. Apabila anda selesai, klik OK.

• Mari kita tetapkan juga pilihan untuk item yang dipadamkan. Saya tidak mahu mengarkibkan semua item, tetapi saya mahu ia dipadamkan secara kekal.
• Klik kanan pada folder, pergi ke tetapan arkib lalai dan pilih pilihan ketiga sekali lagi, katakan untuk item yang dipadam. Saya mahu mereka dibersihkan selepas empat bulan dan kerana saya tidak mahu memindahkannya, sebaliknya memadamkannya, saya memilih pilihan terakhir, padamkan item lama secara kekal.

• Hanya pergi melalui folder anda yang ingin anda arkibkan dan buat perubahan anda.
• Saya akui bahawa bermula dengan pengarkiban automatik dalam Outlook bukanlah pengalaman yang paling intuitif tetapi sebaik sahaja anda menyediakannya seperti yang anda mahu, ia akan berfungsi dengan senyap di latar belakang, membebaskan ruang untuk anda.

Sandarkan Fail PST Outlook

• Sekarang, mari bercakap dengan cepat tentang sandaran. Tidak kira jika anda menggunakan folder peribadi, pengarkiban manual atau automatik, semua penyelesaian ini mengalihkan semua mesej ke fail setempat pada komputer anda.
• Risikonya ialah pemacu keras mungkin gagal dan fail rosak jadi amat penting anda membuat sandaran fail ini ke pemacu keras luaran atau sebarang penyelesaian storan lain. Itulah sebabnya saya mengesyorkan menyimpan semua fail anda di satu tempat. Ini memudahkan untuk menyandarkannya.

• Satu nasihat terakhir. Saya sering melihat orang meletakkan fail PST arkib pada pemacu rangkaian syarikat untuk mengaksesnya secara langsung dengan pandangan mereka. Sekarang, saya tahu ini mungkin menggoda untuk mengambil kesempatan daripada sandaran pusat tetapi jangan lakukan itu, menyambung ke PC melalui rangkaian boleh mengakibatkan prestasi yang lemah atau bahkan rasuah data. Microsoft juga menyatakan dalam laman web mereka bahawa ini adalah konfigurasi yang tidak disokong.

Ini ialah cara berbeza untuk menggunakan e-mel arkib pada outlook untuk membersihkan peti mel anda.

Sekarang saya ingin menyerahkannya kepada anda:

Strategi manakah daripada panduan hari ini yang akan anda cuba dahulu? Atau mungkin anda mempunyai soalan tentang sesuatu yang saya bincangkan. Walau apa pun, saya ingin mendengar daripada anda. Jadi teruskan dan tinggalkan komen di bawah.