วิธีใช้ติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Google เอกสาร

ไม่ว่าคุณจะเป็นนักเขียนเดี่ยวหรือทำงานร่วมกับทีม พลังในการทำงานร่วมกันของ Google Docs ก็ไม่อาจปฏิเสธได้ อย่างไรก็ตาม คุณเคยพบว่าตัวเองหลงทางในการแก้ไขโดยสงสัยว่าใครเป็นผู้ทำการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญนั้นหรือเมื่อใด อย่ากลัว! บทความนี้จะแนะนำคุณเกี่ยวกับวิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Google เอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ

แต่ทำไมคุณถึงต้องการติดตามการเปลี่ยนแปลงตั้งแต่แรก? ประการแรก เมื่อทำงานร่วมกับผู้ทำงานร่วมกันหลายคน การติดตามการเปลี่ยนแปลงช่วยลดความสับสนว่าใครเป็นผู้แก้ไขอะไรและเมื่อใด นอกจากนี้ยังทำให้กระบวนการแสดงความคิดเห็นและการขออนุมัติง่ายขึ้นอีกด้วย

นอกจากนี้ หากคุณทำงานเดี่ยว การติดตามการเปลี่ยนแปลงสามารถใช้เป็นประวัติการแก้ไขส่วนตัวได้ ช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนกลับเป็นเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้าได้อย่างง่ายดายหากจำเป็น ด้วยความเข้าใจนี้ เรามาเริ่มกันที่บทความกันก่อน

วิธีเปิดโหมดการแนะนำบน Google เอกสาร

โหมดการแนะนำช่วยให้คุณเสนอการเปลี่ยนแปลงได้โดยไม่ต้องกลัวว่าจะแก้ไขข้อความต้นฉบับโดยไม่ตั้งใจ เมื่อเปิดโหมดการแนะนำ การแก้ไขของคุณจะปรากฏเป็นไฮไลต์หรือขีดฆ่า และกล่องคำแนะนำจะมาพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการ ด้วยวิธีนี้ เจ้าของเอกสารสามารถตรวจสอบและยอมรับหรือปฏิเสธข้อเสนอของคุณได้อย่างรวดเร็ว 

เริ่มจากขั้นตอนสำหรับเดสก์ท็อปกันก่อน

บนเดสก์ท็อป

ขั้นตอนที่ 1 : เปิด Google Docs ในเบราว์เซอร์ที่คุณต้องการบนคอมพิวเตอร์ Windows หรือ Mac เมื่อเปิดตัวแล้ว ให้ไปที่เอกสารที่คุณต้องการแนะนำให้แก้ไขแล้วคลิก

เปิด Google เอกสาร

ขั้นตอนที่ 2 : ในเอกสาร คลิกไอคอนดินสอที่มุมขวาบน และจากเมนูแบบเลื่อนลง ให้เลือกคำแนะนำ

แค่นั้นแหละ. โหมดการแนะนำถูกเปิดใช้งานแล้ว จากนี้ไป การแก้ไขทั้งหมดของคุณจะถูกติดตามและไฮไลต์ด้วยเส้นขีดสีเขียวและสีข้อความ โปรดทราบว่าข้อความที่มีอยู่ในเอกสารจะยังคงเป็นสีดำ 

หากคุณไม่สามารถเข้าถึงพีซีของคุณได้และต้องการทำเช่นเดียวกันโดยใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่ โปรดอ่านต่อ

บนแอป Google เอกสารบนมือถือ

ขั้นตอนที่ 1 : เปิดแอปมือถือ Google เอกสารบนอุปกรณ์ Android หรือ iOS ของคุณ เมื่อเปิดใช้งานแล้ว ให้ไปที่เอกสารที่คุณต้องการเปิดใช้การแนะนำ

ขั้นตอนที่ 2 : แตะไอคอนสามจุดที่มุมขวาบนเมื่อโหลดเอกสาร จากเมนูแบบเลื่อนลง ให้สลับไปที่แนะนำการเปลี่ยนแปลง

ไปแล้ว. ตอนนี้ การแก้ไขของคุณจะปรากฏเป็นไฮไลต์หรือขีดฆ่า และคุณยังสามารถแสดงความคิดเห็นเพื่ออธิบายเหตุผลของคุณได้ การแนะนำเหมือนกับการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Google เอกสารใช่ไหม ใช่แล้ว การแนะนำนั้นแทบจะเหมือนกับตัวเลือกการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Google เอกสาร คุณสมบัติทั้งสองช่วยให้คุณสามารถเสนอการแก้ไขเอกสารโดยไม่ต้องแก้ไขข้อความต้นฉบับโดยตรง

วิธีเชิญผู้ใช้รายอื่นให้แนะนำการแก้ไข

แม้ว่าการติดตามการเปลี่ยนแปลงจะช่วยให้คุณสามารถขัดเกลางานของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ก็ใช้เวลานาน อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเชิญชวนผู้มีสายตาเฉียบแหลมให้มีส่วนร่วมและให้คำแนะนำที่ลึกซึ้งได้ เราจะสำรวจวิธีให้สิทธิ์การเข้าถึงความคิดเห็น แนะนำการปรับปรุงเฉพาะ และทำให้ทุกคนไม่พลาดข่าวสาร 

เริ่มจากขั้นตอนสำหรับเดสก์ท็อปกันก่อน

บนเดสก์ท็อป

ขั้นตอนที่ 1 : เปิด Google Docs ในเบราว์เซอร์ที่คุณต้องการบนคอมพิวเตอร์ Windows หรือ Mac เมื่อเปิดตัวแล้ว ให้ไปที่เอกสารที่คุณต้องการแนะนำให้แก้ไขแล้วคลิก

เปิด Google เอกสาร

ขั้นตอนที่ 2 : ตอนนี้คลิกที่ตัวเลือกไฟล์ในเมนูแถบด้านบน จากนั้นเลือกตัวเลือก แบ่งปัน จากเมนูแบบเลื่อนลง และเลือก 'แบ่งปันกับผู้อื่น' จากเมนูแบบขยาย

ขั้นตอนที่ 3 : ในโมดอลแชร์ ให้เพิ่มอีเมลของบุคคลที่คุณต้องการเชิญเพื่อแนะนำการแก้ไขเอกสารที่คุณกำลังดำเนินการอยู่ ภายใต้การอนุญาต ให้คลิกไอคอนบั้ง (ลูกศร) และเลือกผู้แสดงความคิดเห็น

หมายเหตุ : การเข้าถึงแบบแก้ไขช่วยให้ผู้ใช้ทำการเปลี่ยนแปลงได้โดยไม่ต้องติดตาม และผู้ดูสามารถดูได้เฉพาะเอกสารเท่านั้น

ขั้นตอนที่ 4 : เมื่อทุกอย่างเสร็จสิ้น คลิกส่ง

ไปแล้ว. ผู้ใช้ที่ได้รับเชิญจะได้รับอีเมลเกี่ยวกับคำเชิญ ซึ่งพวกเขาสามารถมาที่ Google เอกสารและให้คำแนะนำที่จำเป็นในรูปแบบของความคิดเห็น ในฐานะบรรณาธิการ คุณสามารถติดตามและเลือกที่จะอัปเดตหรือเพิกเฉยต่อคำแนะนำของพวกเขาได้ ซึ่งเราจะหารือกันในส่วนถัดไป 

หากคุณกำลังเดินทางและต้องการเชิญใครสักคนโดยใช้อุปกรณ์มือถือของคุณ โปรดอ่านต่อ 

บนแอป Google เอกสารบนมือถือ

ขั้นตอนที่ 1 : เปิดแอปมือถือ Google เอกสารบนอุปกรณ์ Android หรือ iOS ของคุณ เมื่อเปิดใช้งานแล้ว ให้ไปที่เอกสารที่คุณต้องการเชิญผู้ใช้ให้แก้ไขเอกสารของคุณ

ขั้นตอนที่ 2 : แตะไอคอนแชร์ที่ด้านบนของเอกสาร ในหน้าจอถัดไป ให้ป้อนที่อยู่อีเมลของบัญชีผู้ใช้ 

ขั้นตอนที่ 3 : เมื่อคุณเพิ่มที่อยู่อีเมลแล้ว ให้เปลี่ยนสิทธิ์ของผู้ใช้จาก Editor เป็น Commmeter จากชีตด้านล่าง สุดท้ายให้แตะที่ไอคอนส่งที่ด้านบน 

แค่นั้นแหละ. บุคคลที่คุณเชิญจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลพร้อมลิงก์ไปยังส่วนเฉพาะของเอกสารที่คุณขอคำแนะนำ จากนั้นพวกเขาสามารถพิมพ์ข้อเสนอแนะลงในช่องแสดงความคิดเห็นและเลือกที่จะแนะนำการแก้ไขจากตัวเลือก

อ่านเพิ่มเติม : วิธีใช้ Google Docs ออฟไลน์บนเดสก์ท็อปและมือถือ

วิธียอมรับหรือปฏิเสธคำขอข้อเสนอแนะใน Google เอกสาร

การยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงที่เสนอจะทำให้คุณสามารถจัดรูปแบบเอกสารของคุณให้อยู่ในรูปแบบสุดท้ายได้ ไม่ว่าจะใช้คำวิจารณ์ที่สร้างสรรค์หรือการปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงอย่างสุภาพ ขั้นตอนด้านล่างจะช่วยให้คุณมีเครื่องมือในการจัดการกระบวนการแก้ไขร่วมกันอย่างมั่นใจ

เริ่มจากขั้นตอนสำหรับเดสก์ท็อปกันก่อน

บนเดสก์ท็อป

ขั้นตอนที่ 1 : เปิด Google Docs ในเบราว์เซอร์ที่คุณต้องการบนคอมพิวเตอร์ Windows หรือ Mac เมื่อเปิดตัวแล้ว ให้ไปที่เอกสารที่คุณต้องการแนะนำให้แก้ไขแล้วคลิก

เปิด Google เอกสาร

หากผู้แสดงความคิดเห็นมีข้อเสนอแนะใดๆ คุณจะเห็นพวกเขาเป็นสีเขียว คุณสามารถยอมรับหรือปฏิเสธได้

ขั้นตอนที่ 2 : แตะที่เส้นสีแดงในเอกสาร Google เอกสาร หากต้องการยอมรับ ให้คลิกที่เครื่องหมายถูก หากต้องการปฏิเสธ ให้คลิกเครื่องหมายกากบาท (X) หากคุณมีข้อสงสัยหรือต้องการทำความเข้าใจเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อเสนอแนะ คุณสามารถแสดงความคิดเห็นได้

ไปแล้ว. ตอนนี้คุณสามารถรวมหรือยกเลิกการเสนอการแก้ไขใน Google เอกสารของคุณได้อย่างราบรื่น จะทำอย่างไรถ้าคุณต้องการทำเช่นเดียวกันบนมือถือ? อ่านต่อไป.

บนแอป Google เอกสารบนมือถือ

ขั้นตอนที่ 1 : เปิดแอปมือถือ Google เอกสารบนอุปกรณ์ Android หรือ iOS ของคุณ เมื่อเปิดตัวแล้ว ให้นำทางไปยังเอกสารที่คุณได้เชิญคำแนะนำของผู้อื่น

ที่นี่ คุณจะเห็นคำแนะนำของผู้แสดงความคิดเห็นไฮไลต์เป็นสีเขียว ซึ่งคุณสามารถยอมรับหรือปฏิเสธได้

ขั้นตอนที่ 2 : หากต้องการยอมรับหรือปฏิเสธ ให้คลิกที่เครื่องหมายถูกหรือกากบาท (X) คุณยังสามารถส่งความคิดเห็นได้หากคุณมีคำถามใด ๆ เกี่ยวกับข้อเสนอแนะ

เกี่ยวกับมัน. เมื่อคุณทราบวิธียอมรับหรือปฏิเสธข้อเสนอแนะแล้ว เรามาทำความเข้าใจประวัติการแก้ไขใน Google เอกสารกันดีกว่า

วิธีใช้ประวัติการแก้ไขเพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลง

โดยพื้นฐานแล้ว ประวัติการแก้ไขใน Google เอกสารจะทำหน้าที่เป็นเครื่องย้อนเวลาสำหรับเอกสารของคุณ โดยจะบันทึกทุกการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในเอกสาร ช่วยให้คุณสามารถดูเวอร์ชันก่อนหน้า เปลี่ยนกลับเป็นแบบร่างเก่า ติดตามการแก้ไข และทำงานร่วมกับผู้อื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ เราได้กล่าวถึงวิธี การดูและจัดการประวัติเวอร์ชันใน Google เอกสารอย่าง  เจาะลึก 

ตรวจสอบส่วนคำถามที่พบบ่อยด้านล่างหากคุณมีคำถามใด ๆ ที่เราพลาดที่จะกล่าวถึง

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการใช้การติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Google เอกสาร

1. ผู้ใช้หลายคนสามารถทำงานร่วมกันกับการเปลี่ยนแปลงแทร็กพร้อมกันได้หรือไม่?

ใช่ ผู้ใช้หลายคนสามารถทำงานร่วมกันใน Google เอกสารโดยเปิดใช้งานการติดตามการเปลี่ยนแปลง การแก้ไขของผู้ใช้แต่ละคนจะถูกเน้นด้วยสีที่กำหนด ทำให้ง่ายต่อการระบุว่าใครเป็นผู้ทำการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้ง

2. ฉันสามารถปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงสำหรับผู้ใช้บางรายในเอกสารที่แชร์ได้หรือไม่

ไม่ได้ คุณไม่สามารถปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงสำหรับผู้ใช้รายใดรายหนึ่งได้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเลือกที่จะซ่อนการเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยผู้ใช้รายใดรายหนึ่งได้ โดยคลิกที่สีของพวกเขาในเมนู 'แสดงการแก้ไขที่แนะนำ'

3. การเปลี่ยนแปลงที่ติดตามจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติหรือไม่?

ใช่ การเปลี่ยนแปลงที่ทำกับ Track Changes จะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติใน Google Docs ไม่จำเป็นต้องบันทึกเอกสารด้วยตนเอง Google เอกสารจะบันทึกงานของคุณอย่างต่อเนื่อง

การทำงานร่วมกันที่ราบรื่นยิ่งขึ้น

เมื่อคุณทราบวิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Google เอกสารแล้ว คุณสามารถมั่นใจได้ว่าการแก้ไข คำแนะนำ หรือความคิดเห็นทั้งหมดจะได้รับการดูและดูแล ซึ่งจะประสานและจัดระเบียบประสบการณ์การทำงานร่วมกันโดยธรรมชาติ คุณอาจต้องการอ่านวิธีการเยื้องหน้าค้างบน Googleเอกสาร