การจัดการอีเมลของคุณ: ดูแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการส่งอีเมลด้วย Outlook บน Windows 10

ใน Microsoft 365 เวอร์ชันล่าสุด เราจะอธิบายแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับ Outlook บน Windows

จัดระเบียบอีเมลของคุณลงในโฟลเดอร์ใน Outlook

ใช้ตัวกรองและหมวดหมู่เพื่อล้างกล่องจดหมายและค้นหาข้อความของคุณ

ใช้ Outlook เพื่อจัดกำหนดการประชุม Teams

ปิดกั้นสแปมและขยะด้วยตัวเลือกอีเมลขยะ

ทุกวันนี้ คุณอาจใช้เวลามากมายในกล่องจดหมายอีเมลของคุณเพื่อติดต่อกับโรงเรียนและที่ทำงาน หรือแม้แต่คำสั่งซื้อออนไลน์ทั้งหมดเหล่านั้น นั่นอาจหมายความว่ากล่องจดหมายเข้าของคุณไม่เป็นระเบียบ ซึ่งหมายความว่าการจัดการอีเมลของคุณเป็นสิ่งที่สำคัญยิ่งกว่า

ถ้าคุณยังไม่ได้ใช้งาน แอป Microsoft Outlook ซึ่งรวมอยู่ใน Microsoft 365 เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดการอีเมลของคุณใน Windows 10 ด้วยแอปนี้ คุณสามารถจัดระเบียบอีเมลเป็นโฟลเดอร์ สร้างการประชุม Teams และอีกมากมาย นั่นเป็นสาเหตุว่าทำไมใน Microsoft 365 เวอร์ชันล่าสุดของเรา เราจะอธิบายแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับ Outlook บน Windows

ใช้โฟลเดอร์

อย่างแรกเลย คุณจะต้องจัดระเบียบอีเมลของคุณให้เป็นโฟลเดอร์ใน Outlook นี่อาจดูเหมือนเป็นสิ่งที่ต้องทำที่ชัดเจนกว่า แต่จริงๆ แล้วจะช่วยล้างกล่องจดหมายและจัดระเบียบตัวคุณเอง การทำเช่นนี้ค่อนข้างง่าย ขั้นแรก คุณจะต้องเปิด Outlook และไปที่กล่องจดหมายและรายการข้อความของคุณ จากนั้นคลิกขวาที่กล่องขาเข้าแล้วเลือกโฟลเดอร์ใหม่

เมื่อคุณทำเช่นนั้น คุณสามารถกลับไปที่กล่องจดหมายของคุณ คลิกขวาที่ข้อความ จากนั้นเลือกโฟลเดอร์ที่คุณสร้างขึ้น คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ได้เกือบทุกที่ใน Outlook รวมถึงโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ ซึ่งจะมีรายการที่ถูกลบไป การทำเช่นนี้ทำให้ง่ายต่อการค้นหาข้อความที่คุณอาจลืมไปในที่สุด และโฟลเดอร์ใดๆ ที่คุณสร้างในแอป Outlook Desktop จะซิงค์กับ Outlook บนเว็บและ Outlook บนโทรศัพท์ของคุณด้วย ทำให้คุณมีวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดระเบียบอีเมล ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน

ใช้ตัวกรองและหมวดหมู่

หากโฟลเดอร์ใช้งานไม่ได้สำหรับคุณและกล่องขาเข้าของคุณยังคงยุ่งเหยิง แสดงว่ามีการควบคุมเพิ่มเติมบางอย่างในแอป Outlook สำหรับ Windows 10 ที่คุณสามารถใช้ประโยชน์ได้ ซึ่งรวมถึงหมวดหมู่และตัวกรอง

หมวดหมู่เป็นเหมือนโฟลเดอร์ต่างๆ มากมาย แต่แทนที่จะย้ายอีเมลไปยังพื้นที่ของตนเอง อีเมลแต่ละฉบับที่คุณจัดหมวดหมู่จะได้รับรหัสสีตามที่อยู่ในกล่องจดหมายของคุณ ตามค่าเริ่มต้น มีบางหมวดหมู่ รายการประกอบด้วย สีน้ำเงิน สีเขียว สีแดง สีเหลือง และสีม่วง เมื่อคุณคลิกขวาที่อีเมลเพื่อจัดหมวดหมู่เป็นครั้งแรก คุณจะได้รับตัวเลือกในการตั้งชื่อหมวดหมู่ และแม้กระทั่งกำหนดทางลัด เมื่อคุณจัดหมวดหมู่อีเมลแล้ว คุณสามารถไปที่แท็บหน้าแรกและเลือกไอคอนสี่เหลี่ยมสี่สีเพื่อแสดงไอคอนหมวดหมู่ในอีเมล คุณจะเห็นหมวดหมู่สีเฉพาะปรากฏเหนือวันที่

นอกจากหมวดหมู่แล้ว ยังมีตัวเลือกตัวกรองใน Outlook อีกด้วย ด้วยตัวเลือกนี้ ซึ่งแสดงในแท็บหน้าแรกเป็นรูปสามเหลี่ยมทางด้านขวาของหน้าจอ คุณสามารถกรองข้อความของคุณโดยยังไม่ได้อ่าน ข้อความพร้อมไฟล์แนบ ตามสัปดาห์ หมวดหมู่ และแม้กระทั่งผู้ที่ได้รับสำเนา ทำให้การค้นหาอีเมลของคุณง่ายขึ้นมาก!

ใช้ทีมกับ Outlook

Microsoft Teams ทำงานร่วมกับ Outlook และ Outlook จะทำงานร่วมกับ Teams แต่คุณรู้หรือไม่ว่าคุณสามารถสร้างการประชุม Teams ได้โดยตรงจาก Outlook? แทนที่จะสร้างการประชุมด้วยตนเองในแอป Microsoft Teams คุณยังสามารถสร้างการประชุมผ่าน Outlook ได้ด้วย ซึ่งโดยปกติแล้วคุณจะต้องส่งอีเมลลิงก์

ก่อนหน้านี้เราได้อธิบายวิธีที่คุณสามารถทำได้แต่เราจะสรุปให้ฟัง อีกครั้งมันค่อนข้างง่าย ขั้นแรก ให้เปิด Outlook แล้วสลับไปยังบัญชีที่คุณต้องการให้การประชุมนี้อยู่ด้วย หลังจากนั้นไปที่แท็บด้านบนแล้วเลือกหน้าแรก ควรมีลูกศรดรอปดาวน์ถัดจากอีเมลใหม่ เมื่อคุณคลิกที่นี่ จะเป็นตัวเลือกสำหรับการประชุมทีม หน้าต่างการประชุมใหม่จะปรากฏขึ้น จากนั้นคุณสามารถกรอกข้อมูลลงในช่องข้อมูลได้ตามต้องการ เมื่อเสร็จแล้วคุณสามารถคลิกส่ง การสร้างการประชุม Teams ใน Outlook นั้นง่ายมาก!

ปิดกั้นสแปมและขยะ

อีเมลขยะเป็นอันตราย ไม่เพียงแต่จะทำให้เกิดมลพิษในกล่องจดหมายของคุณ แต่บางครั้งลิงก์ในนั้นอาจเป็นอันตรายต่อพีซีของคุณหากคุณคลิกโดยไม่ได้ตั้งใจ นั่นคือเหตุผลที่คุณสามารถบล็อกขยะใน Outlook ได้ด้วยการคลิกผู้ส่งที่ต้องการ โดยปกติ ตัวกรองสแปมและขยะของ Outlook จะใช้งานได้ แต่หากคุณได้รับข้อความที่ไม่ต้องการอยู่ตลอดเวลา คุณสามารถใช้แอป Outlook ใน Windows 10 เพื่อบล็อกข้อความจากผู้ส่งรายใดรายหนึ่งได้

หากต้องการบล็อกข้อความ คุณสามารถไปที่แท็บหน้าแรก ตามด้วยตัวเลือกอีเมลขยะ จากนั้นคุณควรได้รับหน้าต่างใหม่ ซึ่งช่วยให้คุณเลือกผู้ส่งและอีเมลจากประเทศที่คุณต้องการระบุว่าเป็นสแปม จากที่นี่ คุณยังสามารถเปลี่ยนระดับการป้องกันได้อีกด้วย

มีระดับต่างๆ ตั้งแต่ระดับต่ำ สูง และปลอดภัยเท่านั้น ค่าต่ำมักจะดีที่สุดหากคุณไม่ได้รับข้อความขยะจำนวนมาก สูงสำหรับถ้าคุณได้รับขยะจำนวนมาก และรายการที่ปลอดภัยนั้นเข้มงวดที่สุด ไมโครซอฟท์อธิบายแต่ละเหล่านี้ในเชิงลึกในหน้าการสนับสนุนนี้

เรามีคำแนะนำเพิ่มเติม!

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของเราในการส่งอีเมลด้วย Outlook เป็นเพียงการเริ่มต้น เรายังได้อธิบายเคล็ดลับที่เราโปรดปรานสำหรับแอป Outlookซึ่งรวมถึงแป้นพิมพ์ลัดและการสำรองอีเมล และเราได้แบ่งปันเคล็ดลับและเทคนิคสำหรับการเดินทางออกมากที่สุดของ Outlook บนเว็บได้อีกด้วย ทั้งหมดนี้เป็นส่วนหนึ่งของความครอบคลุมของ Microsoft 365 ซึ่งคุณสามารถสำรวจได้ที่นี่เพื่อค้นหาคำแนะนำเพิ่มเติม วิธีการ บทความข่าว และอื่นๆ อีกมากมาย