วิธีสร้างและใช้เทมเพลต Dropbox Paper

Dropbox อาจไม่มีแววเหมือน Microsoft Office หรือ Google Drive แต่คุณสามารถเปลี่ยนให้เป็นที่ทำงานที่ว่องไวบนคลาวด์ได้ พื้นที่เก็บข้อมูลขนาดเทราไบต์ช่วยให้ไฟล์ของคุณปลอดภัย แต่จะทำอย่างไรถ้าคุณต้องการเอกสารเพื่อรวมทุกอย่างเข้าด้วยกัน 

Dropbox Paperเป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันในเอกสารที่สามารถช่วยคุณสร้างฐานความรู้ที่สมบูรณ์ เทมเพลตเป็นตัวช่วยพิเศษในการเริ่มต้นงานของคุณ

เทมเพลต Dropbox Paper ก็เหมือนกับเทมเพลตทั้งหมด คือแบบเอกสารสำเร็จรูปที่สร้างไว้ล่วงหน้าซึ่งช่วยประหยัดเวลา คุณยังสามารถเปลี่ยนเอกสารใดๆ ให้เป็นเทมเพลตได้ด้วยคลิกเดียว ดังนั้น ลองสำรวจทั้งสองกระบวนการและชื่นชมว่า Dropbox ทำให้มันง่ายเพียงใด

วิธีเลือกเทมเพลตกระดาษที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าใน Dropbox

Dropbox มีเทมเพลตที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าให้เลือกมากมาย เทมเพลตเหล่านี้เหมาะสำหรับอุตสาหกรรมและข้อกำหนดในแต่ละวัน เทมเพลตบางอย่าง เช่นเทมเพลตบันทึกการประชุมเป็นแบบอเนกประสงค์และเป็นค่ามาตรฐานในคอลเลกชันเทมเพลตใดๆ คุณสามารถเลือกเทมเพลตและเพิ่มเนื้อหาของคุณเองหรือแม้แต่ปรับแต่งการออกแบบให้เหมาะกับความต้องการของคุณ

ต่อไปนี้เป็นวิธีเริ่มเอกสารด้วยเทมเพลต

1. เปิดDropbox Paper

2. ในหน้า จอหลัก ให้ไปทางขวาและแทนที่จะคลิกสร้างเอกสารใหม่ให้เลือกสร้างด้วยเทมเพลต

3. หน้าต่างแบบเลื่อนลงจะเปิดขึ้นและแสดงตัวเลือกเทมเพลตเริ่มต้นสามแบบ (ระดมความคิด บันทึกการประชุม แผนโครงการ) คุณสามารถเลือกใช้เทมเพลตใดก็ได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียวบนภาพขนาดย่อและเปิดเอกสารของคุณ

4. หน้าต่างเทมเพลตจะแสดงเทมเพลตทั้งหมด คลิกลูกศรดรอปดาวน์ถัดจากทั้งหมดและคุณสามารถกรองเทมเพลตที่คุณเป็นเจ้าของหรือเทมเพลตที่ผู้ทำงานร่วมกันแชร์กับคุณ เทมเพลตที่คุณสร้างจะปรากฏที่นี่ด้วย

5. เช่นเดียวกับเทมเพลตอื่นๆ เอกสารนี้เป็นเพียงพิมพ์เขียว คุณสามารถปรับแต่งตามความต้องการของคุณโดยเปลี่ยนฟิลด์ ส่วนหัว หรือข้อความตัวยึด เมื่อคุณทำเอกสารเสร็จแล้ว ให้ย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่กำหนด

Dropbox ยังมีไลบรารีเทมเพลตกระดาษที่มีตัวเลือกเทมเพลตอื่นๆ ที่จัดหมวดหมู่ไว้อย่างดี เจาะลึกถึงสิ่งที่คุณต้องการโดยผ่านหมวดหมู่ต่างๆ คลิกที่ภาพขนาดย่อของเทมเพลตที่คุณต้องการแล้วเลือกใช้เทมเพลตเพื่อเริ่มเอกสารของคุณ

วิธีสร้างเทมเพลตของคุณเองจากเอกสารเปล่า

คุณสามารถเปลี่ยนเอกสารเปล่าเป็นเทมเพลตได้ วางเค้าโครงเอกสารและจัดรูปแบบด้วยเครื่องมือที่ Dropbox มอบให้คุณ

การจัดรูปแบบเทมเพลต Dropbox Paper นั้นเหมือนกับการจัดรูปแบบเอกสาร คุณสามารถเพิ่มตาราง ไทม์ไลน์ สื่อ บล็อกโค้ด ฯลฯ ลงในเทมเพลตของคุณได้ คุณยังสามารถเพิ่มข้อความตัวยึดซึ่งสามารถทำหน้าที่เป็นป้ายกำกับเพื่ออธิบายสิ่งที่คนอื่นสามารถกรอกลงในฟิลด์หรือช่องว่าง โปรดจำไว้ว่า Dropbox จะบันทึกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดโดยอัตโนมัติ

จากนั้นเพียงเปิด เมนู เพิ่มเติม (จุดแนวนอนสามจุด) ที่ด้านบนขวา แล้วคลิกเทมเพลตจากเมนูแบบเลื่อนลง 

เทมเพลตถูกสร้างขึ้นและ ส่วนหัว การแก้ไขเทมเพลตจะปรากฏที่ด้านบนของหน้า เมื่อคุณสร้างเทมเพลตแล้ว การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทำกับสิ่งนี้จะไม่ส่งผลต่อเอกสารต้นฉบับของคุณ 

คุณยังสามารถเพิ่มข้อความตัวยึดตำแหน่งได้ด้วยการเลือกข้อความโดยคลิกไอคอนข้อความบนเมนูการจัดรูปแบบ

เคล็ดลับ:คุณยังสามารถพิจารณาเอกสารสิ่งที่ต้องทำและเปลี่ยนเป็นเทมเพลต สิ่งที่ต้องทำจะถูกซ่อนไว้จนกว่าคุณจะคลิก ปุ่ม แสดงสิ่งที่ต้องทำที่ด้านบนขวา เมื่อคุณนำมาให้ดู คุณสามารถทำงานกับมันได้เหมือนเอกสารทั่วไปและแม้แต่ทำให้เป็นส่วนหนึ่งของเอกสารอื่น แต่เพื่อให้มีประโยชน์มากขึ้น ให้ทำการเปลี่ยนแปลงและเปลี่ยนเป็นเทมเพลต

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเปลี่ยนเป็นรายการตรวจสอบที่คุณสามารถใช้เพื่อตรวจทานเอกสารหรือโครงการได้ แน่นอน คุณมีตัวเลือกในการใช้ เทมเพลต รายการตรวจสอบของทีมในไลบรารีด้วย

การแก้ไขเทมเพลต Dropbox Paper

คุณสามารถแก้ไขได้เฉพาะเทมเพลตที่คุณสร้างขึ้นเท่านั้น หากคุณต้องการแก้ไขเทมเพลตที่ใช้ร่วมกันซึ่งสร้างโดยบุคคลอื่น ให้สร้างเอกสารจากเทมเพลตนั้น ต่อไปให้สร้างเทมเพลตเพื่อสร้างสำเนาของคุณเอง

แต่ตอนนี้จะเป็นอย่างไรหากไม่มีเทมเพลตในตัวที่ตรงกับความต้องการของคุณ Dropbox Paper ทำให้การสร้างเทมเพลตของคุณเป็นเรื่องง่ายด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง

การแบ่งปันเทมเพลต Dropbox Paper

การแชร์เทมเพลตช่วยให้สมาชิกทุกคนในทีมเริ่มต้นจากฐานเดียวกัน วางเมาส์เหนือเทมเพลตที่คุณต้องการใช้แล้วคลิกไอคอนแก้ไข (ดูเหมือนดินสอ) คลิกแชร์ _

คุณยังสามารถเชิญผู้ทำงานร่วมกันเพื่อทำงานในเทมเพลตใหม่กับคุณ เวิร์กโฟลว์จะเหมือนกับเอกสารที่แชร์ก่อนที่คุณจะสร้างเทมเพลท

สร้างเทมเพลต Dropbox Paper จากแอพมือถือ

คุณไม่จำเป็นต้องผูกติดกับเดสก์ท็อป ใช้แอป Dropbox Paper สำหรับมือถือโดยเฉพาะเพื่อสร้างและจัดการเอกสารของคุณในขณะเดินทาง กระบวนการนี้เหมือนกัน

1. เปิด Dropbox Paper บนiOSหรือAndroid

2. ใน หน้าจอ เรียกดูคลิกเครื่องหมายบวกที่ด้านบน และเลือกแม่แบบจากรายการที่ปรากฏบนหน้าจอ

ยังมีข้อ จำกัด บางประการในแอพมือถือ คุณยังไม่สามารถเข้าถึงไลบรารีของเทมเพลตได้ นอกจากนี้ยังขาดวิธีการ "เทมเพลต" เอกสาร หวังว่า Dropbox จะรวมไว้ในการทำซ้ำครั้งถัดไปของแอป

Dropbox เป็นมากกว่าที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์

Dropbox เป็นปลายทางที่ชื่นชอบในระบบคลาวด์ ประหยัดเวลาและแรงงานด้วยความช่วยเหลือจากเคล็ดลับเหล่านี้เพื่อใช้ Dropbox อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ความสง่างามอันละเอียดอ่อนของ Dropbox Paper พิสูจน์ให้เห็นว่ากำลังพัฒนาเป็นชุดผลิตภาพที่สมบูรณ์ การเขียนเอกสารหรือทำงานร่วมกันในไฟล์เป็นเพียงวิธีหนึ่งในการใช้พื้นที่ที่คุณมี