วิธีตรวจสอบปฏิทินของใครบางคนในทีม

Microsoft Teams เป็นแพลตฟอร์มที่มีประสิทธิภาพสำหรับการทำงานร่วมกันซึ่งทำให้การสื่อสารและการทำงานเป็นทีมง่ายขึ้น หนึ่งในคุณสมบัติอันมีค่าของมันคือคุณสามารถดูปฏิทินของใครบางคน ซึ่งช่วยให้คุณสามารถกำหนดเวลาและประสานงานกิจกรรมได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในบทความนี้ เราจะสำรวจวิธีการตรวจสอบปฏิทินของบุคคลอื่นใน Teams ก่อนที่เราจะเจาะลึกขั้นตอนต่างๆ มาทำความเข้าใจว่าทำไมคุณถึงต้องการทำเช่นนี้

การดูปฏิทินของบุคคลอื่นใน Teams อาจมีประโยชน์ได้จากหลายสาเหตุ เหตุผลสำคัญประการหนึ่งคือคุณสามารถตรวจสอบความพร้อมและกำหนดเวลาการประชุมในเวลาที่สะดวกร่วมกัน หลีกเลี่ยงความขัดแย้ง และมีการประสานงานที่ดีขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำงานจากระยะไกลหรือจากที่บ้าน ก่อนที่จะเริ่มใช้วิธีนี้ มีข้อกำหนดเบื้องต้นบางประการก่อน

สิ่งที่ควรรู้ก่อนตรวจสอบตารางการประชุมของผู้อื่น

มีข้อกำหนดเบื้องต้นบางประการที่ต้องปฏิบัติตามก่อนจึงจะดูปฏิทินของบุคคลอื่นใน Teams ได้:

1. คุณต้องมีสิทธิ์ที่จำเป็นในการดูปฏิทินของบุคคลอื่น โดยทั่วไปแล้วจะเกี่ยวข้องกับการอนุมัติหรือการเข้าถึงที่ได้รับผ่านการตั้งค่าผู้ดูแลระบบ
2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่า Teams และ Outlook ได้รับการรวมเข้าด้วยกัน เนื่องจากข้อมูลปฏิทินมักจะซิงค์ระหว่างแอปพลิเคชัน Microsoft 365 ทั้งสองนี้

เมื่อคำนึงถึงข้อกำหนดเบื้องต้นเหล่านี้แล้ว เรามาอ่านบทความต่อเพื่อเรียนรู้วิธีดูปฏิทินของบุคคลใน Teams อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยให้สามารถจัดกำหนดการและทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น

อ่านเพิ่มเติม : วิธีตั้งค่าการหมดเวลาสถานะใน Microsoft Teams

วิธีดูปฏิทินของใครบางคนใน Microsoft Teams

การรับปฏิทินของใครบางคนใน Teams นั้นไม่ได้ตรงไปตรงมาอย่างที่คุณคิด อย่างไรก็ตาม มีหลายวิธีให้คุณตรวจสอบได้ เริ่มจากสิ่งที่ง่ายที่สุดกันก่อน

วิธีที่ 1: การใช้ตัวเลือกดั้งเดิมของทีม

ในวิธีนี้ เราจะใช้ตัวเลือกดั้งเดิมเพื่อตรวจสอบปฏิทินของบุคคลอื่นใน Teams ทำตามขั้นตอนที่กล่าวถึงด้านล่าง

หมายเหตุ : คุณสามารถดูความพร้อมของสมาชิกในทีมของคุณในเวลาการประชุมที่กำหนด และดูกำหนดการของคนภายในองค์กรของคุณเท่านั้น

ขั้นตอนที่ 1 : เปิดแอปเดสก์ท็อป Microsoft Teams หรือเปิดใช้งานบนเว็บจากเบราว์เซอร์ที่คุณต้องการบน Windows หรือ Mac

หมายเหตุ : สำหรับการสาธิต เราจะใช้แอป Teams บนเดสก์ท็อป (Windows) อย่างไรก็ตาม คุณสามารถติดตามได้หากคุณอยู่บนเว็บหรือแอป Mac

ขั้นตอนที่ 2 : ไปที่ตัวเลือกปฏิทินจากบานหน้าต่างด้านข้าง 

ขั้นตอนที่ 3 : คลิกปุ่มการประชุมใหม่ที่มุมขวาบน

ขั้นตอนที่ 4 : ในหน้าต่างการประชุมใหม่ คลิกที่ Scheduling Assistant ถัดจากแท็บรายละเอียด

ขั้นตอนที่ 5 : ภายใต้ผู้ช่วยจัดกำหนดการ ตรวจสอบความพร้อมของเพื่อนร่วมงานของคุณโดยเพิ่มพวกเขาภายใต้ผู้เข้าร่วมที่จำเป็น โดยคลิกที่ 'เพิ่มผู้เข้าร่วมที่จำเป็น'

ขั้นตอนที่ 6 : ตอนนี้ พิมพ์ชื่อเพื่อนร่วมงานของคุณลงในกล่องข้อความ และเลือกชื่อจากคำแนะนำแบบเลื่อนลง

เมื่อคุณเพิ่มผู้เข้าร่วม (จากองค์กรของคุณ) คุณจะเห็นความพร้อมของพวกเขาระบุด้วยแท็กว่างสีเขียว ถ้าไม่เช่นนั้น คุณจะเห็นแท็กไม่พร้อมใช้งาน เมื่อใช้กล่องสี่เหลี่ยมสีม่วง คุณจะปรับเปลี่ยนเวลาการประชุมได้ตามความพร้อมของทุกคน

ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถดูได้ว่าผู้เข้าร่วมที่คุณต้องการเชิญว่างสำหรับการประชุมหรือไม่ ไม่ว่าพวกเขาจะแชร์ปฏิทินกับคุณหรือไม่ก็ตาม หากคุณต้องการทราบวิธีอื่นลองดูวิธีถัดไป

วิธีที่ 2: การใช้ Outlook

คุณสามารถตรวจสอบกำหนดการของเพื่อนร่วมงานได้โดยใช้มุมมองปฏิทินใน Outlook ขั้นตอนค่อนข้างง่ายและปฏิบัติตามได้ง่าย

ขั้นตอนที่ 1 : เปิดแอป Outlook บนเดสก์ท็อปหรือเปิดใช้งานบนเว็บจากเบราว์เซอร์ที่คุณต้องการบน Windows หรือ Mac

หมายเหตุ : สำหรับการสาธิต เรากำลังดำเนินการกับเว็บแอป Teams อย่างไรก็ตาม คุณสามารถติดตามได้หากคุณใช้แอปเดสก์ท็อป

เปิดตัว Outlook

ขั้นตอนที่ 2 : เลือกตัวเลือกปฏิทินจากแถบด้านข้าง

ขั้นตอนที่ 3 : คลิกปุ่มเหตุการณ์ใหม่ที่มุมซ้ายบน

คุณจะเห็นป๊อปอัปกิจกรรมใหม่ 

ขั้นตอนที่ 4 : ในโมดอลป๊อปอัป ในกล่องข้อความเชิญผู้เข้าร่วม ให้ป้อนชื่อหรือที่อยู่อีเมลของเพื่อนร่วมงานของคุณที่คุณต้องการเชิญ 

ขั้นตอนที่ 5 : เมื่อคุณเพิ่มเพื่อนร่วมงานแล้ว คุณจะเห็นว่าพวกเขาว่างในมุมมองปฏิทินหรือไม่ หากพร้อมใช้งาน คุณจะเห็นแท็กพร้อมใช้งานสีเขียว ไม่เช่นนั้นคุณจะเห็นแท็กไม่พร้อมใช้งาน

ที่นี่ คุณสามารถค้นหาเวลาที่ดีที่สุดสำหรับการประชุมของคุณ หรือคุณสามารถใช้เวลาที่แนะนำ ซึ่งจะตรวจสอบความพร้อมของผู้เข้าร่วมของคุณโดยอัตโนมัติ ถ้าคุณได้กำหนดกำหนดการประชุมของคุณและต้องการสร้างการประชุมใน Teams โปรดอ่านต่อ

อ่านเพิ่มเติม : วิธีเปลี่ยนเสียงแจ้งเตือนของ Microsoft Teams

วิธีสร้างหรือแก้ไขการประชุมใน Microsoft Teams

เราถือว่าคุณได้ตรวจสอบความพร้อมของผู้ได้รับเชิญและกำหนดเวลาสำหรับการประชุมแล้ว สำหรับการสาธิต เราจะเลือกใช้แอป Teams บนเดสก์ท็อป (Windows) อย่างไรก็ตาม คุณสามารถติดตามได้หากคุณอยู่บนเว็บหรือแอป Mac

ขั้นตอนที่ 1 : เปิดแอปเดสก์ท็อป Microsoft Teams หรือเปิดใช้งานบนเว็บจากเบราว์เซอร์ที่คุณต้องการบน Windows หรือ Mac

ขั้นตอนที่ 2 : ไปที่ตัวเลือกปฏิทินจากบานหน้าต่างด้านข้าง 

ขั้นตอนที่ 3 : คลิกปุ่มการประชุมใหม่ที่มุมขวาบน

ขั้นตอนที่ 4 : ในหน้าต่างการประชุมใหม่ ให้ป้อนรายละเอียดที่จำเป็น เช่น ชื่อการประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมที่ต้องการ วันที่และเวลาของการประชุม และอื่นๆ 

ขั้นตอนที่ 5 : เมื่อคุณป้อนรายละเอียดการประชุมแล้ว ให้คลิกที่ Scheduling Assistant ถัดจากแท็บรายละเอียด

ขั้นตอนที่ 6 : ภายใต้ผู้ช่วยจัดกำหนดการ ตรวจสอบความพร้อมของเพื่อนร่วมงานของคุณตามกำหนดการประชุม หากพร้อมใช้งาน คุณจะเห็นแท็กพร้อมใช้งานสีเขียว และหากไม่พร้อมใช้งาน คุณจะเห็นแท็กไม่พร้อมใช้งานใต้ชื่อแท็กเหล่านั้น

หมายเหตุ : คุณสามารถย้ายเวลาการประชุมได้ตามความพร้อมของทุกคนโดยใช้กล่องสี่เหลี่ยมสีม่วง

ขั้นตอนที่ 7 : เมื่อคุณพร้อมแล้ว ให้คลิกที่ปุ่มส่งที่มุมขวาบนของหน้าต่าง 

ที่นั่นคุณมีมัน คุณสร้างการประชุมบน Microsoft Teams สำเร็จแล้ว หากคุณต้องการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงการประชุม สิ่งที่คุณต้องทำคือคลิกการประชุมในมุมมองปฏิทินบน Teams และทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น

หากคุณมีคำถามใดๆ ที่เราพลาดที่จะกล่าวถึงในบทความ โปรดดูส่วนคำถามที่พบบ่อยด้านล่าง

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการตรวจสอบปฏิทินของบุคคลอื่นใน Teams

1. การดูปฏิทินของใครบางคนใน Teams พร้อมใช้งานบนอุปกรณ์ทั้งหมดหรือไม่

ไม่ การดูปฏิทินของใครบางคนใน Teams ไม่พร้อมใช้งานบนอุปกรณ์ทั้งหมดในขณะที่เขียนบทความนี้ อย่างไรก็ตาม ดูเหมือนว่า Microsoft กำลังทำงานเกี่ยวกับฟีเจอร์ปฏิทินกลุ่มที่จะช่วยให้คุณสามารถดูและแชร์ปฏิทินของใครบางคนได้

2. มีวิธีการตั้งค่าตัวเลือกความเป็นส่วนตัวสำหรับกิจกรรมในปฏิทินแต่ละรายการภายใน Teams หรือไม่

ไม่ ไม่มีวิธีโดยตรงในการตั้งค่าตัวเลือกความเป็นส่วนตัวสำหรับแต่ละกิจกรรมในปฏิทินใน Teams อย่างไรก็ตาม มีวิธีแก้ปัญหาบางอย่าง เช่น การทำเครื่องหมายกิจกรรมในปฏิทินของคุณให้เป็นส่วนตัวใน Outlook คุณยังสามารถแชร์ปฏิทินของคุณกับบางคน และให้สิทธิ์ในระดับที่แตกต่างกันแก่พวกเขาได้

ดูและกำหนดเวลา

เมื่อคุณทราบวิธีตรวจสอบปฏิทินของบุคคลอื่นใน Teams แล้ว คุณสามารถจัดกำหนดการประชุม ประสานงานโครงการของทีม หลีกเลี่ยงข้อขัดแย้ง หรืออำนวยความสะดวกในการทำงานระยะไกลได้อย่างง่ายดาย คุณอาจต้องการอ่านเกี่ยวกับวิธีการส่งออกประวัติการแชทของ Microsoft Teams