8 เทคโนโลยีที่สำคัญในที่ทำงาน Hacks

ดูเหมือนไม่มีวันสิ้นสุดสำหรับอีเมล การโทร และงานที่ต้องทำให้สำเร็จในหนึ่งวัน แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะติดตามงานของคุณโดยไม่ได้รับความช่วยเหลือเพียงเล็กน้อย เราเสนอรายการแฮ็กสำคัญในที่ทำงาน 8 รายการซึ่งเน้นที่เทคโนโลยีเพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในขณะที่ยังคงมีสติสัมปชัญญะของคุณอยู่

1. ตั้งค่าโทรศัพท์ของคุณเป็น 'ห้ามรบกวน'

เกือบทุกคนมีสัญชาตญาณที่จะเช็คโทรศัพท์ทันทีเมื่อรู้สึกถึงการสั่นสะเทือนในกระเป๋าเสื้อหรือได้ยินเสียงปิงเบา ๆ ของโทรศัพท์ เพียงแค่ตั้งค่าโทรศัพท์ให้เป็นโหมดห้ามรบกวนในช่วงเวลาสำคัญของวันสามารถช่วยขจัดสิ่งรบกวนที่ไม่จำเป็นออกไปได้

โอกาสคือสิ่งที่รอได้

2. ใช้ 'เสียงเป็นข้อความ' เพื่อเขียนตามคำบอก

น้อยคนนักที่จะพิมพ์เร็วเท่าที่พูดได้ ด้วยการใช้ซอฟต์แวร์เช่น Dragon หรือ Watson ของ IBM คุณจะสามารถทำงานให้ลุล่วงได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ปัจจุบันมีหลายรุ่นให้เลือก ดังนั้น แม้ว่าคุณจะอยู่ในอุตสาหกรรมที่มีภาษาพื้นถิ่นหรือศัพท์แสงที่เฉพาะเจาะจงมากมาย เช่น ด้านการแพทย์ คุณก็ยังสามารถรับคำที่จดจำทุกคำที่คุณพูดได้

3. ใช้ฟิลเตอร์แสงสีฟ้าหรือแว่นตา

แฮ็คนี้สามารถช่วยชีวิตได้ การศึกษาจำนวนมากขึ้น   แสดงให้เห็นว่าระยะเวลาที่มนุษย์ใช้อยู่ต่อหน้าแหล่งกำเนิดแสงสีน้ำเงินอาจมีผลเสีย สิ่งเหล่านี้อาจมีตั้งแต่ปวดหัวและปวดตาไปจนถึงปัญหาการนอนหลับ

แว่นกรองแสงสีฟ้าหรือฟิลเตอร์ของจอภาพสามารถช่วยบรรเทาปัญหาเหล่านี้ได้ด้วยต้นทุนที่ต่ำที่สุด

4. ใช้โปรแกรมการประชุมทางโทรศัพท์ออนไลน์

โปรแกรมอย่าง Slack และ Whatsapp อาจเป็นประโยชน์อย่างมากต่อประสิทธิภาพการทำงานของทีม พวกเขาเสนอความสามารถในการเชื่อมต่อตลอดเวลา ตอนนี้ไม่มีการรออีเมลตอบกลับ คุณสามารถตั้งค่าแต่ละกลุ่มให้รวมเฉพาะสมาชิกในทีมที่จำเป็นเท่านั้น เนื่องจากมีแอปพลิเคชันเดสก์ท็อปและมือถือ คุณจึงตั้งค่าการประชุมได้ไม่ว่าทีมของคุณจะอยู่ที่ใด

หากต้องการแฮงเอาท์วิดีโอ มีตัวเลือกมากมาย เช่น MS Team, Zoomom หรือ Skype สำหรับธุรกิจ ทั้งหมดนี้มีรูปแบบที่ใช้งานง่ายเพื่อให้ทีมของคุณสามารถทำงานร่วมกันได้

5. แชร์ปฏิทิน Outlook

แฮ็คนี้อาจเป็นหนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดที่จะมองข้าม ทุกครั้งที่มีการประชุม การพยายามหาเวลาที่เหมาะสมที่สุดอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก เพียงแค่แชร์ปฏิทิน Outlook สมาชิกทุกคนในทีมจะสามารถเห็นได้ว่าสมาชิกคนอื่นๆ กำลังทำอะไรอยู่ วิธีนี้จะช่วยลดจำนวนการสื่อสารที่จำเป็นในการจัดกำหนดการประชุม และเป็นโบนัสเพิ่มเติม เป็นวิธีง่ายๆ ในการจดจำวันเกิดของทุกคน

6. การใช้มาโครเพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์

การใช้มาโครสามารถช่วยปรับปรุงงานที่ซ้ำซากจำเจซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของวันของคุณได้จริงๆ Microsoft Suite และ Google Docs สามารถเรียกใช้มาโครที่กำหนดเองได้ ใช้เวลาสักครู่เพื่อเรียนรู้ว่าพวกเขาทำอะไรให้คุณได้บ้าง เพื่อดูประสิทธิภาพการทำงานที่เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว

7. สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำประจำวัน

โดยการสร้างรายการที่ต้องทำตามลำดับความสำคัญสำหรับตัวคุณเองและทีมของคุณสามารถมั่นใจได้ว่าทุกคนอยู่ในงาน

มีแอพมากมายที่จะช่วยคุณทำสิ่งนี้ เพียงค้นหาร้านแอพที่คุณต้องการ จากนั้นเริ่มต้นด้วยการสร้างรายการของทุกสิ่งที่จำเป็นเพื่อให้เสร็จตามกำหนดเส้นตายสำหรับรายการโฆษณาแต่ละรายการ ถัดไป แบ่งรายการออกเป็นหมวดหมู่ เร่งด่วนและสำคัญ สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ และไม่สำคัญหรือเร่งด่วน

เมื่อคุณทำสิ่งนี้เสร็จแล้ว คุณจะสามารถตัดสินใจได้อย่างง่ายดายว่าต้องทำอะไรและรออะไรได้บ้าง ยอมรับเถอะว่า สิ่งที่เราทำได้มากมายคือสิ่งที่รอได้

8. หยุดพักเทค

แม้ว่าจะไม่ใช่แฮ็กเทคโนโลยีในทางเทคนิค แต่ก็เป็นการแฮ็กทางจิตที่ยอดเยี่ยม ชั่วโมงละครั้ง ให้พักช่วงสั้นๆ ลุกจากโต๊ะทำงานแล้วยืดเส้นยืดสายหรือเดินไปที่ตู้กดน้ำ เพียงแค่หลีกหนีจากเทคโนโลยีเพียงไม่กี่นาที คุณก็จะสามารถรีเซ็ตและเริ่มต้นทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

มีกุญแจสำคัญในการแฮ็คนี้แม้ว่า อย่าพักจากเทคโนโลยีด้วยการไปเล่นโทรศัพท์หรือเช็คอีเมล

นั่นคือการหยุดพักจากงานไม่ใช่การหยุดพักจากเทคโนโลยี ให้มันลองและถ้าคุณไม่รู้สึกว่าคุณสามารถรับได้ถึงชั่วโมงละครั้งลอง  กฎ 20-20-20 นี่คือการหยุดพักทุกๆ 20 นาทีเพื่อเพ่งความสนใจไปที่บางสิ่งที่อยู่ห่างออกไป 20 ฟุตเป็นเวลา 20 วินาที เพียงแค่จดจ่อกับบางสิ่งที่อยู่ไกลออกไปสักสองสามวินาทีก็สามารถช่วยให้คุณจดจ่อได้

ความคิดสุดท้าย

ในโลกปัจจุบันนี้ เราทุกคนต่างพยายามที่จะมีประสิทธิภาพเท่าที่เราจะทำได้ ลองใช้แฮ็กเหล่านี้ คุณจะเห็นผลผลิตของคุณเพิ่มขึ้นอย่างแน่นอน