Vandaag laat ik je zien hoe je archief-e-mail in Outlook kunt gebruiken om je mailbox op te schonen (SNEL)
We zijn allemaal op de een of andere manier afhankelijk van e-mails, maar deze e-mails nemen ruimte in beslag omdat ze zich opstapelen, alles gaat langzamer, e-mails komen niet tot je door en op een dag open je je mailbox en zal je “MAILBOX VOL Je mailbox is vol , kunt u mogelijk geen items verzenden of ontvangen”. Wat doe jij? Hoe ruim je een overvolle mailbox op, zeker na jarenlang berichten verzamelen? Gelukkig is het niet moeilijk als je een paar trucjes kent.
Bepaal de grootte van de mailbox
- Laten we beginnen met uit te zoeken hoe groot uw huidige mailbox is. Om dat te doen, klikt u gewoon op het bestand bovenaan, dit brengt u naar de accountinformatie. Onder postvakinstellingen ziet u de totale grootte.
- U moet met de rechtermuisknop op de mailbox klikken en bestandseigenschappen selecteren en vervolgens op mapgrootte klikken.
- Het interessante getal is de totale grootte, inclusief de submappen.
- Zo groot is je mailbox momenteel. Als het meer dan 5 GB is, moet u overwegen eraan te werken.
Prullenmand verwijderen
Hoe kunt u uw mailbox verkleinen? Laten we de opties eens doornemen. Optie één is om handmatige opschoning te gebruiken. Een goede manier om te beginnen is om altijd je prullenbak te legen. Klik met de rechtermuisknop op uw verwijderde items en selecteer een lege map. Het zal de items daarin permanent verwijderen. Dit is niet meer terug te draaien dus zorg er natuurlijk voor dat je die spullen niet meer nodig hebt. In mijn geval weet ik het zeker.
Oude items opruimen – Handmatig archiveren
De volgende stap is het archiveren van oude berichten waartoe u op een bepaald moment toegang nodig heeft. Vaak moet je om fiscale en juridische redenen artikelen een bepaald aantal jaren bewaren, zodat je ze niet wilt verwijderen, maar je wilt ook niet dat ze ruimte innemen in je mailbox. Dat is voor archivering binnenkomt. Archiveren verwijdert fysiek oude items uit uw Outlook-mailbox om een gegevensbestand of PST-bestand op uw lokale computer te scheiden.
- Ik laat je zien hoe je dat kunt doen. Laten we teruggaan naar het bestand bovenaan en in de vervolgkeuzelijst Tools selecteren we oude items opruimen in het dialoogvenster .
- We zullen de tweede optie selecteren om deze map en alle submappen te archiveren. Je kunt individuele mappen selecteren, zoals Inbox of verzonden items, maar ik klik meestal gewoon op de mailbox bovenaan, wat betekent dat hij alles doorloopt.
- De belangrijkste instelling is de afsluitdatum, dus alle items die ouder zijn dan de dagen die u selecteert, worden verwijderd en naar het archiefbestand verplaatst.
- U kunt de locatie en de naam van het bestand wijzigen met bladeren. Ik ga gewoon met de standaard, druk dan op een toets en archiveren gaat aan de slag.
- Laat me je nu laten zien waar je de archiefberichten opnieuw kunt vinden voor het geval je ze nodig hebt. U ziet de map met de naam Archieven.
- Alle mappen waarin de berichten zich eerder bevonden, zijn beschikbaar, zodat niet alles in één grote map wordt gedumpt. Natuurlijk kunt u de zoekfunctie gebruiken om te vinden wat u zoekt. Zo heb je in outlook nog steeds toegang tot de oude e-mails en nemen ze geen ruimte in beslag in je mailbox. Maar houd er rekening mee dat ze niet beschikbaar zullen zijn in Outlook online of op uw mobiel.
Persoonlijke mappen maken
Sommigen houden niet van het idee om Outlook te laten beslissen wat ze moeten verplaatsen. Dus laat me je een andere handmatige manier tonen om items uit je mailbox te halen, en dat is door persoonlijke mappen te maken. Technisch gezien lijkt het erg op archiveren, omdat persoonlijke mappen ook gegevensbestanden op uw lokale computer zijn. Behalve hier verplaats je de items zelf en kun je je eigen mappenstructuur maken om een persoonlijke map te maken.
- Ga bovenaan naar bestand en selecteer vervolgens in de vervolgkeuzelijst voor accountinstellingen accountinstellingen.
- Laten we naar het tabblad gegevensbestanden gaan en op Toevoegen klikken.
- U kunt het gegevensbestand een naam geven of de locatie wijzigen. Ik raad aan om deze gegevens en archiefbestanden op dezelfde locatie te bewaren. Aan het einde van dit bericht vertel ik je waarom. Als u klaar bent, klikt u op OK en dat is alles.
- Nu heb je je eigen persoonlijke map gemaakt. We gaan deze map zien verschijnen in het mappenvenster.
- U kunt deze map naar wens indelen. Ik zal gewoon een nieuwe map met de naam Contracten maken door met de rechtermuisknop op de persoonlijke map te klikken en een nieuwe map te selecteren.
- Nu kunt u berichten of hele mappen selecteren en deze uit uw mailbox naar deze persoonlijke map verplaatsen.
- Op deze manier heb je volledige controle over wat er wordt verwijderd en gearchiveerd. Dit zijn de handmatige opschoningsopties in Outlook. Houd er rekening mee dat handmatige archivering en persoonlijke mappen zijn gebaseerd op lokale bestanden en uw computer, dus alles wat u naar deze bestanden verplaatst, is niet voor u beschikbaar op een andere computer of online.
Oude items automatisch archiveren
- Laten we nu eens kijken naar een andere optie die u heeft, namelijk automatisch archiveren. Deze handmatige aanpak steeds opnieuw moeten doen, kan behoorlijk vervelend worden. Een efficiëntere manier om dit in Outlook voor elkaar te krijgen, is door automatisch archiveren te gebruiken.
- Deze functie is er altijd geweest. Ik denk dat het werd geïntroduceerd in Outlook 2003 op basis van uw gedefinieerde instellingen.
- Het draait op de achtergrond en gaat door al je mailboxmappen. Het verplaatst vervolgens fysiek oude e-mails uit deze mappen naar een apart gegevensbestand of PST-bestand op uw lokale computer, net als bij handmatige archivering. Behalve als het eenmaal is ingesteld, hoeft u er niet meer over na te denken.
- De uitdaging met automatisch archiveren is het begrijpen van de instellingen, het is belangrijk om ze goed te krijgen, maar helaas is het niet echt intuïtief.
Maak je echter geen zorgen, volg gewoon hier en we zullen je binnen de kortste keren aan de slag hebben om toegang te krijgen tot de instellingen voor automatisch archiveren.
- Ga naar het bestandsmenu en selecteer opties en selecteer vervolgens Geavanceerd en je ziet de AutoArchiveren.
- Als u het niet ziet, bevindt u zich ofwel in een bedrijfsomgeving en heeft uw beheerder deze functie uitgeschakeld of heeft u een Exchange-account en is Microsoft 365 online archief voor u ingeschakeld. In deze gevallen wordt in Outlook gearchiveerd volgens uw bedrijfsbeleid en kunt u anders niet automatisch archiveren.
Instellingen voor automatisch archiveren
- U ziet instellingen voor automatisch archiveren wanneer u klikt. Met het eerste selectievakje schakelt u automatisch archiveren in en kunt u specificeren hoe vaak u het moet uitvoeren als u een melding wilt krijgen voordat het wordt verwerkt. Schakel het selectievakje prompt voor automatisch archiveren in. Op deze manier kunt u het annuleren als u verlopen items moet verwijderen. Dit verwijst alleen naar e-mails met een vervaldatum. Dit wordt soms gebruikt voor tijdgevoelige berichten.
- Misschien wilt u dat verlopen e-mails verdwijnen. Als dit het geval is, vinkt u het vakje aan voor Verlopen items verwijderen (alleen e-mailmappen).
- We willen items archiveren of verwijderen, zodat het ingeschakeld blijft.
- Toon archiefmap in mappenlijst moet aangevinkt zijn. Archieven zijn gemakkelijk toegankelijk voor u in het mappenvenster.
- U kunt de standaardleeftijd opgeven waarop items moeten worden gearchiveerd. Ik ga voor 12 maanden, maar kijk wat voor jou werkt. We willen dat onze items worden verplaatst en niet permanent worden verwijderd.
- Het heeft al een standaardmap, wat prima is voor mij. Als u een andere map wilt gebruiken, klikt u op, bladert u.
- Vink permanent verwijderen alleen aan als u zeker weet dat u deze items echt wilt verwijderen, omdat het de map met verwijderde items gaat omzeilen.
- Eindelijk krijgen we de mogelijkheid om deze standaardinstellingen op alle mappen toe te passen. Dit is belangrijk om te begrijpen door op deze knop te klikken. Deze standaardinstellingen die we zojuist hebben gewijzigd, worden toegepast op al uw mappen. Op deze manier hoeft u niet voor elke map afzonderlijk wijzigingen aan te brengen. Als u veel mappen heeft die u op dezelfde manier wilt archiveren, is dit wellicht de juiste keuze. Maar als u meer controle over het proces wilt hebben, gebruik dan deze knop niet.
- Laten we bijvoorbeeld zeggen dat u verschillende mappen heeft die u na drie maanden wilt archiveren, andere misschien na zes maanden, sommige helemaal niet. Voor sommigen wil je misschien dat de inhoud na een bepaalde tijd wordt verwijderd. Als dat het geval is, kun je het beter toepassen op instellingen op mapniveau.
- Laten we dat doen. Ik ga niet op de knop toepassen op iedereen klikken, in plaats daarvan druk ik op een toets voor veiligheidsinstellingen.
Mapspecifieke instellingen voor automatisch archiveren
- Stel dat u specifieke archiveringsopties voor de verzonden items wilt definiëren door met de rechtermuisknop op de map te klikken en eigenschappen te selecteren, en dan naar het tabblad automatisch archiveren te gaan.
- Je krijgt drie opties te zien. Archiveer deze map niet, archiveer items volgens de standaardinstellingen. Dat zijn de instellingen waar we zojuist naar hebben gekeken. Wanneer u op standaard archiefinstellingen klikt, gaat u terug naar dat venster voor geselecteerde mapspecifieke instellingen.
- Derde optie. Laten we zeggen dat we willen dat verzonden items na drie maanden worden verplaatst, dus ik ga de periode wijzigen in drie maanden. Een standaard archiefmap is voor mij prima. Als u klaar bent, klikt u op OK.
- Laten we ook de opties voor verwijderde items instellen. Ik wil niet alle items archiveren, maar ik wil dat ze permanent worden verwijderd.
- Klik met de rechtermuisknop op de map, ga naar de standaard archiefinstellingen en selecteer opnieuw de derde optie, laten we zeggen voor verwijderde items. Ik wil dat ze na vier maanden worden opgeruimd en omdat ik ze niet wil verplaatsen, maar ze liever wil verwijderen, kies ik voor de laatste optie, oude items definitief verwijderen.
- Ga gewoon door uw mappen die u wilt archiveren en breng uw wijzigingen aan.
- Ik geef toe dat aan de slag gaan met automatisch archiveren in Outlook niet de meest intuïtieve ervaring is, maar als je het eenmaal hebt ingesteld zoals je wilt, zal het stil op de achtergrond werken, waardoor er ruimte voor je vrijkomt.
Back-up van Outlook PST-bestanden
- Laten we het nu snel hebben over back-up. Ongeacht of u kiest voor persoonlijke mappen, handmatige of automatische archivering, al deze oplossingen verplaatsen alle berichten naar een lokaal bestand op uw computer.
- Het risico is dat harde schijven defect raken en bestanden beschadigd raken, dus het is erg belangrijk dat u een back-up van deze bestanden maakt op een externe harde schijf of een andere opslagoplossing. Daarom raad ik aan om al je bestanden op één plek te bewaren. Dit maakt het gemakkelijker om er een back-up van te maken.
- Een laatste advies. Ik zie vaak mensen de archief-PST-bestanden op een bedrijfsnetwerkstation zetten om ze rechtstreeks met hun Outlook te openen. Ik weet dat dit verleidelijk kan zijn om te profiteren van een centrale back-up, maar doe dat niet, verbinding met een pc via het netwerk kan leiden tot slechte prestaties of zelfs gegevensbeschadiging. Microsoft stelt ook op hun website dat dit een niet-ondersteunde configuratie is.
Dit zijn de verschillende manieren om gearchiveerde e-mail in Outlook te gebruiken om uw mailbox op te schonen.
Nu wil ik het aan u overdragen:
Welke strategie uit de gids van vandaag ga je als eerste proberen? Of misschien heb je een vraag over iets dat ik behandeld heb. Hoe dan ook, ik hoor graag van je. Dus ga je gang en laat hieronder een reactie achter.
