วิธีใช้ Shifts ใน Microsoft Teams เพื่อจัดการชั่วโมงทำงาน กำหนดการ และอื่นๆ

ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Teams เพื่อจัดการชั่วโมงการทำงานและกำหนดการของพนักงานและพนักงานของคุณ

เปิดแอป Shifts โดยค้นหาจาก ... แอปเพิ่มเติมในแถบด้านข้างของทีม

ตรวจสอบเพื่อดูว่าผู้จัดการของคุณกำหนดตารางเวลาหรือกะให้คุณหรือไม่ ถ้าไม่ขอให้พวกเขาตั้งค่า

ผู้จัดการสามารถตั้งค่ากะได้โดยการสร้างกำหนดการของทีมเมื่อเริ่มระบบใน Shifts

ผู้จัดการสามารถคลิกปุ่ม "เพิ่มบุคคลในกลุ่ม" เพื่อเพิ่มกะและกำหนดการสำหรับพนักงาน

ผู้จัดการสามารถเพิ่มเวลาที่กำหนดได้ หมายเหตุ และข้อมูลอื่นๆ สำหรับกะ

จากนั้นสามารถแชร์กะไปยังทีมได้โดยคลิกปุ่มแชร์กับทีม

จากนั้นพนักงานสามารถขอเวลาหยุด นาฬิกาเข้าและออก และอื่นๆ ผ่าน Shifts

หากผู้ดูแลระบบไอทีของคุณเปิดใช้งานคุณอาจสังเกตเห็นประสบการณ์ "Shifts" ใน Microsoft Teams นี่คือเครื่องมือการจัดการกำหนดการที่มีไว้สำหรับผู้จัดการและพนักงานหน้างาน (ผู้ที่ติดต่อโดยตรงกับลูกค้าหรือประชาชนทั่วไป) รวมอยู่ในแผน Teams โดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมและแทนที่ประสบการณ์ Staff Hub แบบเก่าของ Microsoft ด้วย .

แต่ไม่ใช่แค่สำหรับเจ้าหน้าที่หน้างานเท่านั้น เมื่อใช้กะ ผู้จัดการสามารถจัดตารางเวลา สลับกะ สร้างกลุ่ม ส่งคำขอเวลาหยุดพัก และแม้กระทั่งนาฬิกาบอกเวลา คุณลักษณะนี้มีประโยชน์มากสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก เนื่องจากได้รับการปรับให้เหมาะสมอย่างมากสำหรับประสบการณ์ Microsoft Teams ต่อไปนี้คือภาพรวมคร่าวๆ เกี่ยวกับวิธีเริ่มต้นใช้งานเพื่อจัดการชั่วโมงทำงานและกำหนดการของพนักงานและพนักงานของคุณ

การเปิดแอป Shifts และเริ่มต้นจัดการกะใหม่

ในการเริ่มต้น คุณจะต้องเปิดแอป Shifts มันถูกสร้างขึ้นที่ด้านซ้ายของ Teams หากไม่เห็น คุณจะต้องคลิก ... แอปเพิ่มเติมและค้นหาในรายการ คุณจะเห็นรายการกะที่มอบหมายให้คุณในสัปดาห์ปัจจุบัน หากไม่มีอะไรเกิดขึ้น คุณต้องให้ผู้จัดการหรือผู้ดูแลระบบมอบหมายกะให้คุณ หรือขอให้พวกเขาเพิ่มกะงานผ่านแอป

เรากำลังจะหารือถึงวิธีที่ผู้จัดการหรือผู้ดูแลระบบสามารถทำได้ในลำดับต่อไป แต่โปรดจำไว้ว่า ขั้นตอนถัดไปเหล่านี้มักมีไว้สำหรับผู้จัดการหรือผู้ที่มีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบที่เหมาะสมเท่านั้น ผู้จัดการสามารถสร้างตารางเวลาในกะว่าพวกเขากำลังตั้งเจ้าของทีมสำนักงาน 365 คนอื่นๆ จะยังสามารถเข้าถึงกะได้ แต่จะมีเพียงตัวเลือกเพื่อดูกะของตนเองในสัปดาห์ หรือจัดการเวลาหยุดและคำขออื่นๆ

หากคุณเป็นผู้จัดการและมีสิทธิ์ที่เหมาะสม หากต้องการสร้างกะต่อ คุณจะต้องเลือกสร้างจากรายชื่อทีมในเพจ เมื่อคุณเลือกสร้าง ระบบจะขอให้คุณเลือกเขตเวลาสำหรับกะ หากคุณทำงานทั่วโลก ในขณะที่เราอยู่ที่ CloudO3 คุณอาจต้องการเลือกเขตเวลาที่ทุกคนสามารถเข้าใจได้ ในขณะที่เรากำลังเขียนเกี่ยวกับ Microsoft เราใช้เขตเวลาแปซิฟิก ซึ่งบริษัท Redmond, Seattle ตั้งขึ้น

จากนั้น คุณจะต้องให้เวลา Teams ในการสร้างกำหนดการ เมื่อเสร็จแล้ว คุณจะได้รับแจ้งให้ทัวร์ชม สิ่งนี้แสดงให้คุณเห็นว่าคุณสามารถเพิ่มสมาชิกในทีม สร้างกะ และอื่นๆ ได้อย่างไร เราจะพูดถึงในหัวข้อถัดไป

วิธีที่ผู้จัดการสามารถสร้างกะและกำหนดการได้

ผู้จัดการและผู้ที่มีสิทธิ์ของ Office 365 สามารถสร้างกะและกำหนดการสำหรับพนักงานด้วยกะใน Microsoft Teams สามารถทำได้โดยคลิกปุ่ม "เพิ่มบุคคลในกลุ่ม" ไอคอนนี้จะแสดงขึ้นเป็นรูปภาพของบุคคลทางด้านขวาสุดของหน้าจอ คุณจะสามารถเพิ่มใครก็ได้ในกะและกำหนดเวลาตราบเท่าที่พวกเขามีโปรไฟล์ที่ถูกต้องภายใต้แผน Office 365 ของคุณ

เมื่อมีคน "เพิ่ม" ในกลุ่มแล้ว คุณสามารถสร้างกะสำหรับพวกเขาได้ ในการดำเนินการนี้ เพียงดับเบิลคลิกที่ช่องว่างในกำหนดการของสัปดาห์ โดยค่าเริ่มต้น กำหนดการนี้จะถูกแบ่งออกเป็นวันในสัปดาห์ จากที่นั่น คุณสามารถดับเบิลคลิกที่วันที่ต้องการและกรอกรายละเอียดบางอย่างเกี่ยวกับกะนั้นๆ ซึ่งรวมถึงเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด สีสำหรับธีมเฉพาะ (หรือกิจกรรม) บันทึกบางอย่างเกี่ยวกับสิ่งที่กะมีไว้เพื่ออะไร คุณยังเพิ่มกิจกรรมเฉพาะที่ไม่ครอบคลุมได้ด้วยการคลิกปุ่มเพิ่มกิจกรรม

เมื่อเสร็จแล้ว คุณสามารถเพิ่มกะลงในกำหนดการได้โดยคลิกปุ่มบันทึก คุณสามารถย้อนกลับและแก้ไขรายละเอียดได้เสมอโดยคลิกขวาในกำหนดการแล้วเลือกแก้ไขกะ หากคุณต้องการคัดลอกไปยังวันอื่นด้วย (ซึ่งเราทำเพราะเรามีการเปลี่ยนแปลงการเขียนที่คล้ายกันมากมายที่นี่ที่ CloudO3) คุณสามารถคลิกขวา เลือก คัดลอก แล้วคลิกขวาในตำแหน่งที่คุณต้องการวาง เลื่อนและเลือกวาง 

หากคุณต้องการปรับแต่งกำหนดการเล็กน้อย คุณสามารถป้อนชื่อหรือรายละเอียดเพิ่มเติมลงในช่องด้านบนช่อง shift คุณยังสามารถเพิ่มบันทึกย่อในส่วนบันทึกประจำวันเพื่อให้ข้อมูลเพิ่มเติมแก่ตัวคุณเองได้

คุณยังสามารถสร้างกะที่เปิดอยู่ได้โดยคลิกที่พื้นที่เปิดกะ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสร้างกะ "ฟรี" ก่อนที่คุณจะมอบหมายให้กับสมาชิกคนอื่นๆ ของคุณ เมื่อคุณสร้างกะที่เปิดอยู่ คุณจะสามารถมอบหมายกะให้กับสมาชิกในทีมได้ เพียงคลิกที่ ... ข้างใต้แล้วเลือก กำหนดกะที่เปิดอยู่ 

นอกจากนี้ยังมีการควบคุมเพิ่มเติมเพื่อกรองมุมมองตามสมาชิก เพื่อพิมพ์มุมมองปัจจุบัน หรือเปลี่ยนมุมมองตามกะ ความพร้อมใช้งาน หรือกลุ่ม คุณยังสามารถเปลี่ยนเป็นมุมมองวัน สัปดาห์ หรือเดือน ได้หากต้องการ

แบ่งปันกะกับทีมของคุณ

เมื่อสร้างกะแล้ว กะจะไม่กลายเป็นทางการหรือปรากฏใน Teams เวอร์ชันของพนักงานของคุณจนกว่าจะมีการแชร์ คุณสามารถทำได้โดยคลิกปุ่มแชร์กับทีมสีม่วงที่ด้านบนขวาของหน้าจอ ซึ่งจะทำให้คุณมีการควบคุมเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการแบ่งปันกับสมาชิกในทีม คุณจะเห็นตัวเลือกบางอย่างเพื่อเลือกวันที่คุณต้องการแชร์กับสมาชิกในทีม อย่าลังเลที่จะเลือกช่วงที่คุณต้องการรวม พวกเขายังจะเป็นช่องทำเครื่องหมายเพื่อแจ้งทีมงานทั้งหมด (ซึ่งเป็นทุกคนที่ระบุไว้ในกำหนดการ) หรือเฉพาะผู้ที่ได้รับผลกระทบ (คนที่คุณเพิ่งมอบหมายกะ)

การจัดการหรือการขอเวลาพักและคำขออื่นๆ

สร้างกะและกำหนดการแล้ว ผู้ใช้ Teams และพนักงานของคุณจะมีตัวเลือกใหม่เพื่อดูกำหนดการของพวกเขาเมื่อคลิกส่วนกะของ Teams นอกจากการดูตารางเวลาแล้ว พวกเขายังสามารถขอเวลาหยุดและยื่นคำขออื่นๆ ได้อีกด้วย ทำได้โดยคลิกที่ไอคอนที่มุมบนขวาของหน้าจอที่มีรูปร่างเหมือนนาฬิกาที่มีเครื่องหมายคำถาม

ผู้ใช้สามารถขอเวลาพักแล้วตรวจสอบสถานะได้ พวกเขายังสามารถยกเลิกได้หากต้องการ พวกเขายังสามารถขอเปลี่ยนกะหรือยื่นข้อเสนออื่นได้เช่นกัน มี UI ที่ดีที่ช่วยให้พวกเขาเลือกเหตุผลได้ โปรดเขียนหมายเหตุไว้ดังที่เห็นด้านบนนี้

ในฐานะผู้จัดการหรือผู้ดูแลระบบ คุณจะต้องอนุมัติคำขอเหล่านี้ คุณสามารถทำได้โดยคลิกแท็บคำขอภายใต้กะ คุณจะเห็นภายใต้กำลังดำเนินการ จากนั้นคุณสามารถตรวจสอบได้ทางด้านขวาของหน้าจอ จะมีตัวเลือกให้คุณอนุมัติหรือปฏิเสธดังที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้น เมื่อคุณอนุมัติเป็นผู้จัดการ ผู้ใช้จะได้รับแจ้งเกี่ยวกับเรื่องนี้

การตั้งค่านาฬิกาเวลาใน Shifts

มุมมองสุดท้ายของ Shifts ใน Teams ที่เราจะพูดถึงคือ Time Clock ตัวเลือกนาฬิกาเวลานี้จะช่วยให้พนักงานของคุณตอกบัตรเข้าและออกโดยใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่ของตนได้ ในฐานะผู้จัดการ คุณยังสามารถตั้งค่าการตรวจจับตำแหน่งเพิ่มเติมได้อีกด้วย สิ่งนี้จะตรวจจับว่าพนักงานอยู่ที่ไหนเมื่อพวกเขาเข้าและออก คุณสามารถเปลี่ยนหรือเอาการตั้งค่าเหล่านี้ออกได้ตลอดเวลาโดยคลิกที่แท็บการตั้งค่าในกะในทีม คุณจะเห็นปุ่มเริ่มต้นการตั้งค่าที่นั่นเพื่อตั้งค่า

พนักงานของคุณสามารถใช้นาฬิกาบอกเวลาใน Microsoft Teams บนอุปกรณ์เคลื่อนที่ iOS หรือ Android ได้ เมื่อพวกเขาคลิกที่มัน พวกเขาจะสามารถมาบนนาฬิกา แล้วออกจากนาฬิกาเพื่อหยุดพักโดยไปที่แอป Teams อีกครั้ง พวกเขาจะมีตัวเลือกในการยืนยันเช่นกัน จากนั้นคุณจะสามารถส่งออกเป็นสเปรดชีต Excel และตรวจสอบและดาวน์โหลดรายงานนาฬิกาเข้าและออกผ่านทางส่วนนาฬิกาเวลาเดียวกันกับที่เรากล่าวไว้ข้างต้น

คุณจะใช้ Shifts อย่างไร?

อย่างที่คุณเห็น Shifts ใน Teams เป็นโซลูชันที่ค่อนข้างครอบคลุม หากคุณไม่มีสิทธิ์เข้าถึงบริการบัญชีเงินเดือน เช่น ADP คุณสามารถใช้เพื่อติดตามชั่วโมงทำงาน และอื่นๆ อีกมากมาย นอกจากนี้ยังติดตั้งง่ายและไม่ใช้เวลานานเกินไปในการทำความคุ้นเคย คุณพบว่าคำแนะนำมีประโยชน์หรือไม่? แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นด้านล่าง และอย่าลืมคอยติดตาม CloudO3 ในสัปดาห์นี้ในขณะที่เราดำดิ่งสู่ประสบการณ์กะ