วิธีป้องกันช่วงเวลาการประชุมออนไลน์ที่น่าอาย

ความสามารถในการประชุมออนไลน์ทางไกลที่บ้านนั้นสะดวกมาก แต่ยังแนะนำรายการโอกาสทั้งหมดสำหรับช่วงเวลาที่น่าอายมาก

หากคุณมีเด็ก สัตว์เลี้ยง ทารก หรือแม้แต่หน้าต่างข้างหลังคุณสำหรับแสดงกลางแจ้ง คุณมีส่วนผสมทั้งหมดของสูตรสำหรับหายนะ

ในบทความนี้ เราจะกล่าวถึงปัญหาที่พบบ่อยที่สุดบางประการที่อาจนำไปสู่การประชุมออนไลน์ที่น่าอับอาย และวิธีป้องกันปัญหาเหล่านั้น

การประชุมออนไลน์: สิ่งที่อาจผิดพลาดได้?

หนึ่งในตัวอย่างที่โด่งดังที่สุดของช่วงเวลาน่าอายดังกล่าวเกิดขึ้นกับศาสตราจารย์โรเบิร์ต เคลลี เมื่อเขาถูกสัมภาษณ์สดทางโทรทัศน์โดยบีบีซี

ลูกวัยเตาะแตะคนหนึ่งของ Kelly เดินเข้ามาในห้องทำงานของเขา ระหว่างการสัมภาษณ์ และลูกน้อยของเขาก็สวมรถเข็นหัดเดินเช่นกัน ในที่สุดภรรยาที่คลั่งไคล้ของเขาก็วิ่งเข้าไปในห้องเพื่อสกัดเด็ก ๆ ออกจากห้อง

ไม่เพียงแต่เป็นช่วงเวลาการประชุมออนไลน์ที่น่าอายเท่านั้น แต่ยังเป็นช่วงเวลาที่มีการถ่ายทอดสดและออกอากาศไปทั่วโลกต่อผู้ชมหลายล้านคน

ป้องกันช่วงเวลาการประชุมออนไลน์ที่น่าอาย

มีวิธีต่างๆ ที่คุณสามารถตั้งค่าพื้นที่ทำงาน คอมพิวเตอร์ และตัวการประชุมเพื่อลดโอกาสในการเกิดเหตุการณ์ที่โชคร้าย

หากคุณปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ทั้งหมดเหล่านี้ คุณจะมั่นใจได้ว่าการประชุมออนไลน์ทั้งหมดของคุณจะดำเนินไปอย่างราบรื่นและไม่มีช่วงเวลาที่ “น่าจดจำ”

บล็อกกล้องของคุณเมื่อไม่ได้ใช้งาน

มีเหตุผลด้านความปลอดภัยมากมายว่าทำไมคุณจึงควรปิดเว็บแคมไว้จนกว่าจะมีการใช้งาน แต่นอกจากความปลอดภัยแล้ว คุณไม่ต้องการแสดงวิดีโอของคุณในช่วงเริ่มการประชุมออนไลน์ก่อนที่คุณจะพร้อม

มีเรื่องราวของคนที่ถูกจับได้ว่าเข้าห้องน้ำระหว่างการประชุมเพราะเว็บแคมของพวกเขาชี้ไปที่ประตูห้องน้ำที่เปิดอยู่ 

สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ

• เว็บแคมจะเปิดโดยอัตโนมัติเมื่อถึงเวลาเริ่มการประชุม
• คุณลืมไปว่ากล้องเปิดอยู่ในระหว่างการประชุม
• คุณคิดว่าการประชุมสิ้นสุดลงแล้ว แต่กล้องยังเปิดอยู่ในขณะที่ผู้คนเชื่อมต่อกัน

วิธีที่ง่ายที่สุดในการป้องกันสถานการณ์เหล่านี้คือการใช้ฝาครอบตัวเลื่อนบนเว็บแคมของคุณ หากมี หากไม่เป็นเช่นนั้น ให้เก็บเทปไว้ใกล้ตัวกล้องเมื่อไม่ได้ใช้งาน

ใช้ผ้าม่านบนพื้นหลัง Windows

Windows อาจช่วยให้แสงสว่างเข้ามาในสำนักงานของคุณได้ดี แต่เมื่อคุณอยู่ในการประชุมออนไลน์ สิ่งเหล่านี้อาจทำให้เกิดปัญหามากมาย

มีหลายสถานการณ์ที่สามารถนำไปสู่ความลำบากใจกับหน้าต่าง ดังนั้นเรามาสำรวจสามสถานการณ์หลักกัน

คุณดูเหมือนคนร้าย

ลองนึกภาพว่ามีคนปรากฏตัวในที่ประชุมและปรากฏเพียงเงาในห้องมืด ความประทับใจแรกของคุณเกี่ยวกับบุคคลนั้นคืออะไร?

คนส่วนใหญ่คงจะนึกถึงภาพยนตร์หลายเรื่องที่คนร้ายนั่งอยู่ในคุกใต้ดินเพื่อวางแผนการชั่วร้ายครั้งต่อไป

แสงที่ส่องเข้ามาทางหน้าต่างจะเล่นตลกกับเว็บแคมส่วนใหญ่และบังคับให้เว็บแคมกรองแสงโดยอัตโนมัติ ทำให้ทั้งห้องดูมืดกว่าที่เป็นจริงมาก

วิธีที่ง่ายที่สุดในการแก้ไขปัญหานี้คือการปิดหน้าต่างด้านหลังคุณด้วยผ้าม่าน และปิดม่านหรือม่านบังตาไว้เสมอในระหว่างการประชุม

สัตว์เลี้ยงรัก Windows

สัตว์เลี้ยงก็ชอบหน้าต่าง และสัตว์เลี้ยงกับการประชุมออนไลน์ก็ไม่ค่อยเข้ากันได้ดีนัก

หากคุณสังเกตเห็นคนในที่ประชุมหัวเราะเยาะหรือหัวเราะขณะที่คุณกำลังพูด คุณอาจต้องการมองไปข้างหลังคุณ

โอกาสค่อนข้างดีที่แมวของคุณไม่ดี

หากคุณพร้อมที่จะเริ่มการประชุมออนไลน์ ให้นำสัตว์เลี้ยงของคุณทั้งหมดออกจากห้อง เพื่อไม่ให้พวกมันซ่อนตัวอยู่ที่ขอบหน้าต่างและพร้อมที่จะทำให้คุณอับอายในระหว่างการประชุมทางวิดีโอ

หมายเหตุ: การปิดประตูสำนักงาน (และล็อก) สามารถกันสัตว์เลี้ยงที่ไม่พึงประสงค์และแขกที่ไม่ได้รับเชิญอื่นๆ ได้

กลางแจ้งไม่น่ารักเสมอไป

ปัญหาอื่น ๆ ของ windows คือสิ่งที่เกิดขึ้นในอีกด้านหนึ่งของหน้าต่างเหล่านั้น

คุณอยากให้เพื่อนร่วมงานหรือผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นๆ เห็นเพื่อนบ้านของคุณกำลังตัดหญ้านอกบ้านในชุดนอนหรือไม่? 

คุณไม่มีทางรู้ว่าใครหรืออะไรจะผ่านหน้าต่างไป ดังนั้นนี่จึงเป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่ต้องทำให้แน่ใจว่าหน้าต่างข้างหลังคุณมีผ้าม่านและคุณใช้มัน

เพิ่มแสงสว่าง

เมื่อพูดถึงการจัดแสง สำนักงานที่มีแสงสว่างเพียงพอจะทำให้วิดีโอที่ดีที่สุดในระหว่างการประชุมผ่านเว็บ วิธีที่ดีที่สุดในการจัดแสงที่สมบูรณ์แบบคือการจัดตำแหน่งโต๊ะทำงานให้มีหน้าต่าง (โดยเปิดม่านไว้) ไม่ว่าจะอยู่ด้านหลังจอภาพหรือหันไปทางด้านข้าง 

แสงธรรมชาติจากหน้าต่างด้านข้างให้แสงตรงกันข้ามกับหน้าต่างด้านหลัง แทนที่จะบังคับให้เว็บแคมกรองแสง กล้องจะปล่อยแสงธรรมชาติมาที่คุณเพื่อให้กล้องรับแสง

หากคุณไม่มีหน้าต่างในสำนักงานของคุณในทิศทางที่เหมาะสม วิธีแก้ไขที่ดีที่สุดลำดับถัดไปคือเปิดไฟเพดานให้มากเท่าที่คุณมี

ยังดีกว่า ให้ใช้ไฟ Philips Hueและตั้งค่าให้สว่างที่สุด

จัดระเบียบก่อนการประชุม

จากการศึกษาของมหาวิทยาลัยมิชิแกนในปี 2018นักจิตวิทยาพบว่าผู้คนพัฒนาความคิดเห็นเชิงลบเกี่ยวกับผู้คนเพียงแค่สถานะของที่ทำงาน

การค้นพบนี้ไม่น่าแปลกใจ อย่างไรก็ตาม น่าเสียดายหากคุณทำงานหนักมาตลอดทั้งสัปดาห์และไม่มีเวลาทำความสะอาดพื้นที่รอบตัวคุณก่อนการประชุมทางวิดีโอออนไลน์

วิธีแก้ปัญหาง่ายๆ คือกำหนดเวลาอย่างน้อย 15 นาทีในปฏิทินของคุณก่อนเริ่มการประชุมทางวิดีโอ ใช้เวลานั้นเก็บข้าวของระเกะระกะที่อยู่ข้างหลังคุณ อย่างน้อยก็ทำความสะอาดทุกอย่างที่กล้องสามารถมองเห็นได้

อาจไม่ได้หมายความว่าทั้งห้องสะอาด หรือเดสก์ท็อปของคุณยังไม่รก แต่ถ้าคนที่เข้าร่วมประชุมไม่เห็นความยุ่งเหยิง พวกเขาจะไม่รู้ดีกว่านี้

โอ้ เสียงที่เราสร้าง

เสียงอาจเป็นศัตรูตัวฉกาจของคุณในระหว่างการประชุมทางวิดีโอ ไมโครโฟนของคุณสามารถทำให้คุณอับอายได้หลายวิธี 

เพียงพิจารณาว่าลืมเปิดไมโครโฟนของคุณแล้วทำสิ่งใดสิ่งหนึ่งต่อไปนี้:

• การกินมันฝรั่งทอดหรืออย่างอื่นที่กรุบกรอบและเสียงดัง
• พึมพำสิ่งที่เป็นลบเกี่ยวกับเพื่อนร่วมงานภายใต้ลมหายใจของคุณที่ทุกคนสามารถได้ยิน
• สนทนาส่วนตัวกับคู่สมรสหรือสมาชิกในครอบครัวคนอื่นๆ
• ทำเสียงทางร่างกายที่น่าอาย

สถานการณ์ทั้งหมดนี้อาจมีตั้งแต่ตลกขบขันเล็กน้อยไปจนถึงน่าอายอย่างเจ็บปวด 

ทางออกคืออะไร? ตรวจสอบเสมอว่าคุณปิดเสียงเมื่อเริ่มการประชุม เว้นแต่คุณจะต้องพูด และคอยสังเกตสถานะไมโครโฟนของคุณในระหว่างการประชุม 

ยิ่งไปกว่านั้น กำหนดการตั้งค่าซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอของคุณเพื่อให้ไมโครโฟนปิดเสียงโดยอัตโนมัติเมื่อการประชุมเริ่มขึ้น

ใน Skype คุณจะพบการตั้งค่านี้ใน เมนู การตั้งค่าใต้เสียงและวิดีโอ เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปิดเสียงสำหรับสายเรียกเข้าแล้ว

แอปพลิเคชันการประชุมทางวิดีโอส่วนใหญ่มีการตั้งค่าที่คล้ายกันสำหรับไมโครโฟน

เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์อื่นๆ

การคำนึงถึงคำแนะนำข้างต้นทั้งหมดจะช่วยให้การประชุมทางวิดีโอของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นและไม่มีสะดุด 

มีเคล็ดลับอื่นๆ อีกสองสามข้อที่อาจช่วยในการแฮงเอาท์วิดีโอของคุณ:

• หน้าจอการแชร์ : เมื่อแชร์หน้าจอ อย่าเลือกปุ่มแชร์ก่อนที่คุณจะเห็นหน้าจอที่ถูกต้องถูกไฮไลท์ แอปการประชุมออนไลน์ที่สำคัญทุกแอปจะไฮไลต์หน้าจอที่คุณเลือก เพื่อให้คุณทราบได้เสมอว่ากำลังจะแชร์หน้าจอใด การแชร์หน้าจอที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้คนอื่นเห็นสิ่งที่คุณไม่ต้องการได้
• การแจ้งเตือนที่น่าอาย : ไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่าการที่เพื่อนร่วมงานส่งข้อความส่วนตัวถึงคุณในขณะที่คุณแชร์หน้าจอระหว่างการประชุม ปิดใช้งานการแจ้งเตือนของหน้าต่างก่อนการประชุมทางวิดีโอทุกครั้ง
• การวางตำแหน่งหน้าต่าง : ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ผู้คนทำคือการวางหน้าต่างแชทโดยให้ใบหน้าของทุกคนอยู่บนหน้าจอห่างจากเว็บแคม ให้วางไว้บนหน้าจอเดียวกันเพื่อให้ดูเหมือนว่าคุณกำลังดูผู้คนโดยตรง
• พื้นหลังเสมือนจริง – แอพส่วนใหญ่เช่น Zoom และ Skype ให้คุณเลือกพื้นหลังเสมือนจริงได้แล้ว คุณสามารถเลือกบางอย่างจากค่าที่ตั้งไว้ล่วงหน้า หรือคุณสามารถดาวน์โหลดภาพของคุณเองและใช้เป็นพื้นหลัง แอพบางตัวให้คุณเบลอพื้นหลังได้เช่นกัน ดังนั้นหากคุณติดอยู่กับฉากหลังที่ไม่ดีสำหรับการโทร ให้ซื้อแบบเสมือน

คุณเคยมีช่วงเวลาที่น่าอายในระหว่างการประชุมทางวิดีโอหรือไม่? เราชอบที่จะได้ยินเรื่องราวของคุณในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง