ต้องการส่งอีเมลจำนวนมากหรือไม่? วิธีสร้างการรวมอีเมลใน Publisher

การส่งอีเมลจำนวนมากเคยเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานาน แต่ Microsoft Publisher ทำให้เป็นเรื่องง่าย นี่คือวิธีการ

สร้างไฟล์ผู้เผยแพร่ของคุณแล้วไปที่เมนูการส่งจดหมายแล้วเลือกตัวเลือกการรวมอีเมล

เปิดขั้นตอนแรกในตัวช่วยสร้างเพื่อเลือกผู้รับหรือสร้างรายชื่อผู้รับใหม่

เลือกฟิลด์ที่กำหนดเองเพื่อแทรกลงในไฟล์ผู้เผยแพร่ของคุณ

เลือกผู้ที่คุณจะส่งอีเมลจำนวนมากถึง จากนั้นเพิ่มหัวเรื่องหรือแนบไฟล์

หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก สิ่งที่มีประโยชน์มากที่สุดอย่างหนึ่งคือการส่งอีเมลจำนวนมากไปยังผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าหรือลูกค้า บริการต่างๆ เช่นMailchimpให้โอกาสสำหรับอีเมลการตลาดจำนวนมาก แต่ในราคาพิเศษ คุณยังสามารถส่งอีเมลจำนวนมากและเอกสารทางการตลาดได้โดยใช้ฟีเจอร์จดหมายเวียนใน Outlook หรือ Microsoft Word

อย่างไรก็ตาม Microsoft Publisher ช่วยให้คุณสร้างข้อความอีเมลจำนวนมากหรือจดหมายข่าวที่ดูเป็นมืออาชีพและมีสไตล์มากขึ้น เรายังคงเจาะลึกเกี่ยวกับฟีเจอร์ของแอป Officeแต่ละแอปและวันนี้เราจะแสดงให้คุณเห็นว่าคุณสามารถสร้างอีเมลผสานที่ดูเป็นมืออาชีพด้วย Publisher ได้อย่างไรโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมด้วยการสมัครใช้งาน Office 365 ของคุณ

เปิด Publisher แล้วไปที่เมนูการส่งจดหมาย

ในการเริ่มต้น คุณสามารถสร้างไฟล์ผู้เผยแพร่ของคุณเองตั้งแต่เริ่มต้นด้วยตัวเลือกBlank 8.5 x 11"หรือใช้เทมเพลตใดเทมเพลตหนึ่ง หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นอย่างไร คุณสามารถค้นหาเทมเพลตออนไลน์จากไฟล์ใหม่ หน้า คำแนะนำที่ดีสำหรับผู้เริ่มต้นสำหรับอีเมลจำนวนมากคือเทมเพลต "จดหมายข่าว" ซึ่งมีข้อความและรูปภาพหลายส่วนที่คุณสามารถสลับหรือปรับแต่งด้วยเอกสารของบริษัทของคุณเองได้

เมื่อคุณปรับแต่งไฟล์หรือเทมเพลตด้วยข้อมูลบริษัทของคุณเองแล้ว คุณสามารถไปที่เมนูด้านบนได้ จากนั้นคุณจะต้องการที่จะเลือกจดหมายตัวเลือก จากนั้นคุณจะเห็นตัวเลือกทางด้านซ้ายสำหรับ  E-mail Merge คุณจะต้องคลิกที่ลูกศรชี้ลงถัดจากนั้นและเลือก  ตัวช่วยสร้างทีละขั้นตอน 

เลือกตัวเลือกผู้รับของคุณ

จากตัวช่วยสร้าง คุณจะเห็นรายการตัวเลือกและคำอธิบายเกี่ยวกับวิธีการทำงานของการรวมอีเมล สำหรับขั้นตอนแรกนี้ คุณจะต้องให้ความสนใจกับสร้างรายชื่อผู้รับ จากนั้นคุณสามารถใช้รายการที่มีอยู่ของรายชื่อเลือกรายชื่อของคุณจาก Outlook,หรือเลือกที่จะเสื้อype ออกรายการใหม่ โดยทั่วไป วิธีที่ดีที่สุดคือเลือกที่ติดต่อจาก Outlook ซึ่งจะเป็นบ้านของคนส่วนใหญ่ที่คุณต้องการติดต่อ หากคุณเลือกใช้ คุณสามารถเลือกรายชื่อผู้ติดต่อและเลือกผู้ติดต่อของคุณ จากนั้นข้ามไปยังขั้นตอนถัดไป

มิฉะนั้น คุณสามารถเลือกพิมพ์รายการใหม่ได้ อย่างที่เราอยู่ที่นี่ ในการดำเนินการดังกล่าว คุณสามารถกลับไปที่แท็บ Mailingsแล้วคลิกSelect Recipientsจากนั้นเลือกType a New List เมื่อพิมพ์ชื่อและข้อมูลส่วนบุคคลแล้ว คุณสามารถค้นหาตำแหน่งที่จะบันทึกรายการที่อยู่ แล้วคลิกตกลงตามด้วย  ใช่แล้วคลิกใช่เพื่อให้มีไว้ใช้อ้างอิงในอนาคต

เตรียมเอกสารของคุณสำหรับการรวมอีเมล

ถัดไป คุณสามารถกลับไปที่วิซาร์ดการผสานอีเมลได้โดยคลิกจากริบบิ้นด้านบน ในวิซาร์ด คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกรายชื่อผู้ติดต่อของคุณแล้ว หากไม่เป็นเช่นนั้น คุณสามารถย้อนกลับขั้นตอนแล้วคลิกแก้ไขรายชื่อผู้รับ  จากที่นั่น คุณสามารถคลิกภายใต้เลือกรายการที่มีอยู่เพื่ออัปโหลดรายการที่คุณได้สร้างไว้ก่อนหน้านี้

เมื่อเลือกแล้ว คุณสามารถไปที่ขั้นตอนที่ 2 โดยคลิกผ่านตัวช่วยสร้าง คุณจะต้องเตรียมเอกสารของคุณสำหรับการรวมอีเมล ในกระบวนการนี้ คุณจะเห็นรายการตัวเลือกปรากฏในวิซาร์ด รวมถึงชื่อ ตัวเลข ที่อยู่อีเมล และข้อมูลประเภทอื่นๆ อย่าลืมวางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่จำเป็นในเอกสาร จากนั้นคลิกเพื่อแทรก ในกรณีของเรา เราก็แค่ไปหาชื่อ หรือที่อยู่ มีตัวเลือกสำหรับลิงก์ที่ปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ เช่นเดียวกับรูปภาพ แต่เราจะไม่พูดถึงสิ่งเหล่านั้น

เตรียมตัวให้พร้อมสำหรับการส่งอีเมลจำนวนมาก

เมื่อคุณป้อนฟิลด์ลงในฟิลด์ Publisher เสร็จแล้ว ก็ถึงเวลาส่งอีเมลนั้น! คุณจะเห็นตัวเลือกให้ดูตัวอย่างอีเมลเพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลถูกต้อง นอกจากนี้ คุณจะสังเกตเห็นว่าจะมีการแจ้งเตือนหากมีปัญหาที่อาจเกิดขึ้น คุณสามารถคลิกที่นี่เพื่อแก้ไข มิฉะนั้น คุณสามารถคลิกส่งอีเมลเพื่อดำเนินการได้

จากกล่องป๊อปอัป อย่าลืมคลิกที่  ถึงและเลื่อนลงแล้วเลือกตัวเลือกที่อยู่อีเมล จากรายการ จากนั้นคุณสามารถพิมพ์หัวข้อของคุณเองได้ สำหรับการปรับแต่งขั้นสูงสุด คุณยังสามารถคลิกตัวเลือกและเลือก CC, BCC และกำหนดลำดับความสำคัญของอีเมล คุณยังสามารถแนบไฟล์

เมื่อพอใจแล้วสามารถกด  ส่งเพื่อส่งข้อความของคุณ ผู้จัดพิมพ์จะแจ้งเตือนคุณถึงผู้ที่คุณส่งอีเมลด้วย ดังนั้นคุณจะต้องกด  ตกลงเพื่อยืนยัน เมื่อคุณทำแล้ว อีเมลมวลของคุณจะถูกส่งไป

คุณจะใช้ประโยชน์จากพลังของ Microsoft Publisher ได้อย่างไร

แม้ว่าเราจะอธิบายวิธีที่คุณสามารถใช้ Microsoft Publisher เพื่อส่งอีเมลจำนวนมากหรือจดหมายข่าว แต่ก็ยังมีประโยชน์อื่นๆ อีกมากมาย แอปพลิเคชัน Office 365 นี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการสร้างการ์ดขอบคุณ การ์ดวันเกิด แบนเนอร์ โปสเตอร์ ป้าย นามบัตร และอื่นๆ ความเป็นไปได้ไม่มีที่สิ้นสุด และคุณสามารถทำอะไรกับ Publisher ได้เกือบทุกอย่างเพื่อทำให้ธุรกิจของคุณโดดเด่น! โปรดแจ้งให้เราทราบว่าคุณใช้งาน Publisher อย่างไรโดยแสดงความคิดเห็นด้านล่าง