Vind tijd om te vergaderen in Outlook: de beste gids (2022)

In dit bericht ga ik dieper in op wat deze Find Time for meeting in Outlook biedt.

Dus zonder verder oponthoud, laten we aan de slag gaan.

1 Wat is FindTime-vooruitzichten?

2 Hoe werkt FindTime?

3 Wie kan FindTime Outlook gebruiken?

4 Hoe FindTime Outlook te gebruiken?

5 De FindTime-vooruitzichten gebruiken

6 Waarom heeft uw bedrijf FindTime nodig?

7 FindTime versus Doodle

7.1 Wat biedt Doodle?

7.2 Doodle 1: 1

7.3 De Doodle-app

Wat is FindTime-vooruitzichten?

• FindTime Outlook is een gratis invoegtoepassing waarmee werknemers een consensus kunnen bereiken over de beste tijd om een ​​vergadering te houden.
• De tool bevraagt ​​potentiële deelnemers aan een vergadering om hun voorkeuren te bepalen en rangschikt de gunstigste beschikbare vergadermogelijkheid.
• Zodra er een consensus is bereikt, kan FindTime de vergadering namens u maken en automatisch uitnodigingen verzenden, wat u tijd en moeite bespaart.
• Deze functie is vooral handig bij het plannen van vergaderingen met mensen buiten organisaties.

Hoe werkt FindTime?

• Uitnodigingen om te stemmen over vergadertijden kunnen naar verschillende e-mailadressen worden gestuurd. Deze omvatten Yahoo, Gmail en andere providers.
• Met de gegevens die door gebruikers worden verstrekt, kan FindTime snel bepalen welke dagen en tijden het beste werken.
• Het programma kan openingen vinden in het schema van elke persoon die geschikt zijn voor vergaderingen.
• De persoon die de uitnodigingen verstuurt, kan dan meerdere geselecteerde tijden voor de vergadering voorstellen. De aanwezigen die een uitnodiging hebben ontvangen, stemmen allemaal op het gewenste tijdstip.
• Nadat een vergadertijd is gekozen, stuurt FindTime een bericht naar elke deelnemer.

Wie kan FindTime Outlook gebruiken?

• Om FindTime te gebruiken, moet de persoon of het bedrijf dat de vergadering organiseert, beschikken over Microsoft 365 Apps for Business.
• Het kan ook worden gebruikt met een Enterprise-account met Exchange Online .
• Het is belangrijk om te weten dat de ontvangers van vergaderingen die zijn gepland met FindTime, de invoegtoepassing niet hoeven te hebben geïnstalleerd.
• Als een persoon een verzoek ontvangt van iemand die FindTime heeft, kan deze persoon nog steeds stemmen op vergadertijden zonder de app daadwerkelijk te hebben. Sterker nog, ze hebben Microsoft 365 niet eens nodig. Het is alleen nodig om een ​​e-mail te hebben om een ​​ontvanger te zijn.

Hoe FindTime Outlook te gebruiken?

Installatie is ongelooflijk eenvoudig. Het enige dat een persoon nodig heeft, is Microsoft 365 Apps for Business. Het kan ook op Exchange Online worden geïnstalleerd via een Enterprise-account. Volgens  Microsoft-ondersteuning is het noodzakelijk om de volgende stappen te nemen om FindTime Outlook web te installeren.

Open Outlook en selecteer " Invoegtoepassingen ophalen " op het Home-lint.

Zoek of zoek “ FindTime ” en klik op Toevoegen . Als u klaar bent, sluit u het venster Add-Ins.

De FindTime-invoegtoepassing is nu geïnstalleerd. Klik vanuit uw Inbox- of Agenda-weergaven op meer opties (...) en u ziet de knop FindTime. Klik op deze knop om te beginnen.

Om het antwoord met de vergaderingspeiling te gebruiken, selecteert u de e-mail en klikt u op meer opties en klikt u op " Beantwoorden met vergaderingspeiling "

De FindTime-vooruitzichten gebruiken

U kunt de optie FindTime selecteren wanneer u een nieuw e-mailbericht opstelt OF wanneer u een bestaande e-mailoptie beantwoordt.

• Klik in een nieuwe e-mail op meer opties (...) en selecteer  Nieuwe peiling voor vergaderingen  in het gedeelte FindTime in het lint rechtsboven.

• Wanneer u een bestaande e-mail beantwoordt, klikt u op meer opties en klikt u op " Beantwoorden met peiling van de  vergadering " in het gedeelte FindTime in het lint in de rechterbovenhoek.
• Wanneer u op de FindTime-knop klikt (" Nieuwe vergaderingspeiling " of " Beantwoorden met vergaderingspeiling "), doorzoekt FindTime uw agenda en de agenda van elke andere werknemer en stelt de beste beschikbare vergaderdata en -tijden voor.

• De personenpictogrammen geven aan of genodigden nodig zijn en wat hun beschikbaarheid is

Extra informatie:

• Onlinevergaderingen zijn standaard ingeschakeld. Schakel het selectievakje Onlinevergadering in om het uit te schakelen.
• Wanneer Online Meeting is geselecteerd, zal FindTime een Microsoft Teams-vergadering plannen .
• FindTime gebruikt wat door uw organisatie is ingesteld als het standaard online vergaderkanaal.
• Selecteer Vergaderingsinstellingen en schakel de AAN/UIT-opties in.

Selecteer  Poll-instellingen  en schakel de  AAN/UIT-  opties in.

Opmerking:  u kunt op dit moment nog steeds geselecteerde vergadertijden verwijderen door  X te selecteren  in de  lijst Geselecteerde tijden  .

• Houd me op de hoogte van poll-updates: je ontvangt een e-mail telkens wanneer een deelnemer stemt. Het bericht bevat de huidige poll-status en een optie om te plannen.
• Plan wanneer deelnemers consensus bereiken : een kalendergebeurtenis wordt automatisch gepland als alle vereiste deelnemers voor een specifieke tijdoptie hebben gestemd. Als er meerdere opties beschikbaar zijn, wordt de vroegste optie ingepland.
• Geselecteerde tijden in mijn agenda houden : Er wordt een voorlopige gebeurtenis in uw agenda geplaatst voor elke tijdsoptie die u voorstelt. Alle blokkades worden verwijderd wanneer de vergadering is gepland of de peiling wordt geannuleerd.
• Poll voor deelnemers vergrendelen : deelnemers kunnen geen nieuwe tijden voorstellen of andere deelnemers bewerken.
• Deelnemers verplichten hun identiteit te verifiëren : om anoniem stemmen te voorkomen, moeten deelnemers zich verifiëren voordat ze gaan stemmen.
• E-mailmeldingen in FindTime-taal : de taal waarin u FindTime gebruikt, wordt gebruikt om gerelateerde e-mailmeldingen te verzenden. Anders worden deze meldingen in het Engels verzonden.

Nadat u de opties en datum/tijd hebt bekeken, klikt u op " Toevoegen aan e -mail ".

De voorgestelde tijden worden toegevoegd aan de hoofdtekst van uw bericht. U kunt het bericht nu verzenden.

Voor elke suggestie die je hebt gedaan, worden voorlopige plaatshouders voor ontmoetingen in je agenda gemaakt. Zodra alle reacties zijn ontvangen en u een definitieve datum/tijd voor die vergadering selecteert, worden alle andere plaatshouders automatisch uit uw agenda verwijderd.

FindTime maakt tijdelijke agenda-afspraken met de titel " HOLD " gevolgd door de naam van de vergadering. Deze blijven staan ​​totdat alle aanwezigen een tijd hebben afgesproken. Nadat alle genodigden een tijd hebben afgesproken, stuurt FindTime een laatste kalendergebeurtenis en verwijdert
alle evenementen met de titel " HOLD ".

U ontvangt e-mailbevestigingen en updates wanneer ontvangers hun stem indienen. Ontvangers ontvangen een FindTime-e-mail waarin ze hun stem kunnen uitbrengen:

U kunt altijd de status van uw FindTime-verzoek controleren door op een vergadering op "Status/bijgewerkte tijden bekijken" te klikken.

FindTime stuurt u een bevestigingsmail terug met knopbedieningen om te controleren op reacties. Zodra u alle antwoorden heeft die u nodig heeft, kunt u op de knop " Plannen " in de e-mail klikken om de vergadering af te ronden en uitnodigingen te verzenden.

Selecteer Opties bewerken om de vergaderingsinstellingen te wijzigen, indien nodig.

Opmerking : als u wijzigingen aanbrengt en de vergadertijden opnieuw invoegt, moet u de oorspronkelijke uitnodiging handmatig verwijderen.

Waarom heeft uw bedrijf FindTime nodig?

FindTime is eenvoudig te implementeren en kan door elk type medewerker worden gebruikt. Tijd besparen en meer productiviteit in dezelfde 24 uur persen is iets waar elke organisatie naar streeft. TechRepublic  noemt een aantal goede redenen waarom een ​​bedrijf FindTime zou willen gebruiken.

• FindTime is gemakkelijk te gebruiken.
• FindTime is alleen nodig voor de individuele planning van de vergadering.
• FindTime maakt een einde aan het gedoe van heen en weer tussen degenen die een vergadering proberen te plannen.
• FindTime zet de vergadering op en informeert elke persoon die is uitgenodigd.
• FindTime is onderdeel van Microsoft 365, dat veel mensen al hebben.

FindTime Outlook is een invoegtoepassing die bijna elk type bedrijf, groot of klein, nuttig zal vinden. Meer tijd besteden aan het plannen van een vergadering in plaats van daadwerkelijk aanwezig te zijn bij de vergadering behoort met FindTime tot het verleden.

FindTime versus Doodle

• Hoe vaak zoek je naar afspraken waar meerdere mensen tijd hebben? Heeft er elke dag zin in, of het nu gaat om een ​​vergadering, bedrijfsfeest, diner of een besloten bioscoopbezoek met vrienden.
• Het kan heel zenuwslopend zijn om veel mensen bij elkaar te krijgen, maar we weten hoe we elkaar kunnen helpen en laten tools ons ondersteunen.
• De meesten van jullie hebben waarschijnlijk wel eens van Doodle gehoord   of zelf enquêtes gemaakt.

Wat biedt Doodle?

• Doodle is de  gratis enquêteservice  die velen van jullie waarschijnlijk hebben gebruikt, waaronder ikzelf. Of het nu gaat om het maken van een afspraak of om een ​​overzicht van wie wat wil eten op de barbecue.
• Polls zijn snel en eenvoudig te maken. Naast afspraken, zoals vermeld, kan ook andere inhoud worden opgevraagd.
• Zelfs verschillende instellingen kunnen nog worden gemaakt, zoals "Indien nodig", dat wil zeggen, de optie werkt voor mij, maar is niet optimaal of er kan maar één optie per deelnemer worden geselecteerd.
• De verborgen peiling is ook praktisch, zodat de naam en stem vertrouwelijk zijn en alleen de maker de resultaten kan zien.
• Zodra de enquête klaar is, kunt u de link doorgeven en kan iedereen met de link deelnemen aan de enquête. En dat allemaal als gratis service. Je hebt niet eens een Doodle-account nodig - niet slecht toch?.

Op het eerste gezicht kan de gratis versie niet:

• Deadline instellen – Bepaalt de deadline voor stemmen
• Contactgegevens krijgen – Laat mensen hun e-mailadres, adres of telefoonnummer invullen
• Activiteiten van alle genodigden – Bekijk wie er nog ontbreekt of wie de uitnodiging al heeft ontvangen en geopend
• U kunt dan ook herinneringen versturen
• Geen reclame
• Krabbel 1: 1

Krabbel 1: 1

De  Doodle 1:1 functie  is inbegrepen in de twee betaalde versies en biedt u de mogelijkheid om een ​​persoon te informeren over uw gratis afspraken, zodat deze alleen degene hoeft te kiezen die het beste bij hem past. Of het nu met collega's, externe partners of klanten is, een meeting is met een paar muisklikken geregeld.

De Doodle-app

We hebben de Doodle-app ook voor je getest  met het gratis account  en het is supereenvoudig om daar ook enquêtes te maken. En vooral voor privégebruik een leuke feature: na het maken van de enquête kun je niet alleen de link versturen, maar ook WhatsApp of Facebook Messenger gebruiken om de enquête te verspreiden.

Bezoek de Microsoft-website voor meer informatie over Tijd zoeken voor vergaderingen in Outlook .

Nu hoor ik graag van je:

Welke bevinding uit het rapport van vandaag vond u het meest interessant? Of misschien heb je een vraag over iets dat ik behandeld heb.

Hoe dan ook, ik hoor graag van je. Dus ga je gang en laat hieronder een reactie achter.