Hoe maak je een distributielijst in Outlook

Als u Outlook gebruikt om met uw collega's te communiceren, wilt u waarschijnlijk herhaaldelijk een e-mail sturen naar een specifieke groep waarvan het lidmaatschap vaak verandert. U moet bijvoorbeeld elke dag al uw klantenservicemedewerkers e-mailen, maar vanwege het hoge verloop kan de lijst vaak veranderen.

U kunt elke keer dat u een e-mail verzendt handmatig de naam of het e-mailadres van elke persoon typen, maar dit kan al snel omslachtig worden naarmate de groep groter wordt. Niet alleen dat, maar u loopt ook het risico iemand per ongeluk te vergeten, wat kan leiden tot kantoordrama. Dat is waar een distributielijst of contactgroep om de hoek komt kijken!

De termen "contactgroep" en "distributielijst" zijn grotendeels uitwisselbaar. Microsoft begon de uitdrukking 'contactgroep' te gebruiken, vermoedelijk omdat het iets intuïtiever is dan 'distributielijst'. 

Er is echter een echt verschil tussen de twee in organisaties die Microsoft 365 gebruiken. Beheerders van Microsoft 365 kunnen bestaande Outlook-distributielijsten converteren naar "Groepen", wat op zijn beurt groepsleden toegang geeft tot gedeelde bibliotheken en samenwerkingsruimten zoals Microsoft Teams , Yammer en Planner .

Hoewel uw IT-afdeling waarschijnlijk de controle heeft over de Outlook-distributielijsten van uw organisatie, vooral de gevreesde en vaak slecht onderhouden lijst met alle medewerkers, kunt u nog steeds uw eigen contactgroepen maken in Outlook . 

Hieronder laten we u zien hoe u contactgroepen kunt maken in Outlook voor zowel de browserversie als de desktop-app. 

Een contactgroep maken in Outlook Online

Het aanmaken van een contactgroep in de browserversie van Outlook is eenvoudig.

1. Meld u aan bij uw account op outlook.com of selecteer Outlook in het app-opstartprogramma als u al bent aangemeld bij Microsoft 365. Als u Outlook niet ziet in de lijst met apps (wel), selecteert u Alle apps .

1. Selecteer in het linkerdeelvenster onder Groepen de optie Nieuwe groep .

1. Geef in de pop-up uw nieuwe groep een naam en beschrijving en selecteer Maken . (Als uw organisatie dit heeft ingeschakeld, wordt u mogelijk gevraagd een e-mailadres voor de groep te maken. Probeer in dat geval voor het gebruiksgemak het e-mailadres identiek te maken aan de groepsnaam.)

1. Voeg nu leden toe aan de groep. Zoek naar mensen op naam of op e-mailadres. Selecteer het zoekresultaat voor de persoon die u aan de groep wilt toevoegen en deze verschijnt onder 'Deze persoon wordt toegevoegd'.

1. Herhaal stap 4 totdat je alle gewenste personen aan de groep hebt toegevoegd. Selecteer vervolgens de knop Toevoegen .
2. Selecteer Sluiten .
3. Stuur een e-mail naar de groep die u heeft gemaakt door Nieuw bericht te selecteren .

1. Typ in het veld Aan de naam van de groep die u hebt gemaakt en selecteer deze in de lijst die verschijnt.

Makkelijk. Maar wat als u mensen moet toevoegen aan of verwijderen uit de groep? Lees verder.

Een contactgroep bewerken in Outlook Online

Microsoft heeft het gemakkelijk gemaakt om een ​​contactgroep te bewerken zonder ooit Outlook Online te verlaten. Sommige stappen kunnen enigszins verschillen, afhankelijk van hoe uw organisatie Microsoft 365 heeft geconfigureerd, maar de onderstaande stappen zouden u daar moeten brengen.

1. Selecteer in het linkerdeelvenster onder Groepen de groep die u wilt bewerken.
2. Selecteer in het item van die groep het pictogram Meer (drie puntjes/weglatingstekens).

1. Selecteer Instellingen . (Afhankelijk van hoe Outlook is geconfigureerd voor uw organisatie, ziet u mogelijk een optie om leden rechtstreeks vanaf het pictogram Meer toe te voegen.)

1. Selecteer Groep bewerken in het paneel Groepsinstellingen dat aan de rechterkant verschijnt .

1. Selecteer het tabblad Leden . 
2. Van daaruit kunt u leden toevoegen of verwijderen uit de groep door het X- pictogram te selecteren naast het item voor de persoon die u wilt verwijderen.

1. Als u leden aan de groep hebt toegevoegd, selecteert u de knop Toevoegen . Kies anders Sluiten .

Een andere manier om contactgroepen in Outlook Online te bewerken

Afhankelijk van hoe Outlook is geconfigureerd, kunt u mogelijk ook contactgroepen bewerken door deze stappen te volgen:

1. Ga naar het gedeelte Personen van Outlook (rechts van het kalenderpictogram). 

1. Selecteer Eigenaar in het linkerdeelvenster in het gedeelte Groepen om de groepen weer te geven die u hebt gemaakt.

1. Selecteer de groep die u wilt bewerken in de lijst.
2. Selecteer Groepsleden beheren .

1. Van daaruit kunt u leden toevoegen of bestaande leden verwijderen door de X naast een item te selecteren.

Een contactgroep maken in de desktop-app van Outlook

Het maken van een contactgroep in de desktopversie van Outlook is nog eenvoudiger dan in de online versie.

1. Start Outlook en selecteer het pictogram Personen in de linkerbenedenhoek (waar u schakelt tussen e-mail, taken, personen en agenda).

1. Selecteer vervolgens in de werkbalk Nieuwe contactgroep . (Als uw organisatie Microsoft 365 gebruikt, ziet u mogelijk ook een knop Nieuwe groep. Voor onze doeleinden gebruiken we Nieuwe contactgroep om groeps-e-mails te vergemakkelijken.)

1. Geef in het venster Contactgroep dat verschijnt uw contactgroep een naam, selecteer vervolgens Leden toevoegen en kies waar u uw nieuwe leden vandaan wilt halen. Mogelijke opties zijn Uit Outlook-contacten , Uit adresboek of Nieuw e-mailcontact . 

1. Zoek één voor één naar de mensen die u aan de contactgroep wilt toevoegen. Zorg ervoor dat hun invoer is gemarkeerd en selecteer de knop Leden (of dubbelklik op hun invoer) om ze toe te voegen. Selecteer OK als u klaar bent .
2. Sluit het venster en zorg ervoor dat u Ja antwoordt als u wordt gevraagd uw wijzigingen op te slaan.
3. Wanneer u nu een nieuwe e-mail adresseert, kunt u de naam van de contactgroep typen in het veld Aan . Uw contactgroep wordt toegevoegd. Als u wilt, kunt u de groepslijst uitvouwen en zal Outlook de lijst vervangen door de leden. Wees echter gewaarschuwd: u kunt de lijst niet opnieuw samenvouwen.

Contactgroepen verschijnen als vermeldingen in het Outlook-adresboek, zodat u ze in die alfabetische lijst kunt vinden.

Een contactgroep bewerken in de desktop-app van Outlook

Laten we nu een bestaande contactgroep bewerken in de desktopversie van Outlook.

1. Start Outlook en selecteer het pictogram Personen in de linkerbenedenhoek.
2. Zoek en selecteer de groep die u wilt bewerken in uw contactenlijst.
3. Selecteer Bewerken in het deelvenster aan de rechterkant . Dat brengt je terug naar waar je de groep kunt beheren door leden toe te voegen en/of te verwijderen.

Of u nu de online versie van Outlook of de desktop-app gebruikt, het is zeker de moeite waard om een ​​paar minuten de tijd te nemen om Outlook-distributielijsten te maken die u herhaaldelijk zult gebruiken. Je zult blij zijn dat je het gedaan hebt.