วิธีตรวจสอบคะแนนการปฏิบัติตามข้อกำหนดใน Microsoft 365 เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลธุรกิจขนาดเล็กของคุณปลอดภัย

ด้วยคะแนนการปฏิบัติตามข้อกำหนด คุณจะได้รับวิธีที่ง่ายกว่าในการจัดการมาตรฐานการปฏิบัติตามข้อกำหนด คุณจะได้รับคำแนะนำเกี่ยวกับการดำเนินการด้านความปลอดภัยและอื่นๆ นี่คือวิธีการใช้งาน

จากแดชบอร์ดหลัก คุณจะเห็นส่วนต่างๆ อันดับแรกจะแสดงคะแนนการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณ ซึ่งแบ่งออกเป็นการดำเนินการต่างๆ เช่น การปกป้องข้อมูล การควบคุมการเข้าถึง การจัดการอุปกรณ์ และอื่นๆ

จากส่วนคะแนนการปฏิบัติตามข้อกำหนด คุณสามารถเจาะลึกและดูการดำเนินการเพื่อปรับปรุงคะแนนโดยรวมและความปลอดภัยของคุณ

จากการจัดประเภทข้อมูล คุณสามารถสร้างตัวแยกประเภทที่สามารถใช้ป้องกันและควบคุมข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของคุณได้

จากส่วนนโยบาย คุณจะสามารถตั้งค่านโยบายบางอย่างใน Microsoft 365 ซึ่งสามารถช่วยปรับปรุงคะแนนของคุณได้

จากแค็ตตาล็อก คุณสามารถแก้ไขปัญหาบางอย่างที่คุณสามารถใช้ภายในองค์กรของคุณเพื่อปรับปรุงการจัดเก็บการปฏิบัติตามข้อกำหนดโดยรวม

หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก คุณอาจไม่มีเจ้าหน้าที่ไอทีหรือใครก็ตามที่คอยตรวจสอบอยู่เสมอว่าข้อมูลและข้อมูลที่ลอยอยู่ใน Microsoft 365 นั้นปลอดภัยหรือไม่ โชคดีที่ Microsoft มีคุณสมบัติการแสดงตัวอย่างใหม่ที่ครอบคลุมในการสมัครใช้งานของคุณที่เรียกว่า Compliance Score ซึ่งสามารถช่วยคุณได้

ด้วยคะแนนการปฏิบัติตามข้อกำหนด คุณจะได้รับวิธีที่ง่ายกว่าในการจัดการมาตรฐานการปฏิบัติตามข้อกำหนด คุณจะได้รับคำแนะนำเกี่ยวกับการดำเนินการด้านความปลอดภัยเพื่อให้สอดคล้องกับกฎระเบียบและมาตรฐานของอุตสาหกรรมที่บริษัทอื่นๆ มักจะจ่ายให้แผนกไอทีเพื่อพิจารณาและจัดการ นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้

สิ่งสำคัญที่ต้องเข้าใจ

ก่อนดำดิ่งสู่คะแนนการปฏิบัติตามข้อกำหนด คุณจะต้องเข้าใจชุดคำศัพท์ก่อน คุณจะเห็นบางสิ่งที่เรียกว่าการควบคุม การควบคุมเป็นข้อกำหนดหรือข้อบังคับ มาตรฐาน หรือนโยบาย คุณยังจะเห็นการดำเนินการ ซึ่งเป็นกิจกรรมที่ช่วยให้คุณดำเนินการควบคุมได้ สุดท้าย คุณจะเห็นการประเมินซึ่งเป็นกลุ่มของการควบคุมจากข้อบังคับ มาตรฐาน หรือนโยบายเฉพาะ

นอกจากนี้ อย่าสับสนคะแนนการปฏิบัติตามกฎระเบียบกับผู้จัดการหรือศูนย์การปฏิบัติตามข้อกำหนด พวกเขาแชร์แบ็กเอนด์เดียวกัน แต่คะแนนการปฏิบัติตามข้อกำหนดเป็นเวอร์ชันที่เรียบง่ายของตัวจัดการการปฏิบัติตามข้อกำหนด และให้มุมมองที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้นเกี่ยวกับสถานการณ์การปฏิบัติตามข้อกำหนดในปัจจุบันขององค์กรของคุณ รวมทั้งขั้นตอนที่คุณสามารถดำเนินการเพื่อปรับปรุงได้

โปรดทราบว่า Microsoft จะให้คะแนนเริ่มต้นแก่คุณตามระเบียบข้อบังคับและมาตรฐานทั่วไปบางประการ ตามที่ Microsoft อธิบาย คะแนนตามความเสี่ยงนี้ "วัดความคืบหน้าของคุณในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงเกี่ยวกับการปกป้องข้อมูลและมาตรฐานการกำกับดูแล"

คุณจะสามารถปรับปรุงคะแนนนี้ได้โดยการสร้างและทำการประเมินที่เกี่ยวข้องกับบริษัทของคุณ คุณจะสามารถเลือกแบบประเมิน แก้ไข หรือสร้างการประเมินของคุณเองเพื่อดูสิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณ เพียงแค่ทราบว่าการได้คะแนนสูงนั้นไม่ได้หมายความว่าคุณปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างสมบูรณ์เสมอไป อ้างอิงจาก Microsoftนั้น "ไม่ได้แสดงมาตรการที่แน่นอนของการปฏิบัติตามมาตรฐานหรือข้อบังคับใด ๆ ขององค์กร"

สุดท้าย คุณจะต้องเข้าใจว่าคุณจะสามารถดูการดำเนินการอย่างรวดเร็วเพื่อปรับปรุงการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณได้ พวกเขาจะให้คำแนะนำโดยละเอียดพร้อมคำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับโซลูชันที่เหมาะสม การทำเช่นนี้จะทำให้คะแนนของคุณดีขึ้น

วิธีใช้แดชบอร์ดหลัก

เมื่อคุณตรงไปที่คะแนนการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณแล้ว โดยคลิกการปฏิบัติตามข้อกำหนดจากตัวเปิดใช้แอป Microsoft 365 คุณจะถูกนำไปที่ศูนย์การปฏิบัติตามข้อกำหนดของ Microsoft 365 จากที่นี่ คุณจะเห็นส่วนต่างๆ อันดับแรกจะแสดงคะแนนการปฏิบัติตามข้อกำหนด ซึ่งแบ่งออกเป็นการดำเนินการต่างๆ เช่น การปกป้องข้อมูล การควบคุมการเข้าถึง การจัดการอุปกรณ์ และอื่นๆ

จากที่นี่ คุณจะสามารถนำทางไปยังส่วนต่างๆ ที่เราจะอธิบายด้านล่าง นอกจากนี้ คุณจะเห็นสิ่งต่างๆ เช่น การปฏิบัติตามข้อกำหนดของแอประบบคลาวด์ ตลอดจนผู้ใช้ที่แชร์ไฟล์ นอกจากนี้ จะมีส่วนสำหรับการแจ้งเตือนความปลอดภัย รายการไฟล์ที่แชร์ซึ่งอาจทำให้ความปลอดภัยของคุณลดลง และแอปที่มีความเสี่ยงสูง คุณสามารถคลิกแต่ละส่วนเหล่านี้เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมและดูว่าข้อมูลของคุณมีการเคลื่อนไหวอย่างไร

วิธีดูคะแนนการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณ

หากต้องการเจาะลึกถึงคะแนนการปฏิบัติตามข้อกำหนด คุณสามารถคลิกคะแนนการปฏิบัติตามข้อกำหนดในแถบด้านข้าง จากที่นี่ คุณจะเห็นคะแนนรวมของคุณ คุณสามารถเลื่อนขึ้นและลงเพื่อดูข้อมูลที่เข้าสู่คะแนน และการดำเนินการปรับปรุงที่สำคัญบางอย่างที่คุณสามารถทำได้

ที่ด้านบนจะมีแท็บบางแท็บ ซึ่งแท็บหนึ่งมีคำแนะนำในการปรับปรุง การคลิกที่นี่จะทำให้คุณมีคำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการบางอย่างเพื่อเพิ่มคะแนนของคุณ

แท็บอื่นจะมีวิธีแก้ปัญหาและการประเมิน สิ่งเหล่านี้จะแสดงให้คุณเห็นว่าวิธีแก้ปัญหาบางอย่างสามารถส่งผลต่อคะแนนของคุณได้อย่างไร พวกเขายังจะได้รับการประเมินด้วย การคลิกที่สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้คุณใช้การควบคุมการปกป้องข้อมูลที่ระบุโดยบางประเภท ซึ่งรวมถึงการปฏิบัติตาม ความปลอดภัย ความเป็นส่วนตัว และมาตรฐาน ข้อบังคับ และกฎหมายในการปกป้องข้อมูล

วิธีตรวจสอบการจัดประเภทข้อมูล

ส่วนที่สามในคะแนนการปฏิบัติตามข้อกำหนดจะเป็นการจัดประเภทข้อมูล จากที่นี่ คุณสามารถสร้างตัวแยกประเภทที่สามารถใช้ป้องกันและควบคุมข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของคุณได้ จากนั้น คุณจะสามารถสำรวจว่ามีข้อมูลใดบ้างที่ติดป้ายกำกับ เพื่อให้คุณปรับกลยุทธ์การจัดหมวดหมู่ได้อย่างละเอียด

คุณจะได้รับสแนปชอตในหน้าภาพรวม จากที่นี่ คุณจะดูได้อย่างรวดเร็วว่ามีการใช้ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและป้ายกำกับในแอป Microsoft 365 และลิงก์บางส่วนเพื่อตรวจสอบ คุณยังสามารถเจาะลึกลงไปในเนื้อหาที่มีการจัดประเภทด้วยตัวสำรวจเนื้อหา ซึ่งช่วยให้คุณกรองตามประเภทหรือป้ายกำกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เพื่อดูว่ามีการจัดประเภทรายการในธุรกิจของคุณกี่รายการ สุดท้าย คุณสามารถติดตามและตรวจสอบกิจกรรมด้วยมุมมองโดยละเอียดเกี่ยวกับกิจกรรมการจัดหมวดหมู่และแนวโน้มในสถานที่ต่างๆ

วิธีการจัดการนโยบาย

จากส่วนนโยบาย คุณจะสามารถตั้งค่านโยบายบางอย่างใน Microsoft 365 ซึ่งสามารถช่วยปรับปรุงคะแนนของคุณได้ นโยบายเหล่านี้จะแสดงตามประเภท ไม่ว่าจะเป็นข้อมูล การเข้าถึง หรือความปลอดภัย โดยทั่วไป นโยบายเหล่านี้มีไว้สำหรับผู้ใช้ที่มีประสบการณ์และผู้ดูแลระบบไอที แต่การคลิกหนึ่งนโยบายจะให้ข้อมูลพื้นฐานและคำอธิบายว่าคุณสามารถเปลี่ยนนโยบายเพื่อปรับปรุงคะแนนการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้อย่างไร ในกรณีส่วนใหญ่ ยังมีลิงก์ที่จะนำคุณไปยังเอกสารของ Microsoft สำหรับนโยบายดังกล่าว

วิธีจัดการสิทธิ์

ถัดลงมาเป็นส่วนการอนุญาต จากที่นี่ คุณสามารถกำหนดสิทธิ์และบทบาทของ Microsoft 365 ใน Office 365 ได้ คุณสามารถเพิ่มผู้ใช้เป็นผู้ดูแลระบบส่วนกลาง ผู้ดูแลระบบข้อมูล ผู้ดูแลระบบการปฏิบัติตามข้อกำหนด และอื่นๆ โปรดจำไว้ว่า บทบาท Office 365 มีหน้าแยกต่างหาก และคุณจะต้องไปที่นี่เพื่อทำเช่นนั้น หากคุณมีสิทธิ์ในการตั้งค่าปัญหาเราขอเชิญคุณที่จะตรวจสอบคำแนะนำของเราในบทบาทการบริหารที่แตกต่างกันใน Microsoft 365

วิธีใช้แค็ตตาล็อก

ในส่วนแคตตาล็อก คุณจะพบวิธีแก้ปัญหาบางอย่างที่คุณสามารถใช้ภายในองค์กรของคุณเพื่อปรับปรุงการจัดเก็บการปฏิบัติตามข้อบังคับโดยรวม ซึ่งรวมถึงหัวข้อต่างๆ เช่น การป้องกันข้อมูลสูญหาย การกำกับดูแลข้อมูล การปกป้องข้อมูล การจัดการระเบียน และอื่นๆ นอกจากนี้ คุณยังจะได้เห็นหัวข้อเกี่ยวกับวิธีการระบุ วิเคราะห์ และแก้ไขความเสี่ยงภายใน ตลอดจนตอบสนองต่อการตรวจสอบ การตรวจสอบข้อมูล และอื่นๆ โซลูชันเหล่านี้แต่ละวิธีมาพร้อมกับคำแนะนำทีละขั้นตอนและแม้แต่วิดีโอที่อธิบายวิธีเริ่มต้นใช้งาน

การปรับแต่งและอื่น ๆ

สิ่งเหล่านี้เป็นพื้นฐานของการตรวจสอบคะแนนการปฏิบัติตาม แต่ยังมีอีกเล็กน้อยที่คุณสามารถทำได้ หากคุณต้องการปรับแต่งรูปลักษณ์ของแดชบอร์ดการปฏิบัติตามข้อกำหนด คุณสามารถทำได้โดยคลิกปรับแต่งการนำทางที่ด้านข้าง นี้จะแสดงให้คุณเห็นถึงสิ่งต่าง ๆ ที่เราได้พูดคุยกันที่นี่แล้ว การเปลี่ยนแปลงของคุณจะไม่ซ้ำกันสำหรับคุณและจะไม่ส่งผลกระทบต่อผู้ดูแลระบบรายอื่น

รู้สึกอิสระที่จะเล่นกับคะแนนการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณและแจ้งให้เราทราบว่าคุณชอบประสบการณ์นี้อย่างไรโดยแสดงความคิดเห็นด้านล่าง นอกจากนี้อย่าลังเลที่จะตรวจสอบฮับ ​​Microsoft 365ของเราสำหรับวิธีการเพิ่มเติมและคำแนะนำอื่นๆ