วิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Google เอกสาร

Google เอกสารเป็นส่วนหนึ่งของชุดเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพบนคลาวด์ของ Google ทำให้ง่ายต่อการทำงานร่วมกันในเอกสารและแบ่งปันกับผู้อื่น เราจะแสดงวิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร เพื่อให้คุณเห็นว่ามีอะไรแตกต่างในเวอร์ชันล่าสุด

ความแตกต่างกับ Word's Track Changes

ใน Microsoft Word การทำงานร่วมกันของเอกสารจะเกิดขึ้นตามลำดับ บุคคลหนึ่งเปิดใช้งาน "ติดตามการเปลี่ยนแปลง" ทำงานในเอกสาร แก้ไขให้เสร็จ และส่งเอกสารไปยังบุคคลถัดไปเพื่อตรวจสอบ บุคคลนั้นสามารถตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามและทำการแก้ไข ดังนั้นการสร้างเอกสารเดียวกันหลายเวอร์ชัน

ใน Google เอกสาร ไม่มีเอกสารหลายเวอร์ชัน มีเพียงสำเนาเดียวในระบบคลาวด์ ซึ่งผู้ใช้หลายคนสามารถแก้ไขพร้อมกันได้

หากคุณต้องการทราบข้อแตกต่างอื่นๆ ลองดูGoogle Docs vs. Microsoft Word – อะไรคือความแตกต่าง?

อย่าลืมแบ่งปันเอกสารของคุณ

หากคุณต้องการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Google เอกสารเพื่อให้บุคคลอื่นสามารถตรวจสอบได้ คุณต้องแบ่งปันเอกสารกับบุคคลนั้น 

ในการแชร์เอกสารกับบุคคลอื่น:

1. เลือก ปุ่ม แบ่งปันที่ด้านบนขวาของ Google เอกสาร

1. พิมพ์ที่อยู่อีเมลของบุคคลภายใต้เพิ่มบุคคลและกลุ่ม

1. เมื่อคุณเพิ่มรายชื่อบุคคลเสร็จแล้ว ให้เลือกบทบาทของพวกเขาในเมนูแบบเลื่อนลงทางขวามือ

1. เลือกหรือยกเลิกการเลือกช่องที่แจ้งว่าคุณได้แชร์เอกสาร

1. เขียนบันทึกอธิบายหากจำเป็น

1. เลือกส่ง _

ตรวจสอบประวัติการแก้ไขเอกสาร

Google เอกสารเก็บบันทึกประวัติของเอกสารตั้งแต่เริ่มสร้าง ดังนั้น แม้ว่าคุณจะลืมหรือไม่รู้วิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Google เอกสาร คุณก็สามารถค้นหาการเปลี่ยนแปลงโดยใช้ประวัติการแก้ไขของเอกสารได้เสมอ:

1. เปิดGoogle เอกสารของ คุณ
2. เลือก ไฟล์ > ประวัติเวอร์ชัน > ดูประวัติเวอร์ชัน

1. ในบานหน้าต่างด้านขวา คุณจะเห็นเวลา วันที่ และผู้สร้างของทุกเซสชันการแก้ไขสำหรับเอกสารนั้น คุณสามารถคลิกที่รายการใดรายการหนึ่งเหล่านี้และดูการเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยผู้แก้ไขแต่ละคน

1. เมื่อคลิกจุดแนวตั้งสามจุดในเวอร์ชันที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ คุณจะสามารถเลือกตั้งชื่อเวอร์ชันที่ต้องการหรือทำสำเนาเป็น Google เอกสารใหม่แยกต่างหาก

1. คุณยังสามารถกู้คืนเอกสารเป็นเวอร์ชันก่อนหน้าได้หากมีคนแก้ไขข้อความแบบทำลายล้าง

ใช้โหมดแนะนำ

โหมดการแนะนำคือคุณลักษณะที่ใกล้เคียงที่สุดในการติดตามการเปลี่ยนแปลงที่คุณจะพบใน Google เอกสาร วิธีนี้จะมีประโยชน์มากที่สุดเมื่อคุณได้รับเชิญให้แก้ไขเอกสารที่เขียนโดยบุคคลอื่น

เมื่อคุณใช้โหมดการแนะนำ:

• คุณจะเห็นการแก้ไขในสีอื่น 
• นอกจากนี้ คุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นโดยสรุปเป็นความคิดเห็นทางด้านขวามือของเอกสาร 
• คุณและผู้แก้ไขคนอื่นๆ สามารถแลกเปลี่ยนข้อความแชทผ่านการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการภายในกรอบความคิดเห็นเหล่านั้น 
• เมื่อคุณยอมรับการเปลี่ยนแปลงแล้ว เพียงเลือกเครื่องหมายถูกเพื่อยอมรับ หรือเลือก X เพื่อปฏิเสธ

นี่คือตัวอย่างลักษณะที่ปรากฏ:

การเปิดโหมดแนะนำนั้นง่ายมาก:

1. เลือกเมนูแบบเลื่อนลงที่มีไอคอนดินสอ

1. เลือกการแนะนำหรือคลิกปุ่มทางลัดคำแนะนำสีเขียวเมื่อคุณวางเมาส์เหนือหน้า

ตอนนี้คุณก็พร้อมที่จะเปลี่ยนแปลงเอกสารที่คุณต้องการโดยไม่ต้องแก้ไขข้อความอย่างถาวร

แสดงความคิดเห็นสำหรับผู้ใช้รายอื่น

นอกจากคำแนะนำอัตโนมัติแล้ว คุณยังสามารถแสดงความคิดเห็นสำหรับบรรณาธิการและนักเขียนคนอื่นๆ เพื่อให้คำแนะนำของคุณมีบริบทมากขึ้น

หากต้องการแสดงความคิดเห็น:

1. เปิดGoogle เอกสาร

1. เน้นข้อความที่คุณต้องการแสดงความคิดเห็นหรือวางเคอร์เซอร์ตรงจุดที่คุณต้องการแสดงความคิดเห็น

1. เลือกแทรก > แสดงความคิดเห็นหรือใช้ทางลัด "+" สีน้ำเงินที่ปรากฏขึ้นทางด้านขวาของหน้าเมื่อคุณวางเมาส์เหนือ

1. พิมพ์ความคิดเห็นของคุณ จากนั้นเลือกปุ่มความคิดเห็น

โปรดจำไว้ว่าคุณสามารถแท็กบรรณาธิการคนอื่นโดยใช้สัญลักษณ์ @ คุณยังสามารถใช้ฟังก์ชั่นแชทสดได้หากนักเขียนคนอื่นออนไลน์ในเวลาเดียวกันกับคุณ

ดาวน์โหลดเอกสารของคุณเป็นไฟล์ Word

คุณสามารถแปลงคำแนะนำเป็นการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามได้โดยการดาวน์โหลด Google Doc เป็นเอกสาร Word เมื่อเปิดใน Word คำแนะนำจะแสดงเป็นการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม โดยข้อคิดเห็นทั้งหมดจะถูกรักษาไว้ นี่คือวิธีการ:

เลือกไฟล์ > ดาวน์โหลด > Microsoft Word

หมายเหตุ:ขณะนี้เอกสารที่ดาวน์โหลดไม่ขึ้นกับ Google เอกสารในระบบคลาวด์ ไม่มีการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่เกิดขึ้นในเอกสารนั้นจะสะท้อนให้เห็นในเวอร์ชันระบบคลาวด์ หากคุณต้องการแบ่งปันการแก้ไขเอกสาร Word คุณจะต้องอัปโหลดเป็น Google เอกสารใหม่และแบ่งปันตั้งแต่เริ่มต้น

เราไม่แนะนำให้แก้ไขใน Word และ Docs ด้วยวิธีนี้ เนื่องจากอาจใช้เวลานาน เกิดปัญหาเกี่ยวกับการจัดรูปแบบ และทำให้เกิดความสับสน ทางเลือกที่ดีคือการใช้Microsoft 365ซึ่งมีฟีเจอร์บนคลาวด์และการทำงานร่วมกันที่คล้ายคลึงกัน

ไม่เคยสูญเสียการติดตามอีกครั้ง

ตอนนี้คุณสามารถติดตามและแบ่งปันการเปลี่ยนแปลงใน Google เอกสาร อย่าลืมแบ่งปันบทความนี้กับบรรณาธิการคนอื่น ๆ ที่ทำงานบนเอกสารกับคุณ เนื่องจากพวกเขาทั้งหมดต้องเปิดใช้งานโหมดข้อเสนอแนะโดยอิสระ