วิธีใช้ Microsoft Planner เพื่อติดตามงานเมื่อทำงานจากระยะไกล

วิธีใช้ Microsoft Planner เพื่อติดตามงานเมื่อทำงานจากระยะไกล:

สร้างแผน

สร้างที่เก็บข้อมูลเพื่อแสดงขั้นตอนของกระบวนการ

สร้างงานและลากไปมาระหว่างที่เก็บข้อมูลเพื่อแสดงความคืบหน้า

Microsoft Planner เป็นระบบจัดการงานแบบ Kanban ที่มุ่งเป้าไปที่ทีมที่มีงานยุ่งและผู้ปฏิบัติงานระยะไกล นักวางแผนสามารถช่วยคุณจัดระเบียบ มอบหมาย และติดตามงานเมื่อคุณไม่สามารถพูดคุยด้วยตนเองได้

งาน Planner เกิดขึ้นใน "แผน" ซึ่งเชื่อมโยงกับกลุ่ม Office 365 เมื่อคุณสร้างแผนใหม่ แผนจะสร้างกลุ่มใหม่โดยอัตโนมัติ (เว้นแต่คุณจะเพิ่มแผนไปยังกลุ่มที่มีอยู่) กลุ่มนี้มีอยู่เหมือนกับกลุ่มอื่นๆ ใน Office 365 โดยจะมีไซต์ SharePoint ของตัวเอง สมุดบันทึก OneNote และทรัพยากรอื่นๆ

นี้อาจฟังดูซับซ้อนในตอนแรก แต่ช่วยเสริมพลังของการผสานรวมขั้นสูงของ Planner ในการใช้งานประจำวัน คุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับรูปแบบกลุ่มที่เกี่ยวข้องมากเกินไป คุณสามารถใช้อินเทอร์เฟซ Planner เพื่อสร้างแผนและเพิ่มผู้ใช้โดยไม่ต้องมีส่วนร่วมในการจัดการกลุ่ม Office 365

แผนงานและภารกิจ

เข้าสู่ระบบ Planner ที่task.office.comแล้วคลิก "New plan" ในเมนูนำทางด้านซ้าย ตั้งชื่อแผนของคุณและเลือกว่าจะทำให้เป็นแบบสาธารณะหรือส่วนตัว แผนสาธารณะจะปรากฏแก่ทุกคนในองค์กรของคุณโดยอัตโนมัติ

งานภายในแผนถูกจัดเรียงเป็นโครงสร้างคัมบังแบบเสา โดยจะแสดงเป็นรายการแนวตั้ง ("ถัง") ของการ์ดที่แสดงในแนวนอนบนหน้าจอของคุณ คุณสามารถเพิ่มที่เก็บข้อมูลได้มากเท่าที่คุณต้องการ

ในการสร้างงาน ให้คลิกในที่เก็บข้อมูลและพิมพ์ชื่อสำหรับงาน หรือเลือกวันที่ครบกำหนดและมอบหมายงานให้กับผู้ใช้ จากนั้นจะปรากฏเป็นงานที่พวกเขาต้องทำ

เมื่อสร้างงานแล้ว คุณสามารถคลิกเพื่อแสดงตัวเลือกเพิ่มเติมได้ ซึ่งรวมถึงความสามารถในการเพิ่มบันทึก รายการตรวจสอบ ความคิดเห็น และไฟล์แนบ คุณยังสามารถระบุลำดับความสำคัญของงานและความคืบหน้าในปัจจุบันได้

ด้านขวาของบานหน้าต่างให้คุณเลือกจากป้ายรหัสสีเพื่อเพิ่มไปยังงาน ซึ่งจะแสดงบนหลังการ์ดบนหน้าจอบอร์ด คลิกป้ายกำกับใดก็ได้เพื่อเปลี่ยนชื่อ ป้ายกำกับช่วยให้คุณแยกแยะระหว่างงานประเภทต่างๆ

การใช้เครื่องมือวางแผน

ไม่มีการกำหนดวิธีการใช้ตัวเลือกที่มีอยู่ สำหรับทีมขนาดเล็ก การตั้งค่าง่ายๆ อาจเพียงพอด้วยบัคเก็ต "สิ่งที่ต้องทำ" "กำลังดำเนินการ" และ "เสร็จสิ้น" จากนั้น คุณสามารถลากการ์ดงานระหว่างที่เก็บข้อมูลเพื่อสร้างภาพรวมที่ชัดเจนของความคืบหน้า

ทีมขนาดใหญ่ที่มีงานจำนวนมากอาจได้รับประโยชน์จากแนวทางที่มีโครงสร้างมากขึ้น แผนซึ่งแสดงถึงกระบวนการเชิงเส้นอาจรวมถึงถังสำหรับแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ (เช่น "การออกแบบ" "พัฒนา" "ทดสอบ" และ "เผยแพร่" สำหรับการพัฒนาซอฟต์แวร์ หรือ "แผน" "เขียน" "แก้ไข" , “รีวิว” เพื่อเขียน). จากนั้นคุณสามารถใช้ตัวเลือก "ความคืบหน้า" บนการ์ดเพื่อระบุสถานะเสร็จสิ้น

คุณสามารถใช้ความสามารถในการวิเคราะห์ในตัวของ Planner เพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับงานมากขึ้น คลิกแท็บ "แผนภูมิ" ที่ด้านบนของจอแสดงผลเพื่อดูรายละเอียดของแผนของคุณ รายงานสถานะงาน บัคเก็ต และลำดับความสำคัญ คุณจึงเห็นได้ชัดเจนว่างานดำเนินไปอย่างไร แท็บกำหนดการให้มุมมองปฏิทินที่ช่วยให้คุณเห็นว่างานมีการวางแผนจะแล้วเสร็จเมื่อใด

บทความนี้ให้ภาพรวมระดับสูงเกี่ยวกับแนวคิดพื้นฐานของ Planner เรามีคำแนะนำโดยละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณลักษณะเฉพาะ หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม นักวางแผนเก่งในการแทนที่กระดานไวท์บอร์ดในสำนักงานที่ปกคลุมด้วยคอลัมน์บันทึกย่อช่วยเตือน คุณสามารถดูงานของคุณได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งช่วยให้ทุกคนได้รับข้อมูลข่าวสารแม้ในทีมที่ทำงานระยะไกลแบบกระจาย