Jak korzystać z porad dotyczących poczty w programie Microsoft Outlook

Błędy w e-mailach mogą mieć kłopotliwe, a nawet kosztowne konsekwencje. Aby pomóc Ci zapobiegać błędom w wiadomościach e-mail, firma Microsoft wdrożyła wskazówki dotyczące poczty programu Outlook. Na przykład możesz skonfigurować porady dotyczące poczty, aby uruchamiały alert po naciśnięciu przycisku Odpowiedz wszystkim . Zawsze najlepiej jest poświęcić kilka minut i ponownie przeczytać wiadomość e-mail przed wysłaniem jej do dużej listy odbiorców, zwłaszcza jeśli zawiera ona poufne informacje.

Jeśli nie korzystałeś wcześniej z MailTips, jesteś we właściwym miejscu. W tym krótkim przewodniku pokażemy, jak korzystać z porad dotyczących poczty w programie Outlook.

Jak skonfigurować porady dotyczące poczty?

Pamiętaj, że ta funkcja wymaga konta Microsoft Exchange Server. Innymi słowy, funkcja jest dostępna tylko na kontach e-mail zarządzanych przez organizację. Twój administrator IT musi włączyć MailTips na Twoim koncie; w przeciwnym razie opcja nie będzie dostępna. Jednocześnie administrator IT może wymusić określone ustawienia MailTips na kontach użytkowników.

Porady dotyczące poczty są domyślnie włączone w programie Outlook. Jeśli chcesz wyłączyć tę opcję lub dostosować ustawienia, uruchom program Outlook, przejdź do Plik , wybierz Opcje , a następnie kliknij Poczta .

Przejdź do MailTips i kliknij opcje MailTips . Wybierz swoje konto i wybierz działania, które mają wyzwalać alerty MailTips.

Jeśli chcesz wyłączyć porady dotyczące poczty, zaznacz pole wyboru Nigdy nie wyświetlaj porad dotyczących poczty .

Jak działają porady dotyczące poczty

Po włączeniu porad dotyczących poczty program Outlook będzie wyświetlać różne wiadomości podczas redagowania wiadomości. Exchange analizuje treść pisanego e-maila. Jeśli wykryje problem, Outlook powiadomi Cię, dzięki czemu możesz dostosować wiadomość, aby uniknąć kłopotliwych sytuacji. Na przykład, jeśli odbiorca jest poza biurem i prosisz go o pilną odpowiedź, MailTips poinformuje Cię, że nie jest w stanie tego zrobić.

Inne przykłady sytuacji, które mogą wyzwolić MailTips, obejmują:

• Skrzynka pocztowa odbiorcy jest pełna.
• Adres e-mail odbiorcy został tymczasowo wyłączony lub trwale usunięty.
• Twój e-mail narusza zasady lub ograniczenia Twojej organizacji.
• Nie masz uprawnień do kontaktowania się z odbiorcą lub wysyłania wiadomości e-mail do odbiorców zewnętrznych.
• Skrzynka pocztowa adresata jest moderowana, co oznacza, że ​​wymaga zatwierdzenia wiadomości.

Ograniczenia dotyczące porad dotyczących poczty

• Ta opcja nie jest dostępna w trybie offline.
• Jeśli lista adresatów zawiera ponad 200 adresatów, MailTips nie oceni poszczególnych skrzynek pocztowych.

Wniosek

MailTips to przydatna funkcja programu Outlook, która pomaga uniknąć kłopotliwych sytuacji, takich jak wysyłanie wiadomości e-mail do niewłaściwych odbiorców. Na przykład, jeśli Twój e-mail narusza zasady Twojej organizacji, MailTips powiadomi Cię o problemie. Czy planujesz używać porad dotyczących poczty w programie Outlook? Daj nam znać w komentarzach poniżej.