วิธีสร้างกฎเพื่อกรองอีเมลใน Gmail

ผู้ใช้ Gmail ส่วนใหญ่คุ้นเคยกับอินเทอร์เฟซของบริการอีเมล ตามค่าเริ่มต้น อีเมลจะปรากฏเป็นสามหมวดหมู่หลักชื่อหลัก โปรโมชัน และโซเชียล Gmail ใช้หมวดหมู่เหล่านี้เพื่อแยกอีเมลที่ส่งโดยไซต์การตลาดหรือไซต์แบ่งปันสื่อ อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการกรองอีเมลหลายฉบับพร้อมกัน หมวดหมู่เหล่านี้อาจทำให้งานของคุณน่าเบื่อมากขึ้น

เพื่อการจัดการอีเมลที่ดียิ่งขึ้น คุณสามารถสร้างกฎเพื่อกรองอีเมลในกล่องจดหมายของคุณเพิ่มเติมได้ เมื่อใช้กฎเหล่านี้ คุณจะส่งอีเมลไปที่ป้ายกำกับ ถังขยะ ติดดาว หรือส่งต่ออีเมลได้ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถคลิกที่ตัวกรองหรือป้ายกำกับเหล่านั้นเพื่อตรวจสอบกลุ่มอีเมลที่ต้องการได้ ต่อไปนี้เป็นวิธีสร้างกฎเพื่อกรอง Gmail ของคุณ:

วิธีสร้างตัวกรองใน Gmail

ด้วยกฎเฉพาะ คุณสามารถส่งต่ออีเมล เพิ่มลงในป้ายกำกับ หรือส่งไปที่ถังขยะได้ เพื่อให้กฎเหล่านี้มีผลกับอีเมลของคุณ คุณต้องสร้างตัวกรอง การสร้างตัวกรองใน Gmail มีสามวิธีที่แตกต่างกัน

วิธีสร้างตัวกรองโดยใช้เกณฑ์การค้นหา

แถบค้นหาใน Gmail ทำหน้าที่เป็นเครื่องมือกรองอยู่แล้ว เมื่อใช้จะสร้างผลลัพธ์ที่ตรงเป้าหมายตามคำค้นหา ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถสร้างตัวกรองโดยใช้เกณฑ์การค้นหา

ขั้นตอนที่ 1:เปิด Gmail ในเว็บเบราว์เซอร์ที่คุณต้องการ

ขั้นตอนที่ 2:ภายในแถบค้นหา คลิกไอคอนแสดงตัวเลือกการค้นหา

ขั้นตอนที่ 3:ในฟิลด์ใดฟิลด์หนึ่งหรือทั้งหมดด้านล่าง ให้ป้อนเกณฑ์การค้นหาของคุณ:

• จาก
• ถึง
• เรื่อง
• มีคำว่า
• ไม่มี
• ขนาด
• วันที่ภายใน
• ค้นหา
• มีไฟล์แนบ

ขั้นตอนที่ 3:คลิกปุ่มสร้างตัวกรองที่ด้านล่างของหน้าต่างค้นหา

ขั้นตอนที่ 4:ในหน้าต่างใหม่ เลือกสิ่งที่คุณต้องการให้ตัวกรองทำเมื่อข้อความตรงกับเกณฑ์การค้นหาของคุณ

หากคุณเลือกที่จะส่งต่อข้อความ การดำเนินการนี้จะมีผลกับอีเมลในอนาคตเท่านั้น

ขั้นตอนที่ 5:หลังจากเลือกการกระทำที่คุณต้องการแล้ว คลิกสร้างตัวกรองที่ด้านล่างของหน้าต่าง

วิธีสร้างตัวกรองโดยใช้อีเมลเฉพาะ

แทนที่จะต้องผ่านแถบค้นหาเพื่อตั้งค่าตัวกรองสำหรับอีเมลของคุณ คุณสามารถเลือกอีเมลจำนวนมากในกล่องจดหมายของคุณและกำหนดการดำเนินการเฉพาะให้กับอีเมลเหล่านั้นได้ ต่อไปนี้เป็นวิธีดำเนินการ:

ขั้นตอนที่ 1:เปิด Gmail ในเว็บเบราว์เซอร์ที่คุณต้องการ

ขั้นตอนที่ 2:ทำเครื่องหมายที่ช่องข้างอีเมลที่คุณต้องการใช้สำหรับตัวกรอง

ขั้นตอนที่ 3:คลิกเมนูจุดแนวตั้งสามจุดที่มุมขวาบน

ขั้นตอนที่ 4:คลิก 'กรองข้อความเช่นนี้' จากตัวเลือกที่แสดง

ขั้นตอนที่ 5:ป้อนเกณฑ์การค้นหาของคุณในหน้าต่างใหม่ที่ปรากฏขึ้น

ขั้นตอนที่ 6:คลิกปุ่มสร้างตัวกรองที่ด้านล่างของหน้าต่างค้นหา

ขั้นตอนที่ 7:ในหน้าต่างใหม่ เลือกสิ่งที่คุณต้องการให้ตัวกรองทำเมื่อข้อความตรงกับเกณฑ์การค้นหาของคุณ

ขั้นตอนที่ 8:หลังจากเลือกการกระทำที่คุณต้องการแล้ว คลิกสร้างตัวกรองที่ด้านล่างของหน้าต่าง

วิธีสร้างตัวกรองจากการตั้งค่า Gmail

คุณยังสามารถใช้การตั้งค่า Gmail ของคุณเพื่อสร้างตัวกรองได้ ต่อไปนี้เป็นวิธีดำเนินการ:

ขั้นตอนที่ 1:เปิด Gmail ในเว็บเบราว์เซอร์ที่คุณต้องการ

ขั้นตอนที่ 2:คลิกไอคอนการตั้งค่า

ขั้นตอนที่ 3:คลิกดูการตั้งค่าทั้งหมด

ขั้นตอนที่ 4:คลิกแท็บตัวกรองและที่อยู่ที่ถูกบล็อก

ขั้นตอนที่ 5:คลิก 'สร้างตัวกรองใหม่'

ขั้นตอนที่ 6:ป้อนเกณฑ์การค้นหาของคุณในหน้าต่างใหม่ที่ปรากฏขึ้น

ขั้นตอนที่ 7:คลิกปุ่มสร้างตัวกรองที่ด้านล่างของหน้าต่างค้นหา

ขั้นตอนที่ 8:ในหน้าต่างใหม่ เลือกสิ่งที่คุณต้องการให้ตัวกรองทำเมื่อข้อความตรงกับเกณฑ์การค้นหาของคุณ

ขั้นตอนที่ 9:หลังจากเลือกการกระทำที่คุณต้องการแล้ว คลิกสร้างตัวกรองที่ด้านล่างของหน้าต่าง

วิธีแก้ไขหรือลบตัวกรอง

หากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงตัวกรองเพิ่มเติมหลังจากสร้างตัวกรองหรือต้องการลบตัวกรอง ต่อไปนี้คือสิ่งที่คุณควรทำ:

ขั้นตอนที่ 1:เปิด Gmail ในเว็บเบราว์เซอร์ที่คุณต้องการ

ขั้นตอนที่ 2:คลิกไอคอนการตั้งค่า

ขั้นตอนที่ 3:คลิกดูการตั้งค่าทั้งหมด

ขั้นตอนที่ 4:คลิกแท็บตัวกรองและที่อยู่ที่ถูกบล็อก

ขั้นตอนที่ 5:ทำเครื่องหมายที่ช่องข้างตัวกรองที่คุณต้องการแก้ไขหรือลบ

ขั้นตอนที่ 6:คลิกแก้ไขเพื่ออัปเดตตัวกรองหรือลบเพื่อลบออก

หากคุณเลือกแก้ไข หน้าต่างค้นหาจะปรากฏขึ้นซึ่งคุณสามารถเปลี่ยนตัวกรองได้

วิธีส่งออกตัวกรองใน Gmail

หากคุณต้องการตั้งค่ากฎเดียวกันในบัญชี Gmail ทั้งหมดของคุณ คุณสามารถทำได้โดยการส่งออกตัวกรอง มีวิธีดังนี้:

ขั้นตอนที่ 1:เปิด Gmail ในเว็บเบราว์เซอร์ที่คุณต้องการ

ขั้นตอนที่ 2:คลิกไอคอนการตั้งค่า

ขั้นตอนที่ 3:คลิกดูการตั้งค่าทั้งหมด

ขั้นตอนที่ 4:คลิกแท็บตัวกรองและที่อยู่ที่ถูกบล็อก

ขั้นตอนที่ 5:ทำเครื่องหมายที่ช่องข้างตัวกรองที่คุณต้องการส่งออก

ขั้นตอนที่ 6:ที่ด้านล่างของหน้า คลิกส่งออก และคุณจะได้รับไฟล์ .XML

วิธีนำเข้าตัวกรองใน Gmail

หลังจากส่งออกไฟล์ .xml แล้ว ต่อไปนี้เป็นวิธีนำเข้าไฟล์ไปยังบัญชี Gmail อื่น

ขั้นตอนที่ 1:เปิด Gmail ในเว็บเบราว์เซอร์ที่คุณต้องการ

ขั้นตอนที่ 2:คลิกไอคอนการตั้งค่า

ขั้นตอนที่ 3:คลิกดูการตั้งค่าทั้งหมด

ขั้นตอนที่ 4:คลิกแท็บตัวกรองและที่อยู่ที่ถูกบล็อก

ขั้นตอนที่ 5:ที่ด้านล่างของหน้า คลิกนำเข้าตัวกรอง

ขั้นตอนที่ 6:คลิกปุ่มเลือกไฟล์และเลือกไฟล์ที่มีตัวกรองที่คุณต้องการนำเข้า

ขั้นตอนที่ 7:คลิก เปิดไฟล์

ขั้นตอนที่ 8:คลิกสร้างตัวกรอง

การลบอีเมลจำนวนมากใน Gmail

แม้ว่าการสร้างกฎจะช่วยให้การจัดการอีเมลดีขึ้น แต่อาจไม่ช่วยล้างพื้นที่เก็บข้อมูล Gmail ของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้องจะไม่กินพื้นที่เก็บข้อมูลของคุณ คุณสามารถพิจารณาลบอีเมลจำนวนมากได้