วิธีตั้งค่าข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานใน Microsoft Teams

หากคุณกำลังจะลางาน คุณควรตั้งค่าการแจ้งเตือนเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานสำหรับสิ่งต่างๆ ที่ไม่ใช่อีเมล ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าข้อความ 'ไม่อยู่ที่สำนักงาน' ในแอป Microsoft Teams และแจ้งให้ผู้อื่นทราบเกี่ยวกับความไม่พร้อมใช้งานของคุณ การใส่ข้อความดังกล่าวจะทำให้เพื่อนร่วมทีมของคุณทราบว่าคุณไม่อยู่

ต่อไปนี้คือวิธีตั้งค่าข้อความลางานใน Microsoft Teams

ตั้งค่าไม่อยู่ที่สำนักงานใน Microsoft Teams

Microsoft Teams สำหรับ Windows และ Mac ใช้อินเทอร์เฟซผู้ใช้เดียวกัน ขั้นตอนในการใช้ฟังก์ชัน Out of Office บนทั้งสองแพลตฟอร์มยังคงเหมือนเดิม

ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อใช้และตั้งค่าข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานใน Microsoft Teams

ขั้นตอนที่ 1:เปิดแอป Microsoft Teams บนคอมพิวเตอร์ของคุณ

ขั้นตอนที่ 2:เลือกทีมที่เกี่ยวข้องจากแถบด้านข้างทางซ้าย

ขั้นตอนที่ 3:คลิกที่รูปโปรไฟล์ที่ด้านบน

ขั้นตอนที่ 4:เลือก ตั้งค่าข้อความสถานะ

ขั้นตอนที่ 5:คลิกที่ปุ่ม 'กำหนดเวลาลางาน' และจะเปิดเมนูไม่อยู่ที่สำนักงานโดยเฉพาะ

ขั้นตอนที่ 6:เปิดใช้งาน เปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติ สลับ

ขั้นตอนที่ 7:ตั้งค่าข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

โปรดทราบว่าข้อความที่เพิ่มของคุณจะปรากฏขึ้นเมื่อมีคนพยายามติดต่อคุณใน Teams หรือเปิดโปรไฟล์ของคุณ ทีมงานจะส่งเป็นการตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook

เมื่อคุณเพิ่มข้อความลางาน คุณจะมีสองตัวเลือกให้เลือกจากเมนูเดียวกัน มาเรียนรู้เกี่ยวกับพวกเขากันเถอะ

ส่งการตอบกลับภายนอกองค์กรของฉัน:หากคุณต้องการส่งข้อความอัตโนมัติไปยังผู้ติดต่อภายนอกองค์กรของคุณ ให้คลิกกล่องที่อยู่ถัดจาก 'ส่งการตอบกลับภายนอกองค์กรของฉัน' ทีมจะอนุญาตให้คุณเลือกระหว่าง 'เฉพาะผู้ติดต่อของคุณ' และ 'ผู้ส่งภายนอกทั้งหมด'

คุณสามารถตั้งค่าข้อความต่างๆ สำหรับผู้ติดต่อของคุณได้จากกล่องโต้ตอบด้านล่างเท่านั้น หากคุณต้องการเก็บข้อความไม่อยู่ที่สำนักงาน ให้คัดลอก/วางข้อความจากด้านบน

ส่งการตอบกลับในช่วงเวลาหนึ่งเท่านั้น:นี่เป็นสิ่งที่ต้องมีสำหรับทุกคนที่พยายามตั้งค่าข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานใน Teams เปิดใช้งานช่องรอบระยะเวลา แล้วระบบจะขอให้คุณเพิ่มวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดพร้อมเวลา

สมมติว่าคุณอยู่นอกสัปดาห์ คุณสามารถเพิ่มวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด และระบุเวลาในการกำหนดเวลาข้อความลางานได้

ตั้งค่าไม่อยู่ที่สำนักงานจากการตั้งค่าทีม

คุณสามารถเข้าถึงตัวเลือกเดียวกันได้จากเมนูการตั้งค่า Teams และตั้งค่าข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

ขั้นตอนที่ 1:เปิดแอป Microsoft Teams และคลิกที่เมนูสามจุดข้างรูปโปรไฟล์

ขั้นตอนที่ 2:ไปที่การตั้งค่า

ขั้นตอนที่ 3:เลือก ทั่วไป และเลื่อนลงไปด้านล่าง

ขั้นตอนที่ 4:คลิกที่กำหนดการ และจะเปิดเมนูที่คุ้นเคยดังด้านบนเพื่อกำหนดสถานะการลางาน

แก้ไขเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานในทีมจาก Microsoft Outlook

เมื่อคุณตั้งค่าการลางานใน Microsoft Teams ระบบจะซิงค์กับอีเมล Microsoft Outlook โดยอัตโนมัติ นี่คือวิธีแก้ไขเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานใน Outlookและอัปเดตข้อความเดียวกันใน Teams

ขั้นตอนที่ 1:เปิดแอป Microsoft Outlook บน Windows

ขั้นตอนที่ 2:คลิกที่ไฟล์ที่ด้านบน

ขั้นตอนที่ 3:เลือกการตอบกลับอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 4:คุณจะเห็นข้อความเดียวกันกับที่คุณตั้งไว้ใน Microsoft Teams

ขั้นตอนที่ 5:หากคุณแก้ไขข้อความลางาน การเปลี่ยนแปลงเดียวกันจะมีผลกับแอป Microsoft Teams ด้วย

ตั้งค่าข้อความสถานะในแอป Teams Mobile

ไม่มีวิธีตั้งค่าข้อความลางานในแอป Microsoft Teams สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถตั้งค่าข้อความสถานะปกติและล้างข้อความได้หลังจากเวลาที่กำหนด

สิ่งนี้มีประโยชน์เมื่อคุณอยู่ในการประชุมหรืออยู่ห่างจาก Teams สองสามชั่วโมง นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้

ขั้นตอนที่ 1:เปิดแอป Microsoft Teams บน iPhone หรือ Android (ทั้งคู่ใช้ UI เดียวกัน)

ขั้นตอนที่ 2:แตะที่ไอคอนโปรไฟล์ที่ด้านบน

ขั้นตอนที่ 3:เลือกข้อความตั้งค่าสถานะ

ขั้นตอนที่ 4:เพิ่มข้อความสถานะ เปิดใช้งาน แสดงเมื่อมีคนส่งข้อความถึงฉัน toggle

ขั้นตอนที่ 5:ตั้งเวลาเพื่อล้างข้อความหลังจากเวลาที่กำหนดโดยอัตโนมัติ

กด เสร็จสิ้น ที่ด้านบน และที่ติดต่อของคุณจะเห็นข้อความสถานะที่ตั้งไว้ทุกครั้งที่พวกเขาพยายามส่งข้อความถึงคุณใน Teams

หากคุณไม่ได้ใช้งาน Microsoft Teams ด้วยเหตุผลบางประการ คุณสามารถใช้ฟังก์ชันนี้แทนการเปลี่ยนสถานะของ Teams ในแอป

ตั้งค่าการสื่อสารที่ชัดเจนในทีม

มันดูเป็นมืออาชีพเมื่อคุณตั้งค่าข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานใน Teams เพื่อให้ผู้อื่นทราบเหตุผลและเวลาที่คาดว่าจะได้รับคำตอบ โปรดทราบว่าข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานจะซิงค์กับอีเมล Outlook ด้วยเช่นกัน