Como fazer uma lista suspensa no Excel: 2 melhores métodos em 2023

Para tornar as tarefas de entrada de dados perfeitas e rápidas, você deve aprender a fazer uma lista suspensa no Excel.

O Excel é um poderoso software de entrada de dados. Você pode usá-lo para necessidades de entrada de dados pessoais e profissionais, como criar listas de materiais de escritório, fazer listas de suprimentos domésticos, criar um inventário para uma pequena empresa ou casa e muito mais.

Em qualquer trabalho de entrada de dados, você deve digitar pequenos dados como nomes, endereços, quantidades, locais, preços, etc. Quando alguém audita esse banco de dados, pode querer inserir comentários como auditado, auditoria pendente, erro encontrado, etc.

Se você ou seu funcionário começar a fazer isso manualmente, atingir o objetivo levará dias. Portanto, você deve automatizar a planilha do Excel onde você captura os dados. O comando de lista suspensa do Excel é uma automação básica que você pode usar sem aprender a codificação Visual Basic para Excel. Continue lendo para aprender como fazer uma lista no Excel com menu suspenso.

O que é uma lista suspensa no Microsoft Excel?

Como fazer uma lista suspensa no Excel

A lista suspensa do Excel é uma ferramenta de validação de dados do aplicativo Excel. Requer que você selecione um intervalo ou lista de dados para a lista suspensa. Em seguida, basta aplicar o comando Data Validation para lista suspensa na célula de destino ou intervalos de células para obter sugestões para entrada de dados.

As listas suspensas eliminam as suposições da tarefa de entrada de dados. Além disso, você cometerá zero erros de digitação e outros erros ao usar o recurso de lista suspensa do Excel. É também a ferramenta de automação de entrada de dados mais usada no Microsft Excel.

Quando você pode usar listas suspensas?

Aqui estão alguns cenários onde você pode aplicar este comando de validação de dados:

• Você está criando um banco de dados no Excel e precisa dos operadores de entrada de dados para digitar os dados necessários, sem lixo.
• Você deseja que os operadores de entrada de dados usem apenas dados categorizados ao inserir informações em uma planilha do Excel.
• You’re creating free online or offline forms on Excel, and you want the user to enter data only available in the form and nothing else.
• Your database includes repetitive names, phone numbers, addresses, etc. Also, depending on these data, you pay bills or invoices. Hence, accuracy is highly critical for the project. In such a case, you must use drop-down lists in Excel.
• You’re creating an Excel sheet for household supplies, and you want the family members to make entries only from an allowed list of items.
• Your data entry team loves to use keyboard shortcuts a lot, and for this, Excel drop-down lists offer unmatched convenience.
• You’re making an office supplies or purchases request database, and you only want employees to create purchase requests for pre-approved stationeries, IT hardware, or accessories.

Como fazer uma lista suspensa no Excel: usando um intervalo de dados

Existem duas maneiras de fazer uma lista no Excel com setas suspensas. Um usa um intervalo de dados pré-configurado e outro digita manualmente as opções. Encontre abaixo as etapas para o menu suspenso mais automatizado no Excel:

• Crie uma nova planilha no Excel e nomeie-a como banco de dados .
• Agora, crie um cabeçalho de coluna na célula A1 de acordo com o tipo ou qualquer outro nome que desejar. Por exemplo, estou dando à lista do menu suspenso um cabeçalho de coluna Hardware de TI neste tutorial .
• Agora, copie e cole os dados de outro lugar ou digite manualmente para preencher as células abaixo do cabeçalho da coluna com os itens que deseja no menu suspenso.
• Estou digitando opções de solicitação de compra de dispositivo de TI, como monitor, alto-falante, RAM, CPU, caixa de PC, GPU, PSU e assim por diante.

Até agora, você criou com êxito o banco de dados a partir do qual o comando Excel Data Validation mostrará as opções ou escolhas da lista suspensa. Agora, vamos criar a lista suspensa real seguindo as etapas mencionadas aqui:

• Selecione a célula onde deseja criar uma lista suspensa no Excel.
• Agora, clique na guia Dados no menu da faixa de opções do Excel .
• Na seção de comando Ferramentas de dados , clique na seta suspensa Validação de dados .
• Um menu de contexto será aberto com algumas opções. Escolha Validação de dados .
• Agora, você deve ver a ferramenta de comando Data Validation na planilha onde deseja adicionar uma lista suspensa para o Excel.
• Ele contém três guias. São mensagens de entrada, configurações e alerta de erro.
• Clique em Configurações .
• Na opção Critérios de validação , clique na lista suspensa abaixo do menu Permitir .
• Escolha Lista no menu suspenso.
• Por padrão, o menu suspenso Na célula e a marca de seleção Ignorar em branco devem estar marcados. Se não, verifique-os.
• Clique na seta para cima no campo Origem . A caixa de diálogo Validação de dados agora será minimizada para uma barra fina com um campo em branco.
• Vá para a planilha do banco de dados e selecione o intervalo de células na lista suspensa do Excel.
• Escolha algumas células em branco abaixo do último item. Isso ajudará você a expandir a lista sem editar a fonte novamente.
• O Excel preencherá automaticamente os dados de origem para a lista suspensa. Você só precisa clicar na seta para baixo na fina barra de validação de dados .
• Agora você deve ver a caixa de diálogo de validação de dados expandida novamente. Mas, desta vez, você verá um intervalo de dados de origem no campo Origem .
• Basta clicar em OK e está tudo pronto.

Parabéns! Você criou sua primeira lista suspensa no Excel. Agora, basta copiar isso em qualquer outro lugar onde você precise mostrar os mesmos itens quando um funcionário ou qualquer outro usuário preencher dados em uma folha de entrada de dados.

Você pode querer bloquear a planilha do banco de dados para que ninguém possa fazer alterações na lista de opções nas listas suspensas na planilha de entrada de dados. Siga estas etapas rápidas para proteger os itens da lista:

• Escolha os intervalos de células que você precisa bloquear.
• Clique com o botão direito do mouse e selecione Formatar células .
• Vá para a guia Proteção e marque a opção Bloqueado .
• Clique em OK para aplicar as alterações em Formatar células .
• Agora, vá para a guia Revisão na faixa de opções do Excel.
• Selecione o ícone Proteger Planilha .
• Na caixa de diálogo Proteger planilha , insira uma senha no campo em branco.
• Digite novamente a senha e o Excel bloqueará a planilha para sempre.

De agora em diante, ninguém pode alterar os itens da lista do menu suspenso.

Como fazer uma lista suspensa no Excel: usando itens de lista

Se você quiser um menu suspenso curto, como Sim/Não, Auditado/Não Auditado, Atribuído/Aberto, Completo/Incompleto, etc., você pode usar a lista manual em vez do método de intervalo de dados. Isso economiza tempo. Veja como você pode criar uma lista suspensa no Excel usando itens de lista:

• Clique em uma célula para preencher um menu suspenso.
• Selecione Validação de dados na guia Dados do menu da faixa de opções.
• No menu Permitir , clique em Lista .
• Agora, basta digitar a lista de itens no campo Fonte .
• Certifique-se de separar cada item com uma vírgula.
• Clique em OK para aplicar a lista suspensa.

Este é o método mais fácil e rápido de criar uma lista suspensa simples no Excel. No entanto, o primeiro método é mais confiável quando você usa listas suspensas abundantemente.

Como fazer uma lista suspensa no Excel: mostrando a mensagem de entrada

Uma lista suspensa vazia pode não dizer muito aos operadores de entrada de dados. Você precisa adicionar instruções específicas, para que não cometa nenhum erro. Veja como você pode adicionar uma mensagem de instrução a listas suspensas no Excel:

• Clique em qualquer célula que contenha um comando de validação de dados ativo .
• Agora, vá para a guia Dados > Validação de dados > clique em Validação de dados .
• Dentro da caixa de diálogo Validação de dados , clique na guia Mensagem de entrada .
• Digite um pequeno texto para o Título e, em seguida, uma mensagem detalhada no campo Mensagem de entrada .
• Clique em OK para aplicar as alterações.

Agora, sempre que um usuário selecionar uma célula com um comando de validação de dados da lista suspensa ativa, ele verá uma mensagem sobre como preencher a célula usando itens da lista suspensa.

Como fazer uma lista suspensa no Excel: exibir um alerta de erro

Se alguém cometer um erro ao usar as listas suspensas em sua folha de entrada de dados do Excel, você também pode mostrar uma mensagem de erro. Isso garantirá que o usuário tome medidas para resolver o erro e não ignore a célula. Aqui estão as etapas para ativar Exibir um alerta de erro:

• Siga as etapas mencionadas anteriormente até obter a caixa de diálogo Validação de dados .
• Agora, selecione a guia Alerta de erro .
• Escolha um estilo de erro entre três opções: Parar, Aviso e Informações.
• Em seguida, digite um texto curto para o Título do Alerta de Erro .
• Agora, insira uma mensagem detalhada no campo Mensagem de erro .

Ótimo trabalho! Com Exibir um alerta de erro ativado, a planilha mostrará uma caixa de diálogo de erro se alguém digitar algo diferente dos itens mencionados na lista suspensa no Excel.

Lista suspensa no Excel: palavras finais

Agora você sabe como fazer uma lista no Excel com drop-down em dois métodos diferentes. Você pode experimentar maneiras de fazer listas suspensas do Excel e criar formulários de entrada de dados para ajudar seus funcionários.

Você também pode criar uma lista intuitiva de suprimentos domésticos para mantimentos, ferragens, roupas, utilitários e muito mais usando listas suspensas no Excel.

Não se esqueça de comentar abaixo se você conhece outra maneira legal de fazer uma lista suspensa no Excel.

Em seguida, aprenda a  exibir linhas ou colunas no Excel  e alguns  modelos de calendário do Excel para qualquer ano .