วิธีส่งอีเมลที่เกิดซ้ำใน Microsoft Outlook

นอกเหนือจากการใช้การสื่อสารทางอีเมลและการจัดการปฏิทินที่รู้จักกันดีแล้ว Microsoft Outlook ยังมีคุณสมบัติอื่นๆ ที่สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ ตัวอย่างคือการใช้ Microsoft Outlook เพื่อส่งอีเมลที่เกิดซ้ำ คนส่วนใหญ่คุ้นเคยกับการใช้ Microsoft Outlook เพื่อกำหนดการประชุมที่เกิดซ้ำ อย่างไรก็ตาม พวกเขาไม่ทราบว่าสามารถช่วยในเรื่องอีเมลที่เกิดซ้ำได้เช่นกัน

อีเมลที่เกิดซ้ำจะมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณมีงานซ้ำๆ ที่ต้องทำในช่วงเวลาหนึ่ง ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการส่งการแจ้งเตือนไปยังทีมของคุณให้ออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าทุกสิ้นสัปดาห์ แทนที่จะส่งอีเมลด้วยตนเองทุกเดือน คุณสามารถตั้งค่าอีเมลให้ส่งออกโดยอัตโนมัติในเวลาที่กำหนดได้ บทความนี้ครอบคลุมถึงวิธีการส่งอีเมลที่เกิดซ้ำใน Microsoft Outlook รวมถึงเครื่องมือที่จำเป็นในการส่งอีเมลซ้ำ

วิธีการเข้าถึง Power Automate จาก Outlook สำหรับเว็บ

วัตถุประสงค์ของการตั้งค่าอีเมลที่เกิดซ้ำคือเพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลจะถูกส่งออกไปโดยอัตโนมัติในช่วงเวลาที่กำหนด อย่างไรก็ตาม หากต้องการตั้งค่านี้บน Microsoft Outlook คุณจะต้องใช้เครื่องมือ Microsoft Power Automate Microsoft Power Automate เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับการทำงานที่เกิดซ้ำโดยอัตโนมัติ เครื่องมือ Power Automate สามารถเข้าถึงได้บน Outlook สำหรับเว็บ ต่อไปนี้เป็นวิธีการเข้าถึง:

ขั้นตอนที่ 1:บนเบราว์เซอร์ที่คุณต้องการ ให้ลงชื่อเข้าใช้ Outlook

ลงชื่อเข้าใช้ Outlook

ขั้นตอนที่ 2:ที่ด้านซ้ายบนของแอป ให้คลิกที่ไอคอนคล้ายตาราง นี่จะเป็นการเปิดรายการแอปที่คุณสามารถเข้าถึงได้ผ่าน Microsoft 365

ขั้นตอนที่ 3:คลิกที่ Power อัตโนมัติ หากไม่เห็น Power Automate ในรายการแอปเริ่มต้น คลิกสำรวจแอปทั้งหมดของคุณ จากนั้น Power Automate สิ่งนี้จะนำคุณไปยังโฮมเพจ Power Automate

วิธีสร้างโฟลว์ (อีเมลที่เกิดซ้ำใน Power Automate)

ใน Power Automate ระบบอัตโนมัติจะเรียกว่าโฟลว์ ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถสร้างโฟลว์เพื่อกำหนดเวลาอีเมลที่เกิดซ้ำ:

ขั้นตอนที่ 1:ที่ด้านซ้ายของหน้า Microsoft Power Automate ให้คลิกปุ่มสร้าง

ขั้นตอนที่ 2:บนหน้าสร้าง คุณจะเห็นวิธีต่างๆ ในการสร้างโฟลว์ รวมถึง:

• โฟลว์คลาวด์อัตโนมัติ: ทริกเกอร์โดยเหตุการณ์ที่กำหนด
• โฟลว์คลาวด์ทันที: ทริกเกอร์ด้วยตนเองตามความจำเป็น
• โฟลว์คลาวด์ตามกำหนดการ: คุณเลือกได้ว่าจะทำงานเมื่อใดและบ่อยเพียงใด
• อธิบายเพื่อออกแบบ: อธิบายโฟลว์ที่คุณต้องการ แล้ว AI จะสร้างมันขึ้นมาเพื่อคุณ สิ่งนี้มีให้สำหรับผู้ใช้ที่ชำระเงินเท่านั้น
• โฟลว์เดสก์ท็อป: ทำให้กระบวนการทำงานอัตโนมัติบนสภาพแวดล้อมเดสก์ท็อปของคุณ
• การขุดกระบวนการ: ประเมินและเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการและงานที่มีอยู่ของคุณ

เลือกโฟลว์คลาวด์ตามกำหนดการ เนื่องจากคุณจะกำหนดเวลาและความถี่ในการส่งอีเมลของคุณ

ขั้นตอนที่ 3:ป้อนชื่อโฟลว์บนการ์ด 'สร้างโฟลว์คลาวด์ตามกำหนดเวลา' หรือให้ AI สร้างโฟลว์ให้คุณ (หากคุณมีบัญชีแบบชำระเงิน)

ขั้นตอนที่ 4:ในฟิลด์ เรียกใช้โฟลว์นี้ เลือกวันที่เริ่มต้นและเวลาที่กำหนดสำหรับโฟลว์

ขั้นตอนที่ 5:ในฟิลด์ ทำซ้ำทุก ให้เลือกการเกิดซ้ำสำหรับโฟลว์ของคุณ

ขั้นตอนที่ 6:คลิกสร้างเพื่อบันทึกโฟลว์ใหม่ของคุณ

ขั้นตอนที่ 7:คลิกไอคอนการเกิดซ้ำบนหน้าจอของคุณ

ขั้นตอนที่ 8:กำหนดค่าพารามิเตอร์อื่นๆ สำหรับโฟลว์ของคุณ เช่น เขตเวลา นาที เป็นต้น

ขั้นตอนที่ 9:ปิดหน้าโดยเลือกลูกศรย้อนกลับ

วิธีกำหนดเวลาโฟลว์เป็นอีเมลใน Microsoft Outlook

เมื่อคุณมีโฟลว์แล้ว ขั้นตอนสุดท้ายคือการรวมเข้ากับ Microsoft Outlook นี่คือวิธีการ

ขั้นตอนที่ 1:คลิกไอคอน + เพื่อเพิ่มการกระทำ

ขั้นตอนที่ 2:ในกล่องค้นหา ให้ป้อนคำค้นหาสำหรับ Microsoft Outlook เพื่อลดขอบเขตของแอปที่แสดง

ขั้นตอนที่ 3:เลือก Office 365 Outlook หากคุณมีบัญชี 365 แบบชำระเงินหรือ Outlook.com หากคุณใช้บัญชีฟรี

ขั้นตอนที่ 4:คลิกส่งอีเมล (V2)

ขั้นตอนที่ 5:ป้อนที่อยู่อีเมลที่คุณต้องการส่งอีเมลไป รวมถึงหัวเรื่องและเนื้อหาอีเมล

ขั้นตอนที่ 6:คลิกแสดงตัวเลือกขั้นสูงเพื่อรวม CC, BCC และไฟล์แนบและกำหนดความสำคัญให้กับอีเมลของคุณ

ขั้นตอนที่ 7:คลิก บันทึก เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

วิธีทดสอบอีเมลที่เกิดซ้ำ

เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลที่กำหนดเวลาไว้จะทำงานอย่างที่ควรจะเป็นใน Outlook คุณสามารถทำการทดสอบได้หลังจากตั้งค่าแล้ว นี่คือวิธีการ

ขั้นตอนที่ 1:คลิก ทดสอบ ที่มุมขวาบนของหน้าเพื่อดำเนินการทดสอบโฟลว์ใหม่ของคุณเพื่อส่งอีเมลที่เกิดซ้ำใน Outlook

ขั้นตอนที่ 2:คลิกทดสอบโฟลว์ด้วยตนเอง

ขั้นตอนที่ 3:คลิกบันทึกและทดสอบ

ขั้นตอนที่ 4:คลิก เรียกใช้โฟลว์ คุณควรได้รับข้อความแจ้งว่า 'โฟลว์ของคุณทำงานได้สำเร็จ'

การใช้งานอื่นๆ สำหรับ Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate สามารถใช้ได้กับแอป Microsoft 365 อื่นๆ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ Power Automateเพื่อติดตามการกล่าวถึงของคุณบน X (เดิมเรียกว่า Twitter) คุณยังสามารถใช้เพื่อส่งข้อความ Teams ที่เกิดซ้ำได้อีกด้วย โปรดแจ้งให้เราทราบกรณีการใช้งานที่คุณต้องการสำหรับ Microsoft Power Automate ในความคิดเห็นด้านล่าง