วิธีพิมพ์บนซองจดหมายโดยใช้ Google Docs

แม้ว่าโลกจะกลายเป็นดิจิทัลมากขึ้นทุกปี ไปรษณีย์ยังคงเป็นวิธีสำคัญในการสื่อสารกับผู้อื่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจ ชุดโปรแกรม Google Apps มีเครื่องมือและส่วนเสริมมากมายที่สามารถช่วยคุณปรับปรุงกระบวนการสร้างซองจดหมาย สิ่งที่คุณต้องมีคือเครื่องพิมพ์ Windows หรือ Apple PC และการเข้าถึงเบราว์เซอร์เช่น Google Chrome หรือแอป iOS และ Android

ต่อไปนี้คือวิธีพิมพ์ซองจดหมายโดยใช้ Google เอกสาร

วิธีพิมพ์ซองจดหมายโดยใช้ Google Docs

มีส่วนเสริมซองจดหมายหลายรายการสำหรับ Google เอกสารที่ช่วยให้คุณสามารถสร้างและพิมพ์ซองจดหมายได้ สำหรับบท ช่วยสอนนี้ เราจะใช้Add-on ของ Mail Merge

หมายเหตุ: Mail Merge จะช่วยให้คุณสามารถผสาน 20 แถวได้สูงสุด 30 แถวในการทดลองใช้ฟรี

ขั้นตอนที่ 1: เปิดเอกสารของคุณ

เปิดเอกสาร Google เอกสารโดยไปที่เว็บแอป Google เอกสาร (หรือแอปสมาร์ทโฟน) แล้วคลิกGoogle เอกสารใหม่

ขั้นตอนที่ 2: เปิดจดหมายเวียนและเลือกขนาดซองจดหมาย

หากคุณยังไม่มี Add-on ของ Mail Merge คุณสามารถติดตั้งได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ หากติดตั้งแล้ว ให้ข้ามไปที่ขั้นตอนที่ 5

1. คลิกส่วนขยายในแถบเครื่องมือ จากนั้นเลือกส่วนเสริม > รับส่วนเสริม

1. ในเมนูส่วนเสริมของ Google Docs ที่ระบุว่า "ค้นหาแอป" ให้พิมพ์Mail Merge เลือกจดหมายเวียน จากรายการ

1. คลิก แอป Mail Merge แล้วเลือกติดตั้ง

1. เลือกดำเนินการต่อจากนั้นยืนยันบัญชีของคุณและให้สิทธิ์ที่จำเป็นสำหรับ Mail Merge

1. เมื่อติดตั้งแล้วให้คลิกส่วนขยาย > จดหมายเวียน > ซองจดหมาย หรืออีกวิธีหนึ่ง ให้เลือกMail Mergeจาก แถบด้านข้างแล้วเลือกEnvelopes

1. รอให้ป๊อปอัปโหลด จากนั้นเลือกขนาดซองจดหมาย ของคุณ จากเมนูแบบเลื่อนลงหรือตั้งค่าขนาดหน้ากระดาษแบบกำหนดเอง คลิกบันทึกเพื่อสิ้นสุด

หมายเหตุ:หากคุณไม่สามารถสร้างเทมเพลตซองจดหมายด้วยวิธีนี้ ให้เลือกไฟล์>ตั้งค่าหน้ากระดาษ ที่นี่ คุณสามารถตั้งค่าการวางแนวและขนาดกระดาษก่อนที่จะย้ายไปยังขั้นตอนถัดไป

ขั้นตอนที่ 3: ปรับแต่งซองจดหมายของคุณ

ขั้นตอนต่อไปคือการแก้ไขเอกสารของคุณเพื่อเพิ่มฟิลด์ที่จำเป็น รวมถึงที่อยู่ของผู้รับและที่อยู่ผู้ส่งของคุณ ในการทำเช่นนั้น ให้ใช้เครื่องมือแก้ไข Google เอกสารเช่นเดียวกับที่คุณทำในเอกสารปกติ ตัวอย่างเช่น:

หมายเหตุ:เพิ่มฟอนต์ สี และแบรนด์แบบกำหนดเองเพื่อปรับแต่งซองจดหมายของคุณ

ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มเขตข้อมูลผสาน

หากคุณกำลังพิมพ์ชุดซองจดหมายจากรายชื่อส่งเมล คุณสามารถเพิ่มฟิลด์ผสานเพื่อเร่งกระบวนการโดยสร้างเทมเพลตซองจดหมายของ Google เอกสาร (แทนที่จะเพิ่มรายละเอียดแต่ละรายการในแต่ละซอง) ในการทำเช่นนั้น:

1. คลิกส่วนขยาย> จดหมายเวียน > เริ่ม

1. เลือกเปิดสเปรดชีต

1. เลือก Google ชีตของคุณ หากไม่ปรากฏในเมนูแบบเลื่อนลง ให้เลือกGoogle ไดรฟ์แล้วใช้ช่องค้นหาเพื่อค้นหาเอกสาร หากคุณใช้ Microsoft Excel เพื่อสร้างสเปรดชีต คุณสามารถแปลงเป็น Google ชีตได้อย่างง่ายดาย

1. วางเคอร์เซอร์ตรงตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกช่องผสาน ในดร็อป ดาวน์ ฟิลด์ ผสาน เลือกฟิลด์ที่คุณต้องการเพิ่ม (เช่น ชื่อผู้รับ) คลิกเพิ่ม _

1. เมื่อเสร็จแล้ว ให้เลือกLettersในกล่องดรอปดาวน์Merge To จากนั้นคลิกผสาน

1. จดหมายเวียนจะแสดงจำนวนซองจดหมายที่คุณต้องการสร้าง คลิกใช่หากถูกต้อง

1. ซองจดหมายของคุณจะถูกสร้างขึ้นตามค่าจากสเปรดชีตของคุณ

ขั้นตอนที่ 5: เปิดเอกสารใหม่และพิมพ์

เมื่อดำเนินการเสร็จแล้วให้เปิดซองเอกสาร นี่จะแสดงซองจดหมายที่สร้างขึ้นใหม่ทั้งหมดของคุณในรายการ ตรวจสอบอีกครั้งว่าทุกอย่างมีรูปแบบถูกต้อง

ถ้าใช่ ก็ถึงเวลาพิมพ์:

1. เลือกไฟล์ > พิมพ์ _

1. เลือกการตั้งค่าเพิ่มเติมและตรวจสอบให้แน่ใจว่าขนาดกระดาษ และการตั้งค่าอื่นๆ ถูกต้อง

1. เลือกพิมพ์ _

การส่งจดหมายไม่เคยง่ายอย่างนี้มาก่อน

ด้วยบทช่วยสอนนี้ คุณควรจะสามารถพิมพ์ซองจดหมายได้มากเท่าที่คุณต้องการ เราใช้ Mail Merge เนื่องจากเป็นหนึ่งในส่วนเสริมของ Google Docs ที่ได้รับความนิยมและเป็นที่รู้จักมากที่สุด อย่างไรก็ตาม มีตัวเลือกฟรีมากมายหากคุณใช้การทดลองใช้ฟรีและพบว่าราคาสูงเกินไป