กลเม็ดเคล็ดลับในการใช้ประโยชน์สูงสุดจาก Outlook.com

เนื่องจากโรคระบาดยังคงรุนแรง ธุรกิจจำนวนมากทั้งขนาดใหญ่และขนาดเล็กยังคงแนะนำให้พนักงานทำงานจากที่บ้าน ซึ่งหมายความว่าคุณน่าจะใช้เวลามากขึ้นในกล่องจดหมายของคุณ นั่นเป็นเหตุผลที่เราจะดูเคล็ดลับและกลเม็ดเพื่อใช้ประโยชน์สูงสุดจาก Outlook.com

เปิดกล่องจดหมายเข้าที่โฟกัส โดยปกติจะเปิดโดยค่าเริ่มต้น แต่คุณสามารถเปิดใช้งานได้โดยคลิกที่ฟันเฟืองการตั้งค่าที่มุมบนซ้ายของหน้าจอ จากนั้นคลิกสวิตช์สลับสำหรับกล่องจดหมายเข้าที่โฟกัส ด้วยกล่องจดหมายเข้าที่โฟกัส Outlook จะกรองข้อความที่คิดว่าสำคัญที่สุด

ฝึกกล่องจดหมายเข้า Focused ของคุณโดยการย้ายข้อความระหว่าง Focused และ Other ในการดำเนินการนี้ ให้คลิกข้อความจาก อื่นๆ แล้วคลิกปุ่ม ย้ายไปที่ ที่ด้านบนของหน้าจอ จากนั้นเลือกย้ายไปที่กล่องจดหมายที่เน้นเสมอ

ใช้แป้นพิมพ์ลัดเพื่อประหยัดเวลาในวันที่วุ่นวาย

จากฟันเฟืองการตั้งค่าที่มุมบนขวาของหน้าจอ คุณสามารถค้นหาการตั้งค่าทั่วไปได้ ซึ่งรวมถึงการเปลี่ยนธีม การแชร์ การส่งต่อ เขตเวลา และอื่นๆ อีกมากมาย

สร้างลายเซ็นและตั้งค่าการแจ้งเตือนเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน เพื่อให้คุณสามารถปรับแต่งประสบการณ์ Outlook ของคุณได้

ไม่ว่าบริษัทของคุณจะใหญ่แค่ไหน หากคุณใช้ Microsoft 365 คุณจะต้องพึ่งพา Outlook บนเว็บซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงานของคุณ แต่ด้วยโรคระบาดที่ยังคงโหมกระหน่ำ ธุรกิจจำนวนมากทั้งขนาดใหญ่และขนาดเล็กยังคงแนะนำให้พนักงานทำงานจากที่บ้าน ซึ่งหมายความว่าคุณน่าจะใช้เวลามากขึ้นในกล่องจดหมายของคุณ ด้วยเหตุนี้ วันนี้ เราจะมาดูเคล็ดลับและลูกเล่นเพื่อใช้งาน Outlook.com ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

จัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณ

อันดับแรกในรายการของเราคือวิธีการจัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณ เราแนะนำให้เปิด Focused Inbox โดยปกติจะเปิดโดยค่าเริ่มต้น แต่คุณสามารถเปิดใช้งานได้โดยคลิกที่ฟันเฟืองการตั้งค่าที่มุมบนซ้ายของหน้าจอ จากนั้นคลิกสวิตช์สลับสำหรับกล่องจดหมายเข้าที่โฟกัส ด้วยกล่องจดหมายเข้าที่โฟกัส Outlook จะกรองข้อความที่คิดว่าสำคัญที่สุด คุณสามารถเปลี่ยนไปใช้ข้อความที่ไม่สำคัญได้ตลอดเวลาโดยคลิกที่ส่วนอื่นๆ

ในขณะที่คุณอยู่ที่นี่ คุณยังสามารถกรองกล่องจดหมายของคุณได้อีกด้วย แม้จะเปิดกล่องจดหมายเข้าที่โฟกัส คุณจะยังคงได้รับข้อความบางข้อความที่ไม่ตรงกับคุณ ดังนั้นโปรดใช้ฟังก์ชันตัวกรองได้ตามสบาย คลิกปุ่มตัวกรองที่มุมบนขวาของกล่องจดหมายเพื่อกรองข้อความของเรา คุณสามารถกรองตามยังไม่ได้อ่าน ถึงฉัน ติดธง กล่าวถึง สิ่งที่แนบมา เรียงลำดับ และอื่นๆ อีกมากมาย

ฝึกกล่องจดหมายที่เน้นของคุณ

หากกล่องจดหมายเข้าที่โฟกัสไม่ตรงทั้งหมดและข้อความแสดงในส่วนอื่นๆ แทน มีวิธีในการล้างข้อมูล สำหรับเคล็ดลับที่ 2 ของเรา เราขอแนะนำให้ฝึกกล่องจดหมาย Focused ของคุณโดยการย้ายข้อความไปมาระหว่างกัน ในการดำเนินการนี้ ให้คลิกข้อความจาก อื่นๆ แล้วคลิกปุ่ม ย้ายไปที่ ที่ด้านบนของหน้าจอ จากนั้นเลือกย้ายไปที่กล่องจดหมายที่เน้นเสมอ เมื่อเลือกตัวเลือกนี้ ข้อความจากผู้ส่งรายนี้จะไปที่กล่องจดหมายที่คุณโฟกัสเสมอเพื่อให้แสดงข้อความนั้น

ลองใช้แป้นพิมพ์ลัด

ต้องการประหยัดเวลาในวันที่วุ่นวายของคุณเมื่อใช้ Outlook.com หรือไม่? ทำไมไม่ใช้แป้นพิมพ์ลัดแทนการลากเมาส์ เช่นเดียวกับ Word, Excel และ PowerPoint Outlook บนเว็บมีแป้นพิมพ์ลัดบางส่วนสำหรับการทำงานทั่วไป ด้วยปุ่มลัดเหล่านี้ คุณจะสามารถประหยัดเวลาและอาจทำงานให้เสร็จได้มากขึ้น ดูได้ที่ตารางด้านบนและตรวจสอบรายการเต็มรูปแบบที่นี่ที่ไมโครซอฟท์

รู้สึกสูญเสีย? ค้นหาการตั้งค่าเพื่อขอความช่วยเหลือ

หากคุณเป็นมือใหม่ที่ Outlook.com คุณอาจหลงทางได้ง่าย คุณอาจไม่เข้าใจวิธีเปลี่ยนการตั้งค่าสำหรับบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับกล่องจดหมายของคุณ การอ่านข้อความ การส่งข้อความ และอื่นๆ Microsoft ช่วยคุณได้ จากฟันเฟืองการตั้งค่าที่มุมบนขวาของหน้าจอ คุณสามารถค้นหาการตั้งค่าทั่วไปได้ ซึ่งรวมถึงการเปลี่ยนธีม การแชร์ การส่งต่อ เขตเวลา และอื่นๆ อีกมากมาย คุณยังสามารถคลิกลิงก์เพื่อดูการตั้งค่า Outlook ทั้งหมดได้อีกด้วย มีอยู่ที่ด้านล่าง

สร้างลายเซ็นหรือตั้งค่าการแจ้งเตือนเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

สุดท้ายในรายการของเรามีสองสิ่งที่จะเป็นประโยชน์สำหรับคุณ อย่างแรกคือการสร้างลายเซ็น และอย่างที่สองคือการตั้งค่าการแจ้งเตือนเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน การสร้างลายเซ็นจะทำให้อีเมลของคุณมีความเป็นส่วนตัว และการแจ้งเตือนเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานจะตอบกลับข้อความโดยอัตโนมัติเมื่อคุณไม่พร้อมสำหรับการทำงาน

เมื่อต้องการตั้งค่าลายเซ็น ให้ไปที่เมนูการตั้งค่า จากนั้นเลือก ดูการตั้งค่า Outlook ทั้งหมด จากนั้นคลิก Mail ตามด้วย Compose และตอบกลับ จากหน้านั้น คุณจะสามารถสร้างลายเซ็นเพื่อเพิ่มลงในข้อความอีเมลของคุณได้โดยอัตโนมัติ คุณสามารถเลือกที่จะรวมไว้ในข้อความใหม่ที่คุณเขียน หรือข้อความที่คุณส่งต่อหรือตอบกลับได้เช่นกัน

สุดท้าย หากต้องการตั้งค่าการแจ้งเตือนเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน คุณสามารถกลับไปที่เมนูการตั้งค่าและเลือกดูการตั้งค่า Outlook ทั้งหมด จากที่นั่น คลิกเมล แล้วคลิกตอบกลับอัตโนมัติ เลือกกล่องกาเครื่องหมายเพื่อเปิดการตอบกลับอัตโนมัติ จากนั้นป้อนเวลาและวันที่เพื่อส่งการตอบกลับ จากนั้นป้อนข้อความของคุณ (เกี่ยวกับการไม่อยู่ที่สำนักงาน) จากนั้นคลิกบันทึก 

ดูคำแนะนำอื่น ๆ ของเราสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม!

ในปีที่ผ่านมา เราได้กล่าวถึงหัวข้ออื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับ Microsoft 365 มากมาย เราขอแนะนำให้คุณตรวจสอบพวกเขาออกไปที่ศูนย์กลางข่าวของเราโดยเฉพาะ บางหัวข้อรวมถึงวิธีจัดการการประชุมใช้Microsoft To Do กับ Outlookและอื่นๆ นอกจากนี้ โปรดแจ้งให้เราทราบว่าคุณใช้งาน Outlook อย่างไรโดยแสดงความคิดเห็นด้านล่าง