วิธีสร้างและจัดการอีเมลที่ถูกตั้งค่าสถานะใน Microsoft Outlook

เมื่อเรียกดูอีเมล Outlook ของคุณ คุณต้องคำนึงถึงอีเมลที่ต้องการ การตอบ กลับทันทีหรือล่าช้าสำหรับอีเมลที่ต้องการการตอบกลับทันที คุณสามารถตอบกลับได้โดยคลิกปุ่มตอบกลับและกำจัดอีเมลเหล่านั้นทิ้งไป อย่างไรก็ตาม อาจเป็นเรื่องง่ายที่จะลืมอีเมลที่ต้องตอบกลับล่าช้า เว้นแต่จะได้รับการดูแลเป็นพิเศษ

วิธีหนึ่งที่จะทำให้คุณมั่นใจได้ว่าจะต้องกลับไปยังอีเมลที่รอดำเนินการก็คือการตั้งค่าสถานะอีเมลนั้น ธงทำหน้าที่เป็นตัวเตือนภาพถึงการดำเนินการที่รอดำเนินการในอีเมล อ่านด้านล่างเกี่ยวกับวิธีต่างๆ ที่คุณสามารถสร้างและจัดการอีเมลที่ถูกตั้งค่าสถานะใน Microsoft Outlook

วิธีตั้งค่าสถานะอีเมล Microsoft Outlook

การตั้งค่าสถานะอีเมลใน Microsoft Outlook เป็นเรื่องง่าย สิ่งที่คุณต้องทำคือระวังไอคอนรูปธงข้างรายการอีเมลของคุณ ต่อไปนี้เป็นวิธีตั้งค่าสถานะอีเมล:

ขั้นตอนที่ 1:เปิดแอป Microsoft Outlook จากเมนู Start หรือทาสก์บาร์ของพีซี

ขั้นตอนที่ 2:ในกล่องจดหมายของคุณ ให้เลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่อีเมลที่คุณต้องการตั้งค่าสถานะ คุณควรเห็นธงปรากฏขึ้นข้างอีเมล

ขั้นตอนที่ 3:คลิกที่ธง และควรเปลี่ยนเป็นสีแดง

ตามค่าเริ่มต้น เมื่อคุณตั้งค่าสถานะรายการบน Microsoft Outlook วันที่เสร็จสมบูรณ์สำหรับการติดตามผลจะถูกตั้งค่าเป็นวันเดียวกัน กล่าวคือ หากคุณตั้งค่าสถานะอีเมลในวันที่ 30 มกราคม 2024 วันที่ดำเนินการเสร็จสิ้นที่กำหนดโดย Outlook จะเป็นวันที่ 30 มกราคม 2024 เช่นกัน หากต้องการกำหนดวันที่ดำเนินการเสร็จสิ้นแบบกำหนดเอง โปรดอ่านด้านล่าง

วิธีการตั้งค่าวันครบกำหนดสำหรับอีเมลที่ถูกตั้งค่าสถานะใน Microsoft Outlook

เมื่อคุณตั้งค่าสถานะอีเมลใน Microsoft Outlook คุณยังสามารถกำหนดวันที่เสร็จสมบูรณ์ได้อีกด้วย ต่อไปนี้เป็นวิธีดำเนินการ:

ขั้นตอนที่ 1:เลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่อีเมลที่คุณต้องการตั้งค่าสถานะ หรืออีเมลที่ถูกตั้งค่าสถานะไว้แล้ว

ขั้นตอนที่ 2:คลิกขวาที่ธงแล้วเลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้เป็นวันที่เสร็จสมบูรณ์:

• วันนี้
• พรุ่งนี้
• ในสัปดาห์นี้
• สัปดาห์หน้า
• ไม่มีวันที่
• กำหนดเอง

การตั้งค่าวันครบกำหนดสำหรับอีเมลที่ถูกตั้งค่าสถานะจะไม่เพิ่มเป็นสองเท่าเป็นตัวเตือน คุณต้องตั้งค่าการเตือนเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับการเตือนเกี่ยวกับอีเมลที่ถูกตั้งค่าสถานะ

วิธีการตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับอีเมลที่ถูกตั้งค่าสถานะใน Microsoft Outlook

ต่อไปนี้เป็นวิธีการตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับอีเมลที่ถูกตั้งค่าสถานะ:

ขั้นตอนที่ 1:เลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่อีเมลที่คุณต้องการตั้งค่าสถานะ หรืออีเมลที่ถูกตั้งค่าสถานะไว้แล้ว

ขั้นตอนที่ 2:คลิกขวาที่ธงและเลือกเพิ่มการแจ้งเตือน นี่จะเป็นการเปิดกล่องโต้ตอบแบบกำหนดเอง

ขั้นตอนที่ 3:ในส่วนการแจ้งเตือน ให้เลือกวันที่และเวลาสำหรับการแจ้งเตือนของคุณ

ขั้นตอนที่ 4:คลิกที่ไอคอนข้างการประทับเวลาเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบเสียงเตือน

ขั้นตอนที่ 5:ในกล่องโต้ตอบ Reminder Sound ให้ทำเครื่องหมายที่ช่องข้างเล่นเสียงนี้

ขั้นตอนที่ 6:เลือกเสียงที่คุณต้องการเล่นโดยคลิกปุ่มเรียกดูและเลือกจากไลบรารีไฟล์ของคุณ

ขั้นตอนที่ 7:คลิก ตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบเสียงเตือน

ขั้นตอนที่ 8:คลิก ตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบกำหนดเองและบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

วิธีทำเครื่องหมายอีเมลที่ถูกตั้งค่าสถานะว่าเสร็จสมบูรณ์ใน Microsoft Outlook

เมื่อคุณดำเนินการที่ค้างอยู่ในอีเมลที่ถูกตั้งค่าสถานะเสร็จแล้ว คุณสามารถทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์ได้ ต่อไปนี้เป็นวิธีดำเนินการ:

ขั้นตอนที่ 1:วางเคอร์เซอร์บนอีเมลที่ถูกตั้งค่าสถานะแล้วคลิกธงเพื่อทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์

อีกทางหนึ่ง

ขั้นตอนที่ 1:วางเคอร์เซอร์บนอีเมลที่ถูกตั้งค่าสถานะ และคลิกขวาที่ธง

ขั้นตอนที่ 2:เลือกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์จากตัวเลือกที่ตามมา

วิธีดูอีเมลที่ถูกตั้งค่าสถานะทั้งหมดใน Microsoft Outlook

อีเมลที่ถูกตั้งค่าสถานะทั้งหมดใน Microsoft Outlook จะไปที่แถบรายการที่ต้องทำ ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถดูอีเมลที่ถูกตั้งค่าสถานะในแถบรายการที่ต้องทำ:

ขั้นตอนที่ 1:บน Outlook Ribbon คลิกแท็บรายละเอียด

ขั้นตอนที่ 2:ในกลุ่มเค้าโครงให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงแถบรายการที่ต้องทำ

ขั้นตอนที่ 3:เลือกงานจากเมนูแบบเลื่อนลง นี่จะเป็นการเปิดแถบสิ่งที่ต้องทำแสดงรายการที่ถูกตั้งค่าสถานะทั้งหมด

วิธีล้างค่าสถานะจากอีเมลใน Microsoft Outlook

ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถล้างค่าสถานะออกจากอีเมลได้ หากคุณไม่ต้องการติดตามผลอีกต่อไป

ขั้นตอนที่ 1:วางเคอร์เซอร์บนอีเมลที่ถูกตั้งค่าสถานะ และคลิกขวาที่ธง

ขั้นตอนที่ 2:เลือก Clear Flag จากตัวเลือกที่แสดง

วิธีสร้างโฟลเดอร์ด้วยอีเมลที่ถูกตั้งค่าสถานะใน Microsoft Outlook

ใน Microsoft Outlook อีเมลที่คุณตั้งค่าสถานะจะไปที่โฟลเดอร์ For Follow Up โดยอัตโนมัติ หากต้องการเข้าถึงโฟลเดอร์ For Follow Up ให้คลิกที่บานหน้าต่างโฟลเดอร์ทางด้านซ้ายของหน้าต่าง Outlook หากโฟลเดอร์ไม่แสดงขึ้นหรือถูกลบไปก่อนหน้านี้ ต่อไปนี้เป็นวิธีสร้างใหม่:

ขั้นตอนที่ 1:บน Outlook Ribbon คลิกแท็บโฟลเดอร์

ขั้นตอนที่ 2:ในกลุ่มใหม่คลิกโฟลเดอร์การค้นหาใหม่ นี่จะเป็นการเปิดกล่องโต้ตอบโฟลเดอร์การค้นหาใหม่

ขั้นตอนที่ 3:ภายในส่วนการอ่านเมล ให้เลือก 'เมลติดธงเพื่อติดตามผล'

ขั้นตอนที่ 4:คลิก ตกลง เพื่อสร้างโฟลเดอร์ใหม่ของคุณ

การกู้คืนรายการหรือโฟลเดอร์ที่ถูกลบใน Microsoft Outlook

การคลิกไอคอนลบบนแป้นพิมพ์หรือข้างอีเมลโดยไม่ได้ตั้งใจอาจทำให้อีเมลสำคัญถูกลบได้ หากคุณพบว่าตัวเองตกอยู่ในสถานการณ์ดังกล่าว อย่าตกใจ เนื่องจากคุณสามารถกู้คืนอีเมล ได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถตรวจสอบรายการที่ถูกลบล่าสุดหรือโฟลเดอร์ถังขยะของ Outlook เพื่อกู้คืนรายการที่ถูกลบ ต้องบอกว่าเราหวังว่าบทความนี้จะช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของอีเมล Outlook ของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ