Mail merge van Excel naar Word op 2 moeiteloze manieren

Als u moeite heeft om bulk-e-mails of e-mails naar klanten en klanten te verzenden door de inhoud van elk document te personaliseren, kan Afdruk samenvoegen helpen. Voor mailmerge is de beste combinatie Excel en Word. Hier vindt u hoe u op twee eenvoudige manieren mailmerge van Excel naar Word.

Afdruk samenvoegen is de meest betaalbare vorm van kantoorwerkautomatisering op desktop- en laptopcomputers. U hoeft alleen de Microsoft Word-app te configureren om gegevens voor tijdelijke aanduiding-teksten op te halen uit een database, zoals een Excel-bestand voor één document.

Eenmaal ingesteld, kunt u met één klik gepersonaliseerde brieven, enveloppen, e-mails, adresboeken, adresetiketten, enzovoort maken. Als u leert hoe u een samenvoegbewerking van Excel naar Word uitvoert, kunt u met een paar klikken facturen, maandelijkse rekeningen, abonnementsgegevens en vele andere officiële documenten maken voor honderden en duizenden klanten.

Door te leren hoe u vanuit Excel een samenvoegbewerking in Word uitvoert, kunt u gegevensrijke e-mails en mails maken en menselijke fouten voorkomen die een risico vormen bij het handmatig maken van dergelijke documenten. Dus laten we aan de slag gaan met de methoden om een ​​samenvoegbewerking uit te voeren van Excel naar Word.

Samenvoegen van Excel naar Word: handmatige methode

Er zijn twee manieren om een ​​samenvoegbewerking van Excel naar Word uit te voeren. De eerste is de handmatige methode waarbij je zelf de placeholder-teksten toevoegt voor één document en Word doet de rest voor de rest van de mails of e-mails. Leer hier de stappen voor handmatige mail merge:

Maak de gegevensbron op een Excel-werkblad

Allereerst moet u een database maken waaruit MS Word gegevens ophaalt in Afdruk samenvoegvelden binnen de sjabloon e-mail, mail, factuur, enz. U moet de Excel-database zo maken dat alle gegevens met betrekking tot één ontvanger zijn beschikbaar in een enkele rij.

U kunt verschillende gegevens scheiden in een enkele rij onder verschillende kolomkoppen. Deze kolomkoppen werken als tegenhanger voor Afdruk samenvoegvelden in Word. U kunt nu de kolomkop maken zoals u wilt. Maar later moet u kleine wijzigingen aanbrengen in kolomkoppen om velden in Word overeen te laten komen.

Hieronder vindt u de basisstappen voor het maken van een database voor Afdruk samenvoegen in Excel. Deze zelfstudie maakt een factuur voor een klein bedrijf of bedrijf aan huis, waar u bulkfacturen en maandelijkse rekeningen betaalbaar naar duizenden klanten kunt sturen zonder afhankelijk te zijn van dure online oplossingen of externe bureaus:

• Maak een leeg Excel-bestand en hernoem de bladnaam naar Facturen .
• U moet alle gegevens voor Afdruk samenvoegen in dit werkblad invullen.
• Maak nu de items die u in het samenvoegdocument wilt opnemen als kolomkoppen . Deze zullen functioneren als samenvoegvelden in Word.
• Typ een klantnaam en alle andere gerelateerde informatie onder de respectieve kolomkop in dezelfde rij. Als u rijen voor dezelfde klant wijzigt, kan Word niet de juiste informatie invullen in het samengevoegde document.

De Excel-database voor het samenvoegen van Excel naar Word

• Naarmate uw klantenbestand groter wordt, kunt u beginnen met het toevoegen van nieuwe klantnamen onder de kolomkop Klant .
• Ook kunt u nieuwe gegevens voor bestaande of nieuwe klanten toevoegen onder de specifieke kolomkoppen.
• Elke keer dat u deze database bijwerkt, maakt Word samenvoeg automatisch een nieuw klantdocument voor toegevoegde klanten, laat klanten weg als u er enkele verwijdert en werkt ook de cijfers in het document bij volgens informatie uit de Excel-database.
• Afdruk samenvoegen in Word importeert de getalopmaak niet uit Excel. Om getalopmaakelementen, zoals decimalen, valutasymbolen, enz. te behouden, moet u een korte code invoegen in specifieke mailmerge-velden. Ik zal de code en de truc om het later in deze tutorial te gebruiken noemen.

Dat is het! U hebt met succes de Excel-database gemaakt voor het samenvoegproject. Goed werk! Laten we beginnen met het maken van de samenvoegsjabloon in Microsoft Word.

Maak een e-mail of e-mail voor uw klant

Eerst moet u de factuur-e-mail of e-mail opstellen die u naar uw klanten en klanten wilt sturen. De brief moet wat basisinformatie over u bevatten, zoals hieronder weergegeven. Deze zijn statisch voor alle e-mails en mails.

Het Word-sjabloon voor het uitvoeren van een samenvoegbewerking in Word vanuit Excel

• Uw naam
• Uw bedrijfsnaam
• Uw zakelijke adres
• Bedrijfslogo (indien van toepassing)
• Een signatuurlijn

Afdruk samenvoegen van Excel naar Word

Nu u de Word-sjabloon hebt gemaakt waarop u samenvoegvelden gaat toevoegen, gaan we de onderstaande stappen bekijken:

• Klik op het tabblad Verzendlijsten op het Word-lint en selecteer vervolgens Afdruk samenvoegen starten .

Maak een samenvoegbewerking voor e-mailberichten in Word

• Kies in de  vervolgkeuzelijst het type document dat u wilt maken. Laten we E-mailberichten selecteren .
• Klik nu opnieuw op Mailings , maar kies deze keer voor Ontvangers selecteren .
• Aangezien u een samenvoegbewerking van Excel naar Word wilt uitvoeren, selecteert u de optie Een bestaande lijst gebruiken .

Databasetabel voor samenvoegen selecteren vanuit Excel

• Zoek nu de samenvoegdatabase die eerder in Excel is gemaakt en selecteer het werkblad Facturen in het dialoogvenster Tabel selecteren .
• Nu zou u moeten zien dat de opdrachtgroep Velden schrijven en invoegen wordt geactiveerd in het Word-lintmenu > Mailings .

Tot nu toe heb je de Excel-database voor Afdruk samenvoegen gekoppeld aan Word. Vervolgens leren we hoe u de vereiste velden in het mailmerge-sjabloondocument hieronder kunt invullen:

• Klik op de optie Begroetingsregel op het tabblad Verzendlijsten en maak de begroetingsregel die u wilt toevoegen. De plaatsaanduidingstekst «GreetingLine» wordt weergegeven.

Maak een begroetingsregel in Afdruk samenvoegen voor Word

• Nu kunt u een verklaring schrijven met vermelding van de factuurbetaling. Dit wordt een statische verklaring die naar alle ontvangers gaat.
• Onder de begroetingsregel kunt u andere samenvoegvelden toevoegen, zoals e-mailadres van gebruiker «Customer_Email» ; Factuurnummer: «Invoice_Number» ; Factuurdatum: «Invoice_Date» , etc.

Het bovenste deel van de samenvoeg-e-mail voor facturen maken

• Klik vervolgens op de optie Samenvoegveld invoegen om te beginnen met het toevoegen van de dynamische componenten van het samenvoegproject.
• De opdracht Samenvoegveld invoegen toont alle kolomkoppen die beschikbaar zijn in de Excel-database die u aan het samenvoegdocument hebt toegevoegd. Neem de tijd om de gewenste velden toe te voegen.

De hoofdfactuurgegevens en de afsluitingsverklaring maken op de mailmerge-e-mail

• U kunt bijvoorbeeld deze samenvoegvelden toevoegen: «Services_Line_1» ; «Datum_Lijn_1» ; «Bedrag_Lijn_1» ; «Diensten_Lijn_2» ; «Datum_Lijn_2» ; «Bedrag_Lijn_2» ; "Totaal bedrag_".

Handmatig mail merge van Excel naar Word De hele mail merge-sjabloon

• Nu je alle dynamische velden hebt toegevoegd, kun je je e-mail sluiten door een slotopmerking en handtekeningregel toe te voegen. Nogmaals, dit zou een statisch onderdeel zijn.
• U kunt nu op de knop Preview Results onder het tabblad Mailings klikken om het eerste samengevoegde document te bekijken.

Zoals u in het voorbeeld kunt zien, wordt het factuurbedrag niet weergegeven in de valuta of decimalen. Volg de stappen die hier worden beschreven om dit op te lossen:

• Klik met de rechtermuisknop op het samenvoegveld «Amount_Line_1» en klik op Toggle Field Codes .

De wisselveldcodes wijzigen in Afdruk samenvoegen in Word

• Nu zou je MERGEFIELD moeten zien en dan het veld.
• Voer de volgende code in zoals weergegeven in de afbeelding hierboven:

# $ 0,00

• Selecteer nu het veld opnieuw, klik met de rechtermuisknop en schakel Veldcodes in .

Schakel veldcodes in om het bedrag vanuit Excel op te maken

• Bekijk vervolgens het voorbeeld om te bevestigen of Afdruk samenvoegen de getalopmaak importeert of niet.
• U kunt de bovenstaande code nu invoeren in andere samenvoegvelden met nummers als «Amount_Line_2» en «Amount_Total_» .

U kunt nu belangrijke gegevens in de e-mailsjabloon markeren. Afdruk samenvoegen in Word neemt de opmaak over in alle andere documenten die u in dit samenvoegproject maakt.

Samenvoegen in Word voltooien

Als u klaar bent, klikt u op Voltooien en samenvoegen > Individuele documenten bewerken > Alles in het dialoogvenster Records samenvoegen . Klik op OK om alle samengevoegde documenten voor elke klant in de Excel-database te maken.

Leer handmatig samenvoegen vanuit Excel naar Word

Afdruk samenvoegen in Word maakt een nieuw document met de samengevoegde e-mails. U moet het bestand dus apart opslaan of direct e-mails versturen.

Afdruk samenvoegen van Excel naar Word: wizard Afdruk samenvoegen

De tweede manier om een ​​samenvoegbewerking uit te voeren, is door de wizard Afdruk samenvoegen van Microsoft Word te gebruiken. Dit is echter een lastige methode. U moet de brondatabase in Excel aanpassen aan de beschikbare Afdruk samenvoegvelden in Word. Dit is wat u moet doen om de automatische samenvoegbewerking in Word uit te proberen:

• Maak het Word-sjabloondocument en klik vervolgens op Verzendlijsten > Afdruk samenvoegen starten > het type document dat u wilt produceren.

De gebruikersinterface voor stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen

• Klik vervolgens nogmaals op Afdruk samenvoegen starten en selecteer vervolgens Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen .

De tweede stap van Afdruk samenvoegen in de wizard Afdruk samenvoegen

• De instructies verschijnen in zes stappen in het navigatievenster aan de rechterkant van Word.
• U moet de taak uitvoeren die in de eerste stap wordt getoond en vervolgens op Volgende: Startdocument klikken om de wizard te volgen.

Samenvoegen van Excel naar Word: veelgestelde vragen

Hoe voeg ik automatisch gegevens van Excel naar Word samen?

U kunt gegevens vanuit Excel automatisch samenvoegen in Word met behulp van de functie Afdruk samenvoegen in Word. Hiervoor dient u het Excel-bestand bij u te hebben. Maak vervolgens een nieuw Word-document en begin met het schrijven van uw e-mail of post. Op de plaatsen waar u waarden uit Excel moet importeren, klikt u op het veld Afdruk samenvoegen invoegen en voegt u de vereiste waarde toe.

Voordat u dit doet, moet u de Excel-database toevoegen door naar Mailings > Ontvangers selecteren > Gebruik een bestaande lijst te gaan en het Excel-bestand te kiezen. Nadat u het sjabloondocument handmatig hebt gemaakt, voltooit u de samenvoeging en Word maakt alle andere e-mails of mails automatisch aan voor de respectieve ontvangers.

Hoe maak ik een samenvoegbewerking van Excel-gegevens?

U kunt een samenvoegbewerking maken op basis van Excel-gegevens, zoals u gewoonlijk doet voor een nieuwe lijst met contactpersonen of contactpersonen uit Outlook. Maar om gegevens uit een Excel-werkblad te gebruiken, volgt u deze stappen:

• Sla het Excel-bestand en de Word-sjabloon voor samenvoegen op in de lokale opslag.
• Open het Word-bestand en klik op Mailings.
• Kies nu de optie Ontvangers selecteren en klik op Gebruik een bestaande lijst.
• Navigeer nu naar het station waar het Excel-bestand staat, selecteer het en klik vervolgens op Openen.
• Dat is het! U hebt het Excel-bestand gekoppeld voor Afdruk samenvoegen.

Wat zijn de zes stappen van Afdruk samenvoegen?

Volgens de stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen zijn de volgende zes stappen voor Afdruk samenvoegen in Word:

• Selecteer het documenttype zoals brieven, enveloppen, mappen, etc.
• Selecteer het startdocument zoals het huidige document of het bestaande document
• Selecteer ontvangers uit een bestaande lijst (Excel), Outlook-contactpersonen of een nieuwe lijst
• Schrijf je brief
• Bekijk een voorbeeld van uw brieven
• Voltooi de samenvoeging

Conclusie

Nu weet u hoe u een samenvoegbewerking van Excel naar Word kunt uitvoeren door de handmatige methode of de Word-wizard Afdruk samenvoegen te volgen. Probeer een van de methoden uit, afhankelijk van uw samenvoegdocument, database en de mate van personalisatie die u nodig hebt.

Vergeet niet hieronder commentaar te geven als u andere moeiteloze methoden kent voor het uitvoeren van een samenvoegbewerking in Word vanuit Excel. Misschien wilt u ook weten  hoe u labels afdrukt vanuit Excel met behulp van MS Word mail merge  en  hoe u opmerkingen en wijzigingen uit meerdere documenten samenvoegt .