Een Word-document delen of eraan samenwerken met anderen

Op zoek naar een manier om met anderen samen te werken aan een Word-document? Dan kan dat heel eenvoudig in Word zelf. De functie bestaat al een aantal versies van Office en werkt zelfs als de ontvangende partij Word niet op hun systeem heeft geïnstalleerd.

Houd er rekening mee dat u, om aan de slag te gaan met het delen van documenten in Word, uw documenten in de cloud moet opslaan. Niet al uw documenten, maar in ieder geval degene die gedeeld gaat worden. Dat betekent dat u eerst een OneDrive-account moet instellen en vervolgens vanuit Word moet inloggen op uw Microsoft-account.

Word-document delen

Zodra je OneDrive correct hebt ingesteld in Word, ga je gang en klik je op de knop Delen in de rechterbovenhoek van het scherm.

Hierdoor verschijnt er een venster aan de rechterkant van het scherm. Als het document nog niet in de cloud is opgeslagen, moet u op de knop Opslaan in cloud klikken.

Hierdoor wordt het dialoogvenster Opslaan als weergegeven , dat al zou moeten zijn ingesteld op OneDrive. Geef je bestand een naam en sla het op.

Zodra het is opgeslagen en geüpload naar de cloud, gaat u terug naar het dialoogvenster Delen en kunt u nu mensen uitnodigen om mee te doen. Voer een e-mailadres in, kies of ze het kunnen bewerken of alleen kunnen bekijken en voeg vervolgens een optioneel bericht toe.

Aan de ontvangende kant komt er een e-mail binnen met een link naar het document dat is opgeslagen in het OneDrive-account van de verzendende partij:

Wanneer de gebruiker op de link klikt, gaat hij naar een browserversie van Word genaamd Word Online, waar het document kan worden bewerkt.

Klik op de knop Bewerken in browser en u krijgt de vertrouwde lintinterface van het desktop-Word-programma. De gebruiker kan het document bewerken zonder dat Word is geïnstalleerd of een OneDrive-account nodig heeft.

Het document wordt automatisch opgeslagen, zodat de gebruiker zich geen zorgen hoeft te maken over het zelf proberen het document op te slaan. Aan uw kant ziet u een pop-upbericht waarin staat dat andere mensen het document bewerken en u wordt gevraagd of u wijzigingen automatisch wilt delen zodra ze zich voordoen. Ik raad aan om hier op Ja te klikken.

Houd er rekening mee dat u de wijzigingen van andere gebruikers pas ziet als u het document opslaat. Als u op Bestand klikt, ziet u een nieuw bericht op het tabblad Info met de tekst Documentupdates beschikbaar .

Ga je gang en sla je document op en je krijgt nog een bericht waarin wordt uitgelegd dat nieuwe wijzigingen die door anderen zijn aangebracht, worden weergegeven met een groene overlay.

Klik op OK en blader door uw document. Alles in het groen is wat is veranderd of toegevoegd door iemand anders. Als iemand tijdens mijn tests iets uit het document verwijderde, werd er niets groen weergegeven.

Houd er rekening mee dat zodra u het document opslaat, de groene markering verdwijnt totdat er nieuwe wijzigingen zijn aangebracht. Als u wilt bijhouden welke wijzigingen worden aangebracht, moet u Wijzigingen bijhouden in het document inschakelen voordat u het deelt, anders is het nogal moeilijk om te zien wat er aan de hand is, vooral als meerdere mensen het document bewerken.

Hierboven heb ik Wijzigingen bijhouden ingeschakeld  op het tabblad Controleren en nu heb ik naast de groen gemarkeerde tekst ook de rode verticale balken in de linkerkolom. Aangezien verwijderingen niet groen worden weergegeven, kunt u ze alleen zien door wijzigingen bij te houden. Klik op de rode lijn en de verwijderde inhoud wordt doorgestreept weergegeven.

Over het algemeen is Word een geweldig hulpmiddel om in realtime samen te werken met meerdere auteurs of redacteuren en het synchronisatieaspect werkt erg goed. Een kenmerk dat me opviel, is dat wanneer iemand anders een bepaalde alinea aan het bewerken is, dit voorkomt dat anderen die sectie kunnen bewerken totdat de eerste persoon klaar is. Dit zorgt ervoor dat mensen niet tegelijkertijd dezelfde secties overschrijven. Als u vragen heeft, kunt u reageren. Genieten van!