มาเป็นผู้เชี่ยวชาญในการประชุม Microsoft Teams ด้วยแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดห้าอันดับแรกเหล่านี้

ยิ่งคุณใช้เวลาใน Teams มากเท่าไร การพยายามใช้ฟีเจอร์ทั้งหมดที่มีให้คุณภายในบริการให้เกิดประโยชน์สูงสุดก็ยิ่งมีความสำคัญมากขึ้นเท่านั้น ต่อไปนี้คือคุณลักษณะบางส่วนและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับ Teams

เบลอพื้นหลังหรือใช้ภาพพื้นหลัง: ซึ่งจะช่วยปกป้องความเป็นส่วนตัวของคุณในระหว่างการประชุมโดยเน้นที่ใบหน้าของคุณเท่านั้น

ใช้ชุดหูฟังเพื่อประสบการณ์ที่ดียิ่งขึ้น:ซึ่งช่วยให้มั่นใจว่าคุณจะได้รับคุณภาพเสียงและไมโครโฟนที่ดีที่สุดในระหว่างการประชุม

จัดกำหนดการประชุมของคุณด้วยตัวช่วยจัดกำหนดการ:เพื่อให้แน่ใจว่าคุณและเพื่อนร่วมงานของคุณเข้าใจตรงกัน และไม่มีข้อขัดแย้งด้านการจัดกำหนดการใดๆ

จดบันทึกการประชุมด้วยฟีเจอร์บันทึกการประชุมใน Teams: ฟีเจอร์ Teamsในตัวนี้ช่วยให้คุณไม่ต้องสลับไปมาระหว่างโปรแกรมต่างๆ

บันทึกการประชุมของคุณ:เมื่อได้รับอนุญาตจากเพื่อนร่วมงาน การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณมีสำเนาการประชุมเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต

มีแนวโน้มว่าคุณจะใช้เวลาในการประชุมใน Microsoft Teams มากขึ้นกว่าเดิม อย่างไรก็ตาม ยิ่งคุณใช้เวลาใน Teams มากเท่าไหร่ การพยายามใช้ฟีเจอร์ทั้งหมดที่มีให้สำหรับคุณก็ยิ่งมีความสำคัญมากขึ้นเท่านั้น คุณจึงสามารถมีประสบการณ์ที่ราบรื่นได้ ต่อไปนี้คือคุณลักษณะบางประการและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการในการใช้ประโยชน์ เพื่อให้คุณสามารถเป็นผู้เชี่ยวชาญในการประชุมใน Microsoft Teams

แบบฝึกหัดที่ 1: เบลอพื้นหลังหรือใช้ภาพพื้นหลัง

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดข้อแรกในรายการของเราคือแนวทางที่ชัดเจนและเป็นที่นิยมมากที่สุดในสถานการณ์ปัจจุบัน นั่นคือการใช้ความสามารถในการเบลอพื้นหลังของคุณในทีมหรือใช้ภาพพื้นหลัง

ด้วยแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดนี้ คุณสามารถจัดการประชุมได้เกือบทุกที่ และปิดบังสิ่งที่เกิดขึ้นในเบื้องหลังรอบตัวคุณ ด้วยคุณสมบัตินี้ Teams จะเน้นที่ใบหน้าของคุณและซ่อนทุกอย่าง โปรดทราบว่ามันใช้ปัญญาประดิษฐ์และใช้ได้กับมนุษย์เท่านั้น ดังนั้น คุณอาจต้องระมัดระวังเล็กน้อยหากเพื่อนขนยาวของคุณอยู่เบื้องหลัง

มีสองสามวิธีในการเบลอพื้นหลังของคุณหรือใช้รูปภาพพื้นหลังใน Teams คุณสามารถทำได้ก่อนการประชุมหรือระหว่างการประชุม

ก่อนการประชุม บนหน้าจอเข้าร่วม คุณจะต้องคลิกกล่องสี่เหลี่ยมทางด้านซ้ายของ PC Mic และ Speakers ใต้ฟีดวิดีโอของคุณ จากตรงนั้น คุณจะเห็นตัวเลือกสำหรับการตั้งค่าพื้นหลัง คุณสามารถเลือกอันแรกซึ่งระบุว่าเบลอ หรือหากต้องการพื้นหลังอื่น คุณสามารถเลือกหนึ่งพื้นหลังจากรายการ ฟีดของคุณจะเปลี่ยนเป็นพื้นหลังที่ต้องการ และเมื่อเสร็จแล้ว คุณสามารถปิดหน้าต่างการตั้งค่าพื้นหลังด้วย X

หากต้องการเบลอพื้นหลังระหว่างการประชุม ให้คลิกสามช่วงเวลา ( . . . ) ที่ด้านบนของหน้าต่างการประชุม จากนั้นคลิกใช้เอฟเฟกต์พื้นหลัง จากนั้นคุณสามารถเลือกจากรายการและคลิกนำไปใช้ 

แนวทางปฏิบัติที่ 2: ใช้ชุดหูฟังเพื่อประสบการณ์ที่ดียิ่งขึ้น

ขึ้นต่อไปคือการปฏิบัติที่เพื่อนร่วมงานของคุณอาจจะจบลงด้วยการแข็งค่า: ใช้ชุดหูฟัง ด้วยแนวทางปฏิบัตินี้ คุณจะได้รับการโทรคุณภาพสูงขึ้นใน Teams คุณจะไม่ต้องกังวลว่าเพื่อนร่วมงานจะไม่ได้ยินคุณหรือไม่ได้ยินพวกเขา นี่คือวิธีที่คุณสามารถตั้งค่าใน Teams

หากต้องการใช้ชุดหูฟังกับ Teams เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เสียบชุดหูฟังหรือเชื่อมต่อกับอุปกรณ์ของคุณแล้ว ไม่ว่าจะผ่านทางบลูทูธหรือแจ็คหูฟัง เมื่อเชื่อมต่อแล้ว คุณจะต้องแน่ใจว่า Teams ได้รับการกำหนดค่าอย่างเหมาะสมสำหรับชุดหูฟัง อีกครั้ง มีสองวิธีที่คุณสามารถทำได้ ทั้งก่อนการประชุมบนหน้าจอเข้าร่วมหรือระหว่างการประชุมจากเมนู

ก่อนการประชุม คุณสามารถกำหนดการตั้งค่าโดยคลิกปุ่ม PC Mic และ Speakers ใต้ฟีดวิดีโอของคุณ เมื่อคุณทำเช่นนั้น คุณจะเห็นการตั้งค่าอุปกรณ์ปรากฏขึ้น อย่าลืมดูส่วนต่างๆ ของลำโพงและไมโครโฟน คลิกลูกศรลง และเลือกหูฟังของคุณจากรายการสำหรับทั้งลำโพงและไมโครโฟน จากนั้นปิดหน้าต่างด้วยเครื่องหมาย X

ในระหว่างการประชุม คุณสามารถเปลี่ยนชุดหูฟังของคุณได้โดยคลิกที่จุดสามจุด ( . . . ) ที่ด้านบนของหน้าจอและเลือกการตั้งค่าอุปกรณ์ จากที่นั่น คุณจะสามารถเลือกการตั้งค่าเดียวกับที่เราอธิบายข้างต้น เมื่อเสร็จแล้ว ปิดหน้าต่างด้วยเครื่องหมาย X

เป็นที่น่าสังเกตว่าคุณสามารถใช้คุณลักษณะโทรทดสอบที่นี่ได้เช่นกัน เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างทำงานได้ดีก่อนที่คุณจะเข้าสู่การประชุม

แบบฝึกหัดที่ 3: จัดกำหนดการประชุมของคุณ

สิ่งหนึ่งที่แย่ที่สุดเกี่ยวกับการประชุมคือการถูกดึงเข้าที่ในนาทีสุดท้ายหรือวินาทีสุดท้าย ด้วยเหตุนี้ ตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด เราจึงแนะนำให้จัดกำหนดการและปรับแต่งการประชุมของคุณ คุณสามารถทำได้ด้วยตัวช่วยจัดกำหนดการใน Microsoft Teams นี่คือวิธีการใช้งาน

ขั้นแรก ให้คลิกไอคอนปฏิทินในแถบด้านข้างของทีม จากนั้นคลิกแท็บผู้ช่วยจัดกำหนดการที่ด้านบน จากแท็บนั้น คุณจะสามารถกำหนดเวลาการประชุมตามความพร้อมของเพื่อนร่วมงานของคุณ คุณสามารถเพิ่มสถานที่ ผู้เข้าร่วมประชุม และอื่นๆ อีกมากมาย เมื่อเพิ่มผู้เข้าร่วม เพื่อนร่วมงานของคุณจะแสดงเป็นว่างหรือไม่รู้จัก ผู้ช่วยจะดึงข้อมูลจากปฏิทิน Outlook ของเพื่อนร่วมงานเพื่อกรอกข้อมูลนี้ คุณจะเห็นมุมมองกำหนดการ โดยแสดงการประชุมที่กำหนดไว้แล้วเป็นสีม่วง คุณยังสามารถเลื่อนดูวันและชั่วโมงเพื่อค้นหาเวลาที่เหมาะสำหรับทุกคน

ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนี้คือความสามารถในการแบ่งปันวาระการประชุม คุณสามารถทำเช่นนี้เพื่อให้เพื่อนร่วมงานและทุกคนในการประชุมมีความเข้าใจตรงกัน เมื่อสร้างการประชุมสุทธิ คุณจะเห็นสิ่งนี้ในกล่องเขียน คุณจะสามารถใส่วาระการประชุมของคุณที่นี่ และวาระนั้นจะปรากฏในอีเมลเชิญ

แบบฝึกหัดที่ 4: จดบันทึกการประชุม

จะเกิดอะไรขึ้นหากคุณอยู่ระหว่างการประชุมที่สำคัญ แต่ต้องการวิธีการจดบันทึก คุณคิดว่าคุณจะต้องใช้ Microsoft Word หรือโปรแกรมอื่น แต่คุณรู้หรือไม่ว่า Teams มีฟีเจอร์บันทึกการประชุมของตัวเองด้วย

นี่เป็นหนึ่งในแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของเราสำหรับการประชุมใน Teams เหตุผลที่ทำไม? บันทึกย่อจะถูกบันทึกเป็นส่วนหนึ่งของการประชุม และสามารถไปกับคุณได้ทุกที่ และจะถูกบันทึกไว้ในภายหลังหรือเพื่อแบ่งปันกับเพื่อนร่วมงานของคุณ

หากต้องการใช้ฟีเจอร์นี้ ให้เข้าร่วมการประชุมตามปกติ จากนั้นคลิกปุ่มการดำเนินการเพิ่มเติม (. . . ) ตามด้วยบันทึกย่อการประชุม จากนั้นคุณควรเห็นหน้าต่างบันทึกการประชุมปรากฏขึ้น จากตรงนั้น คุณจะต้องคลิกจดบันทึก วิธีนี้จะทำให้คุณเข้าถึงแถบเครื่องมือการจัดรูปแบบได้อย่างเต็มที่ ทั้งตัวหนา ตัวเอียง ไฮไลต์ และสิ่งอื่น ๆ ที่คุณคุ้นเคยใน Microsoft Word คุณยังสามารถสร้างส่วนใหม่ด้วยปุ่ม (+) ได้เช่นกัน

เมื่อการประชุมเสร็จสิ้น คุณสามารถเข้าถึงบันทึกย่อของคุณได้จากการแชท ควรมีตัวเลือกที่แสดงโน้ตแบบเต็มหน้าจอ คลิกเพื่อดูหมายเหตุ

แบบฝึกหัดที่ 5: บันทึกการประชุมของคุณ (ต้องได้รับอนุญาตแน่นอน!)

ขั้นสุดท้ายในรายการแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของเราคือการบันทึกการประชุมใน Teams สิ่งที่เลวร้ายที่สุดอย่างหนึ่งในการประชุมคือเมื่อคุณต้องขอให้เพื่อนร่วมงานพูดซ้ำๆ เพราะคุณไม่สามารถจดหรือจดบันทึกบางอย่างได้ ถ้าคุณได้รับความยินยอมจากทุกฝ่ายในการประชุม คุณสามารถบันทึกการประชุมแบบสดได้ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถมีสำเนาของการประชุมเพื่อใช้อ้างอิงในภายหลัง

หากต้องการบันทึกการประชุม คุณสามารถคลิกจุดสามจุด ( . . . ) ที่ด้านบนของหน้าจอ ตามด้วยปุ่ม เริ่มการบันทึก จากที่นั่น คุณจะเห็นข้อจำกัดความรับผิดชอบว่าระบบกำลังบันทึกการประชุม คุณสามารถเพิกเฉยได้ นี่เป็นเพียงเพื่อความปลอดภัยของเพื่อนร่วมงานของคุณ เมื่อการประชุมสิ้นสุดลง และคุณพร้อมที่จะหยุดแล้ว คุณสามารถคลิกเมนูเดียวกันแล้วเลือกหยุดการบันทึกได้

เมื่อการบันทึกเสร็จสิ้น คุณจะได้รับอีเมลแจ้งว่าพร้อมใช้งานใน Microsoft Stream คุณสามารถคลิกลิงก์นั้นในอีเมลเพื่อเข้าถึง หรือแม้แต่ดาวน์โหลดไฟล์ เพื่อให้คุณสามารถดูแบบออฟไลน์ได้

ดูเคล็ดลับอื่น ๆ ของเรา

แม้ว่าบทความนี้จะเน้นไปที่แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการสำหรับการประชุม Teams แต่ยังมีอะไรอีกมากมายให้ทราบเกี่ยวกับ Microsoft Teams ในช่วงสองสามเดือนที่ผ่านมา เราได้เจาะลึกเข้าไปใน Teams หัวข้อต่างๆรวมถึงวิธีการทำงานหลายกรณีของทีม , วิธีการใช้บอท , จัดการการแจ้งเตือนและอื่น ๆ อีกมากมาย ตรวจสอบศูนย์ข่าวของเราที่นี่สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมและแจ้งให้เราทราบหากคุณมีกลเม็ดและเคล็ดลับของ Teams ของคุณเองโดยแสดงความคิดเห็นด้านล่าง