In dit bericht laat ik je zien hoe je zoeken in Outlook kunt gebruiken om e-mails correct te vinden. We zullen leren hoe u uw zoekcriteria kunt verfijnen voor betere zoekopdrachten in Outlook. U kunt Outlook gebruiken om te zoeken naar woorden in bijlagen, zoeken op e-mailgrootte, op datum en nog veel meer.
Een van de problemen die ik heb met Outlook is de tijd die ik besteedde aan het zoeken naar dingen in het verleden, ik gebruik een mapstructuur met meerdere niveaus om e-mails te archiveren die ik wilde bewaren, maar ik realiseerde me dat ik het, zoals vroeger, als een archiefkast had georganiseerd met veel verschillende lades is niet hoe het eruit zou moeten zien, toen begon ik bepaalde vooruitzichten te gebruiken, maar het werkte niet zoals ik het wilde. Ik zou honderden resultaten terugkrijgen, die ik visueel probeer te filteren. Je kunt je de frustratie daar voorstellen. Op een gegeven moment. Ik realiseer me dat er veel meer is om te zoeken dan alleen een woord in het zoekvak te laten vallen en op enter te drukken. Hij kan echt precies vinden wat je zoekt. Je moet alleen weten hoe je het op de juiste manier kunt vragen.
Hoe gebruik je zoeken in Outlook?
- Microsoft heeft de zoekfunctionaliteit in 2019 geüpdatet voor Office 365. Het zoeken gaat nu sneller en het zoeken naar zichzelf is helemaal bovenaan in Outlook naar de titelbalk verplaatst. Dit is nu hetzelfde voor de desktop-app en Outlook voor het web om de zoekfunctie te gebruiken.
- Klik gewoon met uw muis in de zoekopdracht of gebruik de sneltoets Alt + Q of Control + E . Dit opent een vervolgkeuzelijst waarin Outlook enkele gepersonaliseerde suggesties zal doen op basis van uw recente activiteit.
- Ik vind dat niet echt handig, maar als je een zoekopdracht wilt herhalen, kan dit nuttig voor je zijn.
- In het verleden typte ik mijn zoekwoorden en kreeg ik honderden resultaten terug, maar dat is alsof je met je auto alleen in de eerste versnelling rijdt. Het duurt een eeuwigheid om ergens te komen.
- Er zijn twee manieren waarop u zoeken, direct zoeken en geavanceerd zoeken kunt gebruiken. Ik ga jullie beide laten zien.
Direct zoeken in Microsoft Outlook
Laten we beginnen met direct zoeken. Laten we zeggen dat ik iets zoek met de trefwoordtest. Ik typ het gewoon in het zoekvak, druk op, voer in en krijg alle resultaten. Om de resultaten te verfijnen, kan ik naar het tabblad Zoeken gaan met extra knoppen.
Ik kan mijn zoekopdracht stap voor stap verfijnen. U kunt het bereik van uw zoekopdracht verfijnen of uitbreiden. U vindt de onderstaande velden.
- Huidige mailbox – De standaard is mailbox. Ik ga u later laten zien hoe u uw standaard kunt wijzigen als dat nodig is.
- Alle mailboxen – Als u meer accounts heeft, wilt u misschien uw zoekopdracht uitbreiden naar alle mailboxen.
- Huidige map - Een andere optie om uw zoekopdracht te beperken, is door deze te beperken tot alleen de huidige map. Dit betekent inbox exclusief submappen.
- Submappen - Als u submappen selecteert, neemt u inbox en elke onderliggende map op.
- Alle Outlook-items - Alle Outlook-items zijn zo breed als je kunt krijgen. Het gaat zoeken in alle mailboxen en niet alleen in mail, maar ook in je agenda en contacten.
- Inclusief verwijderde items - Onder resultaten krijgt u de optie om verwijderde items in uw zoekopdracht op te nemen. Afhankelijk van uw situatie kan dit uw resultaten echt opblazen, dus ik raad dat niet aan. In plaats daarvan kunt u de map met verwijderde items altijd afzonderlijk doorzoeken.
- Oudere resultaten opnemen - Als uw zoekopdracht oplevert wat u zocht, kunt u oudere resultaten opnemen selecteren.
- Van - Uw zoekopdracht kan op deze manier langer duren, u kunt uw zoekresultaten echt verfijnen. Het bericht dat ik zoek was voor mij. Ik kan op vanaf klikken en de naam van de afzender typen en op deze manier op enter drukken. Het zoekt naar alles met het trefwoord Excel plus waarbij de gebruiker de afzender is.
- Onderwerp – Ik kan op het onderwerp klikken en dat toevoegen aan mijn zoekopdracht.
- Heeft bijlagen - Ik weet dat het bericht een bijlage had, dus ik selecteer bijlagen en misschien weet ik ook dat de woordcursus in de onderwerpregel was opgenomen.
- Gecategoriseerd - Als u uw e-mails categoriseert, kunt u de resultaten beperken tot een bepaalde categorie met deze vervolgkeuzelijst of die u kunt laten zoeken op ontvangers.
- Gemarkeerd – U kunt zoeken naar e-mail die u heeft gemarkeerd
- Belangrijk – U kunt zoeken naar e-mail die u als belangrijk hebt gemarkeerd. Deze opties hebben je echt geholpen om te vinden wat je zoekt.
Geavanceerd zoeken in Microsoft Outlook
- De tweede methode is om geavanceerd zoeken te gebruiken. Dit is een efficiëntere manier en het geeft je nog meer opties in plaats van de zoekopdracht achtereenvolgens te verfijnen, zoals we deden bij direct zoeken. Je kunt het allemaal in één doen.
- Om het te krijgen, klikt u in het zoekvak en vervolgens op de vervolgkeuzelijst die een vervolgkeuzelijst opent met vooraf gedefinieerde zoekvelden.
- U kunt bepalen waar u wilt zoeken of wat u zoekt een bijlage heeft of niet.
- In principe zijn alle zoekmogelijkheden die we zagen op het zoek tabblad ook hier terug te vinden en heb je zelfs nog meer keuzes. Met bijlage bevat bijvoorbeeld kunt u direct zoeken naar trefwoorden waarvan u weet dat deze in de bijlage van het bericht staan.
- Laten we zeggen dat ik weet dat het bericht dat ik zoek een bijlage had met het woord Set 1 . Ik zet het tussen aanhalingstekens omdat ik een exacte woordgroep wil. We zullen de zoeksyntaxis aan het einde van het artikel behandelen, dus blijf bij me.
- Dat is best wel cool. U bent ook niet beperkt tot de vooraf gedefinieerde zoekvelden die we in de vervolgkeuzelijst zagen. Laten we teruggaan naar geavanceerd zoeken en de knop met meer opties in de hoek opmerken.
- We komen bij de geavanceerde zoekopties waar we extra zoekvelden kunnen inschakelen. Laten we zeggen dat ik de optie wil hebben om specifiek te zoeken naar ontvangers in BCC, het BCC-vakje aan te vinken en op toepassen te klikken. Nu zijn we beschikbaar voor zoeken. Onthoud deze extra opties. Wanneer u de velden niet kunt vinden, moet u uw resultaten beperken tot nu.
Instellingen en indexering voor zoeken in Outlook
- Laten we het hebben over opties en indexeren. Zoals altijd zijn er bij kantoorproducten enkele standaard toepassingsopties die we moeten onderzoeken.
- Ga naar bestand en selecteer opties en selecteer vervolgens zoeken. Onder resultaten kunt u een standaardmap definiëren voor direct zoeken. Bij de tweede optie kunt u ervoor kiezen om verwijderde items op te nemen wanneer u in alle items zoekt. Meestal schakel ik dat niet in. U kunt ook de markeringskleur wijzigen. Dat is de kleur die wordt gebruikt om de zoektermen in de resultaten bovenaan te markeren.
- We hebben ook indexeringsopties. Dit is een belangrijk onderwerp als het gaat om zoeken. Indexeren helpt u snellere zoekresultaten te krijgen.
- Het is niet alleen relevant voor zoeken in Outlook, maar elke zoekopdracht die u uitvoert in Windows, indexeren gaat in wezen door uw bestanden, uw berichten en andere inhoud op uw pc. Het catalogiseert de informatie.
- Wanneer de zoekopdracht van Outlook niet vindt wat u zoekt of u alleen onvolledige resultaten geeft, werkt het indexeren niet goed.
- Er is nog veel meer over indexeren, maar er zijn twee belangrijke dingen om te onthouden. Wanneer we op indexeringsopties klikken, krijgt u de huidige status, zorg ervoor dat het indexeren is voltooid. Ten tweede: zorg ervoor dat Outlook wordt opgenomen in het indexeren. Onder index deze locaties zou u Microsoft Outlook moeten zien. Als dat niet het geval is, kiest u wijzigen en klikt u om het als laatste redmiddel in te schakelen.
- Als u nog steeds problemen ondervindt met nauwkeurige zoekresultaten of als het indexeren niet wordt voltooid, moet u mogelijk de zoekcatalogus opnieuw opbouwen. Hierdoor wordt het indexeren van uw gegevensbestanden opnieuw gestart.
Syntaxis en operatoren voor zoeken in Outlook
- Laten we het tot slot hebben over de zoeksyntaxis. Nu we de technische details van Outlook-zoeken begrijpen. Laten we enkele basisprincipes over zoeksyntaxis bespreken.
- Zoeken in Outlook maakt gebruik van voorvoegsels. Als u plus typt in het zoekvak, vindt u berichten die plus plussen en plushie bevatten, maar geen excel plus of surplus. Het is ook niet hoofdlettergevoelig, dus het zal plus vinden in de juiste hoofdletters en plus in andere gevallen.
- Welnu, we hebben al gezien dat als je naar een exacte zin zoals set 1 wilt zoeken, je deze tussen aanhalingstekens moet zetten. Als u dat niet doet, worden alle varianten geretourneerd.
- U kunt ook logische operatoren zoals, en, of en niet gebruiken in uw zoekopdracht, maar u moet hoofdletters gebruiken. Als u bijvoorbeeld naar Leelah en Garani zoekt, worden items geretourneerd die zowel Lillah als Karijini bevatten, maar niet noodzakelijk. In die volgorde zullen Lillah of Garani items vinden die Lailah, Leyla's Garani of een andere combinatie van hoofdletters en kleine letters bevatten. Lillah not Kirani vindt alle items met Lillah die niet het woord Garani bevatten.
- U kunt zelfs vergelijkingsoperatoren gebruiken zoals groter dan of kleiner dan grootte. Als u bijvoorbeeld berichtgrootte typt, plaatst u een dubbele punt en vervolgens het groter dan-teken 5 MB in het zoekvak. Het retourneert items die groter zijn dan vijf megabyte.
- Best cool, toch? Als ik de syntaxis die is ontvangen groter gebruik dan laten we stellen in 6 februari 2021, worden alle e-mails geretourneerd die na 6 februari 2021 zijn ontvangen.
Bezoek de Microsoft-website voor meer informatie over zoeksyntaxis en -operators .
Zo kunt u zoeken in Outlook gebruiken om e-mails heel snel te vinden.
Lees ook : Overzicht van Office 365 Archive Mailbox
Nu is het jouw beurt:
Welke bevinding uit het rapport van vandaag vond u het meest interessant? Of misschien heb je een vraag over iets dat ik behandeld heb.
Hoe dan ook, ik hoor graag van je. Dus ga je gang en laat hieronder een reactie achter.
