Outlook 365: Los het probleem op “Outlook Gegevensbestand heeft de Maximale Grootte Bereikt”

Als je Outlook 2019/365-postvak vol raakt, ontvang je een e-mailbericht waarin je wordt verteld dat je postvak de limiet nadert. Als je de grootte van je postvak niet vermindert, kun je geen e-mail verzenden en ontvang je een e-mail waarin staat: “Outlook Gegevensbestand heeft de Maximale Grootte Bereikt”.

De e-mailquota worden meestal ingesteld door de Microsoft Exchange-beheerder binnen jouw organisatie. In sommige gevallen kunnen beheerders je meer ruimte toekennen als je contact met hen opneemt. Je kunt ook de functie Persoonlijke Mappen in Outlook gebruiken om Outlook-items lokaal op je harde schijf op te slaan. Items in de Persoonlijke Map tellen niet mee voor je quota.

Natuurlijk is het het beste om dingen netjes te houden en wat dingen op te ruimen die je nooit nodig zult hebben. Om je postvak op te schonen, volg je deze stappen.

Optie 1 – Opruimtool

Opmerking: Deze stappen zijn voor de Windows-versie van Outlook. Deze functie is niet beschikbaar in de macOS-versie.

1. Ga naar “Bestand” > “Opruimtools” > “Postvak opruimen”.
2. Op het scherm “Postvak Opruimen” kun je kiezen om “Items ouder dan” een bepaald aantal dagen te vinden, of “Items groter dan” een bepaalde grootte te vinden. Persoonlijk probeer ik items groter dan 250 kilobyte te vinden, en selecteer dan “Zoeken…”.
3. De wizard zoekt naar berichten die aan jouw zoekcriteria voldoen. Van het scherm “Geavanceerd Zoeken” kun je ongewenste items verwijderen.

Zorg ervoor dat je, nadat je ongewenste items hebt verwijderd, de map “Verwijderde Items” leegt door er met de rechtermuisknop op te klikken en “map legen” te selecteren.

Optie 2 – Handmatige Verwijdering

1. Terwijl je je e-mail in Outlook bekijkt, klik met de rechtermuisknop op het e-mailadres in het linkerpaneel en kies “Eigenschappen Gegevensbestand”.
   
2. Kies de knop “Mapgrootte…”.
   
3. Kijk welke mappen de grootste grootte hebben. Gebruik deze informatie om mappen te targeten waarvan je handmatig e-mail berichten wilt opruimen.