Hoe een Excel-bestand veilig met een wachtwoord te beveiligen

Microsoft Excel blijft de populairste spreadsheettoepassing ter wereld. Excel-spreadsheetgegevens zijn vaak gevoelig en bevatten persoonlijke of financiële gegevens. Het is begrijpelijk dat u extra beveiliging voor uw Excel-bestanden kunt overwegen, zoals een wachtwoord.

U kunt elk Excel-bestand met een wachtwoord beveiligen met behulp van verschillende opties, waaronder de geïntegreerde Excel-wachtwoordtool of Excel-wachtwoordopties van derden.

1. Beveilig een Excel-blad met een wachtwoord met behulp van de geïntegreerde tool

De eerste optie voor Excel-wachtwoordbeveiliging is een geïntegreerde tool. De volledige Microsoft Office-suite heeft een hulpprogramma voor wachtwoordbeveiliging dat u kunt gebruiken om uw Excel-spreadsheets, Word-documenten, PowerPoint-presentaties, enzovoort te beveiligen.

Ga in Excel naar Bestand > Info. Selecteer Bescherm werkmap en versleutel vervolgens met wachtwoord in het vervolgkeuzemenu.

Voer nu een veilig wachtwoord in voor uw Excel-spreadsheet. Zorg ervoor dat uw wachtwoord sterk en uniek is, druk op OK en voer uw wachtwoord opnieuw in om te bevestigen.

De volgende keer dat u de Excel-spreadsheet probeert te openen, komt u het wachtwoordinvoerformulier tegen.

Nieuw bij Excel? Bekijk onze Microsoft Excel basics tutorial om de kneepjes van het vak te leren - snel!

Hoe veilig is Microsoft Office-wachtwoordbeveiliging?

Microsoft Office 97-2003 gebruikte een zeer slechte coderingsstandaard, bekend als RC4. Het oudere versleutelingsalgoritme heeft tal van kwetsbaarheden, waardoor het kraken van het wachtwoord op een ouder Excel-document ongelooflijk eenvoudig is.

Microsoft Office 2007-2013 zag een geüpgraded coderingsalgoritme en schakelde over naar het veel sterkere AES-128-algoritme. Office 2016-2019 maakt gebruik van het AES-256-coderingsalgoritme, dat met bestaande technologie binnen een redelijk tijdsbestek onbreekbaar is.

Extra Excel-beveiligingen

Microsoft Excel heeft ook een paar extra beveiligingsfuncties:

• Markeren als definitief: Markeert het bestand als voltooid, wat andere gebruikers van de spreadsheet informeert dat ze geen wijzigingen mogen aanbrengen. Het markeren van een spreadsheet als definitief biedt echter geen extra wachtwoordbeveiliging.
• Huidig ​​blad beschermen: u kunt een kleine extra beveiligingslaag toevoegen aan een specifieke spreadsheet in uw werkmap wanneer u een Excel-blad met een wachtwoord beveiligt. Mensen met toegang tot het Excel-bestand kunnen de spreadsheet nog steeds zien, maar kunnen geen wijzigingen aanbrengen zonder het juiste wachtwoord. U kunt ook voor deze optie een ander wachtwoord gebruiken.

• Toegang beperken: een optie die grote organisaties kunnen gebruiken om de toegang tot bepaalde personen te beperken met behulp van beveiligingssjablonen of andere identificatiemiddelen.
• Voeg een digitale handtekening toe: de optie voor digitale handtekening verifieert dat het bestand onaangetast blijft tussen de afzender en de ontvanger, zodat de inhoud hetzelfde is.

U kunt naast de wachtwoordbeveiligingsoptie voor Excel-spreadsheets een combinatie van extra beveiligingsfuncties gebruiken, vooral als u een Excel-spreadsheet deelt .

2. 7-Zip

Een geweldige methode om meerdere Excel-bestanden tegelijkertijd te versleutelen, is door de gratis archieftool 7-Zip te gebruiken om meerdere Excel-bestanden met een wachtwoord te beveiligen. U kunt 7-Zip gebruiken om een ​​hele map met afzonderlijke Excel-bestanden te versleutelen, waarbij u een volledige selectie Excel-spreadsheets met een wachtwoord beveiligt in plaats van één voor één.

Download en installeer eerst de nieuwste versie van 7-Zip. Ga na installatie naar de map met uw Excel-spreadsheets. Sleep nu uw muiscursor over de bestanden die u met een wachtwoord wilt beveiligen om ze allemaal te selecteren. U kunt ook CTRL ingedrukt houden en met de linkermuisknop klikken om afzonderlijke bestanden met uw muis te selecteren.

Nadat u uw selectie hebt voltooid, klikt u met de rechtermuisknop en selecteert u 7-Zip > Toevoegen aan archief om de 7-Zip-archiefopties te openen. Versleutelingsopties staan ​​aan de rechterkant. Voer een sterk en uniek wachtwoord in en druk op OK .

Nu moet u een wachtwoord invoeren voordat u een van de Excel-spreadsheets in het archief opent. Maar de spreadsheets buiten het archief zijn niet met een wachtwoord beveiligd. Selecteer de niet met een wachtwoord beveiligde Excel-spreadsheets (buiten het archief) en verwijder ze.

3. Windows versleuteld bestandssysteem

Het Windows Encrypting File System (EFS) is een in Windows geïntegreerd coderingssysteem voor individuele bestanden. EFS is anders dan Bitlocker, dat u gebruikt voor volledige schijfversleuteling. In plaats daarvan werkt EFS per bestand, perfect voor het beveiligen van een Excel-spreadsheet met een wachtwoord.

Om EFS te gebruiken om uw bestand te coderen, klikt u met de rechtermuisknop op het Excel-spreadsheet en selecteert u Eigenschappen . Selecteer nu Geavanceerd en vink het vakje aan om Inhoud te versleutelen om gegevens te beveiligen . Druk op OK en vervolgens op Toepassen.

De versleutelingswaarschuwing verschijnt. Er wordt uitgelegd dat het versleutelen van een enkel bestand onder bepaalde omstandigheden een probleem kan veroorzaken en dat het versleutelen van de hele map meer bescherming biedt. Als het bestand zich in een veelgebruikte map bevindt, moet u de map ontgrendelen telkens wanneer u een ander bestand wilt openen. Een manier om dit te omzeilen is door uw tekstbestand in een aparte map te plaatsen en deze als uw beveiligde map te gebruiken.

Nadat u uw selectie hebt bevestigd, vraagt ​​het Encrypting File System u of u een back-up van de coderingssleutel wilt maken. U kunt de back-up van de coderingssleutel gebruiken als u uw decoderingswachtwoord bent vergeten.

Uw coderingssleutelback-up exporteren

Als u ervoor kiest om de back-up van uw coderingssleutel te exporteren voor extra beveiliging, wordt de Microsoft Certificate Export Wizard uitgevoerd. De wizard begeleidt u bij het maken en exporteren van uw coderingssleutel naar een externe mediabron, zoals een USB-stick.

Selecteer Personal Information Exchange op de eerste pagina en vink Alle uitgebreide eigenschappen exporteren aan . Op de volgende pagina moet u een veilig en uniek wachtwoord invoeren om uw bestanden met een wachtwoord te beveiligen. Verander het coderingstype naar AES256-SHA256 ( extreem sterke codering! ) en geef uw back-up van de coderingssleutel een bestandsnaam. Druk op Voltooien om het proces te voltooien.

Zodra het proces is voltooid, ziet u een klein slotpictogram op het tekstbestandpictogram van Kladblok, dat de coderingsstatus aangeeft.

4. AxCrypt

Een andere handige tool voor het beveiligen van Excel-sheets met een wachtwoord is AxCrypt , een handige maar krachtige coderingstool.

Download en installeer AxCrypt. De eerste keer dat u AxCrypt uitvoert, moet u de installatie doorlopen. Belangrijk is dat u tijdens het aanmeldingsproces een echt e-mailadres moet opgeven, anders ontvangt u uw gratis AxCrypt-licentie niet. Nadat je de code hebt ontvangen, kopieer en plak je deze in AxCrypt voordat je verder gaat.

U moet ook een sterk en uniek AxCrypt-wachtwoord maken. Het AxCrypt-wachtwoord fungeert als de coderings- en decoderingssleutel voor uw Excel-spreadsheets. Let op de AxCrypt-waarschuwing. Als u uw wachtwoord herstelt, krijgt u alleen toegang tot het account dat aan de bestanden is gekoppeld. Hiermee kunt u geen bestanden decoderen die zijn beveiligd met een oud wachtwoord.

Wanneer u klaar bent, sleept u een Excel-spreadsheetbestand naar het AxCrypt-venster. Als u bent aangemeld bij AxCrypt, worden uw bestanden automatisch versleuteld. Evenzo, als u bent aangemeld bij AxCrypt en probeert een bestand te openen, wordt er geen wachtwoord gevraagd. Als u AxCrypt sluit (waarmee u ook wordt uitgelogd), ontvangt u een wachtwoordprompt wanneer u probeert de spreadsheet te openen.

AxCrypt is een gratis coderingstool en daarom staat het in onze lijst met de beste Windows freeware-programma's .

Wat is de beste manier om een ​​Excel-spreadsheet met een wachtwoord te beveiligen?

Vroeger was het riskant om de geïntegreerde wachtwoordbeveiliging van Microsoft Office te gebruiken om een ​​Excel-bestand of -blad met een wachtwoord te beveiligen. Het encryptie-algoritme was niet sterk genoeg en had meerdere kwetsbaarheden, waardoor het onbruikbaar werd. Omdat Microsoft Office nu AES-256 gebruikt, kunt u er zeker van zijn dat de wachtwoordbeveiliging op uw Excel-spreadsheet betrouwbaar is en met de huidige technologie onmogelijk te kraken.

Aangezien de geïntegreerde wachtwoordbeveiliging slechts één bestand tegelijk verwerkt, kunt u ook de 7-Zip-coderingsoptie overwegen. Als u te maken heeft met een groot aantal Excel-spreadsheets die u wilt beschermen, is het een handige optie om ze allemaal in één archief te beveiligen met een wachtwoord (met een sterk en uniek wachtwoord!) dat ook gebruikmaakt van AES-256.

Vraagt ​​u zich af wat een sterk en uniek wachtwoord is? Bekijk deze eenvoudige manieren om een ​​wachtwoord te maken dat u altijd zult onthouden .