12 советов по эффективному управлению участниками Google Meet

Google Meet набирает обороты, поскольку он продолжает выпускать обновления, чтобы попытаться конкурировать с крупными приложениями для видеоконференцсвязи дня. Благодаря последнему обновлению Google Meet теперь может вместить до 250 пользователей (требуется план Enterprise). Google Meet также станет бесплатным , но нам еще предстоит узнать, сколько пользователей будет разрешено в бесплатной версии и какова будет продолжительность встреч.

Google Meet также подвергается серьезным судебным искам в образовательных целях, где наличие хорошей степени контроля над участниками (вы знаете, студентами!) Имеет первостепенное значение для завершения успешной встречи. Подчеркивая это, вот лучшие советы по управлению участниками Google Meet во время встречи.

► Как использовать Google Meet из Gmail

СОДЕРЖАНИЕ

• 1. Закрепите участника
• 2. Включить и отключить микрофон участника.
• 3. Удалить участника.
• 4. Общайтесь с участниками во время встречи.
• 5. Добавьте участников в мероприятие.
• 6. Добавьте участников в текущую встречу.
• 7. Оставайтесь на связи с участниками во время презентации
• 8. Создайте организационные единицы (OU)
• 9. Следите за своими чатами во время презентации.
• 10. Не позволяйте участникам создавать встречу без вас.
• 11. Запретить участникам снова присоединиться к встрече после того, как вы уйдете.
• 12. Разрешить взаимодействие

Закрепить участника

Функция закрепления в Google Meet позволяет пользователям решать, кто остается в центре экрана и занимает больше всего места. По умолчанию Google Meet запускает видеовстречу в макете «Авто». Этот макет позволяет Google Meet выбрать лучший вариант для видеопотока вашей встречи в зависимости от презентаций, активных выступающих и т. Д.

Однако, если вы хотите, чтобы определенный участник был закреплен в центре экрана, независимо от используемого макета, вы можете переопределить настройку по умолчанию и «Закрепить» их.

После закрепления этот участник будет оставаться выделенным в центре экрана, пока не будет откреплен.

Как закрепить участника

На ПК : наведите указатель мыши на миниатюру участника в ленте видео и щелкните значок «Закрепить».

На телефоне : поверните телефон горизонтально в альбомный режим. Теперь коснитесь миниатюры участника в ленте видео и коснитесь значка «Закрепить».

Как открепить участника

Когда вы закрепляете участника, вместо значка булавки вы также получаете значок открепления, который можно использовать для открепления участника.

Выключить и включить участника

Организаторы собрания могут отключать звук других участников во время их разговора, чтобы облегчить общение. Однако после отключения звука участники должны сами включить звук. Это означает, что если хост отключит вас, он не сможет включить вас, если только вы сами не включите звук.

Google заявляет, что это функция безопасности, введенная для предотвращения включения вашего микрофона другими пользователями (хостом) без вашего разрешения. Следуйте этому руководству, чтобы узнать, как отключить звук для участника собрания Google Meet.

Как отключить микрофон участника (как ведущего)

Если вы являетесь организатором и хотите отключить звук для участника или участников, следуйте этому руководству.

Шаг 1. Щелкните имя участника на ленте рядом с видеопотоком.

Шаг 2:  Нажмите кнопку микрофона рядом с их именем. После щелчка микрофон станет серым, что означает, что у участника отключен звук.

Как включить микрофон участника (как ведущего)

Вы не можете сделать это самостоятельно из-за соображений конфиденциальности. Включить звук может только сам пользователь. Итак, вы должны попросить участника включить себя.

Как отключить и включить себя

Как участник вы можете решить, хотите ли вы, чтобы ваш микрофон был активен.

• Чтобы отключить звук , нажмите кнопку микрофона в нижней части видеопотока. Кнопка станет красной, что означает, что ваш микрофон отключен. Если кнопка уже красная, это означает, что ваш хост отключил звук.
• Чтобы включить звук , просто нажмите красную кнопку микрофона еще раз. Теперь кнопка станет белой.

Примечание. Если вы используете телефон для подключения к собранию, вы можете набрать * 6 на панели набора номера, чтобы выключить или включить звук (в зависимости от того, в каком состоянии находится микрофон) во время собрания.

Удалить участника

В апреле 2020 года Google Meet выпустил обновление, которое позволяло ТОЛЬКО организатору / организаторам собрания удалять других участников, если они того хотели. Это произошло из-за многочисленных жалоб пользователей на неправильное использование функции удаления.

Как удалить участника

На ПК: чтобы удалить участника из собрания, сначала нажмите кнопку «Назад», чтобы вернуться на экран участника. Здесь наведите указатель мыши на имя участника и нажмите кнопку «Удалить» . 

На смартфоне: выберите участника и нажмите на его имя. Нажмите кнопку «Удалить» .

После удаления участники не могут повторно присоединиться к вызову, если они явно не приглашены хостом / хостами из вызова.

Общайтесь с участниками во время встречи

Во время видеовызова участники могут отправлять сообщения, которые видны всем участникам вызова. Эти сообщения остаются только на время разговора. По окончании разговора все сообщения, отправленные во время разговора, автоматически удаляются. Используйте функцию обмена сообщениями для отправки ссылок, документов Google и т. Д.

Как отправить сообщение в чат

На ПК:  наведите указатель мыши на канал видео и нажмите кнопку «Чат» в правом верхнем углу экрана. Это откроет боковую панель, где вы можете просматривать и отправлять сообщения чата группе.

На смартфоне:  нажмите кнопку «Чат» под видеопотоком, чтобы открыть окно чата.

Примечание. Участники не могут просматривать сообщения, отправленные до того, как они присоединились к звонку.

Добавить участников в мероприятие

Новых участников можно добавлять в мероприятие даже после его создания. После добавления вы получите возможность рассылать приглашения на новые приглашения. Если вы выберете такой вариант, приглашения будут отправляться только участникам, добавленным в это время, а не всему списку. Чтобы добавить новых участников, следуйте инструкциям ниже.

Шаг 1.  Откройте мероприятие в своем Календаре Google. Нажмите кнопку "Изменить мероприятие".

Шаг 2.  На вкладке «Гости» слева начните вводить имена участников, которых вы хотите добавить. Если вы хотите добавить участника, используя его адрес электронной почты, просто введите его полный идентификатор электронной почты и нажмите «Ввод».

Шаг 3:  Нажмите «Сохранить». Теперь вы увидите всплывающее окно с вопросом, хотите ли вы разослать приглашения новым участникам.

Добавить участников в текущую встречу

Вы даже можете добавлять новых участников к текущему собранию прямо из собрания. Эти участники получат ссылку для приглашения, по которой они могут щелкнуть, чтобы перенаправить на собрание.

Следуйте инструкциям ниже, чтобы добавить новых участников к встрече.

Шаг 1. Щелкните вкладку «Люди» в правом верхнем углу экрана.

Шаг 2:  Нажмите «Добавить людей» и начните вводить имя человека. Если вы хотите добавить участника, используя его адрес электронной почты, просто введите его полный идентификатор электронной почты и нажмите «Ввод».

Также можно щелкнуть «псевдоним» собрания в левом нижнем углу экрана и щелкнуть «Копировать информацию о присоединении». Вставьте скопированную информацию в электронное письмо и отправьте ее пользователям, которых вы хотите добавить.

Оставайтесь на связи с участниками во время презентации

Разве вы не хотели бы следить за своими учениками во время презентации? К сожалению, как только вы начнете демонстрацию экрана, вы больше не сможете смотреть на участников. К счастью, Google Meet позволяет входить на несколько устройств с одними и теми же учетными данными. Таким образом, вы можете использовать одно устройство для презентации, а другое - для просмотра занятий.

Следуйте этому простому руководству, чтобы настроить его.

Шаг 1.  Войдите в систему и начните встречу на устройстве 1. Нажмите «Показать сейчас» в нижней части экрана и выберите вкладку / окно, которое вы хотите представить.

Шаг 2. Используя другое устройство (мобильный телефон, ноутбук, планшет), войдите в систему, используя свои учетные данные. Теперь вы можете наблюдать за сеткой группы. Вы можете использовать мозаичный макет (до 16 участников) или использовать неофициальное расширение Google Grid Chrome для просмотра всех пользователей.

► Как решить проблему с неработающей сеткой Google Meet Grid View

Создать организационные единицы (OU)

Организационные подразделения помогают назначать разные привилегии разным пользователям. Это удобно, когда вы хотите ограничить пользователей, которые могут создавать собрания, отключать звук других и т. Д.

Creating and editing Organizational Units needs Admin privileges. To create a new Organizational Unit follow these steps below.

Step 1: Sign in to the Google Admin Console using your credentials.

Step 2: Select the ‘Settings’ button and click Directory > Organizational Unit.

Step 3: Click the little + sign to add a new Organizational Unit.  Name the unit and click ‘Create’.

How to designate OU’s to users

Now that you have an Organizational Units you need to add users to the unit. All users added to a certain unit will have the same privileges.  To add users to the new Organizational Unit, follow the steps below.

Step 1: Sign in to the Google Admin Console using your credentials.

Step 2: Go to the ‘Users’ tab and select the users you would like to add to the new Organizational Unit. Once selected click ‘More’ at the top of the page, and then ‘Change Organizational Unit’.

Step 3: Select the OU you created and hit ‘Change’.

Keep an eye on your chats while presenting

When about to present in a Google Meet meeting you have an option to share the whole screen, a specific browser tab, or a specific window. Once the screen sharing begins, only the selected tab/window is updated on the video feed. This means that if you would like to read the chats tab, you have to keep swapping between tabs. Luckily there is a fix!

Follow this simple guide to keep an eye on your chats while presenting.

Step 1: When presenting, do not share the whole screen. Selecting either a browser tab or a window gives you more control over your privacy.

Step 2: If you are using a windowed application, scale down the application so that it fits in the Google Meet window without covering the chat column.

Similarly, if you are sharing a tab on a web browser, first, separate the tab to a new windowed browser. Now scale down the browser so that it fits in the Google Meet window without covering the chat column.

You can now present and keep an eye on your chat column for questions and other discussions.

Prevent participants from creating a meeting without you

As a host, once you leave a meeting, users can still remain in the meeting. If the right settings are not in place, they can even reuse the old meeting room without you.

This is a problem with Educational accounts since teachers would not want students using the room with them in it. The first thing that needs to be done is creating separate Organizational Units for teachers and students.

Step 1: Follow the guide above to create new Organizational Units.

Step 2: Once created separate the students and teachers into the 2 OU’s.

Step 3: In the Meet Admin Console, Select the ‘students OU and go to ‘Meet video settings’. Turn off the ‘Video calling’ option at the bottom.

Students will still be able to join meet video calls, but will not be able to create them. Also, once everyone leaves a room, the room will expire and cannot be reused.

Prevent participants from rejoining a meeting after you leave

This is another problem that users are facing. Google Meet allows users to stay back in a meeting even after the host has left. This comes down to how the meeting was created.

When starting a meeting, you are given an option to add a nickname. If you do not add a nickname and simply click ‘Continue’, Google Meet will automatically assign a PIN to your meeting. This PIN does not expire when you leave a meeting.

Follow this simple guide to set up a meeting that expires when the host leaves.

Step 1: Sign in to Google Meet, and click ‘Join or create a meeting’.

Step 2: Add a nickname to the meeting and hit ‘Continue’.

Step 3: Send this nickname to the participants. They need only type in the nickname to get into the meeting.

Now when you leave the meeting, the nickname expires, and the meeting ends with you.

Allow Interoperability

Google Meet supports interoperability with other 3rd-party videoconferencing systems like Cisco, Polycom, Lifesize, Sony, Skype for Business, etc. by allowing users from these services to join a Meet video meeting. The Interoperability function requires users to download and set up the Pexip Infinity gateway.

For a full list of compatible third-party applications and devices, check out the Pexip.com website. Pexip acts as a gateway to allow users to dial into a Google Meet meeting without using a Google Meet client.

To download and learn how to set up Pexip, check out the link below.

► Set up Interoperability on Google Meet

Хотя это еще далеко от возможностей настройки других приложений для видеоконференций, таких как Zoom, это долгожданный шаг в правильном направлении. Google заявляет, что они прилагают все усилия для улучшения работы аккаунтов Gsuite для образовательных учреждений. Мы надеемся увидеть гораздо больше усилий и в бизнес-аккаунтах. 

Вы пробовали какой-нибудь из этих советов? У вас есть собственные советы? Дайте нам знать в комментариях ниже.