In dit bericht wordt uitgelegd hoe u e-mailsjablonen in Outlook kunt maken en gebruiken. Als je merkt dat je regelmatig soortgelijke e-mails beantwoordt in Outlook, heb ik een goede tip voor je. U kunt uw antwoorden opslaan als sjablonen, zodat u ze kunt openen wanneer u maar wilt. Op deze manier kunt u in plaats van elke keer uw tekst helemaal opnieuw te schrijven, tijd besparen en voorgedefinieerde tekstblokken gebruiken met een klik op een knop.
Laat me het je laten zien. Er zijn twee geweldige methoden die u kunt gebruiken om e-mails te beantwoorden met een opgeslagen antwoordsjabloon. De eerste gebruikt de gratis invoegtoepassing voor sjablonen en de tweede is de functie Snelle onderdelen.
E-mailsjablonen met de invoegtoepassing Mijn sjablonen
- Laten we nu beginnen met mijn sjablonen. Het mooie van mijn sjablonen is dat ze in je mailbox worden opgeslagen, zodat je ze ook kunt gebruiken als je een andere computer gebruikt of op internet kijkt.
- Standaard moet de invoegtoepassing Mijn sjablonen zijn ingeschakeld in Outlook, zolang u een Exchange -account hebt en deze niet beschikbaar is voor POP- of IMAP-accounts. U kunt controleren of u de invoegtoepassing hebt door op Invoegtoepassingen ophalen te klikken bovenop.
- Onder mijn invoegtoepassingen ziet u het in het gedeelte met invoegtoepassingen die door Microsoft worden geleverd en die vanaf 2013 beschikbaar zijn.
- Als het om welke reden dan ook niet is ingeschakeld, kunt u het inschakelen.
- Hoe gebruikt u deze sjablonen om een e-mail te beantwoorden? Wanneer u in het antwoord bent, ziet u een paar sjablonen en het berichttabblad in het lint helemaal aan de rechterkant, klik erop en het paneel met sjablonen wordt geopend.
- Het komt met enkele voorbeeldantwoorden. Wanneer u de muisaanwijzer over de sjablonen beweegt, krijgt u de mogelijkheid om sjablonen te verwijderen en te bewerken door op het plusteken te klikken hier beneden om onze eigen sjablonen te maken.
- Om onze eigen sjabloon te maken, klikt u op het plusteken en wijst u er een naam aan toe.
- U kunt de tekst voor uw reactie toevoegen. Er zijn geen opmaakopties voor de sjablonen, dus je kunt de lettergrootte, kleur of links naar je tekst niet wijzigen, wat eerlijk gezegd nogal beperkend is.
- Wat u wel kunt doen, is een tekst in een andere toepassing schrijven. Microsoft Word bijvoorbeeld, en dan daar alle opmaak toevoegen die je nodig hebt en vervolgens je tekst kopiëren en plakken in de sjabloon.
- Op deze manier kun je zelfs links naar je reactie toevoegen als je klaar bent met een reactie, klik op opslaan, die het aan de beschikbare sjablonen zal toevoegen.
- Even een heads-up, de invoegtoepassing Mijn sjablonen heeft een totale grootte van 32 kilobytes voor alle sjablonen, dus voor het geval u een foutmelding krijgt: "Deze sjabloon is te groot om op te slaan. Maak het kleiner en probeer het dan opnieuw op te slaan.” wanneer u dat probeert op te slaan, moet u de hoeveelheid inhoud verminderen, zodat de gecombineerde grootte van alle sjablonen minder dan 32 kilobytes is. Ga niet overboord en het zou goed moeten komen.
- De volgende keer dat u een bericht moet beantwoorden, klikt u op sjablonen bekijken en selecteert u degene die u wilt. Het zal de tekst in uw antwoord kopiëren.
- Slechts twee klikken en je bent klaar. Natuurlijk bent u niet alleen beperkt tot het gebruik van deze sjablonen voor antwoorden. Je kunt ze ook gebruiken wanneer je een nieuw bericht opstelt.
E-mailsjablonen met snelle onderdelen
De andere optie is om Quick Parts te gebruiken, een functie die Microsoft in Outlook 2007 heeft geïntroduceerd. Nu met Quick Parts kun je in principe herbruikbare stukken inhoud en galerijen opslaan. Ze kunnen tekstafbeeldingen, tabellen en zelfs opmaak bevatten. Hier is het ding echter. Ze zijn alleen lokaal beschikbaar op uw computer. Ze worden niet automatisch gesynchroniseerd.
- Om een sjabloon met Snelle onderdelen te maken, typt u de gewenste tekst of gebruikt u de tekst uit een bestaand antwoord. Markeer het deel van de tekst dat je als standaardantwoord wilt gebruiken, ga dan naar het tabblad invoegen aan de rechterkant in de tekstgroep, je gaat Snelle delen zien. Klik erop en je krijgt de optie om de selectie als een zogenaamde bouwsteen op te slaan in de Quick parts-galerij.
- U kunt deze Quick-onderdelen een naam geven met de vervolgkeuzelijst voor categorie. U kunt uw Snelle onderdelen in aparte groepen indelen door nieuwe categorieën te maken. Dat heb ik niet nodig, dus ik ga met generaal mee. Klik op OK.
- De volgende keer dat u deze tekst wilt gebruiken, klikt u bij het beantwoorden van een bericht op Quickparts invoegen en selecteert u een sjabloon dat u wilt.
- Een snellere manier is om de galerij toe te voegen aan uw werkbalk voor snelle toegang. Klik met de rechtermuisknop op de Snelle onderdelen in het lint en selecteer Toevoegen aan werkbalk voor snelle toegang, dan kunt u uw keuze maken om automatisch aanvullen op een nog snellere manier te gebruiken.
- Typ gewoon de naam van het snelle gedeelte. In mijn geval is het test en druk op F3 en het is er.
- Het is niet eens nodig om de hele naam te typen, zolang deze maar uniek is. In mijn geval is typetest en dan F3 voldoende, het grote voordeel van Quickparts is dat de bouwstenen zich niet alleen beperken tot tekst.
- In dit geval, laten we zeggen dat we niet op voorraad zijn voor een bepaald artikel en we willen reageren op verzoeken van klanten die binnenkomen met een alternatief artikel.
- In de ontvangen reactie heb ik een tekst toegevoegd om te reageren op het verzoek van de klant. Ik heb ook een foto toegevoegd van dit alternatieve product en zijn specificaties, allemaal handig opgeslagen en beschikbaar met slechts een paar klikken.
- Als u met de rechtermuisknop op een ontvangen reactie klikt, krijgt u de optie om te organiseren en te verwijderen.
- Je ziet alle bouwstenen die je hebt. U kunt hun eigenschappen bewerken, verwijderen of nieuwe invoegen. Ik heb al vermeld dat de Quick-onderdelen lokaal op uw computer worden ontvangen.
Snelle onderdelen exporteren naar een andere pc
Het laatste dat ik je wil laten zien, is hoe je ze kunt exporteren. Het bestand waarin ze zijn opgeslagen heet NormalEmail.dotm
Om de locatie te vinden:
- Open Verkenner/Windows Verkenner.
- Typ " %APPDATA%\Microsoft\Templates " in de adresbalk en druk op enter.
- Je gaat het bestand NormalEmail.dotm vinden.
- Dit bestand bevat de instellingen voor alle stijlen die u mogelijk heeft toegevoegd of gewijzigd.
- U kunt dit bestand kopiëren naar uw back-uplocatie of naar de sjablonenmap van een andere computer of gebruiker wanneer Outlook is gesloten.
Zo kunt u e-mailsjablonen in Outlook gebruiken om tijd te besparen bij het opstellen van e-mails of het beantwoorden van herhaalde verzoeken.
Bezoek de Microsoft-website voor meer informatie .
Nu hoor ik graag van je:
Welke bevinding uit het rapport van vandaag vond u het meest interessant? Of misschien heb je een vraag over iets dat ik behandeld heb.
Hoe dan ook, ik hoor graag van je. Dus ga je gang en laat hieronder een reactie achter.
