13 สิ่งที่ควรทราบเกี่ยวกับการแชร์หน้าจอใน Microsoft Teams

การแชร์หน้าจอมีความสำคัญมากในแอปการประชุมทางวิดีโอเช่น Zoom, Microsoft Teams, Google Meet และอื่นๆ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถแสดงไฟล์ให้กับผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ โดยใช้ฟังก์ชันการแชร์หน้าจอโดยไม่ต้องส่งให้ใครหรือผู้เข้าร่วมทุกคน ด้วยเหตุนี้ ทุกคนจึงสามารถดูและหารือเกี่ยวกับเนื้อหาของไฟล์ได้ในเวลาเดียวกัน

การแชร์หน้าจอเป็นเรื่องง่ายหรือไม่? ไม่ แต่คุณต้องใช้คุณสมบัติที่ดีสองสามอย่าง คุณสามารถแชร์เดสก์ท็อป หน้าต่าง เสียงของระบบ และอื่นๆ ได้

ในโพสต์นี้ เราจะเจาะลึกถึงคุณลักษณะการแชร์หน้าจอที่มีอยู่ใน Microsoft Teams ต่อไปนี้คือสิ่งสำคัญที่สุดเกี่ยวกับการแชร์หน้าจอใน Microsoft Teams ที่คุณควรรู้

1. จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณแชร์หน้าจอ

การแชร์หน้าจอใน Microsoft Teams ซึ่งคล้ายกับแอปอื่นๆช่วยให้คุณแชร์เนื้อหาบนหน้าจอกับผู้อื่นได้ เมื่อคุณกดปุ่มเพื่อแชร์หน้าจอ ระบบจะขอให้คุณเลือกสิ่งที่คุณต้องการแชร์ ไม่ว่าจะเป็นเดสก์ท็อปหรือไฟล์

ผู้ใช้บางคนสับสนและสงสัยว่าผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ สามารถเปิดหรือจัดการหน้าจอที่แสดงให้พวกเขาเห็นได้หรือไม่ ไม่ นั่นเป็นไปไม่ได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณเปิดหน้าจอร่วมกับอีเมลที่เปิดอยู่ ผู้อื่นจะเห็นเฉพาะหน้าต่างอีเมลเท่านั้น พวกเขาไม่สามารถเข้าถึงหรือเปิดอีเมลของคุณได้

2. สิ่งที่สามารถแชร์กับทีมได้

ใน Microsoft Teams คุณสามารถแชร์เดสก์ท็อป หน้าต่างเดียว งานนำเสนอ หรือไวท์บอร์ดได้

เมื่อคุณแชร์เดสก์ท็อปของคุณ ผู้อื่นจะมองเห็นทุกอย่างที่อยู่เบื้องหน้าของหน้าจอ ดังนั้นเมื่อคุณสลับไปมาระหว่างหน้าต่าง สมาชิกคนอื่นๆ จะมองเห็นได้ หากคุณต้องการโฟกัสที่หน้าต่างเดียวเท่านั้น แม้ว่าคุณจะสลับไปมาระหว่างหน้าต่างต่างๆ ก็ตาม คุณควรไปที่โหมดหน้าต่าง วิธีนี้มีประโยชน์ถ้าคุณไม่ต้องการให้คนอื่นสังเกตเห็นว่ามีอะไรเปิดอยู่บนเดสก์ท็อปของคุณบ้าง

คุณลักษณะการแชร์หน้าจอมีข้อจำกัดบางประการ:

• โหมด Window ไม่พร้อมใช้งานบนแอพมือถือและ Linux
• ไวท์บอร์ดใช้งานได้กับการโทรใน Teams เท่านั้น ไม่ใช่การแชทส่วนตัว
• ฟังก์ชันไวท์บอร์ดจำกัดเฉพาะแอปเดสก์ท็อปและเว็บ กล่าวคือไม่สามารถเริ่มต้นจากแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ได้ แต่คุณสามารถดูไวท์บอร์ดบนโทรศัพท์ของคุณได้เมื่อมีผู้อื่นจากเดสก์ท็อปหรือเว็บกำลังแชร์
• บนเว็บ การแชร์หน้าจอสามารถใช้ได้กับเบราว์เซอร์ Google Chrome และ Microsoft Edge เท่านั้น
• บน macOS ทีมต้องการให้คุณเปลี่ยนการตั้งค่าความเป็นส่วนตัว (การตั้งค่าระบบ > ความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว > ความเป็นส่วนตัว) หากคุณต้องการแชร์หน้าจอของคุณกับผู้อื่น

3. แพลตฟอร์มใดบ้างที่รองรับการแชร์หน้าจอ

คุณลักษณะการแชร์หน้าจอของ Teams มีอยู่ในทุกแพลตฟอร์ม คุณสามารถใช้บนเว็บ, Android, iOS, Windows, Mac และ Linux อย่างไรก็ตาม โหมดการแชร์หน้าจอบางโหมดจะจำกัดเฉพาะบางแพลตฟอร์มเท่านั้น

4. วิธีแชร์หน้าจอใน Microsoft Teams

มาดูวิธีการแชร์หน้าจอบนเว็บ เดสก์ท็อป และแอพมือถือกัน

แชร์หน้าจอบนเว็บและเดสก์ท็อป

โทรหาบุคคลที่คุณต้องการแชร์หน้าจอด้วยหรือเริ่มการประชุมภายในทีมโดยใช้ปุ่ม Meet now

จากนั้นในหน้าจอการโทร ให้คลิกที่ไอคอนแชร์หน้าจอที่แถบเครื่องมือด้านล่าง คุณจะเห็นวิธีแชร์ต่างๆ เช่น เดสก์ท็อป หน้าต่าง PowerPoint และไวท์บอร์ด ดังที่แสดงด้านล่าง คลิกที่หนึ่งที่คุณต้องการแบ่งปัน

แชร์หน้าจอบน Android และ iOS

บนหน้าจอการโทร ให้แตะที่ไอคอนสามจุดที่อยู่ในแถบเครื่องมือด้านล่าง เลือกแชร์จากเมนูที่แสดงขึ้น

จากนั้นเลือกตัวเลือกที่เหมาะสม เช่น รูปภาพ วิดีโอ PowerPoint หรือหน้าจอ

5. จะรู้ได้อย่างไรว่ามีการแบ่งปันอะไรบ้าง

หน้าจอที่แชร์ในปัจจุบันบน Teams จะมีเส้นขอบสีแดงล้อมรอบ ตรวจสอบภาพหน้าจอด้านล่างเพื่อดูว่าหน้าจอที่แชร์จะมีลักษณะอย่างไรเมื่อเลือกโหมดหน้าต่าง

6. วิธีหยุดการแชร์

บนเดสก์ท็อป คุณจะเห็นหน้าต่างลอยพร้อมเครื่องหมายกากบาทที่มุมล่างขวาของแถบเครื่องมือตัวเลือก แตะที่ไอคอนการแชร์หน้าจอหยุด

บนแอปมือถือ เปิดแอป Teams แล้วแตะที่ปุ่มหยุดการนำเสนอที่ด้านล่าง

7. คุณสามารถใส่คำอธิบายประกอบบนหน้าจอที่ใช้ร่วมกันได้หรือไม่?

ไม่ได้ คุณไม่สามารถวาดหรือเขียนบนหน้าจอที่ใช้ร่วมกันได้ ยกเว้นบนไวท์บอร์ด ดูคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีใช้ Whiteboard ใน Teamsเพื่อให้ทราบว่าเสร็จสิ้นแล้ว

เคล็ดลับ : ค้นหาว่า Whiteboard ใน Windows แตกต่างจาก OneNoteอย่างไร

8. วิธีแชร์เสียงของระบบขณะแชร์หน้าจอ

ไม่ว่าคุณกำลังเล่นวิดีโอหรือไฟล์ที่มีเสียงอยู่ ผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ จะไม่ได้ยินเสียงตามค่าเริ่มต้น หากต้องการแชร์เสียงของระบบ คุณต้องเปิดใช้การตั้งค่า

คุณสามารถทำได้ก่อนแชร์หน้าจอหรือหลังจากนั้น หากคุณต้องการแชร์เสียงตั้งแต่เริ่มต้น ให้คลิกที่ปุ่มแชร์หน้าจอระหว่างการโทร จากนั้นทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากรวมเสียงของระบบ

หรือเมื่อคุณเริ่มแชร์หน้าจอแล้ว ให้วางเมาส์เหนือขอบด้านบนของหน้าจอ แถบเครื่องมือจะปรากฏขึ้น เปิดหรือปิดเสียงของระบบโดยใช้ปุ่มที่มี

9. วิธีสลับระหว่าง Windows ขณะแชร์หน้าจอ

มีสองวิธีในการสลับระหว่างหลายหน้าต่างในขณะที่คุณกำลังแชร์หน้าจอ ในวิธีแรก คุณต้องหยุดการแชร์หากคุณเลือกโหมดหน้าต่าง จากนั้นเลือกหน้าต่างที่คุณต้องการเลือกและแชร์อีกครั้ง อย่างไรก็ตาม นั่นไม่ใช่วิธีที่มีประสิทธิผล

เพื่อให้บรรลุผลเช่นเดียวกัน คุณควรใช้วิธีที่สองซึ่งเกี่ยวข้องกับการใช้โหมดการแชร์เดสก์ท็อป ที่จะแสดงเดสก์ท็อปทั้งหมดของคุณ ตอนนี้คุณสามารถสลับไปมาระหว่างหน้าต่างใดก็ได้และผู้เข้าร่วมสามารถดูได้

หมายเหตุ:กระบวนการสลับทั้งหมดระหว่างหน้าต่างหลายบานและพื้นที่เดสก์ท็อปที่เหลือจะปรากฏแก่ผู้เข้าร่วมประชุมในโหมดเดสก์ท็อป

10. สามารถแชร์หน้าจอได้ครั้งละกี่คน

เป็นไปไม่ได้ที่จะแชร์หน้าจอโดยผู้นำเสนอหลายคนในการประชุม มีเพียงคนเดียวเท่านั้นที่สามารถแชร์หน้าจอได้ในแต่ละครั้ง อย่างไรก็ตาม หากบุคคลที่ 2 กดปุ่มแชร์หน้าจอ พวกเขาจะได้รับสิทธิ์ในการแชร์หน้าจอ และการแชร์จะหยุดสำหรับผู้นำเสนอดั้งเดิม พวกเขาจะได้รับแจ้งเช่นเดียวกัน

11. วิธีเปิดแอป Teams เมื่อแชร์เดสก์ท็อป

เมื่อคุณแชร์เดสก์ท็อปทั้งหมด แอป Teams จะถูกย่อให้เล็กสุด หากคุณต้องการเปิดแชทหรือดำเนินการอื่นๆ ในแอป ให้คลิกที่ไอคอนแอปบนแถบงาน

เคล็ดลับ:ดูวิธีหยุดไม่ให้ Microsoft Teams เปิดตัวเมื่อเริ่มต้นระบบ

12. เมื่อคุณแชร์หน้าจอ กล้องจะยังเปิดอยู่หรือไม่

ใช่. คนอื่นจะมองเห็นวิดีโอของคุณแม้ในขณะที่แชร์หน้าจอ หากคุณใช้เดสก์ท็อป คุณจะเห็นวิดีโอของผู้เข้าร่วมสี่คนในหน้าต่างลอย หากต้องการดูวิดีโอของคุณเอง ให้เปิดแอป Teams และวิดีโอของคุณจะพร้อมใช้งาน

13. วิธีแชร์ไฟล์และเอกสารนอกเหนือจาก PowerPoint

Microsoft เสนอตัวเลือกดั้งเดิมในการแชร์ไฟล์ PowerPointในแอป Teams หากต้องการแชร์ไฟล์อื่นๆ ให้เปิดไฟล์เหล่านั้นบนพีซีของคุณตามปกติ จากนั้นแชร์โดยใช้เดสก์ท็อปหรือโหมดหน้าต่าง

เคล็ดลับโบนัส: วิธีหยุดผู้อื่นจากการแชร์หน้าจอ

ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น ทุกคนมีสิทธิ์แชร์หน้าจอ นั่นอาจเป็นปัญหาในบางครั้ง เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาดังกล่าว คุณสามารถห้ามไม่ให้ผู้อื่นแชร์หน้าจอของตนได้ แม้ว่าจะไม่มีปุ่มโดยตรงสำหรับปิดคุณลักษณะนี้ แต่ก็มีวิธีแก้ปัญหาอยู่

คุณต้องเปลี่ยนบทบาทของผู้เข้าร่วมในการประชุมของคุณเป็นผู้เข้าร่วมประชุม โดยค่าเริ่มต้น พวกเขาจะถูกเก็บไว้เป็นผู้นำเสนอ ซึ่งมีสิทธิ์เช่นเดียวกับผู้จัด ผู้เข้าร่วมไม่มีสิทธิ์แชร์หน้าจอและสามารถดูได้เฉพาะหน้าจอที่แชร์เท่านั้น

หากต้องการเปลี่ยนบทบาทของผู้เข้าร่วมบนเดสก์ท็อป ให้คลิกที่ไอคอนผู้เข้าร่วมเมื่ออยู่ในการประชุมทางโทรศัพท์ จากนั้น คลิกที่ไอคอนสามจุดถัดจากชื่อผู้เข้าร่วม และเลือกสร้างผู้เข้าร่วม

บนแอพมือถือ ให้แตะที่ไอคอนผู้เข้าร่วมในระหว่างการประชุม จากนั้นแตะชื่อผู้เข้าร่วมค้างไว้ เลือกสร้างผู้เข้าร่วมจากเมนู

กำลังรอคำอธิบายประกอบ

คุณไม่ต้องการให้ผู้เข้าร่วมสุ่มใส่คำอธิบายประกอบบนหน้าจอของคุณเมื่อคุณแบ่งปัน — เช่นเดียวกับที่เกิดขึ้นกับ Zoom อย่างไรก็ตาม คุณลักษณะของ Zoom ในการให้คำอธิบายประกอบขณะแชร์หน้าจอหายไปใน Microsoft Teams ในขณะที่เขียนโพสต์นี้ การเขียนลวก ๆ บนหน้าจอช่วยในการจดบันทึกและชี้ไปที่สิ่งต่าง ๆ ที่อาจเป็นเรื่องยาก เราหวังว่าพวกเขาจะแนะนำคุณลักษณะนี้ในไม่ช้า

ถัดไป:คุณคุ้นเคยกับ Microsoft Teams หรือไม่ ดูเคล็ดลับที่กล่าวถึงในโพสต์ถัดไปเพื่อปรับปรุงประสบการณ์ Microsoft Teams ของคุณ