วิธีซิงค์ไลบรารี SharePoint โดยใช้ OneDrive for Business

ถ้าคุณใช้ SharePoint บน Office 365 หรือเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กร คุณอาจเคยมีเวลาที่คุณต้องการเข้าถึงไฟล์จากเดสก์ท็อป Windows ของคุณ คุณสามารถทำได้ด้วยไคลเอ็นต์การซิงค์ OneDrive for Business แม้ว่าจะไม่ใช่ฟีเจอร์ของแอป OneDrive สมัยใหม่ทั่วไปก็ตาม

แอป OneDrive หลักของ Microsoft ที่ติดตั้งมาพร้อมกับ Windows 10 สามารถซิงค์ไฟล์จากบัญชีส่วนตัว ที่ทำงาน และโรงเรียนได้ ซึ่งรวมถึงไฟล์ OneDrive for Business และไซต์ SharePoint ที่เป็นส่วนหนึ่งของการสมัครใช้งาน Office 365 Business อย่างไรก็ตาม แอปใหม่ยังไม่สามารถซิงค์ไลบรารีเอกสาร SharePoint ซึ่งเป็นคุณลักษณะ SharePoint ที่สำคัญและเป็นที่นิยมอย่างสูง ซึ่งช่วยให้คุณจัดเก็บ จัดระเบียบ และแชร์ไฟล์ได้

ในการซิงค์ไลบรารีเอกสาร ก่อนอื่นคุณต้องเปิดในแอป SharePoint แบบออนไลน์ เมื่อติดตั้งและเปิดแอป OneDrive for Business บนพีซีของคุณแล้ว ให้คลิกปุ่ม "ซิงค์" ในแถบเครื่องมือ SharePoint ในพร้อมท์ที่ปรากฏขึ้น ให้คลิกปุ่ม "ซิงค์ทันที" และอนุมัติพร้อมท์ให้เปิด OneDrive for Business

เมื่อ OneDrive for Business เปิดตัว คุณจะเห็นชื่อไลบรารีและไซต์ SharePoint ที่คุณกำลังพยายามซิงค์ เลือกโฟลเดอร์ที่จะบันทึกไลบรารีลงในพีซีของคุณโดยคลิกลิงก์ "เปลี่ยน" เมื่อคุณตั้งค่าแล้ว ให้กด "ซิงค์ทันที" เพื่อเริ่มดาวน์โหลดไฟล์ในไลบรารี คุณอาจต้องลงชื่อเข้าใช้ด้วยข้อมูลประจำตัวของ Office 365 หรือ SharePoint หากคุณไม่เคยซิงค์จากไซต์มาก่อน

OneDrive for Business จะแจ้งความคืบหน้าให้คุณทราบเมื่อเริ่มซิงค์ เมื่อเสร็จแล้ว คุณจะสามารถเข้าถึงไฟล์ของคุณได้จาก File Explorer ราวกับว่าคุณกำลังใช้ OneDrive กับบัญชีส่วนตัวหรือบัญชีธุรกิจทั่วไป หากคุณต้องการนำไลบรารีออกในอนาคต ให้คลิกขวาที่ไอคอน OneDrive for Business ในซิสเต็มเทรย์ แล้วคลิก "หยุดการซิงค์โฟลเดอร์" คุณยังสามารถหยุดการซิงค์ชั่วคราวหรือเพิ่มไลบรารีใหม่ได้โดยตรงจาก URL

มีข้อจำกัดบางประการเกี่ยวกับการซิงค์ไลบรารีเอกสารที่คุณควรคุ้นเคย ไม่เหมือนกับไคลเอ็นต์ OneDrive สมัยใหม่ คุณไม่สามารถเลือกซิงค์โฟลเดอร์ภายในไลบรารีได้ หากคุณมีไฟล์จำนวนมากแต่ต้องการเข้าถึงแบบออฟไลน์เพียงไม่กี่ไฟล์ คุณสามารถลองจัดเรียงไฟล์เหล่านั้นเป็นไลบรารี "ออฟไลน์" และ "ออนไลน์" ที่แตกต่างกันสองไฟล์

นอกจากนี้ ไคลเอ็นต์ OneDrive for Business จะซิงค์ได้สูงสุด 5,000 รายการในไลบรารีเดียวและรวมทั้งหมด 20,000 รายการ เมื่อรวมกับขนาดไฟล์สูงสุด 2GB ข้อจำกัดเหล่านี้อาจเป็นปัญหาได้หากคุณมีข้อมูลจำนวนมากที่จัดเก็บไว้ในระบบออนไลน์ ไม่มีวิธีแก้ไขปัญหาง่ายๆ ดังนั้น คุณจะต้องวางแผนวิธีจัดเก็บไฟล์เพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่เกิดปัญหาดังกล่าว

การซิงค์ไลบรารีเอกสาร SharePoint กับพีซีของคุณต้องใช้ความพยายามเล็กน้อย แต่ช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงไฟล์ทั้งหมดของคุณได้โดยไม่ต้องใช้เว็บเบราว์เซอร์ การซิงค์ไลบรารีเอกสารเป็นความสามารถเฉพาะตัวที่เหลืออยู่ของแอปไคลเอ็นต์ OneDrive for Business รุ่นล่าสุด เป็นที่คาดว่าในที่สุด Microsoft จะพับคุณลักษณะนี้ลงในแอป OneDrive ที่ทันสมัย ​​ซึ่งจะทำให้ขั้นตอนง่ายขึ้น

ในระหว่างนี้ คุณจะต้องติดตั้งไคลเอ็นต์การซิงค์ทั้งสองเครื่องไว้หากต้องการดาวน์โหลดไลบรารีเอกสาร หน้าสนับสนุนของ Microsoftให้ข้อมูลสรุปฉบับสมบูรณ์ว่า OneDrive เวอร์ชันใดที่จะใช้สำหรับกรณีการใช้งานทั่วไปส่วนใหญ่