ทำงานจากที่บ้าน? นี่คือวิธีใช้ Microsoft Teams เพื่อเชื่อมต่อ

คุณถูกบังคับให้ทำงานทางไกลอย่างกะทันหันหรือไม่? แต่ไม่มีเงื่อนงำเกี่ยวกับวิธีการทำ? ไม่ต้องกังวลที่นี่ เรามีคำแนะนำที่ครอบคลุมเกี่ยวกับวิธีใช้ Microsoft Teams

ไมโครซอฟท์ทีมเป็นผู้เล่นที่ค่อนข้างใหม่ในการสื่อสารการทำงานร่วมกันของทีมและการประชุมทางวิดีโอตลาด ในขณะที่ความกังวลเรื่องความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยที่เกี่ยวข้องกับ Zoomกำลังเพิ่มขึ้น อัญมณีที่ซ่อนอยู่ก็ถูกเปิดเผย

พูดง่ายๆ ก็คือ Microsoft Teams เป็นเครื่องมือที่รวมเข้ากับOffice 365และรวมเอาความสามารถต่างๆ เช่น การประชุมทางวิดีโอ พื้นที่จัดเก็บไฟล์ การแชท ฯลฯ

คุณสามารถสร้างเอกสารออนไลน์ของสำนักงาน แบ่งปันแนวคิดและความเชี่ยวชาญ ใช้ประโยชน์จากบอท และอีกมากมาย

สิ่งที่สำคัญคือคุณไม่จำเป็นต้องจ่ายเงินเพื่อใช้เครื่องมือที่ยอดเยี่ยมนี้

สิทธิประโยชน์ – Microsoft Teams เครื่องมือฟรี

• แชท สนทนาด้วยเสียง และวิดีโอได้ไม่จำกัด
• พื้นที่จัดเก็บไฟล์ 10GB สำหรับทีม
• 2GB สำหรับทุกคน
• ผสานรวมกับแอป Office Online – Word, PowerPoint, Excel, OneNote และแอปธุรกิจอีก 140 รายการ
• สามารถเพิ่มคนในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณได้ถึง 300 คน (ภายในหรือภายนอกองค์กร)

หมายเหตุ : Microsoft Teams เวอร์ชันฟรีมีให้เฉพาะผู้ที่ไม่ได้ชำระเงินสำหรับการสมัครใช้งาน Office 365 เชิงพาณิชย์เท่านั้น

ไฮไลท์ – Microsoft Teams

• รวมทีม
• การรวม Office 365
• ปรับแต่งทีมผ่าน API และเฟรมเวิร์กบอท
• แก้ไขและเปิดไฟล์พร้อมกัน
• การรวม Azure Active Directory

ยังไม่มั่นใจอยากติดZoom ?

นี่คือการเปรียบเทียบอย่างรวดเร็วระหว่าง Microsoft Teams และ Zoom

ภาพรวม – Microsoft Teams

ในการเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Teams คุณต้องไปที่: หน้าเว็บ Microsoft Teamsและสร้างบัญชี เมื่อคุณมีบัญชีแล้ว คุณสามารถเปรียบเทียบทั้งแผนแบบชำระเงินและแบบฟรี และตัดสินใจว่าแผนใดที่คุณต้องการใช้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน Microsoft Teams บนเดสก์ท็อปได้อีกด้วย

ทีมและช่อง

เมื่อคุณได้ติดตั้ง Microsoft Team แล้ว คุณต้องตั้งค่าทีมโดยระบุชื่อและคำอธิบาย แต่ละทีมมีส่วนย่อยที่เรียกว่าช่อง; ช่องทั่วไปจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ เมื่อใดก็ตามที่มีกิจกรรม ช่องจะถูกเน้น

แท็บแชนเนล – แต่ละแชนเนลมีแท็บเริ่มต้น – การสนทนา ไฟล์ บันทึกย่อ บริการทีม หากคุณต้องการคุณสามารถเพิ่มแท็บของคุณเองได้

การสนทนา – นี่เป็นคุณสมบัติที่สำคัญและเป็นศูนย์กลางของ Microsoft Teams และทำงานเป็นกระดานสนทนาแบบรวมศูนย์ที่บันทึกการสื่อสารทั้งหมดและทำให้สามารถค้นหาได้

ไฟล์ –หน้าต่าง Teams ช่วยให้คุณทำงานต่างๆ ภายในหน้าต่างได้ เช่น แชทกับกลุ่ม ลบ ดาวน์โหลด คัดลอก เปิดไฟล์ ฯลฯ ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงการสลับไปมาระหว่างแอปพลิเคชันต่างๆ

บันทึกย่อ –แท็บนี้จะนำทีมของคุณไปที่ OneNote ซึ่งหมายความว่า คุณสามารถแก้ไขและดู OneNotes ได้

การเพิ่มแท็บ – ช่วยเพิ่มแดชบอร์ด Power BI ผู้วางแผน สเปรดชีต ฯลฯ

เมนู – ทางด้านซ้ายมือภายใน Teams คุณจะได้รับตัวเลือกต่างๆ – การแชท การประชุม ไฟล์ และกิจกรรม ซึ่งส่วนใหญ่อธิบายตนเองได้ ผู้ที่ต้องการคำอธิบายจะอธิบายไว้

กิจกรรม – แสดงกิจกรรมล่าสุดที่ดำเนินการโดยทีม

แชท – ให้ประวัติการแชทที่สมบูรณ์โดยการจัดเก็บการสนทนา Skype for Business

ทีม – ภาพรวมของทีมและแชนเนลทั้งหมดภายในทีม

การประชุม – ดึงการประชุมจาก Outlook และอนุญาตให้จัดกำหนดการประชุมได้

ไฟล์ – ดูและค้นหาไฟล์ใน OneDrive, OneNote

ตอนนี้เรารู้เกี่ยวกับ Microsoft Teams และสิ่งที่เราสามารถทำได้จากมันแล้ว ถึงเวลาเรียนรู้วิธีใช้ Microsoft Teams

วิธีใช้ Microsoft Teams

Microsoft Teams รวมสี่ฟังก์ชันทางธุรกิจที่สำคัญไว้ในแพลตฟอร์มเดียว คุณสามารถส่งข้อความ ประสานงานกับทีม โทรด้วยเสียง/วิดีโอ และสุดท้ายสามารถรวม Microsoft 365 ได้

1. เปิดตัว Microsoft Teams

คุณสามารถใช้ Microsoft Teams ได้โดยตรงจากเบราว์เซอร์หรือสามารถดาวน์โหลดแอปพลิเคชันเดสก์ท็อป (Mac หรือ PC) หรือบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ (Android และ iOS)

เพื่อจุดประสงค์ในบทช่วยสอนนี้ เราจะใช้เวอร์ชันเบราว์เซอร์ เนื่องจากมีฟังก์ชันเหมือนกัน คุณจะไม่มีปัญหาเมื่อใช้เป็นแอปพลิเคชันเดสก์ท็อปหรือสมาร์ทโฟน

หากต้องการใช้ทีมให้ไปที่https://teams.microsoft.com/start

ที่นี่ คุณจะได้รับตัวเลือกในการลงทะเบียนฟรี คุณสามารถสร้างบัญชี Microsoft ได้ในขณะนี้ หรือเข้าสู่ระบบโดยใช้บัญชีที่มีอยู่

อย่างไรก็ตาม หากคุณใช้ Microsoft Office 365 เวอร์ชันธุรกิจอยู่แล้ว คุณจะต้องติดตั้ง Teams

เมื่อเข้าสู่ระบบแล้ว ระบบจะถามคุณถึงวัตถุประสงค์ในการใช้งาน เช่น เพื่อน ธุรกิจ ครอบครัว ฯลฯ แต่ละตัวเลือกจะปรับแต่งโปรไฟล์ให้สอดคล้องกัน แต่ฟังก์ชันพื้นฐานยังคงเหมือนเดิม

เนื่องจากพวกเราส่วนใหญ่ต้องทำงานจากที่บ้านเนื่องจากสถานการณ์โควิด-19 เราจึงจะเลือกตัวเลือก "สำหรับการทำงาน"

ตอนนี้ขอสร้างทีมแรก

2. สร้างทีม

หากต้องการสร้างหรือเข้าร่วมทีม ให้คลิกส่วนทีม > เข้าร่วมหรือสร้างทีม หากสร้างทีมสาธารณะแล้ว คุณจะเห็นพวกเขา ให้คลิก อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการเข้าร่วมทีมพิเศษ คุณสามารถป้อนรหัส

ในตัวอย่างนี้ เราจะเลือกตัวเลือกสร้างทีม

ตอนนี้ คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าจะให้ทีมเป็นแบบสาธารณะ ส่วนตัว หรือทั่วทั้งองค์กร

• ทีมสาธารณะใครๆก็ใช้
• ส่วนตัวเป็นผู้ได้รับเชิญเท่านั้น
• องค์กรจะเพิ่มทุกคนในธุรกิจโดยอัตโนมัติ

เมื่อคุณตัดสินใจเลือกประเภทได้แล้ว ทีมของคุณที่ต้องการสร้าง ขั้นต่อไปคุณต้องตั้งชื่อและให้คำอธิบาย

3. การเพิ่มทีม

คุณสามารถเพิ่มบุคคลใน Teams ได้หลายวิธี แต่วิธีที่ง่ายที่สุดคือส่งลิงก์ทางอีเมล เมื่อผู้รับคลิกที่มัน พวกเขาจะถูกลงทะเบียนโดยอัตโนมัติ คุณสามารถเพิ่มที่อยู่อีเมลลงใน Teams ได้โดยตรงหรือนำเข้าชื่อ ที่อยู่อีเมลจาก Outlook บุคคล ฯลฯ

เมื่อเชื่อมต่อผู้คนแล้ว คุณจะเห็นพวกเขาในรายชื่อทีมและสามารถรับสมาชิกและกิจกรรมของพวกเขาได้

โดยค่าเริ่มต้น จะมีส่วนย่อยทั่วไปที่เรียกว่าช่อง คุณสามารถเพิ่มช่องทางเหล่านี้และเริ่มโต้ตอบกับผู้อื่นได้

4. เพิ่มช่อง

หากต้องการสร้างช่อง ให้ตั้งชื่อช่อง คำอธิบาย คุณสามารถตัดสินใจที่จะรักษามาตรฐานหรือความเป็นส่วนตัว หากคุณต้องการสนทนาแบบส่วนตัว คุณสามารถเลือกตัวเลือกส่วนตัวได้

เมื่อสร้างช่องแล้ว คุณสามารถโหลดไฟล์ เพิ่มโพสต์ และโต้ตอบกับสมาชิกในทีมได้

5. ช่องสนทนา

การแชทในช่องมาตรฐานไม่เป็นส่วนตัว มันเหมือนกับการสนทนาที่ดัง ตัวอย่างเช่น หากคุณส่งข้อความถึงจิม ทุกคนในการสนทนาจะสามารถเห็นข้อความนั้นได้ แต่จิมเท่านั้นที่จะได้รับการแจ้งเตือนเพื่อที่เขาจะได้จดจ่อกับข้อความ นอกจากนี้ หากต้องการ คุณสามารถตอบกลับช่องแม้ว่าจะไม่ได้กล่าวถึงก็ตาม

6. วิดีโอแชท

ที่ด้านล่างของแผงด้านขวา คุณจะเห็นตัวเลือกที่สำคัญที่สุด: Meet คล้ายกับกล้องวิดีโอและอ่านว่า Meet Now

หากต้องการเริ่มวิดีโอแชท ให้คลิกไอคอนนี้ คุณสามารถปิดเสียง ปิดใช้งานวิดีโอ แชร์ไฟล์ แสดงผู้เข้าร่วม คุณยังสามารถแชร์เดสก์ท็อปของคุณหรือใช้ฟังก์ชันไวท์บอร์ดได้

7. การจัดการช่อง

คุณสามารถเข้าร่วมและออกจากช่องใดก็ได้ หากคุณเข้าร่วมช่องและเห็นว่าไม่เหมาะสม คุณสามารถลบได้ ก่อนที่คุณจะตัดสินใจลบ จำไว้ว่าเมื่อคุณทำเช่นนั้นแล้ว การสนทนา การบันทึก และทุกอย่างอื่นที่เกี่ยวข้องกับช่องนั้นจะถูกลบออก

อย่างไรก็ตาม หากมีไฟล์แนบใดๆ ไฟล์เหล่านั้นจะถูกเก็บไว้ใน Sharepoint

8. เพิ่มฟังก์ชั่น

ตัวอย่างเช่น เราอธิบายเฉพาะฟังก์ชันหลักเท่านั้น อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเพิ่มฟีเจอร์และการรวมต่างๆ ให้กับ Teams เช่น ปฏิทิน เพื่อจัดกำหนดการประชุมและรับทราบข้อมูลอยู่เสมอ

คุณยังสามารถเชื่อมต่อกับผลิตภัณฑ์ของบริษัทอื่น เช่น Zoom, Trello, KUDO เป็นต้น

นี่คือมัน; คุณสามารถใช้ Microsoft Teams และสามารถทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมของคุณได้โดยใช้ขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้ ไม่เพียงแค่นี้ แต่คุณยังสามารถแสดงความเป็นตัวเองได้โดยใช้สติกเกอร์ อีโมจิ GIF เราหวังว่าคุณจะลองใช้ Microsoft Teams เมื่อคุณใช้งานแล้ว โปรดแบ่งปันประสบการณ์ของคุณกับเรา