ในพื้นที่ทำงาน อีเมลจะกลายเป็นสื่อกลางในการสื่อสารและแชร์รายงานการทำงาน ในหลายกรณี อีเมลที่ส่งผ่านไปยังเพื่อนร่วมงานจะมีเนื้อหาเหมือนกันซึ่งเขียนอยู่ในเนื้อหาอีเมล เพียงแต่ว่าไฟล์แนบต่างกัน
สิ่งเหล่านี้อาจเป็นอีเมลแสดงความยินดี อีเมลทักทาย หรืออีเมลที่ผู้ใช้ส่งรายงานและเอกสารที่มีเนื้อหาอีเมลเดียวกัน – “โปรดค้นหาไฟล์ที่แนบมากับอีเมลนี้
ในช่วงเวลาหนึ่ง การเขียนอีเมลเดิมซ้ำๆ ซ้ำๆ หรือแม้แต่คัดลอกมาซ้ำๆ จะกลายเป็นเรื่องน่ารำคาญทุกครั้งที่เขียนอีเมลใหม่
คุณสามารถช่วยตัวเองจากความเร่งรีบทั้งหมดนี้ได้โดยใช้เทมเพลตอีเมล ซึ่งสร้างเทมเพลตของอีเมลที่สามารถส่งซ้ำแล้วซ้ำอีกไปยังผู้ใช้ต่างๆ วิธีนี้จะช่วยคุณประหยัดเวลาในระหว่างการเขียนอีเมล และอาจจะไม่รบกวนคุณอีกต่อไป
อ่านเพิ่มเติม: วิธีปิดการใช้งาน Google Meet ในแอป Gmail และเว็บ
ต่อไปนี้คือวิธีเปิดใช้งานเทมเพลตอีเมลในGmail และใช้งานเพื่อประสิทธิภาพที่ดีขึ้น :
วิธีเปิดใช้งานเทมเพลตในอีเมล
เทมเพลตถูกปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้นในบัญชี Gmail ของคุณ คุณต้องเปิดใช้งานผ่านการตั้งค่าขั้นสูงของ Gmail ก่อนเริ่มใช้งาน ทำตามขั้นตอนนี้ตามลำดับเพื่อเปิดใช้งานเทมเพลตใน Gmail:
ขั้นตอนที่ 1:ไปที่ปุ่มการตั้งค่าฟันเฟืองที่ด้านบนขวาของแถบงาน Gmail
ขั้นตอนที่ 2:จากเมนูแบบเลื่อนลงเลือกดูทั้งหมดตั้งค่าตัวเลือก
ขั้นตอนที่ 3:จากนั้นไปที่เมนูขั้นสูงของการตั้งค่า Gmail
ขั้นตอนที่ 4:เลื่อนลงเมนู คุณจะเห็นตัวเลือกเทมเพลตที่ตั้งค่าเป็น Disabledคลิกที่ปุ่ม Enable
ขั้นตอนที่ 5:บันทึกการตั้งค่าใหม่
อ่านเพิ่มเติม: วิธีการทำงานกับงานบน Gmail?
จะสร้างเทมเพลตอีเมลบน Gmail ได้อย่างไร
เทมเพลตอีเมลจะถูกบันทึกซึ่งประกอบด้วยอีเมลที่มีเนื้อหาเหมือนกันในเนื้อหาของเมล อีเมลที่เรียบเรียงเหล่านี้สามารถใช้ได้ซ้ำๆ โดยไม่ต้องพิมพ์ซ้ำแล้วซ้ำอีก และสามารถดึงได้โดยตรงจากรายการเทมเพลตของคุณ ต่อไปนี้คือวิธีการสร้างเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณใน Gmail :
ขั้นตอนที่ 1:คลิกที่ปุ่มเขียน
ขั้นตอนที่ 2:ร่างอีเมลโดยพิมพ์เนื้อหาอีเมล
ขั้นตอนที่ 3:ตอนนี้ ก่อนบันทึกร่างจดหมาย ให้คลิกที่จุดไข่ปลาแนวตั้ง (ปุ่มสามจุด) ที่ด้านล่างขวาของกล่ององค์ประกอบอีเมล
ขั้นตอนที่ 4:คลิกที่แม่แบบและจากเมนูด้านส่งผลให้คลิกที่บันทึกร่างเป็นแม่แบบ
ขั้นตอนที่ 5:คลิกที่บันทึกเป็นเทมเพลตใหม่เนื่องจากนี่เป็นเทมเพลตแรกที่สร้างขึ้น คุณจึงไม่สามารถเขียนทับเทมเพลตเก่าได้ (เราจะมาพูดถึงในภายหลังในบทความนี้)
ขั้นตอนที่ 6:ป้อนชื่อเทมเพลตของคุณแล้วคลิกบันทึก สร้างเทมเพลตใหม่ของคุณแล้ว
อ่านต่อ: จะใช้ฟีเจอร์ Swipe บน Gmail ได้อย่างไร?
จะเขียนทับเทมเพลตก่อนหน้าได้อย่างไร
การเขียนทับบัญชีเทมเพลตสำหรับเปลี่ยนเนื้อหาอีเมลของเทมเพลตใดเทมเพลตหนึ่งและบันทึกทับเทมเพลตที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้โดยไม่ต้องสร้างใหม่ วิธีเขียนทับเทมเพลตใน Gmail มีดังนี้
ขั้นตอนที่ 1:คลิกที่เขียนและร่างอีเมลที่เปลี่ยนแปลงพร้อมเนื้อหาใหม่
ขั้นตอนที่ 2:คลิกที่วงรีแนวตั้ง (ปุ่มสามจุด) ที่ด้านล่างขวาของกล่ององค์ประกอบอีเมล
ขั้นตอนที่ 3:คลิกที่แม่แบบและจากเมนูด้านส่งผลให้คลิกที่บันทึกร่างเป็นแม่แบบ
ขั้นตอนที่ 4:จากนั้น ภายใต้ Overwrite Templateให้คลิกที่ชื่อเทมเพลตอีเมลที่คุณบันทึกไว้ก่อนหน้านี้
ขั้นตอนที่ 5:คลิกที่บันทึก
อ่านเพิ่มเติม: วิธีใช้อีเมลเก็บถาวรของ Gmail
วิธีแทรกเทมเพลตเพื่อใช้งาน
การแทรกเทมเพลตเป็นกระบวนการที่ง่าย คุณจะเห็นว่าการใช้เทมเพลตสำหรับอีเมลช่วยประหยัดเวลาและปราศจากความเครียดได้อย่างไร:
ขั้นตอนที่ 1:เริ่มต้นการเขียนอีเมล์
ขั้นตอนที่ 2:คลิกที่วงรีแนวตั้ง (ปุ่มสามจุด) ที่ด้านล่างขวาของกล่ององค์ประกอบอีเมล
ขั้นตอนที่ 3:คลิกที่เทมเพลตและจากเมนูด้านข้างที่เป็นผลลัพธ์ ให้คลิกที่เทมเพลตที่ใส่เข้าไป
ตอนนี้ เทมเพลตที่เลือกจะถูกเพิ่มในอีเมลใหม่ของคุณ คุณสามารถจัดรูปแบบเพิ่มเติมและแนบเอกสารที่จำเป็นก่อนส่งไปยังผู้รับได้ ด้วยวิธีนี้ คุณจะรอดพ้นจากความยุ่งยากในการพิมพ์เนื้อหาที่จำเป็นซ้ำแล้วซ้ำอีก
อ่านต่อ: จะกำจัดอีเมลส่งเสริมการขายบน Gmail ได้อย่างไร
จะลบเทมเพลตอีเมลใน Gmail ได้อย่างไร
การลบเทมเพลตเป็นทางเลือกที่เหมาะสม หากคุณไม่ต้องการใช้เทมเพลตนั้นอีกต่อไป วิธีลบเทมเพลต Gmail เมื่อไม่มีประโยชน์มีดังนี้
ขั้นตอนที่ 1:เริ่มต้นการเขียนอีเมล์
ขั้นตอนที่ 2:คลิกที่วงรีแนวตั้ง (ปุ่มสามจุด) ที่ด้านล่างขวาของกล่ององค์ประกอบอีเมล
ขั้นตอนที่ 3:คลิกที่เทมเพลตและจากเมนูด้านข้างที่เป็นผลลัพธ์ ให้คลิกที่ Delete Template
ขั้นตอนที่ 4:ในขั้นตอนต่อไป เพียงคลิกที่ชื่อเทมเพลตที่คุณต้องการนำออกอย่างถาวร
ด้วยวิธีนี้ เทมเพลตของ Gmail จะมีประโยชน์อย่างมากสำหรับผู้ใช้ที่ต้องส่งอีเมลรายวันทำงานหนักเกินไป หรืออาจใช้งานส่วนตัวด้วยเนื้อหาเดียวกัน
คุณอาจชอบ
วิธีดาวน์โหลดข้อมูล Gmail MBOX โดยใช้ Google Takeout
วิธีเปิดใช้งาน Gmail Dark Mode บน Android และ iOS
เรียนรู้วิธีทำความสะอาดกล่องใส่รีเทนเนอร์ด้วยสบู่เหลวอ่อนๆ และน้ำอุ่น เช็ดให้แห้งอย่างถูกต้อง หลีกเลี่ยงความร้อนที่อาจทำให้เสียหาย และรู้ว่าเมื่อใดควรเปลี่ยนกล่องใหม่
เรียนรู้วิธีการตรวจสอบและบำรุงรักษาไส้กรองอากาศเครื่องยนต์ เมื่อใดควรทำความสะอาด เมื่อใดที่การเปลี่ยนไส้กรองอากาศจะปลอดภัยกว่า และวิธีการตรวจสอบการติดตั้งกลับเข้าไปอย่างถูกต้อง
เรียนรู้วิธีทำความสะอาดเครื่องทำน้ำแข็งในช่องแช่แข็งอย่างปลอดภัย รวมถึงถังเก็บน้ำแข็ง พื้นผิวเครื่องทำน้ำแข็งที่เข้าถึงได้ ช่องจ่ายน้ำแข็ง การเช็ดให้แห้ง การประกอบกลับ และข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยง
เรียนรู้วิธีทำความสะอาดหัวฉีดชำระอย่างปลอดภัย หลักการทำความสะอาดตัวเองคืออะไร วิธีจัดการกับคราบแร่ธาตุ และน้ำยาทำความสะอาดที่เหมาะสมกับรุ่นของคุณ
เรียนรู้วิธีทำความสะอาดตัวกรองทรายสระว่ายน้ำอย่างปลอดภัย ประเมินว่าการล้างย้อนได้ผลหรือไม่ และรู้ว่าเมื่อใดควรทำความสะอาดอย่างละเอียด ซ่อมแซม หรือเปลี่ยนวัสดุกรองใหม่
เรียนรู้วิธีทำความสะอาดเครื่องบดกาแฟอย่างปลอดภัย ตั้งแต่การใช้แปรงแห้งปัดใบมีด การล้างชิ้นส่วนที่ถอดได้ การประกอบกลับ การทดสอบ และการดูแลรักษาใบมีดบด
เรียนรู้วิธีการกำจัดกาวติดเล็บออกจากเสื้อผ้าอย่างปลอดภัย ตั้งแต่การขูดกาวที่แห้งแล้ว การใช้แอซีโทนอย่างระมัดระวัง การซัก และการตรวจสอบเนื้อผ้าก่อนตากให้แห้ง
เรียนรู้วิธีการกำจัดคราบกาวจากสติกเกอร์บนเสื้อผ้าอย่างปลอดภัย ตั้งแต่การใช้ความเย็นและการเตรียมการเบื้องต้น ไปจนถึงการใช้ตัวทำละลายอย่างระมัดระวัง การซัก และการตากให้แห้ง
เรียนรู้วิธีทำความสะอาดคีย์บอร์ดเชิงกลอย่างปลอดภัย รวมถึงการถอดปุ่มกด การกำจัดฝุ่น คราบสกปรก การเช็ดให้แห้ง การประกอบกลับ และเมื่อใดควรหยุดและตรวจสอบคู่มือ
เรียนรู้วิธีการล้างคราบกาวออกจากเสื้อผ้าโดยเริ่มจากวิธีอ่อนโยนก่อน เมื่อไหร่ควรใช้วิธีที่รุนแรงขึ้นสำหรับกาวร้อนหรือกาวซุปเปอร์ และวิธีการตรวจสอบเนื้อผ้าก่อนแห้ง
