วิธีใช้รายการแบบหล่นลงของ Google ชีต

เมื่อสร้าง Google ชีตที่คนอื่นต้องกรอกข้อมูล รายการแบบเลื่อนลงจะทำให้ขั้นตอนการป้อนข้อมูลง่ายขึ้น

คุณสามารถดึงรายการสำหรับรายการดรอปดาวน์จากช่วงเซลล์อื่น หรือคุณสามารถป้อนโดยตรง เรียนรู้วิธีการทำทั้งสองอย่าง รวมถึงวิธีแก้ไขรายการดรอปดาวน์ที่มีอยู่

สร้างรายการแบบหล่นลงด้วยตนเองใน Google ชีต

วิธีที่เร็วที่สุดในการสร้าง รายการแบบเลื่อนลง ของ Google ชีตคือการแสดงรายการภายในการตั้งค่าการตรวจสอบข้อมูล

เพื่อทำสิ่งนี้:

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการสร้างรายการแบบเลื่อนลง เลือกข้อมูลจากเมนู จากนั้นเลือก การ ตรวจสอบข้อมูล

2. ถัดจากเกณฑ์เลือก  รายการ

3. ในฟิลด์ถัดจากการเลือกนี้ ให้พิมพ์รายการที่คุณต้องการรวมไว้ในรายการดรอปดาวน์ โดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค

4. เลือก ปุ่ม บันทึกแล้วคุณจะเห็นว่าเซลล์ที่คุณเลือกตอนนี้มีรายการแบบหล่นลง

ตัวเลือกการตรวจสอบข้อมูล

มีการตั้งค่าที่สำคัญบางอย่างในหน้าต่างการตรวจสอบข้อมูลที่ควรทราบ

หากคุณยกเลิกการเลือกแสดงรายการแบบเลื่อนลงในเซลล์ลูกศรแบบเลื่อนลงจะไม่ปรากฏขึ้น อย่างไรก็ตาม เมื่อผู้ใช้เริ่มพิมพ์ รายการจะปรากฏขึ้น

ใน ส่วน เปิดข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหากคุณเลือกแสดงคำเตือนตัวบ่งชี้คำเตือนสีแดงจะปรากฏขึ้น นี่แสดงข้อความเตือนผู้ใช้ว่ารายการที่พิมพ์ไม่ตรงกับรายการใดๆ

หากคุณเลือกปฏิเสธอินพุตแทน Google ชีตจะปฏิเสธรายการนั้นและแทนที่ด้วยรายการแรกของรายการแบบเลื่อนลงแทน

ใน ส่วน ลักษณะที่ปรากฏถ้าคุณเลือกแสดงข้อความช่วยเหลือการตรวจสอบและพิมพ์ข้อความลงในฟิลด์ด้านล่าง ข้อความนั้นจะปรากฏขึ้นเมื่อผู้ใช้เลือกเซลล์แบบเลื่อนลง

สร้างรายการแบบเลื่อนลงจากช่วง Google ชีต

วิธีแบบไดนามิกมากขึ้นในการสร้างรายการแบบเลื่อนลงของ Google ชีตคือการใช้เนื้อหาในช่วงของเซลล์เพื่อเติมเต็มรายการ

เพื่อทำสิ่งนี้:

1. ขั้นแรก สร้างรายการตรวจสอบของคุณในช่วงของเซลล์ใดก็ได้ สิ่งเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องอยู่ในสเปรดชีตเดียวกัน คุณสามารถสร้างและเลือกรายการเหล่านี้ในแท็บสเปรดชีตอื่นๆ ได้เช่นกัน

2. ถัดไป เลือกเซลล์ที่คุณต้องการสร้างรายการแบบเลื่อนลง เลือกข้อมูลจากเมนู จากนั้นเลือก การ ตรวจสอบข้อมูล

3. คราวนี้ เลือกรายการจากช่วงจากรายการดร็อปดาวน์เกณฑ์ จากนั้นเลือกไอคอนการเลือกกริดขนาดเล็กเพื่อเปิดหน้าต่างการเลือกช่วง

4. เลือกช่วงที่คุณต้องการใช้เป็นรายการของคุณ แล้วคุณจะเห็นข้อความช่วงปรากฏในฟิลด์เลือกช่วงข้อมูล

5. เลือกตกลงเพื่อปิดหน้าต่างการเลือกและกลับไปที่หน้าต่างการตรวจสอบ กำหนดค่าตัวเลือกดรอปดาวน์ที่เหลือที่คุณต้องการ จากนั้นเลือก ปุ่ม บันทึกเพื่อเสร็จสิ้น

6. ตอนนี้ คุณจะเห็นข้อมูลช่วงปรากฏเป็นรายการแบบเลื่อนลงในเซลล์ที่คุณเลือก

7. ดำเนินการขั้นตอนเดียวกันนี้กับคอลัมน์อื่นๆ ที่คุณต้องการเพิ่มเป็นรายการแบบเลื่อนลงแบบไดนามิก

การใช้ช่วงเป็นแหล่งที่มาของข้อมูลเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการอัปเดตสเปรดชีตของคุณ โดยไม่ต้องดำเนินการและอัปเดตรายการแบบเลื่อนลงทุกรายการที่คุณสร้างขึ้นด้วยตนเอง

ข้อเท็จจริงที่น่าสนใจเกี่ยวกับรายการแบบเลื่อนลงของ Google ชีต

รายการแบบเลื่อนลงของ Google ชีตที่เชื่อมต่อกับช่วงต่างๆ มีประโยชน์มากที่สุด เนื่องจากลดการบำรุงรักษาโดยรวมของสเปรดชีตของคุณได้อย่างมาก

อัปเดตหลายเซลล์ด้วยการเปลี่ยนแปลงช่วงเดียว

โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ��าคุณมีเซลล์จำนวนมากที่ดึงข้อมูลจากช่วงรายการเดียว หากคุณต้องการอัปเดตหรือเปลี่ยนแปลงรายการเหล่านั้น คุณจะต้องทำการเปลี่ยนแปลงในช่วงเดียวเท่านั้น

แม้ว่าจะมีเซลล์หลายร้อยเซลล์ที่มีรายการเหล่านี้ การอัปเดตช่วงหนึ่งครั้งจะอัปเดตเซลล์แบบเลื่อนลงเหล่านั้นทั้งหมดทันที

การคัดลอกเซลล์ที่ผ่านการตรวจสอบเพื่อประหยัดเวลา

คุณยังสามารถประหยัดเวลาได้ด้วยการคัดลอกเซลล์แบบหล่นลงที่ตรวจสอบแล้วไปยังเซลล์อื่นๆ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาที่จะต้องผ่านขั้นตอนการผ่านหน้าจอการตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง

การคัดลอกเซลล์ที่ตรวจสอบแล้วมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับรายการที่เลือก เช่น วัน เดือน เวลา และชุดข้อมูลมาตรฐานอื่นๆ

ลบการตรวจสอบเซลล์อย่างรวดเร็ว

สมมติว่าคุณไม่ต้องการให้รายการรวมอยู่ในเซลล์ใดๆ คุณสามารถลบได้อย่างรวดเร็วโดยคลิกขวาที่เซลล์ เลือกการตรวจสอบแล้วเลือกลบการตรวจสอบในหน้าต่างการตรวจสอบข้อมูล

คุณจะเห็นลูกศรแบบเลื่อนลงหายไปจากเซลล์ และรายการแบบเลื่อนลงทั้งหมดจะหายไป เซลล์นั้นจะกลายเป็นเซลล์สเปรดชีตปกติอีกเซลล์หนึ่ง

การใช้ Double Dropdown Lists ใน Google ชีต

อีกวิธีหนึ่งที่มีประโยชน์ในการใช้รายการแบบเลื่อนลงของ Google ชีตคือการส่งข้อมูลระหว่างชีต คุณยังสามารถใช้เทคนิคนี้เพื่อถ่ายทอดข้อมูลระหว่างผู้คน

ตัวอย่างเช่น หากคุณมีแผ่นงานต้นฉบับที่มีรายการงานที่เสร็จสมบูรณ์โดยทีมหนึ่ง คุณสามารถกำหนดสเปรดชีตที่สองตามงานที่เสร็จสมบูรณ์เหล่านั้นได้

คุณอาจหรือไม่ต้องการสร้างรายการแรกตามรายการแบบเลื่อนลงแบบไดนามิกเดียวกันตามที่อธิบายไว้ในส่วนสุดท้าย

ทั้งสองวิธี เลือกเซลล์บนแผ่นงานที่คุณต้องการส่งงานที่เสร็จสมบูรณ์ให้เป็นรายการดรอปดาวน์อื่น และเปิดหน้าต่างการตรวจสอบตามที่อธิบายไว้ในส่วนสุดท้าย เมื่อคุณเลือกช่วงข้อมูล ให้เปลี่ยนไปใช้สเปรดชีตงานต้นทางนี้ และเลือกทั้งคอลัมน์ของงาน (รวมถึงเซลล์ว่าง)

ตอนนี้ บนสเปรดชีตปลายทาง คุณจะเห็นว่ามีการดึงข้อมูลจากคอลัมน์งานเข้ามา ซึ่งหมายความว่าทีมที่สองของคุณสามารถทำงานโครงการของตนเองโดยยึดตามงานที่เสร็จสมบูรณ์จากทีมแรก

ทีมแรกสามารถเพิ่มงานที่ทำเสร็จใหม่ไปยังสเปรดชีตต้นทางต่อไปได้

เนื่องจากคุณได้รวมเซลล์ว่างไว้ในช่วงแหล่งที่มา งานใหม่ที่ไม่ซ้ำกันเหล่านั้นจะปรากฏในรายการดรอปดาวน์ของทีมที่สอง 

โปรดทราบว่าเฉพาะงานที่ไม่ซ้ำกันเท่านั้นที่จะปรากฏในรายการแบบเลื่อนลงรายการที่สอง ไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดในการส่งรายการแถวเฉพาะจากแหล่งที่มา แต่เป็นวิธีที่ดีสำหรับทีมที่สองในการดูรายการที่ไม่ซ้ำทั้งหมดที่คนอื่นเพิ่มลงในสเปรดชีต

คุณจะใช้รายการแบบเลื่อนลงของ Google ชีตอย่างไร

อย่างที่คุณเห็น Google ชีตมีหลายวิธีในการดึงข้อมูลจากเซลล์อื่นๆ เพื่อกรอกรายการแบบเลื่อนลง หรือหากความต้องการในการป้อนข้อมูลของคุณค่อนข้างง่าย คุณสามารถป้อนด้วยตนเองในรายการแบบเลื่อนลงโดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค 

ไม่ว่าด้วยวิธีใด คุณควรจะสามารถทำให้การป้อนข้อมูลสำหรับสเปรดชีตใดๆ ของคุณเป็นไปอย่างง่ายดายและเรียบง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้