Hoe Microsoft Outlook-e-mail te archiveren

Tegenwoordig worden onze e-mailaccounts vaak overspoeld - vol met dingen die we niet willen of nodig hebben. Inboxen kunnen snel verstopt raken en hoofdpijn veroorzaken bij het zoeken naar iets dat echt belangrijk is. Ik gebruik tegenwoordig meestal mijn Gmail-account, maar heb nog steeds een gebruik voor mijn Outlook-account en programma. Een van mijn oudere - en belangrijkste - e-mailadressen is eraan gekoppeld, met een heleboel zakelijke connecties erin. Omdat het e-mailaccount echter zo oud is, kun je je de enorme hoeveelheid rommel voorstellen die ik daar meestal krijg.

Het is nog niet zo lang geleden dat ik vol afschuw naar mijn Inbox staarde en mijn handen in de lucht gooide. Ik besloot dat het tijd was - *slik* - om mijn Outlook-inbox op te ruimen door een deel van de chaos te archiveren.

Het archiveren van e-mailmappen in Outlook is vrij eenvoudig. Ik hoop dat je geniet van deze tutorial over hoe het moet.

Handmatig e-mails archiveren in Outlook

Om te voorkomen dat je inbox vol raakt, kun je het oude en ongewenste snel naar een archief verplaatsen. Dit is een volledig apart gegevensbestand binnen Outlook. U kunt het vervolgens op elk gewenst moment opnieuw openen vanuit het e-mailprogramma.

Als u Microsoft Outlook 2013 nog steeds gebruikt, moet u op "Bestand" klikken , gevolgd door "Info" en vervolgens op Cleanup Tools" . Kies ten slotte voor "Archief" .

Voor degenen onder u die Outlook 2016 of 2019 rocken, klik op "Bestand" en vervolgens op "Info" , gevolgd door "Extra" en kies ten slotte "Oude items opruimen" .

Klik in het vak dat verschijnt op "Deze map en alle submappen archiveren" en kies vervolgens de map die u een tijdje niet hoeft te zien. Zoek daarna waar staat "Archief items ouder dan" en voer een datum in.

Klik onderaan het vak op "OK" en presto! Die vervelende volle mappen waar je niet mee te maken wilt hebben, zijn nu leeg!

Automatische e-mailarchivering in Outlook inschakelen

Met automatische archivering kunt u beslissen hoe vaak de Archief-tool zelf wordt uitgevoerd, waar u de bestanden wilt opslaan en zelfs hoe lang uw geliefde e-mailprogramma e-mails zal bewaren voordat ze voor u worden gearchiveerd. Dit is wat u moet doen om deze functie in te schakelen en in te stellen:

Klik op "Bestand" en vervolgens op "Opties" en vervolgens op "Geavanceerd" .

Scroll naar beneden naar "AutoArchiveren" en selecteer "Instellingen AutoArchiveren" .

Vink het vakje aan met de tekst "Run AutoArchive Every n Days" en kies vervolgens hoe vaak u wilt dat deze tool wordt uitgevoerd.

Doorloop elk van de andere opties en kies degene die je wilt, inclusief het volledig verwijderen van de e-mails in plaats van ze naar een archiefmap te sturen om voor altijd weg te kwijnen.

Automatisch archiveren uitschakelen in Outlook

Besloten dat u niet langer wilt dat Outlook bepaalde mappen automatisch archiveert? Heb je de controle terug nodig om te kiezen wanneer en hoe je het zelf doet? Makkelijk! Zet AutoArchiveren gewoon weer uit:

Selecteer nogmaals de knop "Bestand" , kies "Opties" en vervolgens  "Geavanceerd" . Zoek "AutoArchiveren" en selecteer opnieuw de knop Instellingen.

Haal het vinkje weg bij het vakje "Run AutoArchive Every n Days" en je bent helemaal klaar!

Heeft u andere Outlook-vragen waarmee ik u kan helpen? Laat een reactie achter of stuur ons een e-mail, en ik zal mijn best doen om te helpen.

Veel plezier met e-mailen!