การประชุมประสานงานใน Microsoft Teams คืออะไร เหตุใดองค์กรของคุณจึงควรใช้

Microsoft Teams ได้กลายเป็นเครื่องมือที่ทรงคุณค่าในช่วงการแพร่ระบาด โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับสถานที่ทำงานที่เน้นธุรกิจและเป็นมืออาชีพ ไม่อนุญาตให้คุณเล่นและทำงานในฐานะคู่แข่งบางราย แต่ก็ยังดีกว่าคู่แข่งในแง่ของประสิทธิภาพการทำงานที่แท้จริง

Microsoft Teams เป็นหนึ่งในโซลูชันองค์กรที่มีมูลค่ามากที่สุดของ Microsoft ดังนั้นจึงไม่น่าแปลกใจที่บริษัทจะทุ่มเทอย่างหนักเพื่อให้บริการมีความน่าเชื่อถือและหลากหลายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ในปลายเดือนสิงหาคม Microsoft ได้แนะนำคุณลักษณะด้านประสิทธิภาพการทำงานดังกล่าวให้กับ Teams ซึ่งเรียกว่าการประชุมที่ประสานงานกัน และวันนี้ เราจะบอกคุณว่าสิ่งนี้จะส่งผลต่อที่ทำงานของคุณอย่างไร

ที่เกี่ยวข้อง : วิธีใช้ Onenote ใน Microsoft Teams

การประชุมประสานงานคืออะไร?

Microsoft Teams พร้อมใช้งานบนทุกแพลตฟอร์ม รวมถึงระบบที่ไม่ใช่ของ Microsoft และโดยค่าเริ่มต้น ประสบการณ์จะมีความเหนียวแน่นอย่างที่คุณคาดหวัง การประชุมที่ประสานกันสร้างขึ้นจากแนวคิดโดยเปิดใช้งานการเชื่อมต่อที่ราบรื่นสำหรับผู้ใช้ Microsoft Teams ที่เลือก

ด้วยความช่วยเหลือของอุปกรณ์ Teams Rooms และ Surface Hubs การประชุมที่ประสานงานกันช่วยให้อุปกรณ์ทั้งหมดของคุณเข้าร่วมการประชุม Teams เพียงครั้งเดียวในจังหวะการเต้นของหัวใจ เมื่อเปิดใช้งานการประชุมประสานงาน การเชื่อมต่อเดียวจากหนึ่งในอุปกรณ์จะแจ้งให้อุปกรณ์อื่นเข้าร่วมการประชุมเดียวกัน

ด้วยการลงชื่อเข้าใช้อุปกรณ์อื่นในการประชุมเดียวกันโดยอัตโนมัติ การประชุมที่ประสานงานกันจะช่วยลดเวลาในการตอบสนองได้อย่างมาก ทำให้กระบวนการรู้สึกเป็นธรรมชาติมากขึ้น

ที่เกี่ยวข้อง : โหมดหอประชุมของ Microsoft Teams คืออะไร

ข้อกำหนดสำหรับการประชุมประสานงานคืออะไร?

ตามที่กล่าวไว้ในตอนต้นของบทความ การประชุมที่ประสานงานไม่ได้มีไว้สำหรับผู้ใช้ Microsoft Teams ทุกคน หากต้องการใช้คุณลักษณะนี้ คุณจะต้องมีคุณสมบัติตามเกณฑ์ที่เจาะจงและเข้มงวดมาก

ขั้นแรก: องค์กรของคุณต้องมีอุปกรณ์ Teams Rooms อย่างน้อยหนึ่งเครื่อง แน่นอนว่าอุปกรณ์ที่ผ่านการรับรองจาก Microsoft Teams เหล่านี้ไม่ได้มีราคาถูก ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมอุปกรณ์เหล่านี้จึงหายากในที่ทำงานส่วนใหญ่

ประการที่สอง: องค์กรของคุณต้องมี Microsoft Surface Hub ด้วย ส่วนใหญ่จะใช้เป็นไวท์บอร์ด หากคุณมี Surface Hub 2S เราเสียใจที่ต้องแจ้งให้คุณทราบว่าอุปกรณ์ไม่ได้รับการสนับสนุน เนื่องจาก Hub 2S มีระบบปฏิบัติการเป็นของตัวเอง จึงไม่สามารถทำงานร่วมกับระบบอื่นได้อย่างไม่มีที่ติ

ประการที่สาม: อุปกรณ์ทั้งหมดที่เข้าร่วมในการประชุมที่ประสานงานต้องมีกล่องจดหมายห้องแลกเปลี่ยนของตนเอง พวกเขาจะต้องได้รับการกำหนดค่าล่วงหน้าด้วย เพื่อให้พวกเขาสามารถเข้าร่วมการประชุมเมื่อได้รับเรียก

ประการที่สี่: Microsoft รับรองว่าทุกองค์กรมีสิทธิ์เต็มที่ในการกำหนดค่าอุปกรณ์ตามที่เห็นสมควร อย่างไรก็ตาม ขอแนะนำให้ใช้อุปกรณ์ Teams Rooms เป็นอุปกรณ์เสียงและวิดีโอหลัก ในขณะที่ Surface Hub จะทำหน้าที่เป็นผู้วาดภาพประกอบ

ที่เกี่ยวข้อง : 11 วิธีในการแก้ไขปัญหาเสียงของ Microsoft Teams

ประโยชน์ของการประชุมประสานงานคืออะไร?

หากคุณมองข้ามมารยาทที่วิจิตรบรรจงได้ คุณจะสังเกตได้ว่าระบบนี้มีข้อดีหลายประการ ประการแรกคือความสะดวกในการใช้งาน เมื่ออุปกรณ์ใน Teams Room เชื่อมต่อกับการประชุม อุปกรณ์อื่นๆ ทั้งหมดก็จะตามมาด้วย ปรากฏการณ์นี้ช่วยลดความยุ่งยากและช่วยให้ผู้เข้าร่วมมุ่งเน้นที่การประชุมเท่านั้น ไม่ใช่ประเด็นด้านการเชื่อมต่อ

นอกจากนี้ เนื่องจากการประชุมประสานงานนั้นปรับแต่งได้อย่างสมบูรณ์ องค์กรของคุณจึงสามารถเลือกที่จะใช้อุปกรณ์ภาพและเสียงที่ดีที่สุดในขณะที่ยังคงปิดอุปกรณ์อื่นๆ เพื่อให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมจะเพลิดเพลินไปกับประสบการณ์ภาพและเสียงที่ดีที่สุดเท่านั้น และไม่มีอุปกรณ์ย่อยใดอยู่บนเรือ

เนื่องจากคุณเพิ่มเฉพาะอุปกรณ์ที่ดีที่สุดในการประชุม คุณจึงขจัดเสียงสะท้อนและข้อเสนอแนะที่น่ารำคาญสุดๆ ที่ผู้เข้าร่วมส่วนใหญ่ประสบขณะพยายามเชื่อมต่ออุปกรณ์หลายเครื่องเข้ากับการประชุม

ที่เกี่ยวข้อง : Channel ใน Microsoft Teams คืออะไร?

เหตุใดที่ทำงานของคุณควรเลือกใช้การประชุมแบบประสานงาน

เมื่อคุณคุ้นเคยกับการประชุมแบบประสานงานแล้ว มาดูกันว่าสถานที่ทำงานของคุณจะได้รับประโยชน์จากสิ่งเดียวกันนี้อย่างไร

ประการแรก การมีการตั้งค่าการประชุมแบบประสานงานจะช่วยให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนเข้าใจตรงกัน และไม่มีใครประสบปัญหาด้านคุณภาพ เนื่องจากใช้เฉพาะอุปกรณ์ที่ดีที่สุดเท่านั้น คุณภาพเสียงและวิดีโอจึงดีเท่าที่เป็นไปได้ ไม่มีเสียงสะท้อนหรือข้อเสนอแนะ และไม่มีความล่าช้าในการเล่นที่เห็นได้ชัดเจน

Microsoft ได้ชี้แจงว่าจะต้องมี Microsoft Surface Hub เพื่อเริ่มการประชุมประสานงาน และหากใช้อย่างถูกต้อง Surface Hub ก็สามารถเป็นส่วนเสริมได้ เนื่องจากมันเต็มไปด้วยคุณสมบัติ คุณแทบจะไม่ได้หน้าจอที่สอง/ไวท์บอร์ดที่ดีกว่านี้สำหรับการประชุมของคุณ หน้าจอ 120Hz ร่วมกับเซ็นเซอร์มัลติทัช 100 จุดเป็นอย่างน้อย รับประกันภาพประกอบที่ไร้ขีดจำกัดสำหรับการประชุมของคุณ

ในการตั้งค่าการประชุมประสานงาน เพียงอ่านเอกสารโดยละเอียดของ Microsoftแล้วคุณก็จะพร้อมใช้งานได้ทันที