วิธีสร้างโฟลว์ใน Microsoft Teams และเหตุผลที่คุณอาจต้องการช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ด้วย Power Automate และ Microsoft Flow คุณสามารถสร้าง “โฟลว์” บางอย่างเพื่อช่วยคุณติดตามธุรกิจของคุณ และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ นี่คือวิธีการ

ตั้งค่าแอป Power Automate บน Microsoft Teams โดยติดตั้งจากแค็ตตาล็อกแอปในแถบด้านข้างทางซ้ายของ Teams

เมื่อตั้งค่าแล้ว คุณจะเข้าสู่โฮมเพจใน Power Automate คลิกปุ่มโฟลว์ใหม่ จากนั้นเลือกอันที่เหมาะกับ Microsoft Teams

อย่าลืมเชื่อมต่อบัญชีของคุณกับ Flow เพื่อให้ไฟเป็นสีเขียว

ดำเนินการต่อและทำตามคำแนะนำบนหน้าจอ จากนั้นคลิก สร้างโฟลว์

โฟลว์จะเติมข้อมูลใน Teams และจะปรากฏในรายการในหน้าหลักของ Power Automate

คุณเคยต้องการรับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับกิจกรรมที่เกิดขึ้นภายใน Teams เกี่ยวกับเอกสารที่กำลังอัปโหลด การเซ็นแบบฟอร์ม หรือแม้แต่งานที่เสร็จสมบูรณ์ใน Planner หรือไม่? โดยปกติ คุณอาจต้องตรวจสอบแต่ละแอป Microsoft 365 เหล่านี้ทีละรายการเพื่อให้ทำงานได้อย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตาม ด้วย Power Automate และ Microsoft Flow คุณสามารถสร้าง "โฟลว์" บางอย่างเพื่อช่วยคุณติดตามธุรกิจของคุณ และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ วันนี้เราจะแสดงให้คุณเห็นว่าคุณทำได้อย่างไร

การเพิ่มพลังอัตโนมัติให้กับทีม

ก่อนอื่น คุณจะต้องเพิ่ม Power Automate ไปยัง Microsoft Teams เพื่อดำเนินการต่อ ในการดำเนินการนี้ ให้คลิกส่วนแอปในแถบด้านข้างทีม จากนั้นค้นหา Power Automate จากนั้นเลือกแอป Power Automate ที่เปิดขึ้นและเลือกปุ่มเพิ่มสีม่วง ถ้าคุณต้องการโฟลว์ในแชนเนลเฉพาะหรือทั้งทีมสำหรับผู้ใช้ทั้งหมด คุณยังสามารถเลือกลูกศรลง และเลือก เพิ่มในทีม ถ้าคุณมีสิทธิ์ในการเพิ่มการทำงานอัตโนมัติสำหรับทุกคน เมื่อเสร็จแล้ว คุณควรเห็นแอป Power Automate เปิดขึ้นในแถบด้านข้างใน Teams

การสร้างโฟลว์ "ยอดนิยม" ที่สร้างไว้ล่วงหน้าใน Teams

ถัดไป คุณควรจะถูกนำไปที่ตัวเลือกการกรองซึ่งแสดงเฉพาะโฟลว์และเทมเพลตของ Microsoft Teams เท่านั้น คุณสามารถกรองไปยัง Flows อื่นๆ ได้หากต้องการโดยคลิกปุ่มตัวกรองที่อยู่ถัดจากปุ่ม Search Flows (แต่เพิ่มเติมในภายหลัง) อย่างไรก็ตาม คุณควรสังเกตเห็นเทมเพลตยอดนิยมสำหรับ Flows ใน Teams นี่เป็นเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้าโดย Microsoft ซึ่งคุณสามารถเปิดใช้งานได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง ไม่จำเป็นต้องเขียนโค้ด!

เราจะเน้นที่สิ่งเหล่านี้ก่อน เนื่องจากสิ่งเหล่านี้เป็นที่นิยมมากที่สุด และช่วยตอบสนองความต้องการทั่วไปบางประการสำหรับการแจ้งเตือนใน Teams ต่อไปนี้คือรายการด้านล่าง แต่โปรดทราบว่าคุณสามารถดูรายการโฟลว์ Teams ทั้งหมดได้โดยเลือกดูเทมเพลต Teams ทั้งหมดที่ด้านล่างของแอป Power Automate โดยทั่วไป โฟลว์ใดๆ ในรายการ Teams จะถูกตั้งค่าโดยตรง โดยต้องการเพียงไม่กี่ขั้นตอนง่ายๆ

• แจ้งทีมเมื่อมีการส่งคำตอบของแบบฟอร์มใหม่
• เมื่อสถานะของงานใน Planner เปลี่ยนไปให้เสร็จสมบูรณ์ ให้แจ้งช่อง
• แจ้งทีมเมื่อมีการสร้างรายการใหม่ในรายการ SharePoint
• บันทึกข้อความไปยัง OneNote
• สร้างรายการงานจากข้อความ
• แจ้งทีมเมื่อมีการเพิ่มงานใหม่ลงในบอร์ด Trello
• แจ้งทีมเมื่อสถานะของรายการงานเปลี่ยนแปลงใน Azure DevOps
• แจ้งทีมเมื่อมีการแจ้งเตือนใน PowerBI

หากโฟลว์ที่คุณต้องการอยู่ในรายการนี้ ให้คลิกที่โฟลว์นั้น คุณจะได้รับข้อความป๊อปอัป ให้คุณกำหนดค่าได้ เรากำลังใช้ Flow สำหรับการเปลี่ยนแปลงงานใน Planner เป็นตัวอย่าง โดยปกติ คุณควรเห็นช่องให้คุณตั้งชื่อโฟลว์ จากนั้นจะเป็นรายการลงชื่อเข้าใช้ (หรือตัวเชื่อมต่อ) ที่คุณต้องการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณลงชื่อเข้าใช้แต่ละอัน จากนั้นคลิกดำเนินการต่อและปฏิบัติตามคำแนะนำบนหน้าจอ ในกรณีของเรา เราจะต้องกำหนดค่าและเลือก ID กลุ่มผู้วางแผน รหัสแผน ทีมทีม และเลือกช่องทางเพื่อดำเนินการต่อ

เมื่อเสร็จแล้ว คุณสามารถเลือกสร้างโฟลว์ได้ จากนั้นคุณควรเห็นข้อความป๊อปอัปแจ้งว่าเวิร์กโฟลว์ของคุณถูกสร้างขึ้นแล้ว ตอนนี้ปรากฏในรายการโฟลว์ในหน้าหลักของ Power Automate! และมันจะทำงานโดยอัตโนมัติต่อจากนี้ไป

การสร้างโฟลว์อื่นๆ และแบบกำหนดเองใน Teams

ขอบคุณ Power Automate คุณไม่ได้จำกัดแค่ Flows ที่มีธีมสำหรับ Teams เท่านั้น หากต้องการ คุณสามารถสร้างโฟลว์อื่นๆ ได้เช่นกัน คุณสามารถสลับไปใช้สิ่งเหล่านี้ได้โดยคลิกปุ่มตัวกรองที่ด้านบนของหน้าจอ ถัดจากช่องค้นหา แล้วเลือกเทมเพลตทั้งหมด จากนั้นมองไปทางซ้ายเพื่อเลือกหมวดหมู่ ขั้นตอนจะเหมือนเดิม โดยกำหนดให้คุณต้องลงชื่อเข้าใช้และเชื่อมต่อบัญชี ดังที่เราทำข้างต้น

หากคุณเป็นผู้ใช้ขั้นสูง คุณสามารถสร้างโฟลว์เปล่าได้ด้วยตัวเอง โดยไม่ต้องติดตามเทมเพลต คลิกแท็บสร้างใน Power Automate จากนั้นเลือกสร้างจากช่องว่าง จากที่นั่น คุณจะเห็นรายการทริกเกอร์และการดำเนินการ นอกจากนี้ คุณจะเห็นบางธีม ในส่วนทั้งหมด เลือกธีมของคุณเพื่อกรองทริกเกอร์และการดำเนินการ

จากนั้นเลือกทริกเกอร์โดยทำตามคำแนะนำบนหน้าจอ หลังจากทริกเกอร์เสร็จแล้ว ให้ตั้งค่าการดำเนินการโดยทำตามคำแนะนำและตัวช่วยสร้างบนหน้าจอ Flow แต่ละอันมีชุดคำสั่งที่แตกต่างกัน แต่ก็ค่อนข้างตรงไปตรงมาที่จะเข้าใจ จากนั้นคุณสามารถทดสอบโฟลว์ได้โดยคลิกปุ่มทดสอบที่ด้านบน คุณยังสามารถตรวจสอบข้อผิดพลาดของโฟลว์ได้โดยเลือก Flow Checker ด้วย เมื่อพร้อมแล้ว ให้คลิกบันทึกและโฟลว์ของคุณจะถูกนำไปใช้จริง

การตรวจสอบและการลบโฟลว์

เมื่อคุณสร้างโฟลว์ของคุณแล้ว คุณสามารถลบหรือแก้ไขโฟลว์ได้อย่างง่ายดายด้วย เพียงเปิดแอป Power Automate ใน Teams โดยคลิก ( . . .) ในแถบด้านข้าง แล้วคลิกแท็บ หน้าแรก จากตรงนั้น คุณจะเห็นรายการโฟลว์ของคุณ คุณสามารถเลื่อนเมาส์ไปทางขวาสุด และคลิกจุดสามจุดในรายการ จากนั้นเลือก แก้ไข หรือ ลบ เพื่อลบโฟลว์ ที่สำคัญไปกว่านั้น คุณยังสามารถตรวจสอบประวัติการวิ่งเพื่อดูว่ามันทำงานอย่างไร

เป็นเพียงจุดเริ่มต้นของความเป็นไปได้ไม่รู้จบ!

การสร้างโฟลว์ใน Teams ด้วยพลัง อัตโนมัติ เป็นเพียงจุดเริ่มต้นของความเป็นไปได้ Microsoft มีแพลตฟอร์มที่เรียกว่า PowerApps ซึ่งช่วยให้คุณสร้างแอปแบบกำหนดเองสำหรับธุรกิจของคุณโดยใช้เทมเพลตที่คล้ายกัน คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับที่นี่ และอย่าลืมตรวจสอบฮับ ​​Microsoft 365ของเราสำหรับข่าวสารและข้อมูลเพิ่มเติม