นี่คือเคล็ดลับ 5 อันดับแรกของเราในการตั้งค่า Microsoft Teams

นอกเหนือจากการเพิ่มผู้ใช้แล้ว ยังมีอีกหลายอย่างที่ผู้ดูแลระบบไอทีสามารถทำได้เมื่อตั้งค่า Teams นี่คือตัวอย่างบางส่วนของเรา

ตรวจสอบบทบาทของสมาชิกในทีมกับเจ้าของทีม

สร้างนโยบายแบบกำหนดเองใน Teams

ควบคุมการตั้งค่าข้อความ

จัดการผู้ใช้ของคุณและปรับแต่งนโยบายอื่นๆ

เปลี่ยนคุณสมบัติการเข้าถึงของแขก

ในฐานะผู้ดูแลระบบไอทีหรือเจ้าของธุรกิจหรือองค์กรขนาดเล็ก หากคุณเพิ่งเข้าร่วมกับ Microsoft Teams คุณอาจสงสัยว่าบริการนี้ทำงานอย่างไร ก่อนหน้านี้เราได้กล่าวถึงกลเม็ดและเคล็ดลับทั่วไปของ Teams และดูที่ส่วนต่อประสานผู้ใช้ด้วย แต่ถ้าคุณเพิ่งเริ่มตั้งค่าล่ะ

นอกเหนือจากการเพิ่มผู้ใช้แล้ว ยังมีอีกหลายอย่างที่ผู้ดูแลระบบไอทีสามารถทำได้เมื่อตั้งค่า Teams ขั้นตอนเหล่านี้จำเป็นสำหรับการรับรองประสบการณ์ Teams ที่มีคุณภาพสำหรับพนักงานและผู้ใช้ทั้งหมดของคุณ นี่คือตัวอย่างบางส่วนของเรา

เคล็ดลับที่ 1: ตรวจสอบบทบาทของสมาชิกในทีมกับเจ้าของทีม

เมื่อคุณสร้างทีมใน Microsoft ทีมสำหรับพนักงานหรือผู้ใช้ของคุณที่จะพูดคุยและโต้ตอบในคุณจะต้องการให้แน่ใจว่าคุณตรวจสอบบทบาทของเจ้าของสมาชิกในทีมหรือทีม คุณจะต้องแน่ใจว่าทุกคนยกเว้นตัวคุณเอง (ในฐานะเจ้าของทีม) ถูกตั้งค่าเป็นสมาชิกทีมสำหรับแชนเนลเฉพาะ

สมาชิกในทีมไม่สามารถแก้ไขชื่อทีมหรือคำอธิบาย ไม่สามารถลบทีม ไม่สามารถลบช่องส่วนตัว หรือเพิ่มสมาชิก เจ้าของทีมในขณะเดียวกันก็จัดการรายการให้กับทีม พวกเขาเพิ่มและลบผู้เข้าร่วมได้ฟรี เปลี่ยนการตั้งค่า และจัดการงานดูแลระบบบางส่วนที่เราพูดคุยกันที่นี่ ซึ่งอาจรวมถึงการเก็บถาวรทีม การต่ออายุทีม การอนุญาตให้ใช้ GIFS การเพิ่มผู้เยี่ยมชม เปลี่ยนรูปภาพของทีม การตั้งค่าสิทธิ์ของทีมสำหรับแชนเนล แท็บ และตัวเชื่อมต่อ และอื่นๆ

คุณสามารถดูการตั้งค่าทั้งหมดเหล่านี้ได้ด้วยตนเองโดยไปที่Microsoft Teams Admin Centerคลิก Teams จัดการทีม แล้วคลิกชื่อทีม จากนั้นคุณสามารถเปลี่ยนบทบาทได้โดยการคลิกชื่อบทบาทในคอลัมน์บทบาทแล้วเปลี่ยนตามแต่ละผู้ใช้ตามที่เห็นสมควร

เคล็ดลับ 2: สร้างนโยบายแบบกำหนดเองใน Teams

เมื่อทีมงานที่จะถูกสร้างขึ้นและผู้ใช้จะถูกเพิ่มไปยัง Microsoft ทีมคุณจะต้องการให้แน่ใจว่าคุณปรับแต่งนโยบายทีมของคุณ วิธีนี้ช่วยให้คุณควบคุมสิ่งที่ผู้ใช้ Teams ทำได้และไม่สามารถทำได้ในงานเฉพาะ เช่น การสร้างแชนเนลส่วนตัว คุณสามารถเปลี่ยนนโยบายได้โดยไปที่ Microsoft Teams Admin Center คลิกไอคอนที่สองจากด้านบนสุดสำหรับ Teams แล้วคลิก Teams Policies

โดยค่าเริ่มต้น คุณจะเห็นนโยบายที่เรียกว่าสากล (ค่าเริ่มต้นทั่วทั้งองค์กร) นโยบายนี้มีผลกับผู้ใช้ทั้งหมด อย่างไรก็ตาม คุณสามารถสร้างนโยบายใหม่เฉพาะผู้ใช้ได้โดยคลิกเพิ่มที่ด้านบนแล้วป้อนชื่อนโยบาย จากนั้น คุณสามารถเลือกการตั้งค่าบางอย่างได้อย่างอิสระ ซึ่งจะทำให้ผู้ใช้สามารถค้นหาทีมส่วนตัวในผลการค้นหา หรือสร้างช่องส่วนตัวได้ เมื่อเสร็จแล้ว คลิกบันทึก จากนั้นคุณสามารถเพิ่มผู้ใช้ในนโยบายที่กำหนดเองได้โดยไฮไลต์นโยบาย แล้วคลิกจัดการผู้ใช้ การเปลี่ยนแปลงอาจใช้เวลา 24 ชั่วโมงจึงจะมีผล

เคล็ดลับ 3: ควบคุมการตั้งค่าข้อความ

Microsoft Teams มีกิจกรรมสนุกๆ มากมาย เช่น ความสามารถในการสร้าง GIFS และสติกเกอร์แบบกำหนดเอง อย่างไรก็ตาม คุณอาจต้องการปิดบางส่วน ในฐานะผู้ดูแลระบบคุณมีสิทธิ์ทั้งหมดโดยไปที่ Microsoft Teams Admin Center และคลิกแท็บ Messaging Policies มันจะเป็นอันที่เจ็ดจากด้านบนถ้าดูที่แถบด้านข้างและมีลักษณะของฟองแชท

คุณสามารถสร้างหรือแก้ไขนโยบายการส่งข้อความได้ โปรดจำไว้ว่า ส่วนกลาง (ค่าเริ่มต้นสำหรับทั้งองค์กร) คือการตั้งค่าเริ่มต้นและนำไปใช้กับผู้ใช้ทั้งหมดใน Teams มีสีขาวเล็กน้อยที่นี่ซึ่งคุณสามารถเปลี่ยนได้ รวมถึงบางรายการที่เราระบุไว้ด้านล่าง

• เจ้าของสามารถลบข้อความที่ส่งได้
• ลบข้อความที่ส่ง
• แก้ไขข้อความที่ส่ง
• อ่านใบเสร็จรับเงิน (ผู้ใช้ควบคุมหรือเปิดหรือปิดสำหรับทุกคน)
• การเปิด/ปิดการแชทส่วนตัว
• การใช้ Giphys ในการสนทนา
• การใช้ Memes ในการสนทนา
• การใช้สติกเกอร์ในการสนทนา
• ตัวอย่าง URL
• แปลข้อความ
• Immersive Reader
• ข้อความเสียง

หากคุณชอบการผจญภัย คุณสามารถสร้างนโยบายการส่งข้อความแบบกำหนดเองและเปิดหรือปิดคุณสมบัติเหล่านี้และเปิดตัวเป็นรายบุคคลได้ เพียงสร้างนโยบายการส่งข้อความใหม่โดยคลิก + เพิ่ม จากนั้นปรับการตั้งค่าของคุณสำหรับผู้ใช้หรือกลุ่มผู้ใช้ เมื่อเสร็จแล้ว คุณสามารถคลิกชื่อของนโยบาย และกำหนดผู้ใช้ให้กับมันได้โดยคลิก จัดการผู้ใช้ จากนั้นคุณสามารถค้นหาชื่อผู้ใช้และคลิกเพิ่ม เมื่อเสร็จแล้ว คุณสามารถคลิกบันทึก

เคล็ดลับ 4: จัดการผู้ใช้ของคุณและปรับแต่งนโยบายอื่นๆ

บนแดชบอร์ดผู้ดูแลระบบ Teams มีการตั้งค่าและนโยบายต่างๆ ที่คุณปรับแต่งได้เช่นกัน ช่วงนี้จากนโยบายการประชุม , การตั้งค่าการถ่ายทอดสด , ตั้งค่าการโทร,และอื่น ๆ คุณสามารถเล่นกับสิ่งเหล่านี้ได้ตามที่เห็นสมควรและเปลี่ยนมัน นโยบายการประชุมจะเข้าถึงได้โดยการคลิกส่วนปฏิทินของแถบด้านข้าง คุณสามารถเข้าถึงการตั้งค่าแอพได้โดยคลิกที่ไอคอนสี่เหลี่ยมสี่ช่องใต้ไอคอนแชท นโยบายการโทรสามารถเข้าถึงได้โดยคลิกที่ไอคอนโทรศัพท์ เราได้ฝังลิงก์จาก Microsoft ในนโยบายเหล่านี้ข้างต้น

หากคุณปรับการตั้งค่าตามที่เราระบุไว้ข้างต้น คุณจะสามารถกำหนดค่าและเปลี่ยนผู้ใช้ให้เป็นนโยบายได้ตามที่เห็นสมควร คุณสามารถทำได้โดยคลิกแท็บผู้ใช้ในศูนย์การจัดการ Microsoft Teams เป็นไอคอนที่ 5 จากด้านบน มีรูปร่างเหมือนโลโก้ Teams จากนั้น คุณสามารถคลิกเครื่องหมายถูกข้างชื่อผู้ใช้ในรายการ ตามด้วยแก้ไขการตั้งค่า อย่าลังเลที่จะปิดการตั้งค่าส่วนกลางของผู้ใช้และเปลี่ยนเป็นนโยบายที่กำหนดเองที่คุณสร้างขึ้นตามที่เห็นสมควรที่นี่

เคล็ดลับ 5: เปลี่ยนคุณสมบัติการเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมของคุณ

Teams มีฟีเจอร์ที่เรียกว่าการเข้าถึงแบบผู้เยี่ยมชม ซึ่งช่วยให้บุคคลภายนอกองค์กรของคุณสามารถเข้าถึงทีมและแชนเนลของคุณได้ ถ้าคุณส่งคำเชิญให้พวกเขา คุณสมบัตินี้สามารถเปิดหรือปิดได้ตามต้องการ คุณยังสามารถกำหนดค่าคุณสมบัติที่แขกสามารถเข้าถึงได้ มีสวิตช์สลับสำหรับการโทรส่วนตัว การประชุม ข้อความ การใช้ GIFS และอื่นๆ คุณจะพบสิ่งเหล่านี้ได้โดยไปที่ Microsoft Teams Admin Center คลิกฟันเฟืองการตั้งค่าที่ด้านล่างของหน้าจอ แล้วคลิก Guest Access 

ตรวจสอบฮับทีมของเราสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

นี่เป็นเพียงตัวเลือกห้าอันดับแรกของเราสำหรับการจัดการและตั้งค่า Microsoft Teams หากคุณต้องการแบ่งปันบทความกับผู้ใช้ Teams ของคุณ เราก็มีพร้อมให้คุณ เราได้ไปกว่าความหลากหลายของหัวข้อตั้งแต่  เคล็ดลับการประชุมทางวิดีโอ , คำสั่งการพูด , การเข้าร่วมการประชุมและอื่น ๆ อีกมากมาย ไปที่ฮับ ​​Teamsของเราสำหรับทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้ และคอยติดตาม CloudO3 ในขณะที่เราเจาะลึกลงไปใน Microsoft Teams ต่อไป