Microsoft Teams: chat met externe gebruikers zonder toe te voegen als gast

Met Microsoft Teams kunnen gebruikers één-op-één chatten met leden van het team, of chatten met meerdere leden in een groep of via een kanaal. Ongeacht hoe u met iemand chat, de mensen met wie u kunt praten, zijn altijd beperkt tot die in uw organisatie.

Microsoft Teams heeft twee verschillende methoden waarmee gebruikers buitenstaanders in een team kunnen opnemen; gasttoegang en externe toegang. Beide modi moeten worden ingeschakeld vanuit het Microsoft Teams-beheercentrum door een teambeheerder of -eigenaar. 

Microsoft Teams: Chat met externe gebruikers

Externe gebruikers worden gedefinieerd als gebruikers die een e-mailadres hebben op een ander domein dan waarvoor Microsoft Teams is geconfigureerd. 

Als uw organisatie bijvoorbeeld e-mails heeft geconfigureerd op het domein mijnteamsdomein.com, kunnen alleen gebruikers met e-mails op dit domein aan het team worden toegevoegd. Alle e-mails behalve dit ene domein worden beschouwd als 'externe' domeinen en gebruikers die e-mails op deze externe domeinen hebben, zijn externe gebruikers.

Externe toegang inschakelen in Microsoft Teams

Om externe toegang in Microsoft Teams mogelijk te maken, heb je nodig;

• Toegang tot het teambeheerdersaccount
• De naam van het domein waarvan u een gebruiker wilt toevoegen

We zullen 'gmail.com' toevoegen, waarmee we iedereen met een Gmail-e-mailadres als externe gebruiker kunnen toevoegen aan Microsoft Teams.

1. Bezoek het Microsoft Teams-beheercentrum .
2. Ga in de kolom aan de linkerkant naar Instellingen voor de hele organisatie>Externe toegang.
3. Klik op 'Domein toevoegen'.
4. Voer het domein in dat u wilt toevoegen.
5. Klik op Gereed.

Externe gebruiker toevoegen

U bent nu klaar om externe gebruikers toe te voegen aan Microsoft Teams. Als u de Microsoft Teams-app op uw bureaublad hebt geopend, is het een goed idee om deze af te sluiten en opnieuw te starten.

1. Open Microsoft Teams.
2. Ga naar het tabblad Chatten.
3. Klik op de nieuwe gespreksknop.
4. Voer het e-mailadres in van de gebruiker waarmee u wilt chatten.
5. Selecteer 'Extern zoeken'. 
6. Stuur het bericht.

Opmerking: de gebruiker moet zich aanmelden voor Microsoft Teams. Ze kunnen zich aanmelden voor een gratis account, maar ze moeten een Microsoft Teams-account hebben om met je te kunnen chatten. Als u het bericht verzendt, wordt de gebruiker uitgenodigd om met u te chatten.

Microsoft Teams: externe gebruiker versus gastgebruiker

Een externe gebruiker heeft veel minder toegang tot uw Microsoft Teams-team dan een gastgebruiker.

Een gastgebruiker kan;

• Deelnemen aan vergaderingen
• Kanalen in een team bekijken
• Berichten verzenden via kanalen
• Communiceren met andere teamleden

Een externe gebruiker kan;

• Chat alleen met het Microsoft Teams-teamlid dat ze heeft toegevoegd
• Kan alleen deelnemen aan een-op-een chat met de gebruiker
• Kan niet deelnemen aan een vergadering of teamkanalen bekijken

Gevolgtrekking

Externe toegang biedt veel minder functies in vergelijking met gasttoegang . Een beheerder kan het inschakelen zodat teamleden gemakkelijk kunnen praten met mensen buiten de organisatie. Een beheerder kan er ook voor kiezen om deze specifieke functie uit te schakelen en als ze dat willen, kun je er niet omheen werken. U kunt niet met externe gebruikers praten terwijl u bent aangemeld met het Microsoft Teams-account van uw bedrijf.