Microsoft Teams Desktop Tips and Tricks เพื่อการสื่อสารที่ดียิ่งขึ้น

Microsoft Teams ไม่ใช่เครื่องมือที่ใช้งานง่ายไม่เหมือนกับ Skype คุณสามารถถือว่า Teams เป็นการผสมผสานระหว่าง Slack และ Skype เป็นเครื่องมือสื่อสารและการประชุมทางวิดีโอโดยรวมที่ปรับแต่งได้ตามความต้องการทางธุรกิจของคุณ มันกว้างใหญ่และมีคุณสมบัติมากมายที่ซ่อนอยู่ใต้พื้นผิว จากที่กล่าวไว้ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับและกลเม็ดบางประการของ Microsoft Teams เพื่อการสื่อสารที่ดียิ่งขึ้น

คำแนะนำและเคล็ดลับของ Microsoft Teams

1. พื้นหลังเบลอ & พื้นหลังเสมือน

เช่นเดียวกับ Skype Microsoft Teams ยังมีตัวเลือกการเบลอพื้นหลัง ตัวเลือกนี้สะดวกมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเราทุกคนทำงานจากที่บ้าน อย่างไรก็ตาม ต่างจาก Skype ตรงที่คุณไม่สามารถเปิดใช้งาน "เบลอพื้นหลังของฉัน" อย่างถาวรได้ในขณะนี้ คุณต้องทำแยกต่างหากสำหรับแฮงเอาท์วิดีโอทุกครั้ง นี่คือวิธีเปิดใช้งาน Background Blur

ขณะอยู่ในแฮงเอาท์วิดีโอ ให้คลิกที่ปุ่มสามปุ่มที่ด้านขวาสุดของแถบลอย จากเมนูแบบขยาย ให้คลิกที่ “ เอฟเฟกต์พื้นหลัง ” ในหน้าเอฟเฟกต์พื้นหลัง คุณจะเห็นเอฟเฟกต์มากมาย ตัวเลือกแรก สุดคือBlur my Background คลิกแล้วระบบจะรีสตาร์ทสตรีมวิดีโอของคุณ และคุณควรมีพื้นหลังที่เบลอ

นอกเหนือจากตัวเลือก Blur my Background แล้ว Teams ยังมีพื้นหลังเสมือนอีกด้วย แน่นอน เมื่อคุณเลือกมัน มันจะแทนที่พื้นหลังดั้งเดิมของคุณ แต่ ณ ตอนนี้ Microsoft ให้คุณใช้เทมเพลตพื้นหลังที่มีให้ในแอป Teams เท่านั้น หากต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูบทความเฉพาะของเราเกี่ยวกับพื้นหลังเสมือนและโหมดเบลอของ Teams

2. แป้นพิมพ์ลัด

แป้นพิมพ์ลัดเป็นสิ่งที่สะดวกที่สุดไม่ว่าคุณจะจัดการกับ Outlook หรือ Teams ภายใน Microsoft Teams คุณสามารถกด “Ctrl+” เพื่อดูแป้นพิมพ์ลัดได้ทุกเมื่อ อย่างไรก็ตาม สิ่งที่สำคัญที่สุดเหล่านี้มีดังนี้

• Ctrl+E (⌘+E บน Mac ): ไปที่แถบค้นหา
• Ctrl+plus (⌘+plus บน Mac ): ซูมเข้า
• Ctrl+ลบ(⌘+ลบบน Mac ): ซูมออก
• Esc: ปิดป๊อปอัป
• Ctrl+G (⌘+G บน Mac ): ไปที่ทีม/ช่องใดก็ได้

3. คำสั่งเฉือน

เช่นเดียวกับ Slack Microsoft Teams ยังมีคำสั่ง slash แต่คำสั่งทับเหล่านี้ใช้ไม่ได้ทุกที่ ใช้งานได้เฉพาะบนแถบค้นหาด้านบนสุดเท่านั้น หากต้องการไปที่แถบค้นหาอย่างรวดเร็ว ให้กด Ctrl+E (⌘+E บน Mac )

คำสั่งทับที่ฉันใช้บ่อยคือ “/dnd” ตามชื่อที่แนะนำ โหมดนี้จะเปิดโหมดห้ามรบกวน และคุณจะได้รับเฉพาะข้อความด่วนจากผู้ติดต่อสำคัญของคุณเท่านั้น ในทำนองเดียวกัน คุณยังสามารถดำเนินการ “/ Available” เพื่อเปลี่ยนสถานะของคุณเป็น Available คำสั่ง Slash ที่มีประโยชน์อีกอย่างคือ “/goto” ช่วยให้คุณข้ามไปที่ช่องหรือทีมได้อย่างรวดเร็ว

Before enabling DND mode, make sure you set your Priority contacts under the Privacy tab in the Settings menu.

ต่อไปนี้คือคำสั่ง Slash ที่มีประโยชน์มากมาย

• /goto – ข้ามไปที่ทีมหรือช่อง
• /call – โทรหาใครสักคน
• /กล่าวถึง – ดูการแชทและกิจกรรมทั้งหมดที่คุณกล่าวถึง
• /unread – ดูกิจกรรมที่ยังไม่ได้อ่านทั้งหมดของคุณ
• /saved – ดูข้อความที่คุณบันทึกไว้

4. การกล่าวถึง

ตอนนี้ เมื่อคุณค้นหาข้อมูลที่เป็นประโยชน์ภายในช่อง การอ่านเนื้อหาที่มุ่งตรงมายังคุณจะดีกว่า โดยทั่วไปข้อความที่คุณกล่าวถึง หากต้องการเข้าถึงพวกเขา พิมพ์ “/กล่าวถึง” บนแถบค้นหา หรือคุณสามารถตรงไปที่แท็บกิจกรรมแล้วกดไอคอนตัวกรองข้างตัวเลือกฟีด จากนั้น คลิกที่ 3 จุด และเลือก “@Mentions”

5. การแจ้งเตือน

ตามค่าเริ่มต้น Microsoft Teams จะส่งการแจ้งเตือนถึงคุณทุกครั้งที่มีเรื่องตลก ตัวอย่างเช่น Slack จะไม่ส่งการแจ้งเตือนถึงคุณสำหรับข้อความของช่อง เว้นแต่จะมีการกล่าวถึงคุณ แต่ Microsoft Teams จะส่งการแจ้งเตือนแบนเนอร์และอีเมลสำหรับสิ่งเดียวกัน หากต้องการปิด:

• คลิกที่ไอคอนโปรไฟล์ที่มุมบนขวาและคลิกที่Settings
• ในเมนูป๊อปอัปการตั้งค่า ให้ไปที่แท็บการแจ้งเตือน

ในหน้าการแจ้งเตือน คุณจะเห็นการดำเนินการที่สามารถทำได้สำหรับการแจ้งเตือนทุกประเภท โดยทั่วไปมีการดำเนินการ 3 ประเภทสำหรับการแจ้งเตือน: แบนเนอร์และอีเมล แบนเนอร์ และแสดงในฟีดเท่านั้น แม้ว่า 2 ตัวแรกจะอธิบายได้ชัดเจนในตัวเอง แต่การเลือกอันที่สามแสดงว่าการแจ้งเตือนเหล่านี้จะแสดงเฉพาะในแท็บกิจกรรมเท่านั้น

ตัวอย่างเช่น ตามค่าเริ่มต้น Microsoft Teams จะส่งอีเมลพร้อมแบนเนอร์แจ้งเตือนเมื่อคุณถูกกล่าวถึงในทีมหรือช่องทาง แม้ว่าฉันจะไม่มีปัญหากับการแจ้งเตือนแบนเนอร์ แต่ฉันไม่ชอบรับอีเมลสำหรับการกล่าวถึงทั้งหมดนี้ เลยเปลี่ยนเป็น "แบนเนอร์" เท่านั้น

6. บอทและแอพ

Microsoft Teams ให้คุณมีแอพและบอทไม่จำกัดในทีมของคุณ ในกรณีที่คุณไม่ทราบ บ็อตและแอปจะมอบฟังก์ชันเพิ่มเติมให้กับ Microsoft Teams หรือช่วยให้คุณรวมเข้ากับแพลตฟอร์มอื่นๆ แอพที่มีประโยชน์บางตัวที่คุณสามารถใช้ได้มีดังนี้

• พอลลี่ – จัดโพลภายในการประชุม
• จดจำสิ่งนี้ – ตั้งค่าตัวเตือนสำหรับเธรดการแชทภายใน Teams
• Mio – แชทกับผู้ติดต่อ Slack และ WebEx
• ซูม – จัดการประชุมกลุ่ม

เรามีบทความเฉพาะเกี่ยวกับBest Microsoft Teams Appsซึ่งกล่าวถึงการติดตั้งและคุณสมบัติของแอปเหล่านี้ในเชิงลึก คุณสามารถผ่านมันไปได้เพื่อความชัดเจนมากขึ้น

7. เปลี่ยนไวท์บอร์ด

ในขณะที่เราอยู่ในหัวข้อของแอพของบุคคลที่สาม นี่ก็เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่สำคัญ – ด้วยมือเปล่า ตอนนี้ Whiteboard ใน Microsoft Teams เป็นแบบพื้นฐานและจำกัดไว้เฉพาะการใช้หมึกเท่านั้น หากคุณใช้ไวท์บอร์ดเป็นจำนวนมากสำหรับโมเดลการเขียนโปรแกรม Sprint, การออกแบบโครงลวด, การสร้างต้นแบบ, การสร้างสตอรี่บอร์ดวิดีโอ ฯลฯ คุณควรลองใช้ไวท์บอร์ด Freehand by Invision เมื่อเทียบกับ MS Whiteboard จะมีรูปร่างมากกว่า เช่น สี่เหลี่ยมผืนผ้า เส้น และวงกลม

สามารถใช้มือเปล่าในระหว่างการประชุมทางวิดีโอแทนไวท์บอร์ดของทีมได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถนำเสนอไวท์บอร์ดแบบอิสระโดยไม่ต้องถือสายวิดีโอ เราใช้บ่อยเพื่อสตอรี่บอร์ดวิดีโอแนะนำ YouTube ของเรา

ผสานการ  ทำงานด้วยมือเปล่าโดย InVision

8. Immersive Reader

Immersive Reader ของเบราว์เซอร์ Edge ยอดนิยมยังรวมเข้ากับ Microsoft Teams ด้วยเช่นกัน โปรแกรมอ่านที่สมจริงอาจไม่ใช่คุณสมบัติที่มีประโยชน์มากนัก แต่โหมดอ่านออกเสียงที่คุณได้รับนั้นมีประโยชน์ ในการเข้าสู่โหมดโปรแกรมช่วยอ่าน ให้คลิกที่จุด 3 จุดเหนือข้อความและคลิกที่โปรแกรมช่วยอ่าน

เมื่อคุณเข้าสู่โหมดโปรแกรมช่วยอ่าน คุณจะเห็นปุ่ม "เล่น" ที่ด้านล่าง ทันทีที่คุณกด มันจะอ่านข้อความทั้งหมดให้คุณ ฉันใช้บ่อยเพื่ออ่านบทความและสคริปต์ที่ส่งถึงฉันใน Teams

คำปิด

ฟีเจอร์อื่นๆ มากมาย เช่น รหัสอีเมลช่องทางและทีม การบันทึกการประชุมบนคลาวด์ การสื่อสารระหว่างกันของ Skype ใช้ได้เฉพาะเมื่อคุณมีบัญชี Microsoft 365 สำหรับปัญหาหรือข้อสงสัยเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Microsoft Teams โปรดแจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นด้านล่าง

อ่านเพิ่มเติม: Slack vs. Teams: เครื่องมือสื่อสารและการทำงานร่วมกันใดที่จะใช้