วิธีจดบันทึกการประชุมใน Microsoft Teams

ถึงตอนนี้ เราทราบดีว่าบริการการทำงานร่วมกันผ่านวิดีโอพร้อมให้บริการแล้ว และแอปอย่าง Microsoft Teams ได้ทำหน้าที่เป็นส่วนหน้าในการนำเสนอโซลูชันการประชุมทางไกลกับผู้ใช้หลายรายโดยขึ้นอยู่กับบริการในแต่ละวัน แม้ว่าแฮงเอาท์วิดีโอเป็นองค์ประกอบหลักของบริการการประชุม แต่ก็มีอีกหลายสิ่งหลายอย่างที่ช่วยให้การทำงานของคุณสะดวกและง่ายดายยิ่งขึ้น 

คุณลักษณะดังกล่าวประการหนึ่งคือความสามารถในการจดบันทึกระหว่างการประชุมและเข้าถึงได้อย่างรวดเร็วเมื่อใดก็ได้ในอนาคต ในโพสต์นี้ เราจะช่วยให้คุณเข้าใจว่าบันทึกย่อการประชุมบน Microsoft Teams มีประโยชน์อย่างไรและคุณจะเริ่มต้นใช้งานได้อย่างไร 

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีใช้ทาสก์บาร์แชทบน Windows 11

สารบัญ

• ทำไมต้องจดบันทึกการประชุมใน Microsoft Teams
• ใครสามารถใช้บันทึกย่อการประชุมบน Microsoft Teams ได้บ้าง
• วิธีจดบันทึกการประชุมใน Microsoft Teams
  • ก่อน/หลังการประชุม
  • ระหว่างการประชุม
• วิธีเข้าถึงบันทึกย่อของคุณหลังการประชุม

ทำไมต้องจดบันทึกการประชุมใน Microsoft Teams

แม้ว่าคุณอาจใช้แอป Notepad หรือ Sticky Note ของคอมพิวเตอร์เพื่อดำเนินการประชุม แต่คุณอาจพบว่าเป็นการยากที่จะสลับไปมาระหว่างแอปทั้งสองเมื่อการประชุมดำเนินไป หรือมองหาบันทึกย่อที่ชี้ไปยังการสนทนาที่ดำเนินการโดยตรง สถานที่ในการประชุม 
นี่คือที่มาของตัวเลือกบันทึกการประชุมในรูปภาพ Microsoft Teams มีตัวเลือกบันทึกการประชุมแบบเนทีฟที่ให้คุณสร้างบันทึกย่อสำหรับการประชุมเฉพาะในขณะที่กำลังดำเนินการอยู่ คุณสามารถจับภาพสิ่งที่เกิดขึ้นในการประชุมหรือแบ่งปันความคิดหรือความคิดเห็นของคุณเองในการอภิปรายที่เฉพาะเจาะจงภายในบันทึกการประชุมที่สร้างขึ้น 

บันทึกการประชุมที่คุณสร้างขึ้นจะมองเห็นได้และสมาชิกคนอื่น ๆ ในการประชุมสามารถเข้าถึงได้ ทำให้ง่ายต่อการวิเคราะห์และเปรียบเทียบประเด็นต่าง ๆ ในการอภิปรายที่กำหนด บันทึกย่อเหล่านี้สามารถแชร์ได้อย่างง่ายดายผ่านลิงก์ที่ทุกคนในการประชุมสามารถใช้เพื่อเข้าถึงบันทึกย่อการประชุมได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องค้นหาด้วยตนเอง 

ใครสามารถใช้บันทึกย่อการประชุมบน Microsoft Teams ได้บ้าง

แม้ว่าการบันทึกบันทึกการประชุมบน Microsoft Teams จะเป็นเรื่องง่าย แต่ความสามารถในการเข้าถึงจะขึ้นอยู่กับปัจจัยสองสามประการ:

• ผู้เข้าร่วมในการประชุมสามารถเริ่มหรือเข้าถึงบันทึกย่อของการประชุมได้ก็ต่อเมื่ออยู่ในองค์กรเดียวกันกับของผู้จัดหรือโฮสต์ของการประชุม 
• บันทึกการประชุมสามารถเข้าถึงได้ภายในการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมไม่เกิน 100 คนเท่านั้น แม้ว่าขนาดมาตรฐานของการประชุม Teams จะมีผู้เข้าร่วม 350 คน คุณจะต้องจำกัดการสนทนาไว้ที่ 100 คน ถ้าคุณต้องการใช้บันทึกย่อการประชุมสำหรับเซสชันที่กำหนด 
• ผู้เข้าร่วมที่เข้าร่วมการประชุมก่อนที่จะจดบันทึกการประชุมจะสามารถเข้าถึงบันทึกย่อได้โดยตรง ผู้ที่เข้าสู่การประชุมหลังจากสร้างบันทึกการประชุมแล้วจะต้องขอเข้าถึงบันทึกย่อ เมื่อพวกเขาทำเช่นนั้น ผู้จัดการประชุมจะได้รับอีเมลที่ขอให้พวกเขาอนุมัติการเข้าถึงบันทึกย่อสำหรับผู้ที่ร้องขอ

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีการตั้งค่าและใช้ห้องกลุ่มย่อยบน Microsoft Teams

วิธีจดบันทึกการประชุมใน Microsoft Teams

ความสามารถในการสร้างบันทึกการประชุมจะพร้อมใช้งานทั้งก่อน ระหว่าง และหลังการประชุมบน Microsoft Teams ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อเริ่มจดบันทึกการประชุมในทั้งสองสถานการณ์ 

ก่อน/หลังการประชุม

หมายเหตุ : คุณสามารถจดบันทึกการประชุมก่อนการประชุมเมื่อมีการสร้างการประชุมแบบส่วนตัวและไม่ใช่ภายในแชนเนลของทีม โน้ตที่คุณต้องการสร้างหลังการประชุมที่ยังไม่ได้สร้างโน้ต สามารถทำได้ภายในเธรดแชทส่วนตัวของคุณเช่นกัน ไม่ใช่ภายในแชนเนล 

หากต้องการจดบันทึกการประชุมก่อนหรือหลังการประชุม ให้เปิดไคลเอ็นต์เดสก์ท็อป Microsoft Teams แล้วคลิกแท็บแชทจากแถบด้านข้างทางซ้ายและเลือกการประชุมที่คุณต้องการจดบันทึก 

เมื่อการสนทนาโหลดขึ้นในบานหน้าต่างด้านขวา ให้คลิกที่แท็บ 'บันทึกการประชุม' ที่ด้านบน 

หมายเหตุ : แท็บ 'บันทึกการประชุม' ที่ด้านบนจะไม่ปรากฏภายในช่องที่คุณไม่เคยสร้างบันทึกการประชุมมาก่อน อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเพิ่มส่วนอื่นๆ ในบันทึกย่อที่คุณได้สร้างไว้แล้วได้ 

ภายในบันทึกการประชุม ให้เลือกตัวเลือก 'จดบันทึก'

ตอนนี้ คุณสามารถสร้างบันทึกย่อของคุณโดยเพิ่มชื่อและความคิดและการอภิปรายในส่วนที่ปรากฏขึ้น

คุณสามารถเพิ่มหมายเหตุเพิ่มเติมได้ที่นี่โดยคลิกที่ไอคอน '+' ด้านล่างส่วน 

ระหว่างการประชุม

ในการจดบันทึกการประชุมภายในการประชุม คุณต้องเข้าร่วมการประชุมบน Microsoft Teams ก่อน เมื่อคุณอยู่ในหน้าจอการประชุม ให้คลิกที่ไอคอน 3 จุด ที่ด้านบนซึ่งคุณเข้าถึงส่วนควบคุมการประชุมอื่นๆ 

เมื่อเมนูแบบเลื่อนลงปรากฏขึ้นบนหน้าจอ ให้เลือกตัวเลือก 'บันทึกการประชุม' 

ซึ่งจะเปิดแถบด้านข้างบันทึกการประชุมทางด้านขวามือ ที่นี่ คลิกที่ปุ่ม 'จดบันทึก' ด้านล่าง 

คุณจะถูกนำกลับไปที่หน้าต่าง Microsoft Teams โดยเปิดแชนเนลปัจจุบันของคุณ ภายในหน้าต่างนี้ คุณจะเห็นแท็บ 'บันทึกการประชุม' ใหม่ที่ด้านบน หากไม่ได้สร้างมาก่อน 

ที่นี่ คุณสามารถครอบคลุมการดำเนินการของการประชุมของคุณโดยตั้งชื่อหัวข้อแล้วพูดถึงวัตถุประสงค์ บันทึกย่อ และรายการที่สามารถดำเนินการได้ภายใต้ชื่อเรื่อง

คุณสามารถสร้างบันทึกได้มากเท่าที่เป็นไปได้โดยการเพิ่มส่วนใหม่พร้อมข้อมูลเพิ่มเติมโดยคลิกที่ตัวเลือก 'เพิ่มส่วนใหม่ที่นี่'

บันทึกย่อทั้งหมดของคุณจะมองเห็นและเข้าถึงได้โดยผู้อื่นที่อยู่ในการประชุม 

วิธีเข้าถึงบันทึกย่อของคุณหลังการประชุม

ผู้เข้าร่วมที่สามารถเข้าถึงบันทึกการประชุมสามารถดูบันทึกทั้งหมดที่สร้างโดยผู้อื่นภายในการประชุม มีสามวิธีที่คุณสามารถเข้าถึงบันทึกย่อการประชุมของคุณบน Microsoft Teams – ภายในแชนเนล Teams ของคุณ ภายในปฏิทิน Teams หรือภายในแท็บ Wiki ของแชนเนลที่ด้านบน 

ดูบันทึกย่อภายใน Teams Channel 

วิธีที่ง่ายที่สุดในการเข้าถึงบันทึกย่อของคุณอยู่ในแชนเนลของทีมเนื่องจากจะมองเห็นได้ข้างเซสชันการประชุมภายในแชนเนล หากต้องการดูบันทึกย่อการประชุมของคุณ ให้คลิกแท็บทีมจากด้านซ้าย เลือกทีมของคุณ แล้วเลือกแชนเนลที่สร้างบันทึกย่อ

ภายในช่องนี้ ให้เลื่อนขึ้นหรือลงไปยังการประชุมที่มีการจดบันทึก เมื่อคุณค้นหาการประชุมที่ต้องการ ให้คลิกไอคอนคลิปหนีบกระดาษที่มุมบนขวาในกล่องการประชุม 

ทีมจะขยายการประชุมและคุณสามารถดูบันทึกย่อที่คุณทำไว้ภายใต้การประชุมเฉพาะภายใต้ข้อความ 'บันทึกย่อที่สร้างสำหรับการประชุมนี้' ใต้การประทับเวลา 'เริ่มการประชุม' ภายในชุดข้อความของแชนเนล หากต้องการดูบันทึกย่อเหล่านี้ ให้คลิกที่ตัวเลือก 'แสดงบันทึกย่อแบบเต็มหน้าจอ' ในช่องการประชุมที่ขยาย 

ในตอนนี้ คุณควรจะสามารถเห็นบันทึกย่อปรากฏโดยตรงในแท็บ 'บันทึกการประชุม' 

ดูบันทึกย่อภายในแถบแท็บของ Teams Channel

อีกวิธีหนึ่งที่คุณสามารถเข้าถึงบันทึกย่อของการประชุมที่สร้างขึ้นภายในการประชุมของแชนเนลคือภายในแถบแท็บของแชนเนลที่ด้านบน หากต้องการมาที่นี่ ให้คลิกแท็บทีมทางด้านซ้าย จากนั้นเลือกทีม > ช่องที่คุณสร้างบันทึกย่อจากแถบด้านข้างทีมทางด้านซ้าย 

เมื่อเธรดช่องของทีมโหลดขึ้น คุณสามารถคลิกแท็บ 'บันทึกการประชุม' ที่ด้านบนได้ 

ซึ่งควรเปิดแท็บบันทึกย่อของการประชุม และตอนนี้คุณควรจะสามารถเห็นบันทึกย่อทั้งหมดที่สร้างขึ้นภายใต้แชนเนลเฉพาะนี้ 

ดูบันทึกในการแชทส่วนตัว

หากคุณมีการประชุมส่วนตัวกับใครบางคนใน Microsoft Teams คุณสามารถเข้าถึงบันทึกย่อที่สร้างขึ้นในระหว่างการประชุมนี้ภายในเธรดการแชทของคุณบน Microsoft Teams ในการเข้าถึงบันทึกการประชุมส่วนตัวเหล่านี้ ให้คลิกที่แท็บ 'แชท' ทางด้านซ้ายและเปิดกิจกรรมการประชุมที่คุณหรือคนอื่นในการประชุมสร้างบันทึกย่อไว้จากแถบด้านข้างของ Chat ทางด้านซ้ายมือ 

เมื่อกิจกรรมการประชุมเปิดขึ้น คุณสามารถดูบันทึกย่อที่สร้างขึ้นระหว่างเซสชันได้โดยคลิกแท็บ "บันทึกการประชุม" ที่ด้านบน ตอนนี้คุณควรเห็นบันทึกย่อทั้งหมดที่สร้างขึ้นภายใต้กิจกรรมการประชุมที่เลือกนี้ในหน้าจอปัจจุบัน 

นั่นคือทั้งหมดที่ต้องรู้เกี่ยวกับบันทึกย่อการประชุมใน Microsoft Teams 

ที่เกี่ยวข้อง

• วิธีตั้งค่าและใช้ห้องกลุ่มย่อยใน Microsoft Teams
• วิธีลบ Microsoft Teams Chat ออกจากทาสก์บาร์ใน Windows 11
• การรวม Windows 11 Teams: วิธีรับและใช้การแชทจากแถบงาน
• Otter ทำงานร่วมกับ Microsoft Teams ได้หรือไม่
• บัญชีส่วนบุคคลใน Microsoft Teams คืออะไร?