ต่อไปนี้คือวิธีรับการแจ้งเตือนเมื่อมีคนเปลี่ยนไฟล์ของคุณใน SharePoint Online

เมื่อคุณแชร์ไฟล์กับเพื่อนร่วมงานโดยเป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตรประจำวัน คุณอาจต้องการติดตามว่าใครเป็นคนทำการเปลี่ยนแปลงไฟล์ของคุณ สิ่งนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในธุรกิจที่การทำงานร่วมกันทางไกลเป็นกุญแจสำคัญในการดำเนินงานในแต่ละวัน

โชคดีที่ถ้าบริษัทของคุณสมัครใช้งาน Office 365 และใช้ SharePoint เพื่อจัดเก็บไฟล์ มีวิธีง่ายๆ ในการทำเช่นนี้ เมื่อต้องการอัปเดตอยู่เสมอเมื่อเอกสาร SharePoint หรือรายการบนไซต์ของคุณเปลี่ยนแปลง คุณสามารถสร้างการแจ้งเตือนได้ ในคู่มือนี้ เราจะมาดูกันว่าคุณจะทำเช่นนั้นได้อย่างไร

หมายเหตุบางส่วน

ก่อนเริ่มต้น มีบันทึกสำคัญที่เราต้องการพูดถึง ก่อนอื่น คุณอาจเห็นตัวเลือกต่างๆ ทุกครั้งที่คุณตั้งค่าการแจ้งเตือน หากคุณเป็นผู้ใช้ขั้นสูง คุณยังสามารถข้ามการทำงานที่ต้องทำด้วยตัวเองและทำให้การแจ้งเตือนของคุณเป็นแบบอัตโนมัติด้วย Power Automate ด้วยตัวเชื่อมต่อ SharePoint นอกจากนี้ยังมีวิธีการดูกิจกรรมไฟล์ของคุณในไลบรารีเอกสารโดยไม่ต้องสร้างการแจ้งเตือน ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถดูการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้ด้วยการคลิกขวาที่ไฟล์หรือโฟลเดอร์ เลือกบานหน้าต่างรายละเอียด และสแกนส่วนกิจกรรม

เริ่มต้นอย่างไร

เมื่อต้องการเริ่มต้นใช้งานการแจ้งเตือนใน SharePoint Online คุณจะต้องไปที่ไฟล์ ลิงก์ หรือโฟลเดอร์ก่อน จากนั้นคุณสามารถแตะเมนูจุดไข่ปลาที่อยู่ถัดจากเมนูนั้น แล้วเลือกเตือนฉันที่ด้านล่าง จากนั้นคุณจะได้รับเมนูใหม่บนหน้าจอของคุณ

หากคุณกำลังตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับโฟลเดอร์หรือไลบรารี จะมีตัวเลือกต่างๆ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่า Alert Title แบบกำหนดเองที่ด้านบน หรือเปลี่ยนวิธีการจัดส่งจากอีเมลเป็น SMS คุณยังสามารถเปลี่ยนประเภทการแจ้งเตือนของคุณได้ คุณจะได้รับการแจ้งเตือนสำหรับสิ่งต่อไปนี้: เฉพาะเมื่อมีการเพิ่มรายการใหม่เมื่อมีการแก้ไขรายการที่มีอยู่หรือเมื่อรายการถูกลบ

คุณยังสามารถรับการแจ้งเตือนเฉพาะที่ส่งถึงคุณหากมีสิ่งใดในโฟลเดอร์เปลี่ยนแปลงตามเกณฑ์เฉพาะ ซึ่งรวมถึง: ถ้าคนอื่นเปลี่ยนเอกสาร ถ้าคนอื่นเปลี่ยนเอกสารที่คุณสร้าง หรือถ้าคนอื่นเปลี่ยนเอกสารที่คุณแก้ไขล่าสุด มีตัวเลือกในการส่งการแจ้งเตือนทันทีหรือสรุปรายวันหรือรายสัปดาห์

วิธียกเลิกการเตือนของคุณ

หากคุณเปลี่ยนใจเกี่ยวกับการแจ้งเตือน คุณสามารถยกเลิกได้อย่างง่ายดาย เมื่อต้องการดูการแจ้งเตือนของคุณ คุณสามารถไปที่โฟลเดอร์หรือไลบรารีใดก็ได้ใน SharePoint จากนั้น คุณสามารถคลิกเมนูจุดไข่ปลาที่มุมบนขวาของหน้าจอ แล้วเลือกจัดการการแจ้งเตือนของฉัน จากนั้นคุณสามารถเลือกการแจ้งเตือนที่คุณต้องการลบและเลือกลบการแจ้งเตือนที่เลือก จากนั้นคุณสามารถคลิกตกลงเพื่อลบได้

วิธีเดียวที่คุณสามารถทำงานร่วมกับ Office 365

SharePoint เป็นเพียงวิธีหนึ่งที่คุณสามารถติดตามไฟล์ของคุณและทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานได้ คุณยังสามารถทำงานร่วมกันใน Word และ Excel ใช้แอป Office ใหม่บน iOS และ Android ตลอดจนลองใช้ OneNote 2016 กับ Outlook คุณมีเคล็ดลับมดสำหรับการทำงานร่วมกันหรือไม่? แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นด้านล่าง และตรวจสอบฮับข่าวสาร Office 365 ของเราสำหรับฟีเจอร์และเรื่องราวเพิ่มเติม