Vandaag ga ik je effectieve tips laten zien voor het organiseren van e-mails in Outlook.
- De gemiddelde fulltime werknemer in Amerika ontvangt ongeveer 120 e-mails per dag en besteedt ongeveer 28 procent van hun werkdag aan het lezen en beantwoorden van e-mail. Dat is veel tijd. Het is geen wonder dat we gestrest raken, door deze eindeloze golf van e-mails gaan en nog steeds ons eigenlijke werk moeten doen.
- Het is tijd om enkele tips en technieken te bespreken waarmee u controle krijgt over uw inbox. Als je dit onderwerp hebt onderzocht, zul je verschillende strategieën vinden om met e-mail om te gaan. Er is bijvoorbeeld Inbox nul. Het is een strategie waarbij het doel is om je inbox altijd 100 procent leeg te houden.
- Aan de andere kant van het spectrum zijn er mensen die duizenden e-mails in hun inbox hebben en volkomen gelukkig zijn. Ze gebruiken markeringshulpmiddelen en zoekhulpmiddelen om te vinden wat ze nodig hebben.
- Deze uitersten werken niet voor mij. Ze bezorgen me allebei angst. Ik heb beide versies geprobeerd. Als ik mijn dag besteed om ervoor te zorgen dat mijn inbox 100 procent schoon is, krijg ik niet veel werk gedaan omdat ik afgeleid word. Als ik een dag of twee mis, beland ik in het andere uiterste waar ik alles laat opstapelen en ik het overzicht kwijtraak omdat elke e-mail voor mij als een test is die moet worden voltooid.
- Als ik door een overstroomde inbox moet scrollen met tonnen tekst die op me wacht, raak ik gestrest. Ik wil niet meer in dat vakje komen. Wat voor mij werkt en wat ik aanbeveel, als je je productiviteit wilt verbeteren en je angst wilt verminderen, is om een systeem te gebruiken dat ideeën uit beide strategieën toepast.
- Ik zal u ook enkele geweldige functies in Microsoft Outlook laten zien die u kunnen helpen de tijd die u aan een e-mail besteedt aanzienlijk te verminderen.
Ontwikkel een e-mailroutine
- Ondanks wat vaak wordt gedacht, zijn onze hersenen niet goed in multitasking. Onderzoek heeft zelfs aangetoond dat multitasking de productiviteit vermindert. Stop dus met het constant checken van je inbox, want als je bezig bent iets gedaan te krijgen, kost het wat tijd om weer op het goede spoor te komen.
- Nadat je je inbox hebt gecontroleerd, tellen deze minuten in de loop van de tijd op en het wordt echt frustrerend om constant een taak meerdere keren opnieuw te moeten starten.
- Ik weet dat het misschien niet voor iedereen mogelijk is, maar voor de meeste banen. Is het vereist voor een onmiddellijke reactie op een e-mail? Beveel bijvoorbeeld aan om elk uur tien minuten aan uw e-mail te besteden. Concentreer je gewoon op de belangrijkste. Als je klaar bent, sluit je je inbox en richt je je aandacht op je andere taken.
- Zorg er ook voor dat u de Windows-meldingen uitschakelt, zodat u niet constant pop-ups krijgt.
Meldingen uitschakelen:
- Selecteer de Start- knop en selecteer vervolgens Instellingen . Ga naar Systeem > Meldingen en acties .
- Hiermee kom je bij meldingen en acties. Als je naar beneden scrolt, zie je de verschillende apps waarvoor notificaties aanstaan. Schakel Outlook zeker uit, maar bekijk ook de andere apps om te zien of je echt pop-ups voor een van hen nodig hebt.
- Als u Outlook niet kunt afsluiten tijdens uw vrije tijd voor e-mail omdat u andere taken moest uitvoeren, schakelt u over naar de offline modus. Om over te schakelen naar offline ga je naar verzenden/ontvangen bovenaan en klik je op offline werken in de statusbalk.
- Je kunt ook zien dat je momenteel offline bent.
- Wanneer het tijd is om e-mails opnieuw te controleren, klikt u gewoon opnieuw op offline werken en uw inbox zal het nummer bijwerken om een mappensysteem te creëren dat voor u werkt.
Op actie gebaseerd mappensysteem gebruiken
- Laten we het hebben over het archiveren en archiveren van e- mails. In het verleden heb ik een uitgebreide mapstructuur met meerdere niveaus gemaakt voor verschillende onderwerpen om e-mails te archiveren die ik wilde bewaren. In het begin werkt het prima, maar ik bleef onderwerpen toevoegen en de lijst werd alleen maar langer en langer.
- Ik besteedde tijd aan het beslissen welke map ik zou verplaatsen en e-mail de leider. Als ik naar iets op zoek was, wist ik vaak niet meer waar ik het had neergelegd en uiteindelijk verspilde ik tijd aan het zoeken naar iets dat het doel een beetje verslaat.
- Nu gebruik ik een meer op actie gebaseerde mappenstructuur en probeer het bij een eenvoudig systeem te houden met slechts een paar mappen. Ik zal je laten zien hoe je dat in een beetje kunt instellen.
- De andere belangrijke regel is om te voorkomen dat u e-mails opnieuw leest. Dat is nog een reden waarom ik niet van een overvolle inbox houd, want als je alles in je inbox bewaart, zul je e-mails uiteindelijk meerdere keren opnieuw lezen.
- Dit is wat ik doe om dat te voorkomen. De eerste keer dat ik een e-mail lees, besluit ik wat ik ermee ga doen. Als het iets is dat ik meteen kan doen, doe ik het. Als de boekhouding bijvoorbeeld een ontvangstbewijs nodig heeft, ben ik vergeten deze in te dienen. Ik stuur het meteen.
- Kortom, alles wat ik in een paar minuten kan doen, zal ik doen om het voor elkaar te krijgen. Als ik klaar ben en de e-mail heb beantwoord, besluit ik of het iets is waar ik in de toekomst naar terug moet verwijzen. Of misschien is het iets dat ik moet bewaren om juridische of fiscale redenen. Zo ja, dan archiveer ik de e-mail door bovenaan op archief te klikken.
- Hierdoor wordt de e-mail uit mijn inbox naar de archiefmap verplaatst. Als ik later terug moet gaan, kan ik de zoekfunctie gebruiken om het te vinden.
- Als het iets is dat ik absoluut niet meer nodig heb, verwijder ik het gewoon. In plaats van archiveren klik ik op Verwijderen. Hierdoor wordt de e-mail uit mijn inbox verplaatst naar de verwijderde items.
- Ik maak de map met verwijderde items regelmatig leeg, zodat deze geen onnodige opslagruimte in beslag neemt. Dat is wat ik doe met een e-mail waarvan ik weet dat deze snel kan worden voltooid en opgeslagen en vervolgens kan worden gearchiveerd of verwijderd.
- Uiteraard geldt hetzelfde voor e-mails waar geen actie vereist is. Ik beslis of ik het bericht wil archiveren of meteen naar de prullenbak wil verplaatsen.
- Wat kunt u doen als u een bericht tegenkomt dat u niet meteen kunt beantwoorden? Misschien vereist het het maken van een rapport of het controleren met iemand anders of iets dat meer dan een paar minuten duurt. Dit is waar mijn actiemap binnenkomt. Als ik me na het lezen van de e-mail realiseer dat ik er meer tijd voor nodig heb, verplaats ik deze naar een map die ik heb gemaakt.
- Om een map aan te maken, klikt u met de rechtermuisknop op uw mailbox en selecteert u een nieuwe map, geeft u deze een naam en drukt u op enter.
- Dit werkt ook op bestaande mappen voor het geval u een submap wilt maken. In mijn geval heb ik een map met de naam Actie vereist.
- Je kunt ook slepen en neerzetten om je mappen in de gewenste volgorde te krijgen, dus als ik een e-mail tegenkom, kan ik deze niet meteen verwijderen of beantwoorden.
- Ik gebruik snelle stappen om het bericht naar de actiemap te verplaatsen om een snelle stap in te stellen. Klik gewoon met de rechtermuisknop op het bericht, selecteer snelle stappen, vervolgens nieuwe snelle stap en ga vervolgens naar de map.
- Geef het een naam en hun acties. Selecteer de map waarnaar u het bericht wilt verplaatsen in de vervolgkeuzelijst. Klik op Voltooien waarmee u de quickstep hebt gemaakt met de e-mail gemarkeerd.
- Klik gewoon op de snelle stap op het tabblad Start. Dit zal het uit de inbox verwijderen.
- U kunt ook een snelkoppeling aan uw quickstep toevoegen. Ga naar quickstep, beheer quickstep en bewerk. Kies een snelkoppeling, toetsencombinatie en sla op en gebruik vervolgens de snelkoppeling om uw bericht toe te wijzen, maar dat is niet waar het eindigt, want anders heeft u gewoon een andere map gemaakt die u moet bijhouden.
- U kunt de taken aan iemand delegeren . U kunt de e-mail gewoon doorsturen naar de persoon om ervoor te zorgen dat het wordt gedaan.
- U kunt het markeren met de follow-upfunctie van Outlook.
- Als u de taak niet kunt delegeren omdat alleen u het kunt doen, moet u er een taak van maken. Wat ik doe, is tijd in mijn agenda plannen om het voor elkaar te krijgen, want als ik het niet plan, gebeurt het niet.
- Als u tijd wilt plannen, maakt u rechtstreeks vanuit het bericht een afspraak door het bericht naar het kalenderpictogram te slepen. Hierdoor wordt het afspraakvenster geopend. U kunt de planningsassistent gebruiken om een tijdvak te plannen om aan de e-mail te werken. Op deze manier heeft mijn taak een goede kans om gedaan te worden.
- Ik ga hier nog een laatste tweak aan toevoegen. Laten we de standaard opstartmap in Outlook wijzigen in de actiemap. Elke keer dat Outlook wordt geopend, is het eerste dat u ziet de dingen die u moet doen. Dit is geweldig voor mij omdat ik gemakkelijk afgeleid word door andere e-mails en ik misschien vergeet mijn huidige map te controleren.
- Om de standaardmap te maken, gaat u naar bestandsopties onder vooraf, u ziet Outlook starten en afsluiten. Hier kunt u de map selecteren die Outlook als startmap gebruikt. Klik gewoon op de map Bladeren en selecteer actie.
DE-Rommel uw inbox op
- Het is duidelijk dat de gemakkelijkste manier om een schone inbox te hebben, is door minder berichten te verwerken, dus meld je af voor alles wat je niet wilt ontvangen. Als je iemand niet kunt laten stoppen met het bombarderen van je met e-mail, blokkeer dan de afzender en stuur deze naar de map met ongewenste e-mail.
- Schakel e-mailmeldingen van externe apps en sociale media uit, doe in principe alles wat u kunt om de golf van inkomende e-mails te verminderen.
- Ik raad ook ten zeerste aan om regels in Outlook te gebruiken. Ik ben bijvoorbeeld geabonneerd op verschillende nieuwsbrieven waarin ik geïnteresseerd ben, maar ik wil niet dat deze berichten zich opstapelen in mijn inbox. In dit geval kunt u voor deze berichten een aparte map maken en de regel gebruiken om ze automatisch naar deze map te verplaatsen zodra ze binnenkomen. Dat is heel eenvoudig. Klik op een van de nieuwsbrief-e-mails die u hebt ontvangen, selecteer vervolgens regels op het starttabblad en maak een regel aan.
- Nu moeten we een trigger voor de regel identificeren. Dit kan de specifieke afzender zijn of bepaalde trefwoorden in de onderwerpregel.
- In mijn geval ga ik met de afzender mee, selecteer dan de map waarnaar ik het wil verplaatsen en dat is alles.
- Je kunt echt creatieve en complexe opnames krijgen. Klik gewoon op Geavanceerde opties om te zien wat ik bedoel. In mijn geval heb ik alleen een eenvoudige regel nodig, dus ik klik op OK.
- Een laatste tip, dit werkt vooral goed in een zakelijke omgeving waar mensen veel e-mails versturen met ontvangers en CC om hen op de hoogte te houden. Nu vereisen dergelijke e-mails meestal geen actie, dus u kunt een regel gebruiken om ze naar een aparte map te verplaatsen, zodat u ze later kunt lezen of niet.
- Een andere manier is om ze een kleurcode te geven, zodat je bij die opening al weet dat deze berichten niet rechtstreeks aan jou zijn geadresseerd.
- Om een dergelijke voorwaardelijke opmaak in Outlook in te stellen, gaat u naar het tabblad weergave, selecteert u weergave-instellingen en vervolgens voorwaardelijke opmaak. Klik op Toevoegen om een nieuwe regel in te stellen. Wijs een naam toe, klik op de lettertypeknop. U kunt het lettertype, de stijl, de grootte en de kleur wijzigen.
- We moeten een voorwaarde toevoegen. Je kunt ook heel ingewikkeld worden, maar het enige dat ik wil is toepassen op berichten waar ik op gekopieerd ben, dus ik zal het vakje aanvinken voor waar ik ben en in de vervolgkeuzelijst selecteren op de lijn met andere mensen. Dat is het. Klik OK.
- Ik zal een e-mail naar mezelf in de CC sturen en nu wanneer het bericht binnenkomt, zie ik meteen dat ik alleen in deze e-mail ben gekopieerd, dus daar heb je het.
- Om samen te vatten, ontwikkel een e-mailroutine en stop met het constant controleren van uw inbox. Maak een mapsysteem dat voor u werkt en pas een regel met één aanraking toe om te voorkomen dat u e-mails opnieuw leest en uw inbox rommelig maakt door regels toe te passen en e-mailmeldingen uit te schakelen. Ik hoop dat deze tips voor het organiseren van e-mails in Outlook nuttig zullen zijn om controle over uw inbox te krijgen en uw productiviteit te verbeteren.
Bezoek de Microsoft-website voor meer informatie .
Nu hoor ik graag van je:
Welke strategie uit de post van vandaag ga je als eerste proberen? Of misschien heb je een vraag over iets dat ik behandeld heb.
Hoe dan ook, ik zou graag van je horen, dus ga je gang en laat hieronder een reactie achter.
