Como imprimir etiquetas do Excel usando a mala direta do MS Word

Quando precisa imprimir etiquetas para enviar saudações de Natal, casamento e outros cartões de convite para eventos domésticos? Quer imprimir endereços de entrega em massa para o seu site de compras online? Leia este artigo para saber como imprimir etiquetas do Excel usando o recurso de mala direta do Microsoft Word.

O Microsoft Excel é um excelente aplicativo para criar grandes bancos de dados para contatos comerciais ou pessoais. No entanto, não é muito fácil de usar quando se trata de imprimir remessas ou outras etiquetas em papéis de etiqueta.

Você pode criar manualmente células semelhantes a rótulos no Excel e escrever conteúdo manualmente. Você pode fazer esse trabalho manual para algumas etiquetas, mas quando precisa enviar cartões, convites e mercadorias para centenas de destinatários, o trabalho manual não é uma opção.

Portanto, você deve aprender a imprimir etiquetas do Excel usando o recurso Mail Merge do Microsoft Word lendo este artigo até o final. Você também explorará algumas dicas inteligentes no final!

Como imprimir etiquetas no Excel: trabalho preparatório

O processo para imprimir etiquetas de endereço do Excel ou imprimir etiquetas de endereçamento do Excel envolve a compatibilidade cruzada de arquivos do Excel com o Word. Portanto, você deve fazer os seguintes ajustes no Word se estiver imprimindo etiquetas no Word usando listas de contatos do Excel:

• Abra o aplicativo Microsoft Word no seu PC ou mac.
• Clique em Arquivo e selecione Opções .
• Clique em Avançado na janela Opções do Word.
• Role para baixo até ver a seção Geral .

Confirme a conversão do formato de arquivo ao abrir

• Lá, marque a caixa de seleção ao lado de Confirmar conversão de formato de arquivo ao abrir .
• Pressione OK para salvar as alterações e sair da janela Opções do Word.

Antes de imprimir as etiquetas, você deve verificar se o recurso Word Mail Merge suporta a etiqueta ou não. A Microsoft compilou as especificações de adesivos dos principais fornecedores no aplicativo. Veja como você pode ver a lista e o código do documento para adesivos de etiquetas:

• Clique na guia Correspondências no menu da faixa de opções do Word.
• Escolha Iniciar mala direta e selecione Etiquetas na  lista suspensa .
• A caixa de diálogo Opções de rótulo agora aparecerá.

Escolha o fornecedor da etiqueta de endereçamento e o código do produto na mala direta do Word

• Na seção Informações da etiqueta , você deve ver a lista de fornecedores de etiquetas e números de produtos .
• Selecione o nome do fornecedor do papel de etiqueta e o código do produto. Você encontrará os detalhes na embalagem dos papéis de etiqueta que comprou.
• Clique em OK para aplicar as alterações a este projeto de impressão de etiquetas.

Se você não vir o nome do fornecedor da etiqueta na lista acima, poderá inserir manualmente suas especificações. Assim, o Word sincronizará com a impressora adequadamente para que você possa imprimir as etiquetas de endereço, etiquetas de correspondência e etiquetas de remessa sem esforço.

Para criar uma nova configuração de etiqueta, siga estas etapas:

• Clique em Nova etiqueta na caixa de diálogo Opções de etiqueta .

Criando uma nova configuração de etiqueta na mala direta

• Agora, digite um nome para o novo arquivo de configuração.
• Em seguida, ajuste os parâmetros como margem superior, margem lateral, altura da etiqueta, largura da etiqueta, tamanho da página, etc.
• Clique em OK para salvar as alterações.

É isso! Não se esqueça de salvar o documento Word Merge para que você possa usá-lo mais tarde ou recuperá-lo se faltar energia durante o trabalho.

Como imprimir etiquetas do Excel: prepare a lista de contatos

Agora, você precisa criar um banco de dados do qual a ferramenta Word Mail Merge possa extrair o nome, endereço e outros detalhes do destinatário. Siga estas etapas para criar e salvar sua lista de contatos do Excel para este projeto:

• Abra uma nova planilha em branco no Excel.
• Salve-o como Lista de Contatos de Etiquetas de Envio ou qualquer outro nome de sua preferência.
• Comece a preencher os dados no canto superior da planilha sem deixar nenhuma célula em branco nas linhas ou colunas.

Como imprimir etiquetas do Excel Prepare a lista de contatos

• Digite cabeçalhos de coluna que a ferramenta Maile Merge do Word detectará e usará na opção Corresponder campos.
• Abaixo deste cabeçalho de coluna, digite os dados apropriados.
• É melhor importar um arquivo CSV (valores separados por vírgula) de qualquer aplicativo de contatos e formatá-lo no Excel adicionando os cabeçalhos das colunas.
• Clique duas vezes na guia da planilha na parte inferior do aplicativo Excel e renomeie-a para Lista de Contatos ou qualquer outro nome que você lembre.
• Depois de concluído, salve todo o arquivo do Excel novamente.

Como imprimir etiquetas do Excel: use mala direta no Word

Assim que o banco de dados do Excel para endereços de remessa estiver pronto, vá para o arquivo do Word onde você salvou um formato de etiqueta que corresponda ao papel físico no qual você imprimirá os endereços de correspondência. Agora que o arquivo de etiquetas de mala direta está aberto, siga estas etapas:

• Na seção Iniciar mala direta da guia Mala direta , escolha Selecionar destinatários .
• Selecione a opção Usar uma lista existente na lista suspensa.
• A caixa de diálogo Selecionar fonte de dados será aberta.
• Navegue até o arquivo do Excel onde você salvou sua lista de contatos.

Importar lista de contatos para mala direta para saber como imprimir etiquetas de endereço do Excel

• Selecione o arquivo e clique em Abrir .
• Agora, você deve ver a janela Selecionar Tabela .
• Esta janela mostra todas as planilhas disponíveis no arquivo Excel que você acabou de importar.
• Selecione a planilha onde você criou a lista de contatos.
• Neste tutorial, é a planilha Lista de Contatos . Clique em OK para continuar.
• Agora, você deve ver os adesivos da etiqueta como Next Record .

O layout dos adesivos de etiqueta

• A primeira etiqueta adesiva estará vazia. Tudo bem.

Agora que você preencheu as linhas e colunas do rótulo na mala direta do Word, sua tarefa é importar os dados reais do banco de dados da lista de contatos no Excel. Para realizar esta tarefa, tente estas etapas do seu lado:

• Considerando que você está na guia Correspondências, clique em Editar lista de destinatários .

A lista da tabela de destinatários

• Confira a tabela de contatos e seus endereços. Veja se há algum problema.
• Se tudo estiver correto na tabela acima, clique em OK .

Como imprimir etiquetas do Excel usando mala direta no Word

• Agora, clique em Inserir campo de mesclagem no menu Escrever e inserir campos da ferramenta Mala direta .
• Uma lista suspensa aparecerá com todos os cabeçalhos de coluna que estão no banco de dados da lista de contatos do arquivo Excel que você importou.
• Clique em Título .
• Pressione Shift + Enter .
• Em seguida, clique novamente em Inserir campo de mesclagem e selecione Nome .
• Pressione Shift + Enter e repita as etapas acima até ter todos os cabeçalhos de coluna no adesivo do canto superior esquerdo.
• Você pode personalizar vários componentes da ferramenta de adesivos de etiquetas.
• Vá para a guia Início e selecione o texto ou textos na etiqueta para aplicar opções de formatação, como tipo de fonte, tamanho da fonte, cor, cor de destaque e assim por diante.
• Depois que tudo estiver correto, volte para a guia Correspondência .

Atualizar rótulos para preencher dados para rótulos em mala direta

• Agora clique no botão Atualizar rótulos .
• Isso preencherá os dados de todos os rótulos da página.

Clique em Visualizar resultados para Como imprimir etiquetas do Excel usando a mala direta do Word

• Agora, basta clicar em Visualizar resultados para mostrar os dados reais nos rótulos.

Ao criar endereços de e-mail ou etiquetas de envio na mala direta usando listas de contatos do Excel, não importe muitos componentes nas etiquetas. Isso vai bagunçar os rótulos. Escolha os componentes que são absolutamente necessários para entregar um pacote com sucesso.

Como imprimir etiquetas do Excel: Imprimindo documento

Até agora, você criou as etiquetas com êxito em um documento de mala direta. Agora, é hora de imprimi-lo seguindo estas etapas:

• Retire todos os papéis da sua impressora.
• Insira o papel adesivo da etiqueta física no alimentador de papel da impressora.
• Volte para a página de rótulos no Word e pressione Ctrl + P . Este é o comando de impressão.
• Agora, ajuste as configurações de impressão no painel de navegação do lado esquerdo.
• Você deve garantir que as configurações de impressão reflitam as condições de impressão apropriadas, como impressora, configurações, tamanho do papel, margens, etc.
• Clique em imprimir para começar a imprimir as etiquetas no papel de impressão de etiquetas.

Incrível! Você acabou de imprimir alguns endereços de remessa bonitos ou etiquetas de correspondência para uso pessoal ou profissional.

Como imprimir etiquetas do Excel: perguntas frequentes

Is There a Way to Print Address Labels From Excel?

Sim! Você pode criar um banco de dados de lista de contatos no Excel. Você pode criar colunas como Nome, Endereço, CEP, País, Número de Telefone, Estado etc. e preencher os dados abaixo desses cabeçalhos de coluna.

Feito isso, você pode importar esse banco de dados para a mala direta do Word para criar etiquetas de endereço usando a ferramenta de criação de etiquetas na mala direta. Siga as etapas mencionadas acima neste artigo para descobrir os movimentos exatos.

How Do I Create Labels From Excel to Word?

Você pode usar o recurso de mala direta do Word para importar dados da lista de contatos de uma planilha do Excel. Em seguida, você pode usar o assistente de criação de etiquetas na guia Correspondências do Word para criar etiquetas e preencher dados do Excel. O comando Inserir Campo de Mesclagem ajudará você a adicionar campos no rótulo.

How Do I Print Multiple Labels on One Page?

A impressão de etiquetas de endereçamento do Excel usando o recurso Mala direta do Word sempre permitirá que você imprima etiquetas em números como 10, 20, 30, etc., por página. Tudo o que você precisa fazer é escolher os números de produto apropriados e os fornecedores de etiquetas na caixa de diálogo Informações da etiqueta.

Conclusão

Então, agora você sabe como imprimir etiquetas do Excel usando o recurso de mala direta do Word.

A parte crítica desse processo é usar a página de etiqueta de etiqueta apropriada antes de preencher os dados da etiqueta na mala direta. Se você selecionar o papel errado, poderá acabar desperdiçando o papel físico imprimindo etiquetas desalinhadas.

Quando não tiver certeza do fornecedor do papel e do código do produto, sempre crie um novo papel de etiqueta antes de seguir todo o processo.

Acho que perdi qualquer outra maneira de imprimir etiquetas de endereço do Excel, mencione o método e seu processo na caixa de comentários abaixo.

A seguir,  como combinar duas colunas no Excel .