Brainstormruimten maken in Microsoft Teams

In een eerder artikel hebben we besproken hoe videoconferenties werken in Microsoft Teams . Sindsdien heeft Microsoft Teams geüpdatet met nieuwe functies, waaronder de langverwachte en zeer gewenste mogelijkheid om brainstormruimten te creëren. Meer dan 20.000 Microsoft-gebruikers stemden voor de suggestie op Microsoft Teams UserVoice, het gebruikersfeedbackforum voor de Teams-app.

Iedereen heeft toegang tot Teams met een gratis Microsoft-account, en premiumgebruikers van de Office 365-suite genieten van een robuuste versie van Teams met functies zoals meer bestandsopslag, het opnemen van vergaderingen en de mogelijkheid om online evenementen te hosten voor maximaal 10.000 mensen. 

Minimumvereisten voor brainstormruimten in teams

Laten we, voordat we beginnen, ervoor zorgen dat alles aanwezig is zodat u brainstormruimten kunt maken in uw Teams-vergaderingen. Zoals je je misschien kunt voorstellen, is er enige configuratie vereist om brainstormruimten in Teams in te schakelen. Controleer deze instellingen nogmaals voordat u begint.

Nieuwe vergaderervaring

Ten eerste moet u de "nieuwe vergaderervaring" van Teams gebruiken. U kunt de nieuwe ervaring inschakelen door uw profielfoto in de rechterbovenhoek van de desktop-app te selecteren en naar Instellingen te gaan . Selecteer vervolgens Nieuwe vergaderervaring inschakelen en Teams opnieuw starten.

Minimum aantal deelnemers

Om de optie voor deelsessies beschikbaar te maken voor de organisator van de vergadering, moeten er ten minste vijf deelnemers aan de vergadering zijn. Hoewel mensen die telefonisch inbellen op dit moment niet kunnen deelnemen aan breakouts, tellen ze wel mee voor het minimum van vijf personen.

Ben jij de organisator van vergaderingen?

Alleen de organisator van de vergadering kan breakouts maken en beheren, hoewel er enige indicatie is van Microsoft dat ze de organisator zullen toestaan ​​deze verantwoordelijkheid te delen in toekomstige updates van Teams. 

Bovendien moet de organisator van de vergadering de desktop-app gebruiken, niet de browserversie of mobiele app. (Maak je geen zorgen, deelnemers die via de Teams Android- of iPhone-app aan de vergadering hebben deelgenomen, hebben wel de mogelijkheid om deel te nemen aan breakouts.)

Tip: Als de uitnodiging voor de vergadering afkomstig moet zijn van iemand anders dan de persoon die de brainstormsessies gaat beheren, laat de breakoutmanager dan de Teams-vergadering maken en gebruik vervolgens die vergaderlink in de uitnodiging voor de vergadering. 

Zolang de link naar de vergadering is gemaakt door de persoon die de breakouts gaat beheren, maakt het niet uit wie de link deelt.

Brainstormruimten creëren in Teams

Op het moment van schrijven kunnen breakout rooms in Teams niet voorafgaand aan de vergadering worden geconfigureerd zoals in Zoom. Zodra de Teams-vergadering aan de gang is, kunt u, de organisator van de vergadering, beginnen door het pictogram Brainstormruimten op de werkbalk van de vergadering te selecteren.

Als u het pictogram Brainstormruimten selecteert, wordt een scherm geopend waarin u kunt beslissen hoeveel brainstormruimten u wilt maken en of u wilt dat Teams automatisch deelnemers toewijst aan brainstormruimten of dat u liever handmatig selecteert in welke brainstormruimte elke deelnemer wordt verzonden.

Nadat u de brainstormruimten hebt gemaakt, kunt u deelnemers aan de kamers toewijzen via het paneel met brainstormruimten. 

Selecteer Deelnemers toewijzen en u ziet een lijst met alle deelnemers aan uw vergadering. Vink het vakje naast een deelnemer aan en kies vervolgens aan welke kamer je deze wilt toewijzen.

Als organisator van de vergadering kunt u op elk moment tijdens de vergadering deelnemers toewijzen aan brainstormruimten. Wanneer u klaar bent om de brainstormsessie daadwerkelijk te laten beginnen, selecteert u Ruimten starten om alle brainstormruimten tegelijk te openen en mensen naar hun toegewezen kamers te verplaatsen.

Opmerking: momenteel kunt u geen timer instellen om brainstormruimten automatisch te sluiten in Teams. Dit is nog een andere functie waarvan we verwachten dat Teams deze in toekomstige updates zal toevoegen.

Opties voor de organisator van vergaderingen

Net als in Zoom kan de organisator van de vergadering op elk moment deelnemen aan een van de breakout rooms. De organisator kan ook kamers hernoemen en, zodra alle brainstormruimten open zijn, kan hij een aankondiging uitzenden naar alle kamers. Aankondigingen verschijnen in het chatvenster van de brainstormruimte.

Binnen Room-instellingen kan de organisator van de vergadering ervoor kiezen om Teams automatisch deelnemers naar brainstormruimten te laten verplaatsen in plaats van deelnemers te dwingen handmatig naar hun brainstormruimte te gaan. Er is ook een optie om toe te staan ​​of te voorkomen dat deelnemers tijdens de breakout-sessie terugkeren naar de hoofdvergaderruimte.

Binnen Teams Breakout Rooms

De ervaring voor deelnemers in brainstormruimten in Teams is vergelijkbaar met die in de hoofdvergadering van Teams. Deelnemers hebben toegang tot alle normale bedieningselementen voor vergaderingen. Ze kunnen hun webcam aan- en uitzetten, zichzelf dempen en dempen opheffen, hun scherm delen, hun hand opsteken of de chat- en deelnemerspanelen in- en uitschakelen. 

Terugkerend naar de vergadering van de hoofdteams

Als de organisator van de vergadering dit toestaat (zie hierboven), kunnen deelnemers in brainstormruimten op elk gewenst moment terugkeren naar de hoofdvergadering door op de knop Terug te klikken. Waarschuwing: als u de knop Verlaten selecteert , verlaat u de vergadering volledig.

Andere apps voor videoconferenties

Microsoft Teams-gebruikers zijn zeker blij met de recente toevoeging van breakout rooms aan de Teams-ervaring, maar Teams mist nog enkele functies die andere apps voor videoconferenties bieden. Als u niet vastbesloten bent om Teams te gebruiken voor online vergaderingen, bent u wellicht geïnteresseerd in onze vergelijking van vier verschillende apps voor videoconferenties . Bekijk voor meer informatie onze artikelen over Google Meet vs. Zoom en Zoom vs. Skype .