จะทำอย่างไรถ้ากล่องจดหมาย Outlook ของคุณเต็ม

กล่องจดหมาย Outlook ของคุณเต็มหรือไม่ ซึ่งอาจจำกัดความสามารถในการส่งอีเมลใหม่และขัดขวางขั้นตอนการทำงานของคุณ นอกจากนี้ ผู้ที่พยายามส่งอีเมล คุณอาจพบข้อผิดพลาด 'กล่องจดหมายของผู้รับเต็มและไม่สามารถรับข้อความได้ในขณะนี้' ใน Outlook โชคดีที่คุณสามารถแก้ไขข้อความแสดงข้อผิดพลาดนี้และทำให้ Outlook ทำงานได้โดยใช้เคล็ดลับบางประการ

Microsoft Outlook ไม่ใช่คนแปลกหน้าสำหรับความท้าทายที่เกิดจากกล่องจดหมายล้น คู่มือนี้จะแนะนำเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ในการเพิ่มพื้นที่ว่างในกล่องจดหมาย Outlook บน Windows และหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด เอาล่ะ มาเริ่มกันเลย

1. ใช้เครื่องมือล้างข้อมูลกล่องจดหมาย

Microsoft Outlook มีเครื่องมือล้างข้อมูลกล่องจดหมายที่สามารถช่วยลดขนาดกล่องจดหมายของคุณโดยการลบอีเมลเก่าอย่างรวดเร็ว คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการเรียกใช้เครื่องมือนี้เพื่อแก้ไขข้อความ 'กล่องจดหมายของคุณเต็ม คุณอาจไม่สามารถส่งหรือรับรายการได้' ข้อผิดพลาดใน Outlook

ขั้นตอนที่ 1:เปิดแอป Outlook แล้วคลิกเมนูไฟล์ที่มุมซ้ายบน

ขั้นตอนที่ 2:ในแท็บข้อมูลคลิกที่เครื่องมือแล้วเลือกการล้างกล่องจดหมาย

ขั้นตอนที่ 3:เลือกตัวเลือก 'ค้นหารายการที่เก่ากว่า' และป้อนค่าเป็นวันในกล่องข้อความ จากนั้นคลิกค้นหา

ขั้นตอนที่ 4:กด Ctrl + แป้นพิมพ์ลัดเพื่อเลือกอีเมลเก่าทั้งหมด จากนั้นกดปุ่ม Delete บนแป้นพิมพ์เพื่อลบออก

2. กำหนดค่า Outlook ให้ล้างรายการที่ถูกลบเมื่อรีสตาร์ท

เมื่อคุณลบอีเมลที่ไม่ต้องการ Outlook จะยังคงจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบของคุณเป็นเวลา 30 วัน ลักษณะการทำงานนี้อาจทำให้ Outlook แสดงข้อผิดพลาดกล่องจดหมายเต็มแม้ว่าจะลบทุกอย่างแล้วก็ตาม เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ คุณสามารถกำหนดค่า Outlook ให้ล้างโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบเมื่อคุณปิดแอป นี่คือวิธีการ

ขั้นตอนที่ 1:เปิดแอป Outlook แล้วคลิกเมนูไฟล์ที่มุมซ้ายบน

ขั้นตอนที่ 2:เลือกตัวเลือกจากบานหน้าต่างด้านซ้าย

ขั้นตอนที่ 3:สลับไปที่แท็บขั้นสูงและล้างช่องทำเครื่องหมาย 'ล้างโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบเมื่อออกจาก Outlook' จากนั้นคลิกตกลง

รีสตาร์ท Outlook และตรวจสอบว่าปัญหายังคงมีอยู่หรือไม่

3. ลบอีเมลขนาดใหญ่ด้วยตนเอง

อีกวิธีที่รวดเร็วในการเพิ่มพื้นที่เก็บข้อมูลในกล่องจดหมาย Outlook ของคุณคือการลบอีเมลที่มีไฟล์แนบขนาดใหญ่ นี่คือวิธีที่คุณสามารถดำเนินการได้

ขั้นตอนที่ 1:เปิดแอป Outlook บนพีซีของคุณ คลิกขวาที่รายการ Search Folders ในบานหน้าต่างด้านซ้ายแล้วเลือก New Search Folder

ขั้นตอนที่ 2:ภายใต้การจัดระเบียบจดหมาย เลือกจดหมายขนาดใหญ่ และระบุขนาดอีเมลขั้นต่ำในกล่อง จากนั้นคลิกตกลง

ขั้นตอนที่ 3:กดปุ่ม Ctrl บนแป้นพิมพ์ของคุณค้างไว้และเลือกอีเมลที่ไม่ต้องการ จากนั้นคลิกปุ่มลบที่ด้านบน

4. เปิดใช้งานการเก็บถาวรอัตโนมัติใน Outlook

Microsoft Outlook มีคุณลักษณะการเก็บถาวรอัตโนมัติซึ่งสามารถเก็บถาวรรายการเก่าๆ ได้โดยอัตโนมัติเพื่อป้องกันไม่ให้กล่องจดหมายของคุณเต็ม ต่อไปนี้เป็นวิธีการตั้งค่า

ขั้นตอนที่ 1:เปิดแอป Outlook บนพีซีของคุณแล้วคลิกเมนูไฟล์ที่มุมซ้ายบน

ขั้นตอนที่ 2:เลือกตัวเลือกจากแถบด้านข้างซ้าย

ขั้นตอนที่ 3:ในหน้าต่างตัวเลือก Outlook ให้สลับไปที่แท็บขั้นสูงแล้วคลิกปุ่มการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 4:ทำเครื่องหมายในช่อง 'เรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติทุก ๆ' และระบุจำนวนวันที่ควรเรียกใช้คุณลักษณะการเก็บถาวรอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 5:ใช้ช่องทำเครื่องหมายเพื่อระบุวิธีที่ Outlook ควรจัดการรายการเก่าระหว่างการเก็บถาวรอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 6:ป้อนอายุของรายการที่คุณต้องการเก็บถาวรแล้วคลิกตกลง

5. จัดเก็บสิ่งที่แนบมาไว้นอกกล่องจดหมาย

หากงานของคุณเกี่ยวข้องกับการรับไฟล์แนบจำนวนมากตลอดทั้งวัน คุณอาจพบว่าตัวเองพบข้อผิดพลาด "กล่องจดหมายของคุณเต็ม" บ่อยเกินไปใน Outlook เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ คุณสามารถบันทึกไฟล์แนบของคุณภายนอก Outlook ได้

ขั้นตอนที่ 1:เปิดแอป Outlook และเปิดอีเมลที่มีไฟล์แนบที่คุณต้องการบันทึก คลิกลูกศรถัดจากไฟล์แนบของคุณแล้วเลือกบันทึกเป็น

ขั้นตอนที่ 2:เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการสำหรับบันทึกไฟล์แนบแล้วคลิกบันทึก

จากนั้นคุณสามารถลบอีเมลที่มีไฟล์แนบได้อย่างปลอดภัย

6. บีบอัดไฟล์ Outlook PST

การบีบอัดไฟล์ Outlook PST บน Windowsสามารถช่วยกำจัดพื้นที่ที่ไม่ได้ใช้และลบข้อมูลที่ซ้ำซ้อนภายในไฟล์ข้อมูล ซึ่งจะช่วยลดขนาดของไฟล์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถลองทำสิ่งนี้เพื่อป้องกันไม่ให้ Outlook ของคุณเต็ม

ขั้นตอนที่ 1:เปิดแอป Outlook บนพีซีของคุณแล้วคลิกเมนูไฟล์ที่มุมซ้ายบน

ขั้นตอนที่ 2:ในแท็บข้อมูล คลิกที่การตั้งค่าบัญชี และเลือกการตั้งค่าบัญชีจากเมนูผลลัพธ์

ขั้นตอนที่ 3:ใต้แท็บไฟล์ข้อมูลเลือกไฟล์ข้อมูล Outlook และคลิกที่การตั้งค่า

ขั้นตอนที่ 4:คลิกปุ่มกระชับทันที

รอให้ Outlook ลดขนาดไฟล์ข้อมูลแล้วตรวจสอบว่าข้อผิดพลาดยังคงปรากฏอยู่หรือไม่

โฉมกล่องจดหมาย

เมื่อคุณใช้ Microsoft Outlook สำหรับการแลกเปลี่ยนอีเมล การจัดการพื้นที่กล่องจดหมายอย่างมีประสิทธิภาพจะกลายเป็นปัญหาที่เกิดซ้ำ โชคดีที่ Outlook มีตัวเลือกที่มีประโยชน์มากมายเพื่อช่วยคุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด เช่น "กล่องจดหมายของคุณเต็ม" บนพีซี Windows 10 หรือ 11