วิธีใช้ Microsoft Planner เพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณ

เครื่องมือการจัดการโครงการ Microsoft Planner คล้ายกับบริการฟรีหรือจ่ายเงิน เช่น Trello หรือ Asana ในตัว Office 365 Planner สามารถช่วยลดความวุ่นวายในที่ทำงานและปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณได้ นี่คือวิธีการ

• สร้างหมวดหมู่สำหรับงานต่างๆ ใน ​​Planner ด้วย "buckets"
• ติดตามงานใน Planner โดยตั้งค่าความคืบหน้า วันที่ เพิ่มรายละเอียดบนการ์ด และอื่นๆ
• ใช้ตัวกรองหรือจัดกลุ่มตามคุณสมบัติเพื่อช่วยคุณเลือกงานที่สำคัญ
• ลองใช้แผนภูมิเพื่อดูการวิเคราะห์ความคืบหน้าของคุณ

หากที่ทำงานหรือธุรกิจของคุณสมัครใช้งาน Microsoft Office 365มีเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมมากมายที่คุณสามารถใช้ประโยชน์เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของคุณได้ เราได้สัมผัสแล้วในบางส่วนของเหล่านี้รวมทั้งทีมงาน , โปรแกรม Outlook , วันไดรฟ์เช่นเดียวกับOneNote อย่างไรก็ตาม ถึงเวลาแล้วที่เราจะหันความสนใจไปที่ Microsoft Planner

เครื่องมือการจัดการโครงการ Planner คล้ายกับบริการ Trello หรือ Asana ทั้งแบบฟรีหรือมีค่าใช้จ่าย โดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมและมีอยู่ใน Office 365 และสามารถช่วยให้องค์กรของคุณติดตามงานที่สำคัญและปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ได้ นี่คือข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่เราใช้งานบน CloudO3 และคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการใช้งานในที่ทำงานของคุณเอง

สร้างหมวดหมู่สำหรับงานต่าง ๆ ด้วย "ถัง"

หัวใจสำคัญของประสบการณ์ Planner คือบางสิ่งที่เรียกว่า "แผน" "ถัง" และ "กระดาน" อย่างแรกเลย กระดานคือสิ่งที่เป็นที่อยู่ของแผนงานหรือรายการงานของคุณ เมื่อคุณสร้างแผนภายใต้ Planner ด้วยปุ่ม (+) บนแถบด้านข้าง คุณจะมีบอร์ดใหม่ จากนั้นคุณสามารถสร้าง "ถัง" ต่างๆ ภายในกระดานเพื่อจัดระเบียบงานประเภทต่างๆ

คุณสามารถทำได้โดยกดที่ลิงก์ "เพิ่มที่เก็บข้อมูลใหม่" ที่ด้านบนของกระดาน ที่ CloudO3 เราใช้ Planner เพื่อติดตามการรายงานข่าวของเรา เรายังมีบอร์ดต่างๆ สำหรับการครอบคลุมประเภทอื่นๆ ของเรา รวมถึง Office 365 และ How-Tos โดยปกติ เรายังมีถังสำหรับไอเดียเรื่องราว เรื่องราวข่าว DIBS รวมถึงถังพิเศษสำหรับบรรณาธิการเพื่อทำเครื่องหมายเรื่องราวที่เสร็จสิ้นแล้ว

เมื่อคุณเพิ่มที่เก็บข้อมูลแล้ว จะมีปุ่ม (+) แยกต่างหากอยู่ใต้ชื่อของที่เก็บข้อมูล ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถสร้างการ์ดงานใหม่และกำหนดวันครบกำหนดหรือมอบหมายให้กับสมาชิกในทีม เรามีข้อมูลเพิ่มเติมที่ด้านล่าง

ดูตัวอย่างบอร์ดในโปรแกรมวางแผนของ Microsoft

ติดตามงานด้วยการตั้งค่าความคืบหน้า วันที่ เพิ่มรายละเอียดบนการ์ด และอื่นๆ

มีหลายวิธีที่คุณสามารถใช้ประโยชน์จากการ์ดงานใน Planner เพื่อประโยชน์ด้านการผลิตของคุณ คุณสามารถใช้เมนูแบบเลื่อนลงเพื่อย้ายไปยังที่เก็บข้อมูลต่างๆ เปลี่ยนความคืบหน้า และกำหนดวันที่เริ่มต้นและวันที่ครบกำหนด คุณยังสามารถพิมพ์คำอธิบายเพื่อให้เพื่อนร่วมงานรู้ว่าคุณกำลังทำงานอะไร บน. เพื่อความง่าย มีแม้กระทั่งรายการตรวจสอบซึ่งสามารถช่วยติดตามความคืบหน้าของสิ่งที่ได้รับมอบหมาย

ยิ่งไปกว่านั้น ยังมีปุ่ม "เพิ่มไฟล์แนบ" ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อแทรกไฟล์หรือลิงก์ที่จะมองเห็นได้บนการ์ด เรามักใช้คุณลักษณะนี้ที่ CloudO3 เพื่อแชร์ลิงก์ไปยังแหล่งที่มาของบทความใดๆ ที่เรากำลังเขียนถึง

นอกจากนี้ยังมี "ป้ายกำกับ" สีต่างๆ ซึ่งแสดงอยู่ด้านข้างของการ์ดงานแต่ละใบ มีทั้งหมดหกแบบ และคุณสามารถกำหนดชื่อสำหรับแต่ละรายการได้ การทำเช่นนี้จะทำให้ติดป้ายสีที่ด้านข้างของการ์ด และช่วยให้มองเห็นได้ชัดเจนถึงความหมายของการ์ด สำหรับเราที่ CloudO3 เราใช้ป้ายกำกับ "ลำดับความสำคัญสูง" และ "ลำดับความสำคัญต่ำ"

การ์ดตัวอย่างในโปรแกรมวางแผนของไมโครซอฟต์

ใช้ตัวกรองหรือจัดกลุ่มตามคุณสมบัติเพื่อช่วยคุณเลือกสิ่งที่สำคัญ

เมื่อคุณเพิ่มงานและรายการฝากข้อมูลลงในเครื่องมือวางแผนมากขึ้นเรื่อยๆ การติดตามว่าเกิดอะไรขึ้นอาจเป็นเรื่องยาก โชคดีที่มีคุณสมบัติการกรองที่สามารถช่วยได้ ที่ด้านขวาบนของหน้าต่าง ซึ่งจะช่วยให้คุณกรองงานตามชื่อของคุณเท่านั้น --- หรือชื่อเพื่อนร่วมงานของคุณ

คุณยังสามารถใช้คุณลักษณะ "จัดกลุ่มตาม" เพื่อเปลี่ยนรูปลักษณ์ของรายการฝากข้อมูลได้อีกด้วย ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถจัดกลุ่มตามบุคคลที่งานได้รับมอบหมาย ตามความคืบหน้า หรือตามวันที่ครบกำหนดและป้ายกำกับ

ตัวเลือก "มอบหมายให้" ภายใต้กลุ่มโดย

ลองใช้แผนภูมิเพื่อดูการวิเคราะห์ความคืบหน้าของคุณ

ผู้วางแผนอาจยุ่งเหยิงในบางครั้ง และ (ในฐานะหัวหน้าหรือผู้จัดการ) คุณอาจไม่ได้เห็นว่ากำลังดำเนินการอยู่และใครอยู่ในงานที่เฉพาะเจาะจง โชคดีที่ Microsoft มีฟีเจอร์เล็กๆ น้อยๆ ในตัว Planner ที่สามารถช่วยได้

จากแถบเมนูด้านบน ถัดจากชื่อแผน คุณจะเห็นไอคอนที่ดูเหมือนกราฟ หากคุณคลิกที่นี่ คุณจะเข้าสู่โหมดแผนภูมิ คุณสามารถดูสถานะรวมของแผน และรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับงานที่ได้เริ่ม อยู่ระหว่างดำเนินการ ล่าช้า หรือเสร็จสิ้น คุณยังดูจำนวนงานต่อบัคเก็ต และจำนวนงานต่อสมาชิกได้อีกด้วย รายการสามารถดูได้ที่ด้านข้างด้วยรายการถังที่มีอยู่ทั้งหมด

คุณลักษณะที่คล้ายคลึงกันนี้ยังมีให้ทุกคนในทีมมองเห็นงานของพวกเขาในแผนงานและบัคเก็ตทั้งหมดด้วยสายตา เพียงคลิกที่ไอคอนวงกลมบนแถบด้านข้างด้านซ้ายเพื่อเรียกหน้าภาพรวม คุณจะเห็นภาพจำนวนงานที่คุณเหลือ และอื่นๆ อีกมากมาย

แผนภูมิในการวางแผน

คุณจะใช้ Planner อย่างไร?

อย่างที่คุณเห็น Planner เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังมาก มีหลายวิธีที่คุณสามารถใช้เพื่อขจัดความวุ่นวายและจัดการงานในสภาพแวดล้อมที่ทำงานของคุณได้ดียิ่งขึ้น มีอยู่ใน Office 365 และคุณจะได้รับทุกสิ่งที่จำเป็นในการจัดการทีมของคุณโดยไม่ต้องกังวลว่าจะต้องสลับไปมาระหว่างบริการหรือแอปต่างๆ คุณคิดว่าคุณจะใช้ Planner ในบริษัทของคุณหรือไม่? แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นด้านล่าง